Poiščite certificiranega integratorja ERP za svoje podjetje

Kaj je integrator ERP in kaj dela

Integrator ERP je podjetje, ki poslovno programsko opremo ne le prodaja, ampak jo tudi umesti v vaše delovanje. Proizvajalec razvije izdelek, integrator pa ga prilagodi vašim procesom: nabavi, skladišču, proizvodnji, prodaji, računovodstvu in kadrovski evidenci. Če ste se vprašali, kaj je ERP, je odgovor preprost: en sistem, v katerem se vsi ti podatki srečajo.

Dober integrator vodi projekt od prvega pogovora do vsakdanje uporabe. Naredi analizo stanja, pripravi predlog sistema, nastavi module, prenese podatke, poveže ERP z drugimi aplikacijami, usposobi zaposlene in po zagonu ostane na voljo za podporo. Pri podjetjih z več lokacijami ali kompleksnimi procesi je prav kakovost izvedbe pogosto pomembnejša od izbire samega izdelka.

Zato je vprašanje, kako najti integratorja ERP, pogosto težje od vprašanja, katero programsko opremo izbrati. Na trgu je veliko izvajalcev, njihove reference in specializacije pa se razlikujejo.

Zakaj uvedbo zaupati integratorju

Uvedbo ERP lahko poskusite izpeljati sami, vendar se tveganja hitro seštejejo. Napačno nastavljen šifrant, nepopoln prenos podatkov ali spregledana zahteva računovodstva se pokažejo šele, ko sistem že teče. Integrator te napake pozna in jih zna preprečiti.

Prednosti sodelovanja z izkušenim integratorjem:

• Znanje o izdelku. Pozna omejitve in prednosti izbranega ERP ter ve, kaj je mogoče nastaviti in kaj zahteva razvoj po meri.
• Znanje o panogi. Proizvodno podjetje potrebuje drugačen potek kot spletna trgovina ali storitveno podjetje.
• Lokalna skladnost. Slovenski sistem mora podpirati davčno potrjevanje računov pri FURS, obračun DDV in poročanje prek eDavkov.
• Odgovornost. Pogodba jasno določa, kdo kaj dostavi in kdo odgovarja za rezultat.
• Podpora po zagonu. Prvi mesec uporabe razkrije stvari, ki jih analiza ni predvidela.

Kako pomembna je ta izbira, razložimo v vodiču o izbiri integratorja ERP. Če želite razumeti, kje se projekti najpogosteje zalomijo, preberite tudi o napakah pri ERP projektih.

Kako deluje naše povezovanje

Nismo integrator in projekta ne izvajamo. Naša vloga je ožja in zato poštena: poslušamo vaše zahteve in vas povežemo z integratorjem, ki ima prave izkušnje. Postopek je opisan na strani kako deluje, v bistvu pa gre za tri korake: opišete podjetje in potrebe, mi preverimo, kateri integratorji so primerni, nato prejmete predlog za stik.

Pri izbiri upoštevamo:

Naše priporočilo ni odvisno od proizvajalca, ker z nobenim nimamo pogodbe o zastopanju. Če iz opisa izhaja, da ERP še ni prava rešitev, vam to tudi povemo.

Katere sisteme ERP pokrivamo

Na strani programska oprema ERP so predstavljeni sistemi, za katere iščemo integratorje. Vsak ima svoje težišče:

• Odoo je modularna rešitev, ki jo podjetja pogosto izberejo zaradi prilagodljivosti in postopne uvedbe po modulih. Več o tem v vodniku o odprtokodnem ERP.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central je rešitev za srednja podjetja, tesno povezana z okoljem Microsoft.
• SAP Business One je SAP-ov sistem, namenjen manjšim in srednje velikim družbam.
• Oracle NetSuite je ERP v oblaku, primeren tudi za podjetja z več družbami in mednarodnim poslovanjem.
• PANTHEON je ERP, ki ga v Sloveniji poznajo mnogi računovodje in ga pogosto uporabljajo domača podjetja.

Če se še odločate, vam pomagajo primerjave, na primer Odoo ali Business Central ali Business Central ali SAP Business One. Odločitev pa naj ne temelji samo na imenu izdelka: sistem mora ustrezati vašim procesom in ekipi, ki ga bo uporabljala.

Za katera podjetja je storitev namenjena

Storitev je zamišljena za direktorje, finančne vodje in vodje informatike v malih in srednjih podjetjih ter v večjih družbah. Tipični začetki so: Excel in ločene aplikacije, ki jih ni več mogoče usklajevati, računovodski program, ki ne pokriva skladišča ali proizvodnje, ali zahteva po boljšem pregledu nad stroški in zalogami.

Zahteve se razlikujejo po panogi. Proizvodnja potrebuje kosovnice in planiranje, trgovina zaloge in cene, storitvena podjetja pa porabo časa in obračun po projektih. Za vsako od teh smeri imamo pripravljeno stran: ERP za proizvodnjo, ERP za veleprodajo in distribucijo ali ERP za storitvena podjetja. Manjša podjetja se bodo našla v vodiču ERP za mala podjetja.

Slovenske posebnosti, ki jih mora poznati integrator

ERP v Sloveniji ni le tehnično vprašanje. Računovodja pričakuje, da bo sistem pravilno vodil knjigovodstvo, DDV evidence in izmenjavo podatkov z državo. Podjetja, ki izdajajo račune za gotovino, morajo upoštevati davčno potrjevanje računov pri FURS, kar ima neposredne posledice za izbiro in nastavitev sistema. Več o tem je v vodiču o davčni blagajni in ERP.

Enako velja za e-račune. Pri izmenjavi z naročniki, zlasti javnimi, je pomembno, da ERP zna pripraviti in sprejeti elektronski račun. Na ravni Evropske unije direktiva ViDA uvaja obvezni strukturirani e-račun za čezmejne B2B posle znotraj EU od 1. julija 2030. To ne pomeni, da morate ukrepati še danes, pomeni pa, da je ERP, ki ne podpira e-računov, slaba naložba. Podrobnosti najdete v vodiču o e-računih in obračunu DDV.

Koliko stane storitev in koliko stane projekt

Povezovanje je za podjetje brezplačno. Ne zaračunavamo vam ne za povpraševanje ne za predstavitev integratorja, nobena obveznost pa ne nastane, dokler se sami ne odločite za ponudbo.

Cena samega projekta je druga zgodba. Odvisna je od izbranega sistema, števila uporabnikov, obsega modulov, prenosa podatkov in potrebnih prilagoditev. Zato ne navajamo okvirnih zneskov, ki bi lahko zavajali; raje vam svetujemo, kako ponudbe primerjati, v vodiču o ceni ERP. Če vas zanima potek dela po izbiri, ga opisuje stran o uvedbi ERP.

Kako se pripraviti na prvi pogovor

Bolje ko ste pripravljeni, hitreje dobite uporabno ponudbo. Pred povpraševanjem zapišite, katere procese želite urediti, kateri sistemi že obstajajo in katere težave vas najbolj motijo. Navedite, kdo bo sistem uporabljal in ali ga potrebujete na več lokacijah. Pomaga tudi osnovni seznam zahtev; kako ga sestaviti, je razloženo v vodiču predloga zahtev za ERP.

Ni treba, da ste strokovnjak. Integrator vas bo vprašal tisto, česar ne veste, naša naloga pa je, da pridete do pravega sogovornika. Če želite najprej razumeti širšo sliko, začnite z vodiči na strani vodiči o ERP, kjer so zbrane vse teme od izbire do migracije.