ERP za spletno trgovino in maloprodajo: kaj mora pokriti

Spletna trgovina na začetku deluje skoraj sama od sebe: nekaj artiklov, en prodajni kanal, računovodja pa račune vnese ob koncu meseca. Težave se pojavijo, ko se pojavi tržnica, druga jezikovna različica trgovine, poslovalnica v Ljubljani ali Mariboru in skladišče, iz katerega odpremo več paketov na dan. Takrat potrebujete ERP za spletno trgovino, ki ni le program za izdajo računov, temveč hrbtenica, v kateri se srečajo zaloga, naročila, vračila, nabava in finance.

Ta stran pojasnjuje, kaj mora ERP za e-commerce in retail pokriti, kateri sistemi iz našega nabora se za posamezno potrebo najbolje obnesejo in katera vprašanja zastaviti integratorju. Brezplačno vas povežemo z integratorjem, ki ima izkušnje z maloprodajo in spletno prodajo; projekt izvede on, mi pa nismo vezani na noben ERP.

Kdaj je čas za ERP v spletni trgovini

Za prehod običajno ne odloči velikost podjetja, temveč vrsta bolečine. Prepoznavni znaki so:

• zaloge se v shopu, na tržnici in v skladišču ne ujemajo, zato prodate artikel, ki ga ni več;
• naročila v administracijo ročno prepisujete ali izvažate v preglednice;
• vračila in reklamacije nimajo enotnega postopka, dobropisi pa nastajajo z zamudo;
• računovodja ob koncu obdobja ugotavlja, da se promet iz shopa, od plačilnih ponudnikov in iz blagajne ne sklada;
• nabava naroča po občutku, ker nima pregleda nad dejansko prodajo in dobavnimi roki.

Če prepoznate dva ali več znakov, ni smiselno čakati. Splošni uvod v pojem najdete v vodniku kaj je ERP, pogled za manjša podjetja pa v članku ERP za mala podjetja.

Povezava s spletno trgovino: ERP, PrestaShop in Shopify

Najpogostejše vprašanje je, kateri ERP deluje s kakšno platformo. Pri iskanju ERP za PrestaShop ali ERP za Shopify je pomembno razumeti, da obstajajo tri poti povezave:

1. Že pripravljen konektor na tržnici aplikacij. Je hitrejši, a pokrije le tipične scenarije.
2. Vmesna integracijska plast, ki prenaša podatke med shopom in ERP-jem ter omogoča več nadzora nad pravili.
3. Razvoj po meri prek programskega vmesnika (API), kadar so procesi nestandardni.

Vsaka pot ima svojo ceno vzdrževanja. Konektor, ki ga ob posodobitvi trgovine nihče ne preveri, je skrita tveganja. Zato od integratorja zahtevajte jasen odgovor, kdo je odgovoren za delovanje povezave po uvedbi.

Kaj mora povezava prenašati? Vsaj artikle z variantami, cene, zaloge, naročila, plačila, status odpreme, stranke in vračila. Zaloga naj teče iz ERP-ja v shop, naročila pa iz shopa v ERP; obratna smer za zaloge je pogost vir napak.

Zaloge v realnem času in več skladišč

Pri ERP za retail je zaloga osrednja tema. Prodajate iz osrednjega skladišča, morda iz dobaviteljevega skladišča (dropshipping) in iz poslovalnic. ERP mora znati razlikovati med fizično zalogo, rezervirano zalogo in zalogo v prihodu.

Kaj naj sistem pokriva:

• več skladišč in lokacij, vključno s prenosi med njimi;
• rezervacijo ob oddaji naročila, ne šele ob odpremi;
• opozorila ob doseženi minimalni zalogi in predloge za naročilo pri dobavitelju;
• serije in roke trajanja, če prodajate živila ali kozmetiko;
• popis z mobilnimi čitalniki črtne kode.

Odoo ima modula za zaloge in e-trgovino v istem okolju, kar skrajša pot med shopom in skladiščem; podrobnosti so na strani integrator Odoo. Microsoft Dynamics 365 Business Central je pogosta izbira za podjetja, ki že delajo v okolju Microsoft in želijo strukturirano nabavo ter finance; več o njem na strani Business Central. SAP Business One se obnese tam, kjer so procesi v skladišču zahtevnejši in potrebujete disciplino pri podatkih. Oracle NetSuite je oblačna rešitev, zanimiva za podjetja z več subjekti in tujimi trgi. PANTHEON je slovenski ERP, ki ga mnoga domača podjetja poznajo iz trgovine in knjigovodstva.

Vprašanja za integratorja:

• Kako se zaloga osvežuje v shopu: ob vsaki spremembi ali v rednih presledkih?
• Kako sistem ravna, ko sta dve naročili hkrati na zadnji kos?
• Ali je mogoče imeti različne zaloge za različne prodajne kanale?

Tržnice in več prodajnih kanalov

Ko poleg lastnega shopa prodajate še na tržnicah, vsak kanal prinese svoja pravila: drugačne cene, provizije, formate naročil in roke odpreme. ERP mora vse to zbrati v en tok naročil, sicer boste imeli več sistemov in več resnic.

Pomembno je, da sistem:

• sprejme naročila iz vseh kanalov v enotni obliki;
• izračuna dejansko maržo po kanalu, ne le prodajne cene, ker provizije in stroški dostave bistveno spremenijo sliko;
• ločuje cenike in akcije po kanalih;
• po potrebi podpira druge valute in davčne obravnave, kadar prodajate v tujino.

Za podjetja, ki prodajajo tudi poslovnim kupcem ali preprodajalcem, je koristno prebrati še stran o ERP za veleprodajo in distribucijo, saj se cenovne liste, rabati in kreditni limiti tam obnašajo drugače kot v prodaji končnim kupcem.

Naročila, odprema in kurirske službe

Pot naročila se začne v shopu, nadaljuje v skladišču in konča z dostavo ter računom. ERP naj zajame celoten tok: potrditev plačila, rezervacijo zaloge, izdelavo dobavnice, tiskanje nalepke za paket in obveščanje kupca.

Pri slovenskem trgu je posebej pomembna integracija s kurirskimi službami in paketniki: nalepke, sledenje pošiljkam in plačilo po povzetju. Pri integratorju preverite, katere dostavne storitve so že podprte in kaj bi bilo treba razviti. Prav tako vprašajte, kako sistem obravnava delne odpreme in naročila, ki vsebujejo artikle iz različnih skladišč.

Dobra praksa je, da skladiščnik dela na ekranu ali mobilnem terminalu, ki prikazuje samo to, kar potrebuje, ne celotnega ERP-ja. To zmanjša napake in skrajša uvajanje novih sodelavcev, kar je posebej pomembno pred praznično sezono, ko podjetja najemajo začasno delovno silo.

Vračila in reklamacije

Spletna prodaja ima po naravi več vračil kot klasična trgovina, zato je postopek treba imeti urejen vnaprej. Pregledno ga razdelite na korake:

1. kupec zahteva vračilo v shopu ali prek e-pošte;
2. sistem odpre vračilo, povezano z izvirnim naročilom;
3. ob prejemu blaga skladiščnik oceni stanje in artikel vrne v prodajo, ga pošlje v popravilo ali odpiše;
4. ERP izda dobropis in sproži povračilo prek plačilnega ponudnika;
5. knjigovodstvo samodejno prejme korekcijo osnove in DDV.

Če katerikoli korak poteka ročno, se pojavijo razlike med skladiščem, financami in tem, kar vidi kupec. Pri izbiri zato ne sprašujte le »ali podpira vračila«, temveč »kako izgleda postopek od zahteve do dobropisa in kdo ga izvaja«.

Blagajna in poslovalnice: davčno potrjevanje računov

Če poleg spletne trgovine upravljate še fizično poslovalnico ali pop-up prodajo, vstopite v svet gotovinskega poslovanja. V Sloveniji morajo računi pri gotovinskem plačilu skozi davčno potrjevanje računov (FURS). Zato morate že na začetku razčistiti, ali bo blagajna del ERP-ja ali samostojna rešitev, povezana z njim.

Praktični scenariji:

• Blagajna kot modul ERP-ja: en sistem, enotna zaloga in enoten promet, a mora dobavitelj zagotavljati skladnost z davčnimi zahtevami.
• Ločena blagajniška rešitev z integracijo: večja izbira, vendar več stičnih točk in več mest, kjer se lahko podatki razlikujejo.
• Poslovalnica brez fizične zaloge: razstavni prostor, ki naročila oddaja v istem sistemu kot spletna trgovina.

Podrobnosti o obveznostih so v vodniku davčna blagajna in ERP ter v pregledu zakonskih zahtev za ERP. Pri vseh sistemih, ki jih navajamo, vprašajte, ali je podpora za slovenske davčne zahteve vgrajena, vzdrževana s strani dobavitelja ali izvedena kot dodatek partnerja. PANTHEON je tu pogosto prvi kandidat zaradi slovenskega izvora, ostale rešitve pa zahtevajo, da integrator jasno pokaže, kako je lokalizacija izvedena.

Kupcu v poslovalnici je pomembno tudi, da lahko vrne spletno naročilo v trgovini. To deluje le, če imata blagajna in shop dostop do iste zgodovine naročil.

E-računi, DDV in povezava z računovodjo

Spletna prodaja ustvari veliko majhnih transakcij, ki jih računovodja zaključi z obračunom DDV in oddajo prek eDavki. ERP mora zato davčne stopnje, oprostitve in prodajo v druge države članice evidentirati dosledno, brez ročnega popravljanja ob koncu meseca.

Za prodajo podjetjem in javnemu sektorju prihaja v ospredje še e-račun. ERP naj zna izdajati in prejemati e-račune v zahtevani obliki ter jih povezati z naročili in prejemi blaga. Več o tem v vodniku e-računi in DDV obračuni v ERP ter v članku o e-računanju.

Vprašajte tudi, kako sistem usklajuje plačila: provizije plačilnih ponudnikov, zadržana sredstva in vračila morajo biti razvidna kot ločene postavke, sicer računovodja izgubi dneve pri usklajevanju.

Kateri ERP za katero vrsto spletne trgovine

Primerjava ni točna znanost in je odvisna od vašega podjetja, vendar lahko podamo okvir, ki pomaga pri pogovoru z integratorjem.

Odločitev naj vedno sloni na demonstraciji vaših procesov, ne na splošni predstavitvi. Primerjave si lahko ogledate na straneh Odoo ali Business Central in NetSuite ali Business Central, širši pregled pa je v članku kako izbrati ERP.

Oblak, odprtokodni ali lastni strežnik

Spletna trgovina je po naravi na spletu, zato ERP v oblaku običajno prinese manj težav: dostop je neodvisen od lokacije, posodobitve so enostavnejše, povezave s shopom pa stabilnejše. Hkrati pa je treba pretehtati stroške naročnine, nadzor nad podatki in odvisnost od ponudnika. Ločen vodnik oblak ali lastni strežnik pomaga pri tej odločitvi. Če vas zanima prilagodljivost, preverite še odprtokodne ERP-je, a upoštevajte, da odprta koda ne pomeni brezplačnega projekta: delo integratorja ostaja.

Pogoste napake v projektih e-commerce

Iz izkušenj z uvedbami se napake ponavljajo:

• Nejasen glavni vir podatkov. Če artikle urejate hkrati v shopu in v ERP-ju, se bodo razhajali.
• Premalo pozornosti kakovosti podatkov. Prenos neurejenega kataloga v nov sistem prenese tudi stare težave.
• Konektor brez lastnika. Nihče ne spremlja napak sinhronizacije, zato jih opazijo šele kupci.
• Podcenjeno testiranje v konicah. Povezava, ki deluje pri običajnem prometu, lahko pri akcijah odpove.
• Zanemarjena vračila. Postopek se uredi šele po uvedbi, ko so težave že vidne.

Več o tem v članku napake pri ERP projektih, pot od izbire do zagona pa opisuje vodnik uvedba ERP.

Kako pripraviti pogovor z integratorjem

Pred prvim sestankom si zapišite:

1. prodajne kanale in platforme, ki jih uporabljate;
2. približen obseg artiklov, skladišč in naročil, ne da bi bilo treba navajati natančne številke;
3. nastavitve odpreme, plačilnih načinov in kurirskih služb;
4. ali imate poslovalnico in s tem blagajno;
5. trenutne težave, ki vas najbolj stanejo časa ali denarja.

Dobro pripravljen seznam zahtev skrajša ocenjevanje in zmanjša tveganje nesporazumov; za pomoč uporabite predlogo zahtev za ERP. Kako izbrati partnerja, razložimo v vodniku izbira ERP integratorja, postopek mediacije pa na strani kako deluje.

Naslednji korak

Če ste prepoznali svoje težave, oddajte povpraševanje. Povezali vas bomo z integratorjem, ki pozna spletno prodajo in maloprodajo ter slovenske zahteve glede davčnega potrjevanja, e-računov in DDV. Storitev je za vas brezplačna, odločitev o ponudniku in sistemu pa ostane vaša.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.