Programska oprema ERP za živilsko industrijo in proizvajalce pijač

Živilska podjetja pri izbiri sistema pogosto spoznajo, da ERP za živilstvo in pijače ni isto kot ERP za splošno proizvodnjo. Pri vijakih ali pohištvu je napaka v evidenci predvsem strošek. Pri hrani je lahko tudi vprašanje varnosti potrošnika, odpoklica in ugleda blagovne znamke. Zato se mora ERP za živilsko industrijo začeti pri receptih, serijah in rokih uporabe, šele nato pri knjigovodstvu in ponudbah.

Ta stran je namenjena direktorjem, vodjem proizvodnje, vodjem kakovosti in finančnim vodjem slovenskih proizvajalcev hrane in pijač. Za vsako poslovno potrebo pove, kaj mora sistem pokriti, kateri ERP, ki jih pokriva to spletno mesto, se za to potrebo obnesejo in pod kakšnimi pogoji, ter katera vprašanja zastaviti integratorju. Splošni okvir izbire najdete v vodniku kako izbrati ERP, proizvodne posebnosti pa so širše opisane na strani ERP za proizvodnjo.

Kaj je pri živilstvu drugače

Tri lastnosti ločijo živilstvo od večine drugih panog:

• Surovine so živa snov. Imajo rok, temperaturni režim, pogosto spremenljivo kakovost in izplen, ki se razlikuje od serije do serije.
• Sledljivost je obveznost, ne dodatek. Vsak proizvajalec mora znati pokazati, od koga je kaj prejel in komu poslal. Pravilo ene stopnje nazaj in ene naprej velja za vse člene verige.
• Odjemalci zahtevajo več, kot zahteva zakon. Trgovske verige in industrijski kupci pogosto zahtevajo certifikate, kot sta IFS in BRC, ter svoje specifikacije izdelkov, ki jih ERP lahko vodi ali vsaj podpira.

Če razmišljate o prenovi sistema, ki ga zdaj drži skupaj več preglednic, je smiselno že na začetku pripraviti seznam zahtev za ERP z jasno ločenimi zahtevami za recepture, serije in kakovost.

Recepture, sestavnice in izplen

Kaj mora ERP pokriti

V živilstvu recepta ni samo seznam sestavin. Sistem mora podpirati različice receptur z veljavnostjo, nadomestne surovine, ki jih sme tehnolog uporabiti, in preračun količin glede na velikost šarže. Pri pijačah in omakah je ključna tudi možnost, da se recepta ne množi mehansko, ampak po tehnoloških pravilih (na primer vsebnost vode ali alkohola).

Izplen je drugi temelj. Teoretična poraba po receptu in dejanska poraba se skoraj nikoli ne ujemata, razlika pa je denar: izgube pri rezanju, sušenju, pečenju, polnjenju, čiščenju linij. ERP, ki izplena ne meri po proizvodnem nalogu, daje lepo, a napačno lastno ceno.

Kateri ERP se obnesejo in pod kakšnimi pogoji

• Odoo ima proizvodnjo s sestavnicami, serijami in roki uporabe, zato je primeren za proizvajalce, ki želijo prilagodljiv sistem po modulih. Pogoj je, da integrator pozna živilsko proizvodnjo in da so dodatki jasno opisani, ne le pripravljeni v predstavitvi. Več o produktu najdete na strani integrator Odoo.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central pokriva proizvodnjo, sledenje serijam in finance v enem sistemu. Za procesno proizvodnjo z izplenom in spremenljivimi recepti je treba preveriti, ali standardna funkcionalnost zadošča ali je potreben dodatek partnerja. Podrobnosti so na strani Business Central.
• SAP Business One je pogosta izbira pri srednje velikih proizvajalcih, ki iščejo preverjen poslovni model. Za živilsko specifiko, kot so razvrščanje po rokih ali kakovostni parametri, se pogosto vključujejo dodatne rešitve. Pregled je na strani SAP Business One.
• Oracle NetSuite je oblačna rešitev z močno podporo več podjetjem in več lokacijam, zato je zanimiv za skupine z več obrati ali izvozom. Za podrobno procesno proizvodnjo je treba natančno preveriti obseg. Glejte stran NetSuite.
• PANTHEON je ERP z močno slovensko prisotnostjo in dobrim poznavanjem lokalnih računovodskih in davčnih postopkov. Pri živilski proizvodnji naj integrator pokaže, kako sistem vodi serije, recepture in izplen v vašem primeru. Stran PANTHEON ponuja okvir.

Vprašanja za integratorja

• Kako sistem obravnava različice receptur in kdo jih sme spreminjati?
• Ali preračuna izplen po proizvodnem nalogu in kako prikaže odstopanje?
• Kako se vodijo stranski produkti in odpadek, ki ima vrednost (na primer sirotka ali tropine)?

Serije, lot in sledljivost naprej in nazaj

Kaj pomeni dobra sledljivost

Sledljivost se začne pri prevzemu: vsaka surovina dobi interno številko serije, ki jo sistem poveže z dobaviteljevo serijo, dobavnico in datumom. Nato serija potuje skozi proizvodne naloge, kjer se porabljene serije surovin povežejo s serijo končnega izdelka. Na koncu se serija izdelka poveže z odpremo in kupcem.

Iz tega sta izpeljani dve poizvedbi, ki ju mora ERP znati izvesti hitro:

• Nazaj: za dano serijo izdelka pokaži vse surovine, embalažo in dobavitelje.
• Naprej: za dano serijo surovine pokaži vse izdelke, v katerih je bila uporabljena, in vse kupce, ki so jih prejeli.

Pogosti zapleti

Težave se skoraj vedno pojavijo pri vmesnih stopnjah: polizdelki, ki se skladiščijo in kasneje mešajo, vrnjeni izdelki, predelava ali pakiranje v več velikosti iz iste šarže. Če sistem tu prekine verigo, sledljivost obstaja samo na papirju. Zato pri izbiri zahtevajte prikaz na najtežjem primeru, ne na najlažjem.

Preizkus odpoklica

Najboljši test je simuliran odpoklic. Izberite serijo surovine in prosite integratorja, naj v živo prikaže, kje je bila uporabljena in katerim kupcem je bil izdelek dobavljen. Merite čas in popolnost izpisa. Če to traja predolgo ali zahteva ročno združevanje tabel, ERP ne izpolnjuje svoje temeljne naloge.

Za povezavo s skladiščem in prevozom se obrnite tudi na stran ERP za logistiko, kjer so opisane zahteve za skladiščenje s serijami in rokom.

Roki uporabe: »porabiti do« in »uporabno najmanj do«

Slovenska označba razlikuje dve vrsti roka. Pri hitro pokvarljivih živilih velja »porabiti do«, kjer rok ni le priporočilo, ampak meja varnosti. Pri trajnejših živilih velja »uporabno najmanj do«, kjer izdelek po datumu ni nujno nevaren, a lahko izgubi kakovost. ERP mora znati vsaka dva primera voditi ločeno, ker se pravila prodaje in odpisa razlikujejo.

Kaj mora sistem omogočati:

1. Izračun roka ob prevzemu ali proizvodnji, glede na vrsto artikla in postopek.
2. Izdajo po načelu najprej poteče, najprej izide (FEFO), ne le po času prevzema.
3. Opozorilo, ko se rok bliža, in blokado izdaje po izteku.
4. Najmanjši preostali rok, ki ga zahteva posamezen kupec ob dobavi.
5. Ločeno vodenje karantene, zadržanih serij in zavrnjenih serij.

Zadnja točka je pomembna za kakovost: serija, ki še ni sproščena, ne sme končati na dobavnici, tudi če je fizično v skladišču. Če ERP tega ne preprečuje samodejno, ostane tveganje človeškega spodrsljaja.

Kakovost, HACCP in dokumentacija

Sistem HACCP in notranje kontrole kakovosti ustvarjajo veliko zapisov: temperature, čiščenje, pregledi prevzema, mikrobiološke analize, kritične kontrolne točke. Ne pričakujte, da bo vsega to vodil ERP. Realističen cilj je, da ERP:

• veže rezultate preverjanj na serijo ali proizvodni nalog,
• zadrži serijo, dokler ni sproščena,
• hrani certifikate in specifikacije dobaviteljev ter opozarja na njihov potek,
• omogoča izvoz dokazil za presojo ali inšpekcijo.

Ponekod je smiselno, da zapisi ostanejo v namenskem sistemu kakovosti, ERP pa prejme samo status (sproščeno, zadržano, zavrnjeno). Dobro je, da to arhitekturno odločitev sprejmete zavestno, ne po naključju. Pri tem pomaga tudi vodnik o izbiri integratorja.

Alergeni, sestava in označevanje

Alergeni so posebna zgodba. Kadar se sestavina v receptu spremeni, se spremeni tudi seznam alergenov končnega izdelka, ta pa mora biti pravilno naveden na etiketi. ERP, ki ima alergene vezane na artikel in jih prenaša po sestavnici navzgor, zmanjša tveganje napake. Prav tako koristi, če sistem pozna ločene linije in zaporedje proizvodnje, da se prepreči navzkrižna kontaminacija.

Etikete in hranilne vrednosti pogosto ostanejo v posebnem orodju. Pomembno je, da je prenos podatkov med ERP in etiketiranjem natančen in brez ročnega prepisovanja.

Kateri ERP za katero potrebo: povzetek

Slovenske posebnosti: FURS, e-računi in DDV

Živilsko podjetje v Sloveniji ni samo proizvajalec, ampak tudi davčni zavezanec. Ko izdelke prodaja v lastni trgovini, na kmečki tržnici ali v gostinstvu, stopijo v ospredje pravila o davčnem potrjevanju računov pri FURS. ERP ali povezani blagajniški sistem mora te račune pravilno potrjevati, kar je zlasti pomembno, če prodajate v več prodajnih mestih. Več o tem je v vodniku o davčni blagajni in ERP, ki ga lahko dopolnite z vprašanji o povezavi s proizvodnjo.

Drugo področje so e-računi, posebej pri prodaji javnim naročnikom, šolam, bolnišnicam in vrtcem, ki so pogosti odjemalci živilskih proizvajalcev. Obračun DDV, poročanje prek eDavkov in sodelovanje z računovodjem morajo biti del istega toka podatkov, ne ločen ročni postopek. Pri sezonskih izdelkih in različnih davčnih obravnavah posameznih izdelkov mora sistem pravilno pripisati stopnjo DDV na artikel.

Slovenija ima živilsko proizvodnjo razpršeno po regijah. V Podravski in Goriški so zelo pomembni vinarji in kletarji, v Pomurski je izrazita kmetijska predelava, na Obali in Krasu so oljarji in vinarji, v Savinjski pa je močna tradicija hmelja in pivovarstva. Ti proizvajalci imajo različne potrebe: vinar potrebuje sledljivost po letniku in trti, mesnopredelovalec pa sledljivost po zakolu in dobavitelju. Zato izberite integratorja, ki pozna vašo vrsto proizvodnje, ne samo ERP kot produkt.

Pri vseh teh primerih je pomembno, da je ERP povezan s skladiščem in dostavo. Kdor dobavlja trgovskim verigam, mora ob odpremi poslati pravilno dobavnico z rokom in serijo, kar ERP ustvari samodejno, če so podatki dosledni.

Vprašanja za integratorja pred podpisom

Pred odločitvijo si zapišite vprašanja, ki jih boste zastavili vsakemu integratorju in na katera boste zahtevali odgovor v živo, ne v pisni ponudbi:

1. Ali ste že izvedli projekt v živilstvu ali pijačah in v čem je bil podoben našemu?
2. Kako v vašem sistemu izvedem odpoklic, od surovine do kupca? Pokažite mi na primeru.
3. Katere funkcije so standardne in katere so dodatki ali razvoj po meri? Kdo jih vzdržuje po posodobitvah?
4. Kako obravnavate izplen, odpadek in stranske produkte?
5. Kako se povezujete s tehtnicami, linijami in etiketiranjem?
6. Kako sistem podpira zahteve naših največjih odjemalcev in morebitne presoje?
7. Kaj se zgodi s podatki o serijah, če kasneje zamenjamo sistem?

Če ob teh vprašanjih dobite splošne odgovore, je to znak, da integrator živilske panoge ne pozna dovolj dobro.

Kako začeti

Živilski projekt najbolje uspe, kadar se začne z ozkim, a pomembnim področjem: prevzem, serije, proizvodni nalogi, odprema in odpoklic. Šele nato dodajate napredne stvari, kot so planiranje, kakovost in analitika. To zmanjša tveganje in hitro pokaže vrednost.

Če želite naslovnika z izkušnjami v vaši panogi, lahko opišete svoj postopek prek obrazca, mi pa vas povežemo z integratorjem, ki ustreza vašemu projektu. Kako to deluje, je opisano na strani kako deluje posredovanje. Storitev je za vas brezplačna, projekt pa izvede integrator, ne mi.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.