ERP za logistična in transportna podjetja v Sloveniji

Logistično podjetje ne prodaja izdelka, prodaja zanesljivost: da tovor pride pravi dan, da je zaloga v skladišču natančna in da je račun točen. Prav zato ERP za logistiko ni le računovodski program z dodanim skladiščem. Mora povezati prevzem blaga, skladiščenje, komisioniranje, odpremo, prevoz in zaračunavanje v en tok podatkov. V nadaljevanju pregledujemo, kaj morate zahtevati od sistema, kateri ERP-ji pridejo v poštev in katera vprašanja zastaviti integratorju.

Kaj je ERP za logistiko in česa ne počne

Splošni ERP vodi finance, nabavo, prodajo in zaloge. V logistiki se temu doda še nekaj, kar v klasični trgovini ne obstaja: stranka ni lastnik blaga v vašem skladišču, storitev je pogosto časovno omejena, cena pa se sestavlja iz več postavk. Zato ERP za logistiko običajno pokriva naslednje sklope:

• skladiščno poslovanje z lokacijami, serijami in roki trajanja,
• prevzem in odpremo z dokumenti,
• naloge za prevoz in stroške po poti ali vozilu,
• zaračunavanje storitev po pogodbenih cenikih,
• finance, davke in poročanje.

Pomembno je razumeti mejo. Izbira ERP-ja za transport ne pomeni, da boste z njim optimirali trase ali spremljali vozila v realnem času. To običajno ostane naloga specializiranih aplikacij, ERP pa prejme rezultat: opravljen prevoz, porabljene ure, stroške goriva in cestnin. Dober integrator vam to mejo pokaže že na začetku, ne šele v tretji fazi projekta.

Skladišče in WMS: kaj mora ERP obvladati

ERP za skladišče je pogosto glavni razlog za prenovo. Pri iskanju rešitve ločite dve ravni: osnovno upravljanje zalog in polni sistem WMS.

Osnovno upravljanje zalog zadošča, ko je skladišče majhno, lokacije so malo in je pretok predvidljiv. Polni WMS postane smiseln, ko imate več skladišč, veliko enot in zahtevne postopke komisioniranja. Pri vsaki rešitvi preverite:

1. Lokacije in police – ali sistem pozna lokacije do ravni police in predala ter predlaga odlaganje.
2. Sledljivost – serije, roki trajanja in zgodovina premikov, zlasti če skladiščite živila ali zdravila.
3. Komisioniranje – po naročilu, po valovih ali po območjih, z ročnimi terminali.
4. Inventura – tekoča inventura brez ustavitve skladišča.
5. Blago strank – ločeno vodenje zalog po lastnikih, če opravljate storitve za tretje osebe.

Zadnja točka je za logistične ponudnike odločilna. Če sistem ne loči blaga stranke od lastne zaloge, se knjigovodska vrednost zamegli, pri inventuri pa nastanejo težave z dokazovanjem lastništva.

Kateri ERP se prilega skladišču

Odoo ima modul za zaloge in skladišča, ki ga je mogoče prilagajati, vključno z uporabo črtnih kod. Primeren je za podjetja, ki želijo prilagoditi procese, vendar to zahteva dobrega integratorja in jasno zasnovo. Več o tem na strani Odoo za slovenska podjetja.

Microsoft Dynamics 365 Business Central ponuja skladiščne funkcije od osnovnih do naprednejših, pri čemer je treba za zahtevnejše procese preveriti, katere so vključene v izbrano licenco. Podrobnosti so na strani Business Central.

SAP Business One je namenjen manjšim in srednjim podjetjem, ki rastejo. Upravljanje skladišč s podlokacijami je mogoče, za zelo velike ali avtomatizirane objekte pa se običajno doda specializirana rešitev. Poglejte SAP Business One.

Oracle NetSuite je oblačna platforma, ki za zahtevnejše skladiščne postopke ponuja dodatni modul. Ustreza podjetjem z več družbami in državami, kot je opisano na strani Oracle NetSuite.

PANTHEON je slovenska rešitev z močno lokalno podporo knjigovodstvu in skladiščnemu poslovanju. Pri logistiki je smiselno preveriti, kako pokriva upravljanje lokacij in storitvene pogodbe. Več na strani PANTHEON.

Komisioniranje in odprema

Komisioniranje je mesto, kjer se najpogosteje izgublja čas. ERP mora iz naročila ustvariti seznam za komisionarja, ga voditi po najkrajši poti in ob zaključku samodejno sprostiti zalogo. Pri odpremi pa se vprašanje razširi: kdo je prevoznik, kakšna je embalaža, kateri dokumenti spremljajo pošiljko.

Za slovenska podjetja, ki delajo z drugimi državami Evropske unije in tretjimi državami, so pomembni:

• tovorni listi in ostali prevozni dokumenti,
• carinski postopki, kadar blago prihaja prek pristanišča ali meje s tretjo državo,
• povezava s paketnimi dostavljavci in izpis nalepk,
• potrditev prevzema, ki sproži zaračunavanje.

Če ste dobavitelj spletnih trgovcev, preberite tudi stran o ERP-ju za spletno trgovino, saj se zahteve za hitro odpremo in vračila prekrivajo z logistiko. Podobne zahteve ima veleprodaja in distribucija.

Prevozi in transportni nalogi

Če izvajate lastne prevoze, ERP vodi naloge: stranka, naklad, razklad, vozilo, voznik, razdalja in stroški. Iz tega nastane donosnost po poti, kar je za prevoznika najkoristnejši podatek. Brez njega ne veste, katera pot prinaša izgubo.

Praktična vprašanja, ki jih postavite ponudniku:

Za večino manjših prevoznikov je tako ERP knjigovodsko jedro, okoli njega pa so vozila in naloge v posebnem orodju. Pomembno je, da je vmesnik med njima zasnovan na začetku projekta in ne dodan kot popravek.

Zaračunavanje logistike

Zaračunavanje je najbolj podcenjeno področje. Logistična storitev se redko zaračuna z enim zneskom na kos. Običajno gre za kombinacijo:

• zaračunavanja skladiščnega prostora po paleti ali površini,
• ravnanja z blagom ob prejemu in odpremi,
• dodatnih storitev, na primer pakiranja ali označevanja,
• prevoznih storitev po poti ali teži,
• doplačil, kot je gorivo, in zakupa prostora.

Če ERP tega ne zna samodejno, boste na koncu meseca ure izgubljali z Excelovimi preglednicami. Zato od integratorja zahtevajte, da pokaže, kako se pogodbeni cenik preslika v samodejni obračun in kako se iz skladiščnih dogodkov generirajo postavke računa.

Davki, e-računi in slovenske posebnosti

Logistika je v veliki meri poslovanje med podjetji, zato je za vas pomemben predvsem prehod na e-račune. ERP mora izdajati in sprejemati račune v zahtevanem formatu ter jih pošiljati prek pooblaščene poti. Podrobneje to opisuje stran e-računi in DDV obračuni v ERP-ju, splošni pregled pa e-računanje v ERP-ju.

Pri prevozih in skladiščnih storitvah je posebej občutljiva davčna obravnava. Kraj opravljene storitve, status stranke in smer prevoza vplivajo na to, ali se DDV obračuna ali ne. ERP mora ta pravila uporabljati samodejno in pripraviti podatke za obračun DDV, ki ga oddate prek eDavki. Vaš računovodja bo to preverjal, zato ga v projekt vključite zgodaj.

Davčno potrjevanje računov (FURS) se nanaša predvsem na gotovinsko poslovanje. Če vaše podjetje poleg storitev med podjetji prodaja tudi na prodajnem mestu, na primer v lastni trgovini ali na izdajni točki, se to pokaže kot dodatna zahteva. Več o tem je v vodniku o davčni blagajni v ERP-ju.

Slovenska logistika in regionalne razlike

Slovenija je tranzitna država, kar oblikuje potrebe podjetij. Ob Luki Koper se zbirajo špediterji, prevozniki in skladiščniki, ki so vezani na carinske postopke in vlak. V Podravju in Pomurju prevladujejo prevozniki, ki delajo za industrijo, v osrednji Sloveniji pa distribucijski centri in poštne storitve. Vsaka od teh skupin ima drugačen vrstni red zahtev.

Špediter bo najprej iskal dokumente in carino, skladiščnik lokacije in zaračunavanje prostora, prevoznik naloge in stroške na pot. Zato ni »najboljšega ERP-ja za logistiko«, obstaja le ERP, ki ustreza vaši vrsti dejavnosti. Če iščete integratorja blizu sebe, začnite pri strani integrator ERP na obalno-kraškem območju ali pri drugi regiji iz seznama regij.

Kako izbrati ERP za logistično podjetje

Preden primerjate ponudbe, zapišite svoje procese. Navedite, koliko skladišč imate, ali blago pripada strankam, kako zaračunavate in kateri dokumenti spremljajo pošiljke. Brez tega vam bo vsaka demonstracija izgledala dobro.

Priporočen vrstni red:

1. Opišite procese od prevzema do računa in označite težave.
2. Določite, kaj mora ostati v ERP-ju in kaj sodi v ločene aplikacije.
3. Zahtevajte demonstracijo na lastnem primeru, na primer z enim pogodbenim cenikom.
4. Preverite licence, module in dodatke ter izvedbene stroške. Pomoč nudi vodnik o cenah ERP-ja.
5. Izberite integratorja z referencami v podobni panogi, kar pojasnjuje stran izbira ERP integratorja.

Vprašanja, ki jih postavite integratorju

• Ali je upravljanje skladišča del osnovnega paketa ali ločen modul?
• Kako vodite blago strank ločeno od lastne zaloge?
• Kako se pogodbeni cenik preslika v samodejni obračun storitev?
• Kateri ročni terminali so podprti in kako deluje delo brez povezave?
• Kako prenesete podatke iz prevoznega sistema v finance?
• Kdo vzdržuje dodatke ob prehodu na novo različico?
• Kako se prilagodite spremembam pri e-računih in DDV?

Odgovori bodo razkrili, ali integrator razume logistiko ali samo ERP. Na strani kako deluje preberite, kako vas storitev ERP Integrator poveže z integratorjem; povpraševanje je brezplačno, projekt pa izvede integrator.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.