Kako mala in srednje velika podjetja izberejo ERP, ki zraste z njimi

Za večino malih podjetij ERP ni prvi računalniški program, ki ga uvedejo. Začnejo z računovodskim programom, preglednicami za zaloge, ločenim orodjem za prodajo in mapo z ponudbami. Dokler je poslov malo, to deluje. Ko pa podjetje raste, postane vsaka nova stranka tudi nov vir napak. Prav tu je mesto za ERP za mala podjetja: skupen sistem, v katerem prodaja, nabava, skladišče, proizvodnja in finance uporabljajo iste podatke.

Ta vodnik je namenjen lastnikom, direktorjem in finančnim vodjem slovenskih MSP, ki se sprašujejo, ali je čas za ERP, kaj naj od njega pričakujejo in kako začeti, ne da bi s tem ohromili vsakdanje delo. Če osnov še ne poznate, jih najdete v vodniku kaj je ERP.

Kdaj je čas za ERP v majhnem podjetju

Odločitev redko sproži en sam dogodek. Običajno se nabere več majhnih težav, ki skupaj postanejo drage. Preverite, ali se prepoznate v katerem od naslednjih znakov:

• isti podatek (kupec, artikel, cena) vnašate na več mestih in se ne ujema;
• zalogo na polici pozna le skladiščnik, v knjigovodstvu pa je drugačna;
• ponudbo za stranko sestavljate ure, ker morate iskati cene in stanja v več datotekah;
• računovodja ob koncu meseca ročno usklajuje podatke, preden lahko pripravi obračun DDV;
• podjetje ne ve, katera naročila so donosna, dokler ne mine obdobje;
• ključno znanje je v glavi ene osebe, njena odsotnost pa ustavi delo.

Če se prepoznate v več znakih, vam preglednice verjetno že jemljejo več časa, kot ga prihranijo. Pri tem ni pomembno, ali ste trgovina, delavnica, proizvodno podjetje ali storitvena družba. Pomembno je, da se procesi med seboj prepletajo: prodaja sproži nabavo, nabava zalogo, zaloga račun, račun pa knjiženje.

Kdaj ERP še ni potreben

Poštena slika vključuje tudi nasprotni primer. Samostojni podjetnik s preprostimi storitvami in malo računi običajno ne potrebuje polnega ERP. Dober računovodski program in urejen postopek izdajanja računov zadostujeta. ERP se splača, ko poslovni procesi niso več linearni in ko napake v enem delu verige povzročajo stroške v drugem.

Kaj mora mala firma pričakovati od ERP

Pričakovanja so pogosto napačna v obe smeri. Nekateri mislijo, da ERP sam uredi poslovanje, drugi se bojijo, da bo prezapleten. Realno je takole.

Enoten vir podatkov

Najpomembnejša korist je, da ima podjetje en seznam kupcev, en šifrant artiklov in eno knjigo prometa. Spremembo, vneseno v skladišču, vidi tudi prodaja in finance. Prav zato ERP zmanjša število ročnih usklajevanj, ne pa zato, ker bi bil »pametnejši«.

Slovenska zakonodaja v programu

Program, ki ga uporabljate v Sloveniji, mora pokriti lokalne obveznosti. Pri gotovinskih plačilih je to davčno potrjevanje računov pri FURS, pri poslovanju z drugimi podjetji in javnim sektorjem pa izdajanje in sprejemanje e-računov. Poleg tega mora ERP pripraviti podatke za obračun DDV, ki jih računovodja odda prek eDavkov. Podrobnosti so v vodiču o e-računih in obračunu DDV.

Evropska smer je jasna. Direktiva »DDV v digitalni dobi« (ViDA) uvaja obvezne strukturirane e-račune za čezmejne B2B transakcije znotraj EU od 1. julija 2030. Podjetje, ki danes izbira sistem, naj torej vpraša, kako ga bo ponudnik prilagajal elektronskemu izdajanju računov in poročanju v prihodnjih letih.

Preprosta uporaba za ljudi, ki niso informatiki

V malem podjetju ni oddelka IT. ERP uporabljajo prodajalci, skladiščniki, računovodkinja in direktor. Če je zaslon preobremenjen s polji, ki jih nihče ne potrebuje, ga bodo ljudje obšli in znova odprli preglednico. Zahtevajte prikaz, prilagojen vlogam, in preizkus z resničnimi zaposlenimi, ne le z vodjo projekta.

Sprejemljiva rast

ERP naj raste skupaj s podjetjem: več uporabnikov, nova enota, nov trg, drugačna valuta. Ob izbiri ne preverjajte le današnjih potreb, ampak tudi, kaj se zgodi, ko podjetje preseže obstoječo velikost.

Kateri ERP ustreza kateri velikosti

Spodnja tabela je orientacija, ne priporočilo. Dejanska ustreznost je odvisna od dejavnosti, zahtev in integratorja, ki projekt izvaja.

Podrobnejše predstavitve najdete na straneh Odoo in PANTHEON, neposredno primerjavo pa v pregledu najboljši ERP za mala podjetja. Ker nismo povezani z nobenim ponudnikom, so ocene nevtralne: odločitev mora izhajati iz vaših procesov, ne iz imena programa.

Logika izbire po velikosti

Mikropodjetje z nekaj zaposlenimi potrebuje predvsem čist račun, zalogo in nabavo. Tu je ključno, da sistem ni preobsežen in da ga je mogoče začeti uporabljati hitro. Srednje veliko podjetje s proizvodnjo in več skladišči že potrebuje strukturirane delovne naloge, kosovnice in sledljivost. Podjetje z več družbami ali tujimi podružnicami pa išče konsolidacijo in večjezično podporo. Vsaka od teh stopenj nagiba izbiro v drugo smer.

Začeti majhno in se širiti: pristop po fazah

Največja napaka malih podjetij je, da hočejo vse naenkrat. Projekt s popolnim obsegom ustavi prodajo, utrudi ljudi in podraži zagon. Bolj zanesljiv pristop je postopen.

Faza osnove

Najprej uredite podatke in procese, ki jih največ stanejo: finance, prodajo in nabavo, po potrebi zalogo. Cilj ni popolnost, ampak da podjetje čim prej deluje na enem sistemu. Šifranti naj bodo očiščeni pred prenosom, ne po njem.

Faza razširitve

Ko osnova stabilno deluje, dodajajte module: proizvodnjo, projekte, skladiščenje, povezavo s spletno trgovino ali kadrovsko evidenco. Vsak korak naj ima jasno merilo uspeha, na primer manj ročnih vnosov ali hitrejši zaključek meseca. Več o vrstnem redu in tveganjih najdete v vodniku uvedba ERP.

Faza optimizacije

Po nekaj mesecih uporabe se pokažejo vrzeli: poročila, ki jih nihče ne uporablja, in korake, ki jih ljudje še vedno delajo ročno. Takrat se splača prilagoditi sistem, ne prej. Prilagoditve »za vsak slučaj« so najdražje in najtežje za vzdrževanje ob posodobitvah.

Oblak ali lasten strežnik

Za majhno podjetje je pogosto bolj praktičen ERP v oblaku. Ni treba vzdrževati strežnika, varnostne kopije in posodobitve prevzame ponudnik, dostop pa je mogoč od koderkoli, kar je koristno za podjetja z več lokacijami ali terenskimi sodelavci. Lasten strežnik ima smisel, če imate posebne zahteve glede nadzora nad podatki ali obstoječo infrastrukturo. Razlike, stroške in tveganja razlaga vodnik oblak ali lasten strežnik. Pri oblačni rešitvi vedno preverite, kje so podatki shranjeni in kako lahko podjetje svoje podatke ob odhodu izvozi.

Proračun in spremljanje stroškov

Skupni strošek ERP sestavljajo licence ali naročnina, delo integratorja, prilagoditve, prenos podatkov, usposabljanje in kasnejša podpora. Brez izbranega obsega ne more nihče resno povedati končne vsote, zato vam v tem vodniku namenoma ne navajamo okvirnih zneskov. Zanesljiv znesek dobite šele, ko integrator pozna vaše procese in število uporabnikov.

Za proračun veljajo trije praktični nasveti, ki jih podjetja pogosto spregledajo:

• v ponudbi zahtevajte ločen prikaz licenc, uvedbe in letne podpore, da boste lahko primerjali različne ponudbe;
• rezervirajte čas zaposlenih, ker projekt ni le strošek izvajalca, ampak tudi vaših ljudi, ki morajo testirati in se učiti;
• ločite nujno od zaželenega, saj se razširitve lahko izvedejo kasneje, osnova pa mora delovati od prvega dne.

Več o strukturi stroškov in napakah pri ocenjevanju je v vodiču o ceni ERP.

Kako se pripraviti, preden pokličete integratorja

Dobra priprava skrajša razgovore in zniža tveganje nesporazumov. Pred stikom s kakršnimkoli izvajalcem naredite naslednje:

1. Opišite glavne procese: od povpraševanja do plačila, vključno z izjemami, ki jih poznate samo vi.
2. Naštejte obstoječe programe in preglednice, ki jih ERP nadomesti ali se z njimi poveže, na primer spletna trgovina ali blagajna.
3. Zapišite zahteve, ki so obvezne, in tiste, ki so zaželene. Pomaga vam predloga zahtev za ERP.
4. Določite, kdo v podjetju bo vodil projekt in imel čas zanj.
5. Ugotovite, kdo bo odgovoren za podatke: kupce, artikle, začetna stanja in odprte postavke.

Pri izbiri sistema in izvajalca vam bo koristil tudi vodnik kako izbrati ERP.

Pogoste napake malih podjetij

Podjetja v Sloveniji, ki imajo s prvim ERP težave, jih običajno povzročijo na enak način.

Izbira po videzu predstavitve. Predstavitev vedno izgleda dobro. Zahtevajte prikaz svojega procesa, na primer enega resničnega naročila od ponudbe do računa.

Podcenjevanje čiščenja podatkov. Stari šifranti vsebujejo podvojene kupce in neaktivne artikle. Če jih prenesete nespremenjene, jih boste vlekli s seboj.

Pomanjkanje lastnika projekta. Če ga ni, se odločitve zavlačujejo in izvajalec zaide v slepo ulico.

Preveč prilagoditev že na začetku. Najprej uporabite standardne funkcije, prilagajajte pa samo to, kar res daje prednost.

Pozabljena izobrazba. Ljudje, ki ne vedo, zakaj je nov postopek boljši, se vrnejo k staremu.

Kako vam lahko pomagamo

Ne prodajamo programske opreme in nismo izvajalec projekta. Mi vas brezplačno povežemo z integratorjem ERP, ki ustreza vašemu obsegu in dejavnosti, projekt pa potem izvede integrator. Če želite vedeti, kako poteka postopek, si oglejte stran kako deluje povezava z integratorjem. Ker lokalna prisotnost izvajalca pogosto pomaga pri uvedbi, lahko iščete tudi po regiji, na primer za osrednjeslovensko regijo.

Povzetek: ERP za malo podjetje je smiseln, ko podatkov ni več mogoče zanesljivo voditi ročno. Zahtevajte slovensko prilagojenost, začnite z bistvenim, pustite prostor za rast in izberite izvajalca, ki pozna vašo dejavnost.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.