ERP za zdravstvo, medicinske pripomočke in lekarne: kaj mora sistem obvladati

Podjetje, ki z zdravstvenim blagom trguje ali ga izdeluje, se pri izbiri ERP hitro znajde v zadregi: večina ponudb je pisana za splošno trgovino, vaš vsakdan pa urejajo serije, roki uporabnosti, nadzor kakovosti in inšpekcije. ERP za zdravstvo ni poseben izdelek, ampak ustrezno nastavljen sistem. Ta stran razčleni potrebe po področjih in pove, kaj naj vprašate izvajalca, preden podpišete projekt.

Zakaj zdravstvo ni običajna distribucija

V navadni trgovini je napaka pri zalogi izguba denarja. V zdravstvu je lahko napaka tudi tveganje za bolnika in razlog za ukrep nadzornega organa. Zato mora ERP:

• vsako enoto blaga povezati z dobaviteljem, serijo in rokom uporabnosti,
• ločiti prosto blago od blaga v karanteni ali zavrnjenega blaga,
• hraniti dokazila o tem, kdo je kaj sprejel, sprostil in izdal,
• omogočiti hitro sestavo poročila, ko ga zahteva inšpektor, naročnik ali vaš lastni sistem kakovosti.

Ti zahtevi nista dodatek ob koncu projekta. Sodita v zasnovo že na prvi delavnici z integratorjem. Če želite razumeti širši okvir, preberite vodnik o zakonskih zahtevah za ERP.

Sledljivost serij in serijskih številk

Sledljivost mora delovati v obe smeri. Naprej: iz serije v kupce, ki so jo prejeli. Nazaj: iz reklamacije kupca v dobavitelja, prevzem in morebitno proizvodno serijo.

Kaj preveriti pri izvajalcu:

1. Ali sistem zahteva serijo že ob prejemu blaga, ne šele pri izdaji? Pozni vnos je najpogostejši vir lukenj v evidenci.
2. Ali je mogoče voditi serijske številke posameznih pripomočkov, ne le serij, kadar jih zahteva izdelek ali pogodba?
3. Ali se identifikacija izdelka (na primer koda UDI pri pripomočkih) shranjuje kot podatek izdelka in jo je mogoče izpisati na dokumentih?
4. Ali poročilo o sledljivosti deluje na pravih podatkih, ne le na demo bazi?

Vsi ERP-ji, ki jih pokriva to omrežje, znajo v osnovi voditi serije. Razlika je v tem, kako dosledno jih sistem vsili uporabniku in koliko ročnega dela ostane skladiščniku.

Roki uporabnosti in zaloge, ki zastarajo

Blago z rokom uporabnosti zahteva drugačno logiko izdaje. Običajno velja načelo, da gre ven najprej tisto, kar prej poteče, ne tisto, kar je prvo prispelo. ERP naj to podpira pri komisioniranju, ne le kot poročilo.

Pri zalogah s kratkim rokom je pomembno tudi:

• opozorilo, ko se bliža rok, da lahko prodaja ukrepa pravočasno,
• pravilo, da se blago s pretečenim rokom samodejno blokira,
• vrednotenje odpisov, ki ga računovodja razume in lahko utemelji,
• možnost, da kupec v pogodbi zahteva najmanjši preostali rok uporabnosti.

Zadnja točka je pogosto spregledana. Bolnišnice in javni naročniki včasih zahtevajo, da blago ob dobavi še ni preveč blizu izteku. Če ERP tega ne zna preveriti ob potrditvi naročila, se težava pokaže šele pri reklamaciji.

Skladnost, kakovost in dokumentacija

Pri proizvajalcih in uvoznikih medicinskih pripomočkov se pričakuje, da so dokumenti urejeni in dostopni. Slovenski nadzorni organ za to področje je JAZMP, zahteve pa izhajajo iz evropske ureditve za medicinske pripomočke in, pri zdravilih, iz dobre distribucijske prakse. Za ERP to pomeni naslednje:

• Nadzor sprememb: kdo je spremenil artikel, dobavitelja ali postopek in kdaj.
• Reklamacije in korektivni ukrepi: zapis o prijavi, vzroku, ukrepu in zaključku, povezan s serijo.
• Odpoklic: postopek, ki se začne z eno serijo in konča s seznamom kupcev, količin in potrjenih ukrepov.
• Dobavitelji: evidenca odobritev, dokumentov in morebitnih ocen.
• Pravice dostopa: ločitev vlog, da skladiščnik ne more sprostiti blaga, ki ga je sam sprejel.

Pazite na razmejitev: ERP ni sistem vodenja kakovosti, lahko pa ga dopolni ali se poveže z njim. Če podjetje že uporablja namenski sistem kakovosti, naj integrator pove, katere podatke bo prevzemal in katere bo oddajal. O vlogi izvajalca več v vodniku o izbiri ERP integratorja.

ERP za medicinske pripomočke

Pripomočki so zelo raznoliki: od potrošnega materiala do opreme, ki jo je treba nameščati, vzdrževati in servisirati. Pri tem se ERP sreča z več poslovnimi modeli hkrati.

Uvoznik ali distributer potrebuje prevzem po serijah, vodenje dokumentacije proizvajalca, skladiščenje in dostavo. Proizvajalec potrebuje še kosovnice, proizvodne naloge, nadzor kakovosti in sprostitev končnih izdelkov. Ponudnik z opremo na terenu potrebuje evidenco nameščenih naprav, servisnih posegov, rezervnih delov in pogodb o vzdrževanju.

Če imate proizvodnjo, je smiselno prebrati tudi stran ERP za proizvodnjo. Če ste predvsem prodajno podjetje, je več uporabnega v ERP za veleprodajo in distribucijo.

Vprašanja, ki ločijo dobro izvedbo od slabe:

• Ali je mogoče komplet (set) sestaviti iz več artiklov, vsak z lastno serijo, in ga izdati kot enoto?
• Ali ERP loči med izdelkom v prodaji in izdelkom v servisu?
• Kako se evidentira vrnjeno blago in ali se vrne v prosto zalogo ali v karanteno?
• Kdo v vašem podjetju vzdržuje šifrante, ko integrator odide?

ERP za lekarne in veleprodajo zdravil

Pri iskanju »erp pharmacie« oziroma ERP za lekarne je treba najprej ločiti dva svetova. Lekarna dela z recepti, blagajno, zavarovalnico in lekarniško bazo zdravil. Veleprodaja zdravil dela z velikimi količinami, kratkimi dobavnimi roki in strogimi pogoji skladiščenja.

Za lekarne je običajna rešitev specializiran lekarniški program, ERP pa prevzame finance, nabavo, kadre in poročanje. Najpomembnejše vprašanje je povezava: kako se prodaja iz lekarniškega sistema knjiži v glavno knjigo in kako se obnavljajo zaloge.

Za veletrgovce z zdravili so odločilni:

• nadzorovani pogoji skladiščenja in zapis o njih,
• preverjanje pristnosti in izvora zdravil, kjer to zahteva zakonodaja,
• komisioniranje po načelu najprej izteče, najprej gre ven,
• hitro in dokazljivo ravnanje ob odpoklicu,
• povezava z logistiko in prevozniki; več o tem v strani ERP za logistiko.

Preverite, ali ima ponudnik dejansko referenco v farmacevtskem okolju v Sloveniji. Referenca iz splošne trgovine v tem primeru ne zadošča.

Računi, DDV in javni naročniki

Veliko kupcev v zdravstvu so javne ustanove, zato so e-računi del vsakdana. ERP mora izdajati račune v zahtevani obliki, jih pošiljati in sprejemati ter pravilno obračunati DDV. Če imate maloprodajo, je pomembno še davčno potrjevanje računov (FURS). Podrobnosti so v vodniku o e-računih in DDV obračunih v ERP.

Računovodja naj pri preizkusu sodeluje. Naj preveri, ali se serijski podatki, odpisi zaradi izteka roka in popusti pri javnih naročilih pravilno prenesejo v knjigovodstvo.

Kateri ERP se prilega zdravstvu

Spodnja tabela je orientacija, ne ocena. Dejanska primernost je odvisna od obsega, procesov in kakovosti izvedbe.

Kratke opombe:

• Odoo je modularen in prilagodljiv, kar koristi, če imate nestandardne procese, a zahteva disciplino pri vzdrževanju.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central je pogosta izbira za srednja podjetja, ki že uporabljajo Microsoftovo okolje.
• SAP Business One je namenjen manjšim in srednjim podjetjem z zahtevnejšim skladiščem ali proizvodnjo.
• Oracle NetSuite je oblačna rešitev, zanimiva predvsem pri več družbah ali mednarodni prodaji.
• PANTHEON je slovenski ERP, ki ga mnoga domača podjetja poznajo in ki je zgrajen okoli lokalnih zahtev.

Za primerjavo dveh konkretnih kandidatov uporabite naše primerjave ERP, za sestavo zahtev pa predlogo zahtev za ERP.

Kaj vprašati integratorja, preden se odločite

Dober integrator se na zdravstvo odzove z vprašanji, ne z ceniki. Zahtevajte jasne odgovore na naslednje:

1. Pokažite prejem blaga, karanteno, sprostitev in izdajo na primeru z mojimi artikli.
2. Naredite poskusni odpoklic ene serije in mi pokažite poročilo.
3. Kako obravnavate pretečene serije in kdo odobri odpis?
4. Kako je rešena dokumentacija za inšpekcijo in kdo ima dostop?
5. Kaj je vključeno v obseg in kaj je prilagoditev, ki jo moram ločeno naročiti?
6. Kdo bo po uvedbi odgovoren za podporo, nadgradnje in šifrante?

Če integrator na vprašanje o odpoklicu odgovori splošno, je to opozorilo. Ne pozabite, da je naša storitev brezplačna: mi vas povežemo z integratorjem, projekt pa izvede on. Kako poteka povezovanje, je opisano na strani kako deluje.

Pogosta napaka: serije uvedete šele po zagonu

Najdražja napaka v zdravstvenih projektih je preložitev sledljivosti na »drugo fazo«. Podatki, ki bi morali nastati ob prvem prejemu, se tako ne zapišejo, popravljanje pa je kasneje dolgotrajno in negotovo. Zahtevajte, da sledljivost, roki uporabnosti in karantena delujejo od prvega dne produktivnega dela, vse ostalo lahko pride pozneje.

Preden začnete, naj si ekipa odgovori na tri vprašanja: katere dokumente mora podjetje imeti ob inšpekciji, kdo je odgovoren za sprostitev blaga in kako hitro mora podjetje ob odpoklicu priti do seznama kupcev. Odgovori so osnova za specifikacijo in za primerjavo ponudb.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.