Odprtokodni ERP: kaj je brezplačno in kaj ne

Iščete odprtokodni ERP, ker želite znižati stroške ali ker se vam zdi, da vas zaklenjena programska oprema omejuje? Obe motivaciji sta razumljivi, vendar beseda »odprtokodni« pove nekaj drugega, kot si mnogi predstavljajo. Ne pomeni, da je projekt brezplačen. Pomeni, da je izvorna koda dostopna pod določeno licenco. Stroški se zato le prestavijo: z licenčnine na gostovanje, uvedbo, prilagoditve in vzdrževanje.

V tem vodiču je pregled, kaj odprta koda v ERP-ju dejansko pomeni, kako je videti brezplačni ERP v praksi, kako se obnašata Odoo Community in Dolibarr ter kdaj je odprtokodna rešitev smiselna za slovensko MSP.

Kaj pomeni odprtokodni ERP

Odprtokodni ERP je sistem, katerega izvorna koda je javno dostopna in jo smete pod pogoji licence pregledovati, spreminjati ter uporabljati. Razlike med licencami so pomembne, zato jih je treba prebrati, ne le predpostaviti.

Odoo je dober primer, ker se v istem izdelku srečata dva modela. Po dokumentaciji je Odoo 19 Community pod licenco LGPLv3, Odoo 19 Enterprise pa pod licenco Odoo Enterprise Edition v1.0, ki jo je dovoljeno uporabljati samo z veljavno naročnino Enterprise za pravo število uporabnikov. Sistem je torej delno odprt, delno plačljiv. Takšen »odprtojedrni« model je v ERP-jih pogost.

Za vodstvo podjetja so v praksi pomembna tri vprašanja:

• Kdo sme spreminjati kodo in ali morate spremembe objaviti.
• Kdo vzdržuje sistem, ko izide nova različica.
• Kdo je pogodbeno odgovoren, če se po posodobitvi ustavi obračun plač ali izdaja računov.

Na zadnje vprašanje odprta koda sama ne odgovori. Odgovor mora dati pogodba z integratorjem.

Brezplačni ERP: kje je past

Pojem ERP brezplačno se pojavlja v treh oblikah, ki jih je dobro ločiti.

1. Brezplačna licenca skupnosti. Sistem prenesete in namestite sami ali s pomočjo integratorja. Licenčnine ni, ostalo pa je vaše breme.
2. Brezplačna omejena formula v oblaku. Odoo na primer ponuja formulo One App Free po ceni 0 EUR, omejeno na eno aplikacijo (skupaj z odvisnostmi), gostovano na Odoo Online, z neomejenim številom uporabnikov. Odlična je za preizkus ali za zelo ozek proces, ne pa za celoten ERP.
3. Brezplačen preizkus. Časovno omejen in namenjen odločanju, ne produkciji.

Pri formuli One App Free velja opozorilo iz Odoo cenika: namestitev Odoo Studio ali dodajanje družb pomeni, da se brezplačna baza spremeni v formulo Custom. Mejo med brezplačnim in plačljivim torej prečkate hitreje, kot se zdi, zato jo preverite, preden začnete graditi proces na brezplačni osnovi.

Za primerjavo z oblačnimi plačljivimi formulami: Odoo Standard stane 24,90 EUR na uporabnika na mesec (z izhodiščno ceno 31,10 EUR, popust velja 12 mesecev za uporabnike, naročene ob začetku), vključuje vse aplikacije in gostovanje na Odoo Online. Odoo Custom stane 44,90 EUR na uporabnika na mesec (izhodiščno 56,90 EUR, popust 12 mesecev), možno je gostovanje na Odoo Online, Odoo.sh ali na lastni infrastrukturi, stroški Odoo.sh pa v ceno niso všteti. Obstaja tudi »light« uporabnik po 7,90 EUR na mesec, po dogovoru s svetovalcem Odoo. Plačljivi so uporabniki z dostopom do zaledja; portalski uporabniki, torej stranke in dobavitelji, se ne štejejo kot plačljivi.

Ti zneski niso vaš celotni strošek. Nastanejo poleg uvedbe, ki jo opravi integrator. Več o strukturi stroškov preberite v vodiču koliko stane ERP.

Odoo Community: kaj dobite in česa ne

Odoo Community je najbolj znana odprtokodna različica večjega ERP-ja na trgu. Odoo sam navaja, da ima 50 glavnih aplikacij, skupnost pa je prispevala več kot 50 000 dodatnih aplikacij. Odoo tudi poroča o več kot 28 milijonih uporabnikov po svetu, od enega uporabnika do več kot 300 000 pri največjih strankah. Ti podatki so Odoojevi lastni in kažejo razširjenost, ne primernosti za vaše podjetje.

Pri Community je pomembno razumeti naslednje:

• Jedro, kot so prodaja, nabava, skladišče in osnovne finance, je na voljo brez licenčnine.
• Nekatere napredne funkcije, ki jih Odoo uvršča med Enterprise, v Community ni.
• Dodatki skupnosti so različne kakovosti. Vsakega je treba pregledati, preizkusiti in ob vsaki novi različici ponovno preveriti.
• Plačljiv je predvsem trud: nekdo mora sistem namestiti, zavarovati, posodabljati in prilagoditi slovenskim pravilom.

Če vas zanima Odoo širše, si oglejte stran integrator Odoo, primerjavo z drugim večjim sistemom pa najdete v članku Odoo ali Business Central.

Prilagoditev slovenskim obveznostim

Pri odprtokodnem ERP-ju največ dela pogosto povzroči lokalizacija. Slovensko podjetje mora pri izdajanju računov upoštevati davčno potrjevanje računov pri FURS, vse pogostejši promet z e-računi ter pravilen obračun DDV z oddajo prek eDavkov. Ali za izbrani sistem obstaja vzdrževan slovenski modul in kdo ga vzdržuje, preverite, preden podpišete karkoli. Pregled zahtev je v vodiču obveznosti ERP-ja v Sloveniji, podrobnosti o e-računih in obračunih pa v članku e-računi in DDV v ERP-ju.

Računovodja, ki z vašim podjetjem že dela, mora sistem sprejeti: kontni načrt, izvoz podatkov in dnevniki knjiženja morajo ustrezati njegovemu delu. To je pogosto bolj odločilno kot katera koli posamezna funkcija.

Dolibarr in druge odprtokodne možnosti

Dolibarr je odprtokodni ERP in CRM, ki ga običajno povezujemo z manjšimi podjetji, samostojnimi podjetniki in društvi. Je modularen: vklopite le tisto, kar potrebujete, na primer ponudbe, naročila, fakturiranje, zaloge ali stike. Prednost je razmeroma enostavna namestitev in preglednost. Omejitev je globina: pri zahtevnejši proizvodnji, več družbah ali obsežni skladiščni logistiki običajno hitro naletite na mejo standardnega sistema.

Poleg Doliparra in Odoo Community poznamo še:

• ERPNext, odprtokodni ERP, ki cilja na MSP s širokim naborom modulov.
• Tryton, modularno ogrodje, ki je bližje razvijalcem kot poslovnim uporabnikom.

Pri vsaki možnosti si zastavite ista vprašanja: ali obstaja aktivna skupnost, ali je v Sloveniji ali bližnji regiji integrator z izkušnjami, kako dolgo se izdajajo posodobitve in ali obstaja lokalizacija za davčne obveznosti. Če na ta vprašanja ni odgovora, je odprta koda pogosto navidezni prihranek.

Pravi stroški odprtokodnega ERP-ja

Ko licenca ne stane nič ali malo, se strošek preseli v štiri postavke. Vsako jo je treba oceniti posebej.

Gostovanje

Sistem mora nekje teči. Možnosti so oblak, lasten strežnik ali pri Odoo tudi Odoo.sh. Razlike so opisane v vodiču oblak ali lastni strežnik. Pri lastnem gostovanju prevzamete tudi varnostne kopije, nadzor, posodobitve strežnika in zaščito pred vdori. To je delo, ki ga nekdo opravlja, plačan ali ne.

Uvedba

Brezplačna licenca ne prinese konfiguracije procesov, prenosa podatkov, usposabljanja uporabnikov in testiranja. Obseg je odvisen od števila procesov, družb in uporabnikov, zato se tu izogibamo ocenam brez poznavanja vašega projekta. Potek je opisan v vodiču o uvedbi ERP-ja.

Prilagoditve

Vsaka sprememba standardnega sistema je dolgoročna obveza. Ob novi različici jo je treba preveriti, včasih predelati. Pravilo, ki se obnese: najprej prilagodite proces standardu, šele nato kodo procesu.

Vzdrževanje in podpora

Varnostni popravki, nadgradnje različic, odpravljanje napak in uporabniška podpora. Brez dogovora o vzdrževanju se odprtokodni ERP po nekaj letih pogosto znajde na stari različici, ki je nihče več ne upa posodobiti.

Kdaj je odprtokodni ERP dobra izbira

Odprta koda se običajno obnese, kadar je izpolnjenih več pogojev hkrati:

• procesi so dokaj standardni in jih sistem pokrije brez večjih posegov;
• imate ali boste imeli integratorja z referencami na izbrani izdelek;
• vam je pomembna neodvisnost od enega dobavitelja in možnost, da integratorja zamenjate;
• ste pripravljeni na stalno vzdrževanje, ne le na enkratno uvedbo;
• ima podjetje ali njegov partner vsaj osnovno tehnično znanje za nadzor delovanja.

Pogosto gre za podjetja z dobro ročno izdelanimi procesi, ki jim paketni sistemi nudijo preveč ali premalo, in za podjetja, ki bi radi sistem sčasoma razširjali po lastnem ritmu. Vodič ERP za mala podjetja pomaga presoditi, kdaj je za majhno ekipo zares smiseln.

Omejitve in tveganja

Pošteno je omeniti tudi slabosti.

• Odgovornost je razpršena. Če se težava pojavi med jedrom, dodatkom skupnosti in vašo prilagoditvijo, nihče ne prevzame celote, razen če to določi pogodba.
• Odvisnost od posameznikov. Če je znanje pri enem razvijalcu, je podjetje izpostavljeno njegovemu odhodu.
• Nadgradnje. Prehod na novo večjo različico je pri močno prilagojenih sistemih pravi projekt. Vodič o migraciji ERP opisuje, kaj to pomeni.
• Skladnost z zakonodajo. Spremembe pravil za račune in DDV morajo vključiti vzdrževalci modulov. Zamuda je vaše tveganje.
• Lažni občutek prihranka. Če skupnih stroškov ne primerjate z drugimi možnostmi, lahko odprta koda na koncu stane več kot plačljiva rešitev.

Primerjava z drugimi možnostmi na slovenskem trgu

Odprta koda ni edina pot do cenejšega ERP-ja. Za podjetja, ki iščejo lokalno uveljavljeno rešitev s slovensko podporo, je smiselno pogledati tudi PANTHEON. Večja ali mednarodna podjetja običajno preučijo še Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One in Oracle NetSuite; razlike med njimi so zbrane na strani programska oprema ERP. Nobena od teh možnosti ni vnaprej boljša: odloča, kakšni so vaši procesi, koliko uporabnikov imate in koliko notranjih zmogljivosti lahko namenite sistemu.

Kako izbrati pravo pot

Predlagamo preprost postopek:

1. Zapišite zahteve, ločeno obvezne in zaželene. Pomaga predloga zahtev za ERP.
2. Preverite, ali odprtokodna rešitev pokrije obvezne zahteve brez dodatnega razvoja, vključno s slovenskimi obveznostmi.
3. Zahtevajte primerljive ponudbe za odprtokodno in plačljivo rešitev, ki vključujejo uvedbo, gostovanje in vzdrževanje.
4. Pogodbeno določite, kdo vzdržuje sistem po zagonu.
5. Preverite reference integratorja, ne le reference izdelka. Nasveti so v vodiču kako izbrati ERP integratorja.

Če ne veste, kje začeti, vam lahko pomagamo. Pri nas povezovanje z integratorjem poteka brezplačno: opišete projekt, mi pa vas povežemo z integratorjem, ki ima izkušnje z izbranim tipom sistema. Projekt nato izvede integrator, ne mi.

Povzetek

Odprtokodni ERP je lahko dobra izbira, kadar so procesi dokaj standardni, imate zanesljivega integratorja in jasen dogovor o vzdrževanju. »Brezplačen« se nanaša na licenco, ne na projekt. Pravi strošek je gostovanje, uvedba, prilagoditve in dolgoročna skrb, zato primerjajte skupni strošek lastništva, ne le ceno licence.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.