Podjetje, ki kupuje v velikih količinah in prodaja trgovcem, obrtnikom ali industriji, ima drugačne težave kot proizvajalec ali storitveno podjetje. Marža je pogosto ozka, zato jo pojedo napačen cenik, neurejen popust ali zaloga, ki leži na napačni lokaciji. Prav tu se ERP za veleprodajo (in z drugim imenom ERP za distribucijo ali ERP za grosista) izplača ali pa razočara.
Na tej strani preidemo vse, kar mora sistem pokriti v slovenskem veletrgovskem podjetju: nabavo, cenike, skladišča, logistiko, izmenjavo dokumentov in nadzor marž. Pri vsakem področju piše, na kaj je treba biti pozoren pri programih, ki jih pokriva to omrežje, in katera vprašanja zastaviti izvajalcu. Splošni okvir izbire najdete v vodniku kako izbrati ERP.
Zakaj veleprodaja ni isto kot navadna trgovina
Maloprodajna trgovina prodaja po enotni ceni. Veletrgovec ima za vsak artikel več cen, več kupcev z različnimi pogoji in pogosto več dobaviteljev za isti izdelek. Dodajte še pogodbene rabate, količinske lestvice, akcije in obračun na koncu leta, pa postane preglednica zelo hitro nevzdržna.
Tipične posebnosti dejavnosti:
- veliko artiklov z različnimi merskimi enotami (kos, paket, paleta),
- nabavni tokovi z uvozom, carino in odvisnimi stroški,
- zaloge v več skladiščih, včasih tudi pri zunanjem logistu,
- dolgoročni kupci s svojimi cenami in plačilnimi pogoji,
- zahteve velikih odjemalcev glede elektronskih dokumentov.
ERP zato ni samo knjigovodski program z zalogo. Je orodje, ki ob vsakem naročilu hkrati odgovori na tri vprašanja: ali imamo blago, po kateri ceni ga prodamo in koliko pri tem ostane.
Nabava in odnosi z dobavitelji
Dobra nabava se začne pri pravem artiklu v pravem trenutku. ERP mora iz prodaje, prodajnih napovedi in minimalnih zalog izračunati predloge naročil, jih združiti po dobaviteljih in pripraviti naročilnice.
Kaj mora pokriti:
- več dobaviteljev na artikel, z nabavnimi cenami, dobavnimi roki in minimalnimi količinami,
- naročilnice z odobritvenim potekom,
- prevzem blaga z odstopanji (manjko, presežek, poškodba),
- obračun odvisnih stroškov (prevoz, carina, zavarovanje) in njihova razporeditev na nabavno vrednost,
- usklajevanje prejetih računov z naročilnico in prevzemom.
Odoo ima nabavni modul, ki je dovolj prilagodljiv za srednje zahtevne scenarije, a pri bolj zapletenih pravilih naročanja je smiselno preveriti, kaj je v standardu in kaj dodelava. Microsoft Dynamics 365 Business Central je v nabavi strukturiran in predvidljiv, še posebej, če podjetje že dela z Microsoftovim okoljem. SAP Business One je zasnovan prav za podjetja, ki jih poganjata nabava in zaloga, medtem ko je Oracle NetSuite zanimiv, kadar kupujete skozi več podjetij v skupini. PANTHEON ima prednost, kadar je poudarek na lokalni ureditvi dokumentov in domačem knjigovodstvu.
Vprašanja za izvajalca:
- Kako sistem izračuna predlog naročila in katere parametre mora vzdrževati nabavnik?
- Ali so odvisni stroški del standardne funkcije ali posebna dodelava?
- Kako se obnaša pri delnih dobavah in naknadnih dobropisih?
Cenik, popusti in pogodbeni pogoji
Tu se pogosto skriva največ denarja. Veljavna cena za kupca je rezultat več plasti: osnovni cenik, cenik po skupini kupcev, posebna pogodbena cena, količinski popust, akcija, dodatni rabat na koncu obdobja.
Dober sistem mora znati:
- več cenikov z začetkom in koncem veljavnosti,
- popuste po artiklu, blagovni skupini, kupcu ali skupini kupcev,
- količinske lestvice in pakete,
- pravila prednosti, ki jasno povedo, katera cena prevlada,
- retrospektivne rabate in bonuse, ki se obračunajo kasneje,
- sledljivost: zakaj je bila na računu ravno ta cena.
Največje tveganje ni v tem, da sistem česa ne zna, ampak da pravila ostanejo v glavah prodajnikov. Pred uvedbo jih je treba zapisati, uskladiti in šele nato vnesti. Tudi najboljši program ne ozdravi nedoslednih dogovorov.
| Področje | Na kaj paziti | Kje običajno pride do dodelav |
|---|---|---|
| Cenik po kupcu | Prednost med ceniki | Zapleteni pogodbeni pogoji |
| Količinski popusti | Lestvice po artiklu ali skupini | Mešane košarice artiklov |
| Bonusi in rabati | Obračun po obdobju | Retrospektivni obračuni |
| Akcije | Časovna omejitev | Kombinacije z drugimi popusti |
Vprašanja za izvajalca:
- Ali sistem prikaže razlago izračuna cene na posameznem računu?
- Kako se uvažajo novi cenik dobavitelja in kako hitro se prenese v prodajne cene?
- Kdo v podjetju spreminja pravila in ali je za to potreben razvijalec?
Zaloge v več skladiščih
Pri distribuciji zaloga ni ena številka. Isti artikel je lahko v glavnem skladišču, v regionalni enoti, v tranzitu in pri zunanjem izvajalcu. ERP mora ločiti med fizično zalogo, rezervirano zalogo, naročeno zalogo in razpoložljivo količino za prodajo.
Ključne zahteve:
- več skladišč in lokacij znotraj skladišča,
- prenosi med skladišči s tranzitnim stanjem,
- serije, roki uporabnosti in sledljivost, kjer jih zahteva dejavnost (živila, kemija, zdravila),
- inventura brez zaustavitve poslovanja,
- vrednotenje zaloge po metodi, ki jo potrjuje računovodja,
- čitalniki črtne kode in mobilne naprave za prevzem in komisioniranje.
Odoo ima skladiščni modul, ki je prilagodljiv in dobro dela s črtnimi kodami; pri zelo velikih skladiščih je smiselno preveriti zmogljivost na vaših količinah. Business Central pokrije skladiščenje v več stopnjah zahtevnosti, od enostavnega prejema do vodenih opravil v skladišču. SAP Business One pokrije več skladišč in lokacije, pri naprednem upravljanju skladišča pa pogosto sestavljen s specializiranim dodatkom. NetSuite je prilagodljiv za zaloge po več entitetah. PANTHEON pozna skladiščno poslovanje, ki ga domača trgovina potrebuje vsak dan.
Podrobneje o razlikah med sistemi preberite v primerjavah Odoo ali Business Central in SAP Business One ali Business Central.
Vprašanja za izvajalca:
- Ali ste že uvedli sistem v podjetju z več skladišči in podobnim asortimanom?
- Kaj je standardno, kaj dodatek tretjega ponudnika in kaj lastna dodelava?
- Kako poteka komisioniranje in kdo ga izvaja v praksi, na napravi ali na papirju?
Logistika, odpreme in zunanji logisti
Veletrgovec je pogosto toliko dober, kolikor je dobra njegova dostava. ERP mora povezati prodajno naročilo, komisioniranje, odpremo in prevoznika, na koncu pa še račun. Za podrobnejši pogled na to področje glejte stran ERP za logistiko.
Pomembno je:
- delne odpreme in naknadne dobave,
- ločeno naslovljeni prejemniki (dostava na različne lokacije kupca),
- povezava s prevozniki in tiskanje nalepk,
- obvestila kupcu o stanju pošiljke,
- obračun dostave in povratne embalaže,
- vračila, reklamacije in dobropisi.
Če uporabljate zunanjega logista, se vprašanje spremeni v izmenjavo podatkov: kako se zaloga in odprave sinhronizirajo in kdo je vir resnice. To je običajna integracijska naloga, a jo je treba natančno opredeliti, preden se podpiše ponudba.
EDI in elektronska izmenjava dokumentov
Veliki odjemalci in dobavitelji pogosto zahtevajo, da naročila, odpremnice in računi tečejo strojno. V Sloveniji je poleg tega treba računati na e-račune in obračun DDV, zato je dobro, da ERP zna izdati, prejeti in arhivirati dokumente v zahtevani obliki.
Pri izbiri preverite:
- katere oblike dokumentov sistem podpira iz škatle,
- ali je povezava z vašim kupcem že narejena pri drugih strankah izvajalca,
- kdo vzdržuje povezavo, ko kupec spremeni zahteve,
- kako se obravnavajo napake: zavrnjen dokument, manjkajoč podatek, dvojnik.
Pogosta napaka je, da podjetje EDI obravnava kot stranski projekt in ga doda na koncu. V resnici vpliva na šifrante, na postopek odpreme in na račun, zato spada v analizo že na začetku. Splošni pregled najdete v vodniku o e-računanju v ERP.
Marže, kalkulacije in poročila
Ko se vsi trije tokovi (nabava, cenik, zaloga) povežejo, lahko ERP prikaže maržo na ravni, ki je prej ni bilo mogoče videti: po artiklu, kupcu, prodajniku, regiji, blagovni skupini ali posamezni transakciji.
Dobra poročila odgovorijo na vprašanja vodstva:
- kateri kupci prinašajo promet, a ne dobička,
- kateri artikli imajo zalogo, ki se ne obrača,
- kje popusti presegajo dogovorjene okvire,
- koliko kapitala je vezanega v zalogi in kje,
- kako se spreminja nabavna cena in ali se prenaša v prodajno.
Pogoj je kakovost podatkov. Če se nabavna vrednost ne knjiži dosledno ali če prodajniki obidejo sistem z ročnimi popravki, bodo poročila lepa, a napačna. Zato naj izvajalec ob uvedbi poleg konfiguracije predlaga tudi pravila discipline: kdo sme spreminjati ceno, kdo odobri popust in kdaj.
Primerjava sistemov za veleprodajo
Spodnja tabela je namenjena prvemu razmisleku, ne dokončni odločitvi. Natančnejše ugotovitve dajo šele demonstracija na vaših podatkih in reference izvajalca.
| Sistem | Običajno primeren za | Na kaj pri veleprodaji paziti |
|---|---|---|
| Odoo | Podjetja, ki želijo prilagodljivost in modularno rast | Obseg dodelav, kakovost izvajalca |
| Business Central | Podjetja v Microsoftovem okolju, ki iščejo strukturo | Skladiščna zahtevnost in dodatki |
| SAP Business One | Srednje velika trgovska podjetja | Napredno skladiščenje, licenčni model |
| Oracle NetSuite | Skupine z več podjetji, računalništvo v oblaku | Prilagoditve in strošek skozi čas |
| PANTHEON | Domača trgovina, močan poudarek na lokalni ureditvi | Širitev na tuje trge, odprtost integracij |
Nobena vrstica ni zagotovilo. Dva izvajalca z istim programom lahko dosežeta zelo različen rezultat, zato je izvajalec pri veleprodaji vsaj tako pomemben kot program. Kako ga presoditi, razloži vodnik izbira ERP integratorja.
Slovenske posebnosti: davčno potrjevanje, DDV in eDavki
Veletrgovec v Sloveniji ni tipično v središču davčnega potrjevanja računov (FURS), ki se nanaša predvsem na gotovinsko poslovanje, a ga lahko vsaka maloprodajna ali mešana enota podjetja doseže. Če prodajate tudi končnim kupcem v lastni prodajalni, to preverite posebej in preberite vodnik o davčni blagajni in ERP.
Računovodja pričakuje od sistema:
- pravilno obravnavo DDV pri notranji prodaji, dobavah znotraj EU in izvozu,
- priprava podatkov za obračune in poročanje prek eDavkov,
- vrednotenje zaloge in knjiženje, ki ga lahko preverita revizor in davčni organ,
- sledljivost dokumentov, ki jo zahteva zakonodaja.
Pregled obveznosti je v vodniku ERP in zakonske zahteve. Ob tem je dobro, da računovodja sodeluje v projektu od analize naprej, ne šele ob zagonu.
Kako poteka izbira in uvedba
Pri veleprodaji se projekti najpogosteje zataknejo na istih mestih: nepopolni šifranti, nedorečeni cenik, premalo časa za uvajanje zaposlenih in pozno odkrite integracije. Priporočljiv potek:
- Opišite procese: nabava, prodaja, skladišče, odprema, obračun.
- Pripravite seznam zahtev in ga razvrstite na nujne in zaželene; pomaga vam predloga zahtev za ERP.
- Zberite ponudbe od več izvajalcev in jih primerjajte na istih predpostavkah.
- Zahtevajte demonstracijo na lastnih primerih, ne na učnih podatkih.
- Dogovorite faze, mejnike in odgovornosti ter način prenosa podatkov.
- Načrtujte poskusno delovanje in šolanje, preden stari sistem ugasnete.
Če še iščete izvajalca, vam pri povezavi z ERP integratorjem pomagamo brezplačno: opišete projekt, mi pa ga predstavimo izvajalcu, ki dela s sistemi, primernimi za vašo dejavnost. Projekt nato izvede on, mi ne izvajamo uvedb.
Pogosta vprašanja pred odločitvijo
Ali je ERP za manjšega grosista sploh smiseln? Da, če zaloga, cenik in kupci presegajo to, kar zmore preglednica. Pri manjših podjetjih se pogosto splača začeti z ožjim obsegom in šele nato dodajati module. Več o tem v vodniku ERP za mala podjetja.
Kaj, če imamo tudi spletno trgovino? Potem mora ERP deliti zaloge, cene in naročila s trgovino v realnem času. Posebnosti opisuje stran ERP za spletno trgovino.
Ali je bolje oblak ali lasten strežnik? Odgovor je odvisen od varnostnih zahtev, integracij in vzdrževanja; razmislek je v vodniku oblak ali lastni strežnik.
Če iščete izvajalca v svoji regiji, je dobro izhodišče pregled po regijah, na primer osrednjeslovenska ali podravska, saj je bližina izvajalca pri skladiščnih projektih pogosto praktična prednost.
Pogosta vprašanja
Kateri ERP je najboljši za veleprodajo v Sloveniji?
Splošnega zmagovalca ni. Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Oracle NetSuite in PANTHEON vsi pokrivajo trgovinske osnove, razlikujejo se po globini skladiščnega dela, prilagodljivosti cenikov in stroških vzdrževanja. Odločitev naj temelji na vaših procesih in na referencah izvajalca v vaši dejavnosti, ne na imenu programa.
Ali ERP za grosista podpira več skladišč in lokacij?
Da, vsi našteti sistemi poznajo več skladišč, prenose med njimi in sledenje zalog po lokacijah. Razlika je v podrobnostih: ločena prodajna in nabavna skladišča, prevzemne cone, serije in roki trajanja. Te zahteve opišite izvajalcu že na prvem pogovoru, saj vplivajo na obseg projekta.
Kako ERP pomaga pri nadzoru marž?
Sistem ob vsaki prodajni ponudbi in vsakem računu poveže prodajno ceno z dejanskim nabavnim in lastnim stroškom, zato maržo vidite po artiklu, kupcu, prodajniku in blagovni skupini. Pogoj je urejena nabavna cena, vključno z odvisnimi stroški, ter dosledno knjiženje prejemov. Brez tega so poročila o marži le približek.
Ali moram za izmenjavo dokumentov z veliko trgovino uvesti EDI?
Odvisno od kupca. Nekateri veliki trgovci zahtevajo elektronsko izmenjavo naročil, odpremnic in računov v dogovorjeni obliki, drugi sprejemajo e-račune prek običajnih poti. Izvajalca vprašajte, ali ima za vaš sistem že izdelane povezave in kdo jih po uvedbi vzdržuje.
Koliko časa traja uvedba ERP v distribucijskem podjetju?
Trajanje je odvisno od števila skladišč, obsega prenosa podatkov, količine integracij in zrelosti vaših procesov. Brez poznavanja teh podatkov resna napoved ni mogoča. Izvajalec jo mora podati po analizi, razdeljeno po fazah, in jo vezati na mejnike, ki jih lahko preverite.
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.