Microsoft Dynamics 365 Business Central v slovenskem podjetju

Če iščete Business Central kot rešitev za poslovanje, imate pred seboj Microsoftov ERP za mala in srednje velika podjetja. Uradno se imenuje Microsoft Dynamics 365 Business Central, v praksi pa ga mnogi še vedno poznajo kot naslednika Navisiona, pozneje Dynamics NAV. Ta stran pojasni, komu je namenjen, kako so urejene licence, kaj pomeni slovenska lokalizacija in kakšno vlogo ima pri tem partner.

Naš portal je neodvisen od vseh ponudnikov programske opreme. Ne izvajamo uvedb in nismo partnerji nobenega proizvajalca: vaše povpraševanje posredujemo ustreznemu integratorju Business Central, ki projekt tudi izvede.

Kaj je Business Central

Business Central je ERP, ki v enem sistemu združuje finance, prodajo, nabavo, zaloge in projekte. Spletna različica je izšla aprila 2018. Microsoft navaja več kot 40 000 strank, med drugim v storitvenih dejavnostih, trgovini, proizvodnji, zdravstvu, gostinstvu in logistiki.

Storitev deluje v oblaku Microsoft Azure kot večnajemniška rešitev. Za plačljive produkcijske okolja Microsoft jamči razpoložljivost 99,9 %, z nadomestilom, če zaveze ne izpolni. Rešitev lahko poganjate tudi na lastnih strežnikih, vendar ima takšna namestitev pomembne omejitve (več v razdelku o prednostih in omejitvah).

Izvor: od Navisiona do Dynamics 365

Zgodovina je pomembna zaradi dveh praktičnih razlogov. Prvič, številna slovenska podjetja že uporabljajo starejšo različico Dynamics NAV, zato jih zanima nadgradnja namesto popolne zamenjave. Drugič, del partnerske skupnosti ima za sabo dolgoletne izkušnje z isto kodno osnovo in razvojnim okoljem.

Pri selitvi velja pravilo, ki ga zapiše Microsoft: stranka z Dynamics NAV mora najprej preiti na Business Central na lastnih strežnikih, šele nato lahko preide v oblak. Podrobnosti so v vodniku o selitvi na Business Central.

Za koga je primeren

Business Central je smiseln za podjetja, ki so prerasla računovodski program in preglednice, a še ne potrebujejo težkega sistema za velike skupine. Najbolje se znajde pri:

• trgovskih in veleprodajnih podjetjih z več skladišči in zahtevnejšo nabavo,
• storitvenih podjetjih, ki spremljajo projekte, ure in stroške,
• manjših proizvodnih podjetjih, ki potrebujejo kosovnice in delovne naloge,
• skupinah z več družbami, saj en okolje podpira več podjetij hkrati,
• organizacijah, ki že delajo z Outlookom, Excelom in Teamsi.

Če ste manjše podjetje in šele izbirate, preberite še ERP za mala podjetja. Neposredno primerjavo z odprtokodno alternativo najdete v članku Odoo ali Business Central.

Licence: Essentials, Premium in Team Members

Microsoft licence deli po vlogi uporabnika, ne po številu modulov. To je pomembna razlika od ponudnikov, ki zaračunavajo vsak modul posebej.

Zneski so s Microsoftove ameriške strani in so v dolarjih. Microsoft sam opozarja, da se prikazane cene lahko razlikujejo od dejanskega kataloga glede na valuto, državo in regionalno različico, končna cena pa se pokaže ob plačilu. Za slovenski proračun v evrih zato računajte s ponudbo partnerja, ne s tem izračunom. Več o strukturi stroškov je v razdelku o cenah Business Central in v splošnem vodniku cena ERP.

Kaj vključujeta Essentials in Premium

Obe plačljivi izdaji vključujeta neomejeno število uporabnikov, prilagajanje in razširljivost, več okolij, več podjetij, finance, prodajo in trženje, nabavo, zaloge, načrtovanje oskrbovalne verige, vodenje projektov ter upravljanje skladišča. Premium doda servisne naloge in proizvodnjo. Odločitev med izdajama je torej v resnici odločitev o tem, ali potrebujete lastno proizvodnjo.

Pri vsaki naročnini dobite eno produkcijsko okolje in tri peskovniška okolja brez dodatnih stroškov. Vsako dodatno produkcijsko okolje se kupuje prek partnerja in prinese tri dodatne peskovnike ter dodatno zmogljivost baze.

Team Members, Device in drugi tipi licenc

Poleg treh glavnih licenc Microsoft dokumentira še licenco External Accountant ter dostop samo za branje prek licenc Microsoft 365, ki dopolnjuje Premium ali Essentials. Licenca Device omogoča, da si napravo (blagajno, delovno mesto v delavnici, terminal v skladišču) izmenično delijo različni uporabniki. Hkrati prijavljenih uporabnikov skupine Device je lahko toliko, kolikor je kupljenih licenc Device.

Dva praktična opozorila iz licenčnih pogojev:

• Uporabnik Team Member lahko dostopa le do objektov, ki jih predvideva njegova licenca. Tudi če mu skrbnik dodeli dovoljenja SUPER, pravice iz licence ostanejo nad njimi.
• Licence ni dovoljeno kratkoročno prerazporejati (v 90 dneh po zadnji dodelitvi), razen pri odsotnosti uporabnika ali nedostopnosti naprave. Vsaka druga prerazporeditev mora biti trajna.

Uporabniki Microsoft 365 lahko podatke iz Business Central v Teamsih pregledujejo že s svojo licenco Microsoft 365, kadar so jim zapisi deljeni.

Copilot in Azure

Kreditov za Copilot se ne vključuje v ceno licence. Prodajajo se ločeno, kot vnaprejšnje plačilo (do 20 % ugodneje) ali mesečno po porabi, za funkcije agentov pa je v obeh modelih potrebna aktivna naročnina Azure. Pri ocenjevanju stroškov to zapišite kot ločeno postavko.

Kdo prodaja licence

Spletne licence Business Central se po Microsoftovi dokumentaciji kupujejo samo prek programa Cloud Solution Provider, torej prek partnerja. Zato cene in pogoje vedno dobite od izbranega ponudnika. Če želite hitro preizkus, Microsoft ponuja 30-dnevni brezplačni preizkus z dostopom do vseh funkcij.

Business Central v Sloveniji: lokalizacija

To je najpomembnejši razdelek za slovenskega bralca. Microsoft sam zagotavlja lokalizacijo v 21 državah, med njimi v Avstriji, Nemčiji, Franciji, Italiji, Španiji, Veliki Britaniji in drugih. Slovenije med njimi ni: tudi v seznamu držav, za katere Microsoft dokumentira lokalne funkcije, je ne najdemo.

Po tabeli razpoložljivosti na Microsoft Learn je Slovenija (koda okolja SI) razpoložljiva za spletni Business Central, lokalizacijo pa zagotavlja partner na mednarodni osnovi W1. Podatkovna baza slovenskih okolij je nameščena v Azurovi geografiji »Europe«. Slovenščina ima prevod platforme, ki ga zagotavlja Microsoft, medtem ko prevod aplikacije prispeva partner prek Marketplace. Microsoft pri tem opozarja, da lokalne funkcije niso prevedene v vse jezike, zato se lahko v uporabniškem vmesniku pojavi mešanica jezikov.

Kaj to pomeni v praksi

Odsotnost Microsoftove lokalizacije ne pomeni, da sistem ni uporaben. Pomeni pa, da je kakovost slovenske izvedbe odvisna od izbranega partnerja in njegove aplikacije. Microsoft sam pojasnjuje, da je lahko v državi več partnerjev z lokalizacijo in da je lahko ena lokalizacija sestavljena iz več aplikacij.

Pred podpisom ponudbe partnerju zastavite konkretna vprašanja:

1. Kako rešitev obravnava DDV, obračune in poročanje prek eDavkov?
2. Kako so urejeni e-računi in izmenjava dokumentov z naročniki, zlasti javnimi?
3. Kako deluje davčno potrjevanje računov pri FURS, če izdajate gotovinske račune?
4. Kdo posodablja lokalizacijo ob vsaki posodobitvi Business Central in kako hitro?
5. Ali je lokalizacija ena aplikacija ali več in kdo je pravni imetnik?

Za e-dokumente Microsoft ponuja aplikacijo E-Document Core kot osnovo za elektronske račune; med navedenimi lokalizacijami so Avstralija, Danska, Nemčija, Norveška in Španija, Slovenija pa ni omenjena. Zato podporo za slovenske e-račune obravnavajte kot točko preverjanja pri partnerju. Zakonski okvir razlagamo v vodnikih e-računi in obračun DDV v ERP in na strani Business Central v Sloveniji.

Če je slovenska zakonodajna skladnost za vas prvo merilo, vzporedno preglejte tudi PANTHEON, saj gre za rešitev, ki izhaja iz tega trga.

Povezava z Microsoft 365 in Power Platform

Največja prednost Business Central je povezanost z orodji, ki jih zaposleni že uporabljajo. Računovodja odpre podatke v Excelu, prodajnik pregleduje zapise v Teamsih, vodja potrdi dokument iz Outlooka. Za zaposlene brez daljšega usposabljanja je to pogosto odločilen argument.

Okolje Business Central lahko povežete z okoljem Power Platform istega tipa (produkcijskim ali peskovniškim). Ta povezava je izključna in je privzeti cilj za integracije z Power Platform in drugimi izdelki Dynamics 365. Za avtomatizacijo odobritev, obrazcev in poročil to pomeni, da veliko stvari uredite brez klasičnega programiranja.

Razširitve iz AppSource in Marketplace

Business Central v oblaku razširjate z aplikacijami, nameščenimi iz Microsoft Marketplace. Strani »Connectivity Apps« in »Banking Apps« ponujajo aplikacije za povezavo z zunanjimi storitvami, na primer za uvoz bančnih transakcij. Za slovenska podjetja je to pomembno, ker prav na ta način partnerji objavljajo tudi slovensko lokalizacijo.

Primer iz spletne trgovine: povezovalnik Shopify sinhronizira izdelke, zaloge, kupce, naročila, odpreme, transakcije in izplačila, podpira več trgovin in uvaža naročila iz spletnih trgovin, Shopify POS in B2B. Sinhronizacijo lahko avtomatizirate v ozadju z vrsto opravil (job queue), podrobno beleženje pa olajša odpravljanje težav. Več o povezavah piše na strani integracije Business Central.

Za lastne sisteme obstaja REST API različice 2.0, ki je v oblaku privzeto omogočen. Polj standardnemu API-ju ni mogoče dodajati; treba je kopirati kodo AL in ustvariti lasten API. Klici OData so omejeni na uporabnika: pet hkratnih zahtev, 100 povezav in drsno okno 6 000 zahtev v petih minutah, nad mejo pa storitev vrne kodo HTTP 429. Microsoft priporoča API ali OData namesto SOAP, ki naj bi ga v prihodnje opustili. Te omejitve morate upoštevati pri načrtovanju težjih integracij z blagajnami ali spletnimi trgovinami.

Moduli in funkcionalno pokritje

Vsebinsko ERP pokriva področja, ki jih pričakujete: finančno poslovodstvo z dimenzijami in potrditvenimi tokovi, prodajo, nabavo, zaloge, osnovna sredstva z amortizacijo ter banke. Pregled po področjih najdete na strani moduli Business Central.

Proizvodni modul (izdaja Premium) temelji na kosovnicah, tehnoloških postopkih, delovnih centrih in strojih ter proizvodnih nalogih. Povezan je s planiranjem, zalogami, skladiščem, izračunom stroškov, podizvajanjem in upravljanjem kakovosti. Za proizvodna podjetja si oglejte strani proizvodnja v Business Central in ERP za proizvodnjo.

Kako to izgleda v praksi, pokaže primer. Srednje veliko podjetje iz Savinjske regije s tremi skladišči in proizvodnjo lahko vodi finance, nabavo in zaloge v osnovni izdaji, proizvodne naloge pa potrebujejo Premium. Zaposleni v skladišču in na tekočem traku, ki le potrjujejo prevzeme, običajno ne potrebujejo polne licence.

Prilagajanje in razvoj

Business Central se prilagaja z razširitvami v jeziku AL v Visual Studio Code. Dodajate ali spreminjate tabele, strani, kodne enote in poročila, ne da bi posegali v osnovno kodo; rezultat je datoteka .app. Vgrajeni Designer omogoča oblikovanje strani z vlečenjem in spuščanjem, neposredno v odjemalcu.

Peskovniška okolja so namenjena razvoju: točka razhroščevanja je privzeto odprta, razširitve se objavljajo iz Visual Studio Code, odhodne klice HTTP pa je treba dovoliti za vsako razširitev posebej. Takšen pristop olajša nadgradnje, vendar zahteva partnerja z razvijalci AL. Podrobnosti so na strani prilagoditve Business Central.

Posodobitve in zanesljivost

Spletni Business Central objavi dve večji posodobitvi na leto, aprila in oktobra, ter mesečne manjše posodobitve s kritičnimi popravki in zakonskimi spremembami. Večja posodobitev se začne ob splošni razpoložljivosti, obdobje nadgradnje traja pet mesecev, obstoječim okoljem pa je ponujena približno teden dni pozneje. Sledi enomesečno obdobje odloga.

Privzeto okno za posodobitve je od 20. do 6. ure lokalnega časa; skrbnik ga lahko spremeni, najmanj pa mora trajati šest ur. Neuspele posodobitve se prekličejo in ponovno načrtujejo čez sedem dni. Microsoft priporoča, da pred vsako večjo posodobitvijo produkcijo skopirate v peskovnik in tam preizkusite ključne scenarije.

Za varnost podatkov velja: varnostne kopije se hranijo 28 dni, skrbnik lahko okolje obnovi na kateri koli trenutek v tem obdobju, izbrisano okolje pa se obnovi v 14 dneh. Za kritično pomembne dokumente je to pomembna jamstvena točka, vendar ne nadomešča lastne politike hrambe podatkov.

Prednosti in omejitve

Prednosti

• tesna povezanost z Excelom, Outlookom, Teamsi in Power Platform,
• jasen licenčni model po vlogah uporabnikov,
• široka paleta razširitev in veliko partnerjev,
• redne posodobitve, ki jih upravlja Microsoft,
• mehanizem selitve za stranke z Dynamics NAV.

Omejitve

• brez Microsoftove lokalizacije za Slovenijo: kakovost je odvisna od partnerja,
• licenc ni mogoče kupiti neposredno, vedno prek partnerja,
• pri namestitvi na lastnih strežnikih ni mogoče nameščati razširitev po najemniku ali aplikacij Marketplace prek strani Extension Management,
• v oblaku obstajajo operativne meje: okolje je omejeno na 300 podjetij in 3 TB stisnjenih podatkov,
• ločeni stroški za Copilot in Azure,
• pri integracijah veljajo meje OData in API.

Primerjavo z alternativami najdete v poglavju meja izbire in v primerjalnih člankih med Odoom, SAP Business One in NetSuite.

Vloga Microsoftovega partnerja

Partner pri Business Central ni le prodajalec. Je prva stopnja tehnične podpore: obravnava prijave in po potrebi eskalira na Microsoft kot delegirani skrbnik najemnika stranke. Za oddajo zahteve pri Microsoftu v imenu stranke mora imeti partner status delegiranega skrbnika in podporni načrt Advanced ali Premier. Microsoftova podpora zajema incidente (break-fix); vprašanja o uporabi sodijo v usposabljanje, pri poškodovanih podatkih pa Microsoft ne pomaga.

Kako prepoznati kakovostnega partnerja

Nominalni naslov ni dovolj. Microsoft ima oznako »Solutions Partner for Business Applications«, za katero je potrebnih najmanj 70 točk od 100, razdeljenih med uspešnost, kompetence in uspeh strank. V točkovanje za kompetence štejeta certifikata MB-800 (funkcionalni svetovalec Business Central) in MB-820 (razvijalec). Certifikati potečejo vsako leto in se obnovijo z brezplačnim spletnim ocenjevanjem. Zahtevajte referenčne projekte v vaši panogi in preverite, kdo bo pri vas dejansko delal.

Merila izbire podrobno razlagamo v članku izbira integratorja, potek posredovanja pa pojasnjuje stran kako deluje. Microsoftov program FastTrack je za stranke dodatna podpora: njegovi arhitekti rešitve ne zasnujejo in ne razvijajo, ampak vodijo delavnice ob ključnih fazah projekta za prepoznavanje tveganj.

Kako se lotiti projekta

1. Opišite procese, ne funkcij: kaj danes počnete v računovodstvu, nabavi, skladišču in prodaji.
2. Določite uporabnike po vlogah, da ločite polne licence od licenc Team Members.
3. Preverite lokalizacijo za DDV, e-račune in FURS pri vsaj dveh partnerjih.
4. Zahtevajte pilot na lastnih podatkih v peskovniku.
5. Načrtujte selitev podatkov in odgovornosti ob uvedbi.
6. Dogovorite podporo po zagonu, vključno z nadgradnjami dvakrat na leto.

Pri selitvi iz starejšega sistema je pomembno, da ločite osnovne podatke od zgodovine. Za podatke, ki niso v SQL, Microsoft priporoča konfiguracijske pakete in predloge, nato pa orodje za selitev v oblak. Če je vaša izhodiščna različica 14, imate dve poti: polno selitev ali orodje za ponovno implementacijo, ki prenese le ključne podatke, odprte zneske in nastavitve.

Naslednji korak

Če želite oceniti, ali je Business Central prava izbira za vaše podjetje, nam opišite projekt. Povezali vas bomo z integratorjem, ki ima izkušnje z vašo panogo, in vam omogočili primerjavo ponudb. Storitev je brezplačna in ne zavezuje.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.