Gestion de stock Business Central je v praksi vprašanje, ali podjetje v istem sistemu vidi, kaj je naročilo, kaj je na poti, kaj leži na polici in koliko je to vredno v knjigah. Ko so zaloge, nabava in finance ločeni, se razlike pokažejo ob inventuri ali ob koncu leta. Business Central jih povezuje v en tok: nabavno naročilo, prejem, zaloga, prodaja, odprema in knjiženje v glavno knjigo.
Vodnik za izpit MB-800 med področji, ki jih konfigurira funkcionalni svetovalec, izrecno navaja finance, prodajo, nabavo, zaloge in osnovna sredstva. Zaloge in nabava sta torej jedro sistema, ne dodatek. Ta stran razlaga, kaj lahko od njiju pričakujete in kaj morate urediti pred začetkom projekta.
Artikli, variante in podatki, na katerih vse stoji
Vsaka dobra zaloga se začne pri kartici artikla. Tam so enota mere, skupina knjiženja, način vrednotenja, dobavitelj, dobavni rok in nastavitve sledenja. Če so ti podatki površni, bo površno tudi vse, kar sledi: predlogi za nabavo, stroški in poročila.
Za podjetja z velikostmi, barvami ali izvedbami istega izdelka so pomembne variante artiklov. Namesto stotin ločenih artiklov imate eno kartico z več variantami, zaloga pa se vodi po varianti. To je običajna potreba pri trgovcih z oblačili, obutvijo ali pohištvom.
Pred uvedbo se splača odgovoriti na nekaj vprašanj:
- ali imate enotno šifrant artiklov ali več različnih seznamov v Excelu in v starem programu,
- kako ste označili artikle, ki jih kupujete, in tiste, ki jih sami izdelate,
- kdo odloča o novem artiklu in kdo ga sme ustvariti,
- ali so enote mere pri nabavi in prodaji različne (na primer paleta in kos).
Če selitev podatkov iz starega sistema še načrtujete, glejte selitev v Business Central: čiščenje šifranta artiklov je pogosto največji posamezni del dela.
Skladišča, lokacije in police
Business Central omogoča več lokacij, to je skladišč, prodajnih mest ali tranzitnih lokacij. Najenostavnejša nastavitev pomeni samo knjiženje zaloge po lokacijah. Zahtevnejša vključuje police (bin), območja in skladiščna naročila: prejem, odlaganje, komisioniranje in odpremo.
Pomembna je presoja, koliko skladiščne strukture dejansko potrebujete:
| Potreba | Primerna raven nastavitve |
|---|---|
| Majhno skladišče, ena ekipa, malo gibanj | Knjiženje po lokaciji, brez polic |
| Več lokacij, prenosi med njimi | Prenosna naročila in tranzitna lokacija |
| Veliko artiklov, zahtevno komisioniranje | Police, odlaganje in komisioniranje po skladiščnih dokumentih |
| Skladišče z več delavci in ročnimi terminali | Polna skladiščna funkcionalnost s skenerji |
Pogosta napaka je, da podjetje vklopi vse, ker »bo prav prišlo«, nato pa skladiščniki dokumentov ne uspejo izpolnjevati dovolj hitro. Bolje je začeti z minimalno strukturo, ki ustreza dejanskemu delu, in jo razširiti, ko se pokaže potreba.
Serije, serijske številke in sledljivost
Za živilce, kemikalije, medicinske pripomočke ali elektroniko je sledljivost zahteva, ne želja. V Business Central dodelite artiklu kodo za sledenje, ki določa, ali se vodi serija (lot) ali serijska številka, ter ali je potreben rok uporabnosti.
Ob prejemu in odpremi se vnese ali skenira serija, sistem pa zabeleži celotno pot: od dobavitelja prek skladišča do kupca. Pri reklamaciji ali odpoklicu lahko hitro ugotovite, katere pošiljke so prizadete. Če vaša panoga to zahteva, si oglejte tudi ERP za živilstvo in pijače.
Nabava: od dobavitelja do knjiženja računa
Nabavni tok v Business Central običajno poteka tako: ponudba ali zahteva, nabavno naročilo, prejem blaga, račun dobavitelja, plačilo. Vsak korak ima svoj dokument, ki je povezan z naslednjim, zato lahko kadarkoli vidite, kaj je naročeno, prejeto in še ni fakturirano.
Pomembne zmožnosti:
- Kartica dobavitelja s plačilnimi pogoji, valuto, bankovnimi podatki in običajnimi dobavnimi roki.
- Primerjava naročila, prejema in računa, tako da razlike opazite, še preden jih plačate.
- Neposredna dostava (drop shipment), kadar dobavitelj pošlje blago neposredno vašemu kupcu.
- Odobritveni tokovi, na primer da naročilo nad določenim zneskom potrdi vodja.
- Dimenzije, s katerimi stroške nabave razporedite po stroškovnih mestih, projektih ali oddelkih.
Za računovodjo je pomembno, da se prejem blaga in prejeti račun knjižita ločeno, a povezano. Tako dobite pravilno stanje zalog in obveznosti do dobaviteljev tudi takrat, ko račun prispe z zamudo. Povezavo z denarnim delom podrobneje razlaga stran o računovodstvu in financah v Business Central.
Dopolnjevanje zalog in planiranje nabave
Najdražji del zalog je tisti, ki ga ne potrebujete, in tisti, ki ga zmanjka. Business Central ponuja več načinov, kako skleniti krog:
- Minimalne zaloge in točke naročanja za artikle z enakomerno porabo.
- Planiranje na podlagi potreb, kjer sistem upošteva prodajna naročila, proizvodne potrebe in obstoječa nabavna naročila.
- Delovni listi za nabavo in planiranje, na katerih predloge pregledate, spremenite in pretvorite v naročila dobaviteljem ali prenose.
Predlogi so tako dobri, kot so podatki: če dobavni roki ne ustrezajo resničnosti ali če so minimalne zaloge nastavljene »na oko«, bo sistem predlagal napačno. Zato je po uvedbi smiselno nekaj tednov preverjati predloge s kupcem in nabavnikom ter jih popravljati.
Če del artiklov sami izdelujete, se planiranje zaloge prepleta s proizvodnjo. Po navedbah Microsofta se modul za proizvodnjo (različica Premium) opira na kosovnice, delovne postopke, delovna središča in proizvodna naročila ter se povezuje s planiranjem, zalogami, skladiščem, izračunom stroškov, podizvajanjem in upravljanjem kakovosti. Podrobnosti so na strani o proizvodnji v Business Central.
Prejem, odprema in transporterji
Pri prejemu skladiščnik primerja dobavnico z naročilom, vnese količine in po potrebi serije. Pri odpremi iz prodajnega naročila nastane odpremni dokument, ki se po komisioniranju zaključi z dobavnico in knjiženjem.
Za dostavo in prevoznike je ključno, da podatki o dostavnem naslovu, načinu odpreme in prevozniku potujejo skupaj z naročilom. Mnoga podjetja za to povežejo ERP s sistemom prevoznika ali spletne trgovine; kako, pojasnjuje stran o integracijah Business Central. Za trgovska in distribucijska podjetja je koristno tudi branje o ERP za veleprodajo in distribucijo in o ERP za logistiko.
Črtne kode in mobilni terminali
Črtne kode skrajšajo čas in zmanjšajo napake pri prejemu, komisioniranju in inventuri. Skladiščnik s skenerjem ali telefonom potrdi artikel, količino in polico, namesto da vse prepisuje. Ali boste uporabljali standardno mobilno rešitev ali dodatek partnerja, je odvisno od zahtevnosti skladišča; to je tipična točka, kjer izvajalec pove, kaj je dejansko potrebno.
Inventura in vrednotenje zalog
Inventura v Business Central poteka prek popisnega dnevnika: sistem pripravi seznam artiklov in količin, skladiščniki vnesejo dejansko stanje, razlike pa se knjižijo kot presežek ali primanjkljaj. Možna je tudi ciklična inventura, kjer štejete del artiklov po urniku in ne vsega naenkrat. S tem se izognete celodnevnemu zaprtju skladišča.
Pri vrednotenju zalog se način izračuna stroškov določi po artiklu: standardni strošek, povprečni strošek ali zaporedje prejemov. Vrednost zalog je povezana z glavno knjigo, zato se razlike med skladiščem in računovodstvom ne kopičijo. Metodo izberite skupaj z računovodjo še pred prvim knjiženjem, ker poznejša sprememba pomeni popravke za nazaj.
Slovenska posebnost: lokalizacija in dokumenti
Microsoft lokalizacijo Business Central neposredno zagotavlja v določenih državah; za druge države so na voljo lokalizacijske aplikacije partnerjev, ki jih najdete na tržnici Marketplace. Pri slovenskem podjetju zato preverite, kdo vzdržuje lokalne zahteve, kot so e-računi, obračun DDV in povezava z eDavki, saj to vpliva na vašo odvisnost od izvajalca. Pregled najdete na strani Business Central v Sloveniji in v vodniku o e-računih in ERP.
Zaloge se pri nas pogosto prepletajo z maloprodajo: če imate trgovino z davčnim potrjevanjem računov, se mora izdaja računa ujemati z odpisom zaloge. To je ena prvih stvari, ki jo zahtevajte od izvajalca na demonstraciji.
Licence in stroški
Za pregled velikosti proračuna: Microsoft na ameriški strani navaja za Essentials 80 USD na uporabnika na mesec, za Premium 110 USD in za uporabnike Team Members 8 USD, z letnim obračunom. Microsoft opozarja, da se prikazane cene lahko razlikujejo glede na valuto, državo in regionalno različico, končna cena pa se prikaže ob plačilu. Skladiščniki, ki samo skenirajo in potrjujejo, ne potrebujejo nujno enake licence kot nabavnik ali vodja financ, zato se o razporeditvi licenc pogovorite z izvajalcem. Več o stroških je na strani o cenah Business Central.
Kako se lotiti projekta zalog in nabave
Dober projekt zalog in nabave sledi preprostemu zaporedju:
- Popis dejanskega dela: kdo naroča, kdo sprejema, kdo odpravlja, kje se dela z Excelom ali papirjem.
- Čiščenje podatkov: šifrant artiklov, dobavitelji, enote mere, začetna stanja.
- Izbira ravni skladiščne strukture glede na resnično potrebo.
- Nastavitev planiranja s prvimi realnimi dobavnimi roki.
- Preizkus s skladiščniki na pravih dokumentih, ne samo v predstavitvi.
- Začetna inventura pred prehodom, da je začetno stanje preverjeno.
Če se vprašate, kako to poteka v praksi, si preberite o uvedbi Business Central. Ko izbirate sistem, lahko zahteve opišete v obrazcu, mi pa vas povežemo z izvajalcem, ki ima izkušnje s skladišči in nabavo. Storitev je brezplačna; projekt izvede izvajalec.
Pogosta vprašanja
Ali Business Central zmore upravljanje skladišča z lokacijami in policami?
Da. Zaloge lahko vodite po lokacijah, v zahtevnejših skladiščih pa tudi po policah in območjih, z naročili za prejem, odpremo, odlaganje in komisioniranje. Ali potrebujete celoten skladiščni tok ali samo preprosto knjiženje po lokacijah, se odločite pri zasnovi projekta. Izbira vpliva na obseg konfiguracije in na delo skladiščnikov.
Kako Business Central pomaga pri sledenju serij in serijskih številk?
Artikel lahko označite s kodo za sledenje, tako da se serija ali serijska številka zapiše ob prejemu in ob odpremi. Tako lahko pri reklamaciji ali odpoklicu ugotovite, kateri dobavitelj je pošiljko dobavil in kateri kupci so jo prejeli. Pomembno je, da se sledenje vklopi, preden začnete knjižiti gibanja, ne šele pozneje.
Ali Business Central predlaga naročila dobaviteljem glede na zaloge?
Da, sistem lahko iz minimalnih zalog, točk naročanja in dejanskih potreb izračuna predloge za nabavo ali prenos med lokacijami. Predloge pregledate in jih spremenite v naročila dobaviteljem. Kakovost predlogov je odvisna od urejenih podatkov o artiklih, dobavnih rokih in dobaviteljih.
Kateri načini vrednotenja zalog so na voljo?
Business Central podpira več načinov izračuna stroškov, med njimi standardni strošek, povprečni strošek in zaporedje prejemov. Način določite po artiklu, zato je smiselno, da ga uskladite z računovodjo, še preden se začne knjiženje. Vrednost zalog je neposredno povezana z glavno knjigo.
Koliko stane Business Central za skladiščno in nabavno poslovanje?
Microsoft na ameriški strani navaja za različico Essentials 80 USD na uporabnika na mesec, za Premium 110 USD in za uporabnike Team Members 8 USD, z letnim obračunom. Microsoft opozarja, da se prikazane cene lahko razlikujejo glede na valuto, državo in regionalno različico. Dejanski znesek za Slovenijo vam poda ponudba izbranega izvajalca.
Viri
- Microsoft – Business Central, cene
- Microsoft Learn – Lokalizacija Business Central
- Microsoft Learn – Vodnik za izpit MB-800
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.