Business Central v oblaku ali na lastnem strežniku: kaj izbrati

Odločitev o Business Central cloud ali lastni namestitvi ni zgolj tehnična. Določa, kdo skrbi za posodobitve, koliko prilagoditev je mogoče narediti, kje so podatki in kako se v proračunu kažejo stroški. Podjetja pogosto začnejo z vprašanjem »v oblak ali na svoj strežnik?«, bolj koristno pa je vprašanje, katere obveznosti želite prenesti na zunanjega ponudnika in katerih ne.

Ta stran pojasnjuje tri običajne poti: Business Central SaaS pri Microsoftu, gostovanje Business Central pri izvajalcu ali ponudniku storitev ter Business Central on-premise. Namenjena je direktorjem, finančnim vodjem in vodjem informatike v slovenskih malih in srednje velikih podjetjih. Za širši okvir si oglejte splošni vodnik o oblaku ali lastnem strežniku pri ERP.

Tri možnosti gostovanja

SaaS pri Microsoftu (Business Central online)

Business Central online je Microsoftova storitev ERP v oblaku, namenjena majhnim in srednje velikim organizacijam; začela je delovati aprila 2018. Microsoft navaja več kot 40 000 strank v storitvenih dejavnostih, proizvodnji, trgovini, zdravstvu, gostinstvu, prevozih in financah. Storitev je zasnovana kot večnajemniška, sestavljena iz mikrostoritev na platformi Azure, baza okolij pa je Azure SQL Database.

Za podjetje to pomeni, da ne kupuje strežnikov, ne vzdržuje podatkovne baze in ne skrbi za platformo. Najema pravice do uporabe, vse ostalo izvaja ponudnik.

Gostovanje pri partnerju ali ponudniku storitev

Druga pot je, da okolje vodi izvajalec ali specializiran ponudnik gostovanja. Podjetje tako ohrani določeno stopnjo osebnega stika in dogovorjenih storitvenih pogojev, infrastrukturo pa upravlja drugi. Ker se ponudbe med seboj precej razlikujejo, je treba od vsakega ponudnika zahtevati pisni opis: kje so podatki, kdo ima dostop, kako pogosto in kam se delajo kopije, kakšna je odzivnost ob izpadu in kako izgleda izstop iz pogodbe.

Mi ne gostujemo in ne izvajamo projektov: podjetja povezujemo z izvajalcem, ki ga lahko primerjate tudi po tem, kako opisuje svojo ureditev gostovanja. Kako to poteka, je pojasnjeno na strani kako deluje povezovanje.

Business Central on-premise

Tretja možnost je namestitev na lastni infrastrukturi ali v strežniškem centru, ki ga upravljate sami. Daje največ nadzora nad okoljem, a ga plačate z odgovornostjo: strežniki, operacijski sistem, varnostne kopije, nadgradnje in zaščita so vaša skrb. Pomembna omejitev: pri namestitvi na lastni strežnik prek strani Extension Management ni mogoče naložiti razširitev po najemniku in ni mogoče nameščati aplikacij iz Marketplacea, kar velja tudi za namestitve v Dockerju.

Primerjava možnosti

Tabela je okvir za pogovor, ne zamenjava za ponudbo: konkretne razlike pri gostovanju pri partnerju določa pogodba.

Kaj prinaša SaaS pri vsakdanjem delovanju

Razpoložljivost in kopije

Microsoft finančno jamči razpoložljivost 99,9 % za plačljiva produkcijska okolja Business Central online; če obljube ne izpolni, sledi finančno nadomestilo. Za vsa plačljiva produkcijska okolja so omogočene Azure območja razpoložljivosti, vsako okolje pa ima samodejne geo-redundantne varnostne kopije znotraj iste geografije Azure.

Okolja produkcije in peskovnika imajo samodejne kopije, ki se hranijo 28 dni. Skrbnik lahko okolje obnovi na poljubni trenutek v zadnjih 28 dneh, izbrisano okolje pa povrne v 14 dneh. Za računovodstvo je to koristna varovalka pri napakah uvoza ali napačnih knjiženjih, vendar ne nadomešča lastne politike hrambe podatkov, ki jo zahtevata zakonodaja in revizija.

Okolja za preizkušanje

Naročnini Premium in Essentials vsakemu naročniku dasta eno produkcijsko okolje in tri peskovnike brez dodatnih stroškov. Vsako dodatno produkcijsko okolje kupite prek partnerja CSP, prinese pa tri dodatne peskovnike in dodatne 4 GB zmogljivosti baze. Peskovnik je pravi prostor za preizkus nove prilagoditve ali integracije, preden jo vpeljete v živo okolje; o tem več na strani o prilagoditvah.

Omejitve obsega

Eno okolje na spletu lahko vsebuje največ 300 družb, skupna velikost stisnjenih podatkov okolja pa je omejena na 3 TB. Za večino malih in srednjih podjetij to ni ovira, zanimivo pa je za skupine z veliko povezanimi družbami.

Podatki, lokacija in varstvo osebnih podatkov

Država, izbrana ob ustvarjanju okolja, določa lokalizacijo aplikacije in regijo Azure, v kateri je okolje ustvarjeno in shranjeno. Po Microsoft Learn so baze okolij Business Central za Slovenijo (SI) nameščene v geografiji Azure »Europe«. Lokacija okolja torej določa geografijo, v kateri je baza.

Za primerjavo: Francija je v uradnem seznamu držav lokalizirana pri Microsoftu z aplikacijsko bazo FR in nameščena v geografiji »France«, Švica pa z bazo CH v geografiji »Switzerland«. Za Slovenijo takega zapisa ni, zato je razlika vredna omembe, če vaša politika zahteva točno določeno državo hrambe.

V praksi vprašanje podatkov razdelite na tri korake:

1. Preverite geografijo hrambe in jo zapišite v evidenco dejavnosti obdelave po Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR).
2. Ugotovite, kdo ima dostop do okolja (vaši uporabniki, izvajalec, ponudnik gostovanja) in na kakšni pravni podlagi.
3. Preverite, kam gredo kopije in kako dolgo se hranijo, ter ali se skladajo z vašimi roki hrambe poslovnih knjig in dokumentacije.

Če obdelujete občutljive podatke, na primer o zaposlenih v modulu za plače in kadre, se pred odločitvijo posvetujte s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov in po potrebi z Informacijskim pooblaščencem.

Slovenska lokalizacija in vpliv na izbiro gostovanja

Microsoft sam zagotavlja lokalizacijo Business Central za 21 držav, med njimi Avstrijo, Belgijo, Nemčijo, Francijo, Italijo, Mehiko, Nizozemsko, Španijo, Švico in Združeno kraljestvo. Za druge države, tudi za Slovenijo, je Business Central na voljo prek lokalizacijskih aplikacij, ki jih razvijajo partnerji in jih je mogoče najti na Marketplacu.

To je za izbiro gostovanja odločilno. Slovenska poslovna praksa zahteva davčno potrjevanje računov (FURS), e-račune, obračune DDV in oddajo prek eDavkov, vse to pa zagotavlja lokalizacijska aplikacija partnerja, ne osnovna storitev. Preden se odločite za SaaS, zato izvajalca vprašajte:

• katera lokalizacijska aplikacija pokriva slovenske zahteve in kdo jo vzdržuje,
• ali je združljiva z okoljem Business Central online in njegovimi posodobitvami,
• kako se ob izdaji nove različice preveri, da sta aplikacija in platforma še skladni.

Na lastnem strežniku je ta razmislek še strožji, ker aplikacij iz Marketplacea ni mogoče nameščati prek Extension Management; način namestitve lokalizacije se zato dogovori vnaprej. Podrobnosti o zakonskih obveznostih so v vodnikih o e-računih in obračunu DDV ter o davčni blagajni v ERP, o slovenskem trgu pa na strani Business Central v Sloveniji.

Stroški: kaj primerjati

Microsoftova ameriška stran navaja za Essentials 80 USD na uporabnika na mesec, za Premium 110 USD in za Team Members 8 USD, vse z letnim obračunavanjem. Microsoft opozarja, da se prikazane cene lahko razlikujejo od dejanske cene glede na valuto, državo in regionalno različico, končna cena pa se prikaže ob plačilu. Za slovensko podjetje v evrih so ti zneski zato samo orientacija.

Obe plačljivi izdaji vključujeta neomejeno število uporabnikov, prilagajanje in razširljivost, več okolij, več družb, finance, prodajo in trženje, nabavo, zaloge, načrtovanje oskrbovalne verige, vodenje projektov in upravljanje skladišča. Samo izdaja Premium doda upravljanje servisnih nalogov in proizvodnjo. Kdor potrebuje proizvodni modul, mora torej računati na višjo izdajo. Več o licencah je na strani o cenah.

Pri primerjavi gostovanja ne primerjajte samo mesečne naročnine. Za celovito sliko seštejte:

• licenčne stroške in stroške dodatnih okolij,
• stroške lokalizacijske aplikacije in njenega vzdrževanja,
• pri lastnem strežniku strojno opremo, varnostne kopije, nadzor in delo administratorja,
• pri gostovanju pri partnerju stroške storitve in pogodbene pogoje izstopa,
• stroške prilagoditev, ki jih izbrani model omogoča ali otežuje.

Prilagoditve in posodobitve

SaaS prinaša enotno pot razširitev: prilagoditve so zasnovane kot razširitve, zato ostanejo ločene od jedra programa. To olajša posodobitve, hkrati pa izključuje poseg neposredno v osnovno kodo. Če imate zelo specifične postopke, o katerih ne želite odločati po šabloni, se o tem pogovorite z izvajalcem že ob uvedbi.

Pri lastni namestitvi urnik posodobitev določate sami, vendar morate sami skrbeti, da vaši dodatki še delujejo, ko nadgradite platformo. Vprašanje o različicah in izdajah je podrobneje obdelano na strani o različicah.

Kako izbrati: praktična vprašanja

Pred odločitvijo si odgovorite na naslednja vprašanja:

1. Ali imamo lastno ekipo IT, ki zmore vzdrževati strežnike in varnostne kopije, ali si želimo to breme prenesti?
2. Ali potrebujemo aplikacije iz Marketplacea, vključno s slovensko lokalizacijo? Če da, je SaaS praviloma preprostejša pot.
3. Ali obstaja regulativni ali pogodbeni razlog za hrambo podatkov na določeni lokaciji? Če da, preverite geografijo Azure, v kateri je okolje.
4. Kako pomemben je nadzor nad okoljem? Ko morate imeti popoln nadzor nad strojno in programsko opremo, je on-premise bližje.
5. Kakšen je načrt za povezave z drugimi sistemi, na primer s spletno trgovino ali bančnimi storitvami? Poglejte integracije.

Če se po teh vprašanjih še nagibate, je zmeren napotek tak: podjetja brez močne notranje IT-ekipe praviloma najdejo največ koristi v SaaS, tista z zelo posebnimi infrastrukturnimi zahtevami pa v lastni namestitvi ali gostovanju pri partnerju. Končno oceno naredite skupaj z izvajalcem, ki pozna vaše procese.

Ko že imate ERP: prehod v oblak

Podjetja, ki že uporabljajo starejši sistem ali lastno namestitev, se pogosto sprašujejo, ali se selitev v oblak splača. Odgovor je odvisen od stanja podatkov, števila prilagoditev in od tega, kako zahtevna je lokalizacija. Pot opisuje stran o migraciji, splošna priporočila pa vodnik o migraciji ERP.

Ko ste pripravljeni na pogovor z izvajalcem, svojo zahtevo oddajte prek obrazca na straneh; storitev je za podjetja brezplačna, izvajalec pa vam pripravi ponudbo, v kateri bo jasno zapisano, kje in kako bo Business Central deloval.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.