Prodaja in CRM z Business Central: od priložnosti do računa

Kdor išče CRM Business Central, običajno ne išče samo seznama strank. Želi vedeti, ali lahko prodajalec v istem sistemu vidi stanje zaloge, pripravi ponudbo, jo spremeni v naročilo in nato brez prepisovanja izda račun. V tem je glavna prednost prodaje v Microsoft Dynamics 365 Business Central: prodajni podatki niso ločeni od blagovnega in finančnega poslovanja.

V tem članku je pregled, kako Business Central pokriva prodajo od prvega stika do izterjave, kje so meje vgrajenega CRM-ja in kdaj je smiselno dodati zunanje orodje. Širši okvir najdete na strani Microsoft Dynamics 365 Business Central, pregled posameznih področij pa v članku o modulih Business Central.

Kako je v Business Central zgrajena prodajna veriga

Prodajni proces v Business Central ni ločen modul, ki bi ga bilo treba »priklopiti«. Prodaja je ena od osnovnih konfiguracij sistema, ob finančnem poslovanju, nabavi, zalogah in osnovnih sredstvih. Tako jo navaja tudi Microsoft v izpitnem vodniču MB-800, kjer so ti sklopi našteti kot področja, ki jih nastavlja funkcionalni svetovalec.

Za slovenskega vodjo prodaje to pomeni preprosto zaporedje, ki ga sistem drži skupaj:

1. stik ali podjetje v kartoteki,
2. priložnost,
3. prodajna ponudba,
4. prodajno naročilo,
5. odpremnica in prodajni račun,
6. terjatev in knjiženje v glavno knjigo.

Vsak korak vzame podatke iz prejšnjega. Kupca, plačilne pogoje, davčno skupino in naslov dobavi enkrat vnesete, naprej pa se prenašajo. Za računovodjo je to velika razbremenitev, ker v knjigovodstvu ne prejme dokumenta, ki bi ga moral prepisovati.

Stiki, podjetja in priložnosti

Osnova CRM-ja v Business Central so stiki: podjetja in osebe, povezane z njimi. Stik ni nujno že stranka. Lahko je potencialni kupec, dobavitelj ali partner, ob ustreznem koraku pa ga pretvorite v kupca in s tem ustvarite kartico z davčnimi in plačilnimi podatki.

Ločnica med stikom in kupcem je pomembna za podjetja, ki ne želijo, da bi v kartoteki kupcev ležalo na stotine neaktivnih zapisov. Prodajalec lahko dela s stiki, računovodstvo pa vidi samo tiste, ki so res kupci.

Priložnosti omogočajo, da prodajalec beleži, kaj poskuša zapreti, v kateri fazi je dogovor in kdo ga vodi. Smiselno jih je vezati na konkretne ponudbe, ne na pavšalno oceno. Tako vodja prodaje vidi, kaj je v teku, in ne zgolj, kaj je bilo že fakturirano.

Pri vpeljavi se pogosto zgodi, da podjetje preseli celotno zgodovino stikov iz Excela ali starega orodja. Pametneje je prenesti aktivne stranke in zadnje ponudbe, ostalo pa arhivirati. O tem, kako se takšen prenos načrtuje, piše članek o migraciji na Business Central.

Ponudbe, naročila in vrnitve

Prodajna ponudba je v Business Central dokument, ki ga lahko spremenite v naročilo, ne da bi vnašali vrstice znova. Prodajalec izbere artikle ali storitve, sistem pa predlaga cene, popuste, davčne skupine in rok dobave.

V praksi je najpomembnejša razlika med ponudbo in naročilom ta, da naročilo že vpliva na razpoložljivost zaloge. Ko je ponudba potrjena in prejme status naročila, lahko nabava in skladišče vidita, koliko blaga je že obljubljenega kupcem. Povezava z zalogami je podrobneje opisana v članku o zalogah in nabavi v Business Central.

Poleg tega Business Central pozna še:

• okvirna naročila, kadar kupec poda dolgoročno naročilo, iz katerega se izvajajo posamezne dobave,
• prodajne dobropise in vračila, ki popravijo račun in zalogo,
• dobavo, ločeno od fakturiranja, kar je običajno v trgovini na debelo in distribuciji.

Ta zadnja točka je ključna za podjetja, ki blago dobavijo v enem tednu, račun pa izdajo ob koncu meseca ali po pogodbi. Več o tem v panogi najdete v vodiču za ERP za veleprodajo in distribucijo.

Cene, popusti in prodajni pogoji

Cenovna logika je pogosto razlog, zakaj podjetja zapustijo Excel. Business Central omogoča prodajne cene po kupcu, skupini kupcev ali artiklu, z datumom veljavnosti in minimalno količino. Popuste je mogoče vezati na vrstico dokumenta ali na celoten račun.

Pomembno je, da se poslovna pravila določijo pred nastavitvijo. Če vodja prodaje na vprašanje, kdo sme odobriti popust nad dogovorjeno mejo, odgovori »odvisno«, bo odgovor »odvisno« končal tudi v sistemu. Za večje popuste in kreditne limite je mogoče uporabiti potrditvene poteke, ki jih Microsoft prav tako navaja med nastavitvami finančnega in prodajnega področja.

Fakturiranje in slovenske zahteve

Prodajni račun je točka, kjer se prodaja sreča s knjigovodstvom: izdaja se račun, ustvari se terjatev, knjiži se DDV in prihodek. Za slovenskega izdajatelja tu nastopijo še lokalne zahteve: e-računi, davčno potrjevanje računov (FURS) pri gotovinskem poslovanju, obračun DDV in oddaja podatkov prek eDavkov.

Pri tem je treba biti natančen. Microsoft lokalizacijo Business Central neposredno zagotavlja v določenem številu držav, med katerimi so Avstrija, Nemčija, Italija, Nizozemska in Združeno kraljestvo. Za druge države so na voljo aplikacije partnerjev, ki jih najdete na tržnici. Slovenije v Microsoftovem naštetem seznamu ni, zato je pred odločitvijo nujno preveriti, katera lokalizacija je v uporabi in kdo jo vzdržuje. Podrobnosti so v članku o Business Central v Sloveniji in v vodiču o e-računih in obračunih DDV v ERP-ju.

Za trgovce z gotovinskimi plačili je pomemben tudi vodič o davčni blagajni in ERP-ju. Prodajna veriga mora imeti jasno določeno, kateri dokumenti gredo skozi potrjevanje in kateri ne.

Naročnine in ponavljajoča se prodaja

Podjetja, ki prodajajo vzdrževanje, najemnine ali mesečne storitve, potrebujejo ponavljajoče se fakturiranje. V Business Central se to rešuje z ustrezno konfiguracijo ali z dodatkom iz tržnice. Pomembno je vprašanje, ali dodatek podpira slovenske davčne in računovodske zahteve, zato ga preverite pri izvajalcu, ne le v opisu aplikacije.

Če so naročnine jedro vaše dejavnosti, to ni stranski vidik izbire sistema. Primerjavo s konkurenčnimi sistemi najdete v članku Odoo ali Business Central.

Servis in podpora strankam

Mnoga proizvodna in storitvena podjetja po prodaji ne zaključijo odnosa. Kupec pokliče zaradi reklamacije, rezervnih delov ali podaljšanja pogodbe. V vgrajenem CRM-ju lahko opravila in komunikacijo beležite ob stiku, vendar to ni polnovreden sistem za zahtevke podpore.

Če imate obsežnejši servis, razmislite o:

• dodatku za servisne naloge s tržnice,
• ločenem orodju za vstopnice, povezanem s kartoteko strank v ERP-ju,
• ali obdelavi servisnih postavk neposredno kot prodajnih dokumentov, kadar je obseg majhen.

Za storitvena podjetja, kjer je prodaja vezana na projekte in porabljene ure, je koristen pregled panoge ERP za storitvena podjetja.

Vezava s trženjem

Trženje in prodaja se v praksi stikata pri seznamih stikov, kampanjah in oddanih povpraševanjih. Business Central sam po sebi ni orodje za množično trženje po e-pošti. Običajna rešitev je, da trženjsko orodje ostane vir za pridobivanje potencialnih strank, ERP pa prejme kvalificirane stike in priložnosti.

Pri tem se izogibajte dvojni vzdrževani kartoteki. Vnaprej določite, kje se spreminja naslov kupca, kje davčna številka in kdo ima zadnjo besedo. Povezave med sistemi so podrobneje opisane v članku o integracijah Business Central.

Vgrajeni CRM ali zunanji CRM?

To je najpogostejše vprašanje pri prodajnih ekipah. Razlika ni v tem, kateri sistem je »boljši«, ampak kdo z njim dela in kaj potrebuje.

Pri zunanjem CRM-ju se v ekosistemu Microsoft pogosto omenja Dynamics 365 Sales, ki se povezuje z Business Central, a je to ločen produkt z lastnim licenciranjem in nastavitvijo. Povezava ni nič »samodejnega«: izvajalec mora določiti, kateri zapisi se sinhronizirajo, v katero smer in kaj se zgodi ob konfliktu. Drugi CRM-ji se priklapljajo prek vmesnikov ali integracijske platforme.

Odločitev naj temelji na procesu, ne na licenci. Če prodajalci v Excelu ne vodijo ničesar, razen ponudb in naročil, vam zunanji CRM prinese predvsem dodatno delo.

Licence in stroški

Microsoft v ameriškem cenovniku navaja za izdajo Essentials 80 USD na uporabnika na mesec, za Premium 110 USD, za uporabnike Team Members pa 8 USD, vse z letnim obračunavanjem. Microsoft hkrati opozarja, da se prikazane cene lahko razlikujejo glede na valuto, državo in regionalno različico, končna cena pa se prikaže ob plačilu. Za slovenski nakup v evrih zato računajte s ponudbo izvajalca, ne s tem zneskom.

Za prodajno ekipo je pomembno vprašanje, kdo potrebuje polno licenco in kdo samo pregled ali omejeno uporabo. Prodajalec, ki le gleda stanje zaloge in stranke, je lahko druga kategorija kot referent, ki knjiži dokumente. Celoten pogled na stroške je v članku o cenah Business Central.

Copilot in umetna inteligenca pri prodaji

Microsoft v izpitnem vodniču MB-800 med kompetence svetovalca uvršča nastavitev Copilota in vgrajenih agentov v Business Central. To pomeni, da so ta orodja del produkta in jih svetovalci nastavljajo. Kaj točno je v posamezni različici na voljo in v katerem jeziku deluje, je treba preveriti pred odločitvijo. Pri prodaji si lahko obetate pomoč pri opisih artiklov ali povzetkih, vendar to ne nadomesti urejenih podatkov o cenah in strankah.

Kazalniki, ki jih je vredno spremljati

Dober CRM ne pomeni veliko poročil, ampak malo, uporabnih. Za vodjo prodaje v slovenskem MSP so najkoristnejši:

• vrednost odprtih ponudb po prodajalcu in po fazi,
• razmerje med ponudbami in naročili, brez izmišljenih ciljnih vrednosti, ki jih ne podpira vaša zgodovina,
• odprta naročila brez dobave, ki kažejo zamude pri skladišču ali nabavi,
• starost terjatev in kupci, ki presegajo kreditni limit,
• marža po kupcu in artiklu, kadar so stroški v sistemu pravilno vodeni,
• prodaja po regijah, kar je uporabno, če delujete v več slovenskih regijah, na primer v osrednjeslovenski ali podravski.

Poročila so odvisna od kakovosti vnosa. Če prodajalci naročila vnašajo z zamikom, bo še tako lep nadzorni pano kazal včerajšnji dan.

Kako pristopiti k projektu

Prodaja se v ERP projektih pogosto podceni, ker se zdi »samo vnašanje naročil«. V resnici je to področje, kjer se najbolj čuti sprememba navad. Zato priporočamo:

1. Najprej popišite dejanski proces: kdo pripravi ponudbo, kdo jo odobri, kdo vnese naročilo.
2. Določite pravila cen in popustov, preden se nastavijo v sistemu.
3. Odločite se, ali je vgrajeni CRM dovolj, in to dokumentirajte.
4. Prodajalce vključite v preizkus, ne šele v usposabljanje.

Več o tem, kako poteka uvedba, je v članku o uvedbi Business Central. Za prodajne ekipe je koristno tudi usposabljanje za Business Central. Splošen pregled meril pri izbiri najdete v vodiču kako izbrati ERP.

Če želite primerjati, kako prodajo rešujejo drugi sistemi, so pregledi na voljo na strani primerjav ERP sistemov. Ko veste, kaj potrebujete, vam posredovanje izvajalca ERP pomaga najti svetovalca, ki ima izkušnje z vašo panogo. Mi izvedbe ne opravljamo: povežemo vas z izvajalcem, ki projekt izvede.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.