Kako izbrati integratorja za Business Central v Sloveniji

Če iščete integratorja Business Central, ste verjetno že presodili, da je Microsoft Dynamics 365 Business Central primerna rešitev za vaše podjetje. Zdaj sledi odločitev, ki ima na izid projekta večji vpliv kot sama izbira programa: kdo ga bo uvedel in vam ga pozneje pomagal vzdrževati. Isti program lahko v rokah dobrega partnerja postane urejen sistem, v rokah slabega pa drag in nepriljubljen obrazec za vnos podatkov.

V tem vodiču je razloženo, kako deluje partnerski model Microsofta, katera merila so res pomembna, katera vprašanja zastaviti in kje se skrivajo opozorilni znaki. Na koncu najdete tudi nasvete, kako primerjati ponudbe, ki na prvi pogled niso primerljive.

Zakaj je partner pri Business Central tako pomemben

Business Central ni izdelek, ki bi ga naložili in začeli uporabljati. Konfiguracija finančnega knjigovodstva, zalog, nabave in prodaje, uvoz začetnih stanj ter prilagoditev slovenskim obveznostim zahtevajo ljudi, ki to počnejo vsak dan.

Poleg tega je partner del same nabavne verige. Po dokumentaciji Microsofta je mogoče spletne licence Business Central kupiti samo prek programa Cloud Solution Provider (CSP), torej prek partnerja. Ko izberete partnerja Business Central, hkrati izberete:

• dobavitelja licenc in naročnin,
• ekipo, ki sistem vpelje,
• prvo točko, na katero se boste obrnili ob vsaki težavi po zagonu.

Če kasneje nezadovoljni zamenjate partnerja, je to mogoče, a ni brez stroškov: nov izvajalec mora razumeti vse, kar je prejšnji nastavil ali razvil. Zato se izbiri splača posvetiti čas na začetku.

Kako Microsoft razvršča partnerje

Microsoft partnerje ocenjuje po lastnem programu. Najpogosteje boste naleteli na naziv Solutions Partner for Business Applications. Zanj mora partner zbrati vsaj 70 točk od 100, ki se delijo takole:

Za Business Central sta pomembna izpita MB-800 (Business Central Functional Consultant Associate), ki šteje med srednje zahtevne certifikate, in MB-820 (Business Central Developer Associate), ki šteje med napredne.

Microsoft partnerje v tej skupini razvršča tudi v razreda »Enterprise« (pet ali več delovnih obremenitev z več kot 5 000 $ prihodka na odjemalčevega najemnika) in »SMB« (štiri ali manj). Business Central sodi med upravičene delovne obremenitve. Za večino slovenskih srednje velikih podjetij razred »SMB« ni slabost: pomeni le, da partner dela z manjšimi in srednjimi naročniki, kar je pogosto bolj podobno vašemu položaju.

Kaj te oznake pomenijo v praksi? Pokažejo, da ima partner potrjeno znanje in dejanske stranke. Ne povedo pa, ali ima izkušnje v vaši panogi, ali pozna slovensko zakonodajo in ali bo na vašem projektu delal prav tisti svetovalec, ki je opravil izpit. To morate preveriti sami.

Lokalizacija: posebnost, ki jo v Sloveniji ne smete spregledati

Microsoft sam zagotavlja lokalizacijo Business Central za 21 držav, med njimi za Avstrijo, Belgijo, Nemčijo, Francijo, Italijo, Mehiko, Nizozemsko, Španijo, Švico in Združeno kraljestvo. Drugje je program na voljo prek lokalizacijskih aplikacij, ki jih razvijejo partnerji in so objavljene na Marketplace, nad mednarodno različico W1. Med državami, ki jih Microsoft navaja kot primere, Slovenije ni, zato ta točka za vas ni formalnost.

Microsoft dodaja, da ima lahko država več partnerjev za lokalizacijo in da je lokalizacija posameznega partnerja lahko sestavljena iz več aplikacij. Ko se pogovarjate s kandidatom, zato razjasnite:

1. katero lokalizacijo za Slovenijo uporablja in ali jo razvija sam ali drug partner,
2. kdo skrbi za posodobitve, ko se spremenijo predpisi (DDV, obrazci, e-računi),
3. kako je urejeno davčno potrjevanje računov (FURS), če ga vaša dejavnost zahteva,
4. kako bo sistem pripravljen za izdajo in prejem e-računov ter za obračun DDV in oddajo prek eDavkov.

Več o obveznostih najdete v vodnikih o e-računih in DDV obračunih v ERP ter o davčni blagajni v ERP. Kako se Business Central obnese v domačem okolju, pojasnjuje stran Business Central v Sloveniji.

Merila za izbiro: kaj preveriti pri kandidatu

Reference v vaši panogi

Proizvodno podjetje, trgovec na debelo in storitveno podjetje imajo povsem različne zahteve. Prosite za referenčne stranke, ki so po dejavnosti in velikosti čim bližje vam, in se z njimi pogovorite sami, ne le prek povzetka v ponudbi. Ob tem vprašajte, kaj bi naredili drugače. Za pregled panog si oglejte Business Central po panogah, še posebej če potrebujete proizvodnjo ali zaloge in nabavo.

Velikost in sestava ekipe

Majhna ekipa je lahko odlična, če je odzivna, a postane tveganje, ko en sam človek hrani celotno znanje o vašem sistemu. Vprašajte:

• koliko svetovalcev in razvijalcev dela na Business Central,
• kdo bo vodja projekta in ali ima rezervo za primer odsotnosti,
• ali je finančni svetovalec računovodsko podkovan, da razume tudi pogovor z vašim računovodjo.

Metoda dela

Dober partner opiše, kako projekt poteka: analiza procesov, konfiguracija, preizkus, prenos podatkov, usposabljanje, zagon in stabilizacija. Preverite, ali se po fazah potrjujejo izdelki in kdo jih sprejme na vaši strani. Podrobnosti o poteku so v vodniku o uvedbi ERP in na strani o implementaciji Business Central.

Microsoft ponuja tudi program FastTrack for Dynamics 365, ki ga vodi inženirska ekipa izdelka. Njegovi arhitekti rešitve ne zasnujejo in ne razvijajo, temveč izvajajo delavnice, usklajene s ključnimi fazami projekta, da pravočasno odkrijejo tveganja. Okvir za izvedbo se imenuje Success by Design. Vprašajte kandidata, ali pozna ta okvir in ali ga uporablja.

Podpora po zagonu

Projekt se ne konča z zagonom. Vprašajte, kdo sprejema prijave, kakšni so odzivni časi, kako so opisani v pogodbi in kaj je vključeno v pavšal. Več o tem je na strani podpora in vzdrževanje Business Central.

Posebej pomembna so posodobitve. Microsoft priporoča, da pred vsako večjo posodobitvijo produkcijsko okolje kopirate v peskovnik in tam preizkusite ključne scenarije. Predogled posodobitve namreč ne omogoča preizkusa na kopiji produkcijskih podatkov. Dober partner to zna in vam ponudi načrt preizkusa, slab pa pusti, da posodobitev doleti vaše knjigovodstvo nepripravljeno.

Bližina

Pri programu v oblaku fizična razdalja ni odločilna, a bližina še vedno šteje: za delavnice, usposabljanje uporabnikov in hitro pomoč ob zaključku meseca. Če delujete v določeni regiji, preverite, ali partner razume vaše okolje, na primer Osrednjeslovensko, Podravsko ali Savinjsko regijo. Pregled najdete na strani integrator ERP po regijah.

Vprašanja, ki jih zastavite na prvem sestanku

Dobra vprašanja ločijo prodajni govor od izkušenj. Priporočamo naslednji seznam:

• Katere projekte Business Central ste izpeljali v podjetjih, podobnih našemu, in kaj je bilo najtežje?
• Kdo konkretno bo delal pri nas in kateri certifikati (na primer MB-800, MB-820) so v ekipi?
• Katera lokalizacija za Slovenijo je v uporabi in kdo jo vzdržuje?
• Kako pripravite začetna stanja, odprte postavke in prenos podatkov iz starega sistema? Več o tem je na strani o migraciji v Business Central.
• Kaj je v standardu, kaj zahteva prilagoditev in kako ta vpliva na prihodnje posodobitve?
• Kako poteka usposabljanje uporabnikov in kdo ga izvaja?
• Kaj se zgodi, če ključni svetovalec odide, in kako je znanje dokumentirano?
• Kdo je lastnik vaših podatkov, konfiguracije in razvitih aplikacij ob koncu sodelovanja?

Odgovore si zapišite in jih primerjajte med kandidati. Včasih je razlika v tem, kako konkretno odgovorijo, večja kot v samem odgovoru.

Opozorilni znaki

Pri izbiri svetovalca za Business Central ali podjetja za uvedbo bodite pozorni na naslednje:

• Brez vprašanj. Partner, ki ponudbo pošlje, ne da bi spoznal vaše procese, ponuja generičen paket.
• Neopredeljen obseg. Ponudba brez jasno razmejenega dela in predpostavk skriva poznejše doplačilne.
• Nejasna lokalizacija. Če ne zna povedati, kdo vzdržuje slovenske funkcije, bo tveganje pristalo pri vas.
• Samo nazivi, brez ljudi. Naziv podjetja ne nadomesti poimensko predstavljene ekipe.
• Brez referenc, ki bi jih lahko preverili. Zavrnitev pogovora s stranko je slab znak.
• Prilagoditve namesto standarda. Če partner vsako zahtevo reši z lastnim razvojem, boste kasneje težje posodabljali sistem.
• Pritisk na hiter podpis. Odločitev o ERP-ju ni nakup, ki bi moral biti sklenjen v enem večeru.

Če se projekt že zapleta, se lahko obrnete na revizijo in reševanje projekta. Vzroke za neuspeh pa opisuje vodnik o napakah pri ERP projektih.

Kako primerjati ponudbe različnih partnerjev

Dve ponudbi redko opisujeta isto delo, zato primerjava po končni vsoti zavaja. Zahtevajte, da vsak kandidat odgovori na isti seznam zahtev. Ta seznam najlaže pripravite s pomočjo predloge zahtev za ERP.

Nato ponudbe razporedite v pregledno tabelo:

Pri licencah se ne ustavite pri ceni na uporabnika. Microsoft na ameriški strani navaja 80 USD za Essentials, 110 USD za Premium in 8 USD za Team Members na uporabnika na mesec ob letnem obračunu, vendar poudarja, da se cena lahko razlikuje glede na valuto, državo in regionalno različico. Pravi znesek za Slovenijo vam torej mora podati partner. Širši pregled stroškov je na strani cene Business Central.

Najnižja ponudba ni nujno najcenejša. Če v njej manjkajo prenos podatkov, usposabljanje ali podpora, boste to plačali pozneje. Za splošen okvir si oglejte vodnik o izbiri integratorja ERP.

Kako vam lahko pomagamo

Nismo partner Microsofta in ne izvajamo projektov. Naša storitev je brezplačno povezovanje: glede na vaš obseg, panogo in lokalne zahteve vam predstavimo integratorja, ki ustreza vašemu projektu, vi pa se nato sami odločite, ali boste z njim sodelovali. Kako to poteka, je opisano na strani kako deluje povezovanje.

Če še niste povsem prepričani, da je Business Central prava izbira, preverite alternative Business Central ali primerjavo Odoo in Business Central. Odločitev o programu in izbira partnerja se namreč podpirata: dober partner vam bo povedal tudi, kdaj Business Central ni najboljša pot.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.