Business Central finance: kako deluje računovodstvo v slovenskem podjetju

Za večino podjetij je računovodstvo prvi razlog za nakup ERP-ja in zadnji, ki se ga odpove. Računovodstvo v Business Central je jedro sistema: tu se stekajo prodaja, nabava, zaloge in banka, tu nastanejo DDV-obračun in bilanca. Ta stran razlaga, kaj Business Central finance v praksi omogočajo in, kar je v Sloveniji najpomembnejše, kaj mora pri slovenski lokalizaciji urediti partner. Širši pregled izdelka najdete na strani Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Računovodstvo Business Central: kaj je v jedru

Glavna knjiga je osnova. Temelji na kontnem načrtu, knjižnih skupinah in dnevnikih, v katere se knjižijo ročni vnosi, prejeti in izdani računi, plačila in popravki. Poslovni dogodki iz drugih modulov se v glavno knjigo prenesejo samodejno: izdan račun kupcu, prevzem blaga, prejeti račun dobavitelja. Računovodji ni treba ponovno vnašati istih podatkov.

Microsoftov vodnik za izpit MB-800, ki opisuje, kaj mora konfigurirati funkcionalni svetovalec, med glavnimi področji navaja finančno upravljanje, prodajo, nabavo, zaloge in osnovna sredstva, skupaj z dimenzijami, odobritvenimi delovnimi tokovi, bankami in amortizacijo. To je dober seznam tem, ki jih mora zajeti vsak finančni projekt.

Dimenzije namesto stotin kontov

Analitično računovodstvo se v Business Central gradi z dimenzijami. Namesto da bi kontni načrt razširjali s kontom za vsak stroškovni center, projekt ali regijo, vsak knjižen znesek opremite z dimenzijami, na primer oddelek, projekt ali stroškovno mesto. Poročila nato filtrirate in seštevate po poljubni kombinaciji.

Za slovensko podjetje to pomeni, da lahko iz iste knjige izpišete poslovni izid po poslovalnicah, po projektih ali po proizvodnih linijah, ne da bi razdrobili kontni načrt, ki ga mora računovodja še vedno brati.

Odobritve in nadzor

Odobritveni delovni tokovi urejajo, kdo lahko potrdi nabavni račun, plačilo ali spremembo matičnih podatkov. Dobro nastavljeni tokovi nadomestijo e-poštna potrjevanja in papirne podpise, hkrati pa pustijo sled za revizorja.

Slovenska lokalizacija: pri partnerju, ne pri Microsoftu

Tu se Slovenija loči od večjih trgov. Microsoft lokalizacijo Business Central neposredno zagotavlja v omejenem številu držav, Slovenije med njimi ni, prav tako ni na seznamu držav, katerih lokalne funkcije Microsoft dokumentira. V tabeli razpoložljivosti je Slovenija (okoljska koda SI) označena kot država, kjer lokalizacijo prispeva partner, na mednarodni aplikacijski osnovi W1. Business Central je tam v spletu na voljo.

Praktične posledice:

• Slovenski kontni načrt, DDV-nastavitve in obrazci so del partnerjeve aplikacije, ne standardnega izdelka.
• Kakovost in obseg lokalizacije se med partnerji lahko razlikujeta, zato je izbira partnerja pomembna računovodska odločitev. Več o tem v članku izbira partnerja za Business Central.
• Ob spremembi predpisov posodobitev prispeva partner. Vprašajte, kdo to dela in v kakšnem roku.
• Slovenski prevod aplikacije prav tako prispeva partner prek Marketplace, platformo pa prevaja Microsoft.

Podrobnosti o stanju izdelka pri nas so zbrane na strani Business Central v Sloveniji.

DDV, eDavki in davčno potrjevanje računov

Pri DDV računovodja pričakuje tri stvari: pravilne davčne skupine na prodajnih in nabavnih dokumentih, pregledne poročila za obračun ter izvoz podatkov v obliki, ki jo sprejme portal eDavki. V Business Central so DDV-knjižne skupine, DDV-knjiženje in poročila o DDV del standardne finančne zmogljivosti. Slovenska pravila, obrazci in izvozne oblike pa so odvisni od lokalizacije partnerja.

Tabela pomaga pri pogovoru s ponudnikom:

E-računi in dokumentni tok

Microsoft ponuja osnovo za elektronske dokumente, aplikacijo E-Document Core, ki jo namestite v okolje in jo dopolnijo lokalizacije za posamezne države. Med navedenimi lokalizacijami so Avstralija, Danska, Nemčija, Norveška in Španija; Slovenije med njimi ni. To ne pomeni, da e-računov v Business Central ni mogoče izdajati, pomeni pa, da povezavo, obliko dokumenta in sprejem računov dobavitelja določite s partnerjem in jo ob izboru uvedete kot ločen del projekta.

Na zakonodajo se nanašajo tudi naši vodniki: e-računi in DDV-obračuni v ERP, davčna blagajna in ERP ter zakonske zahteve za ERP. Preberite jih, preden pripravite seznam zahtev za partnerja.

Banka, plačila in poračuni

Bančni modul omogoča uvoz izpiskov, samodejno usklajevanje postavk in pripravo plačilnih nalogov. Računovodja primerja bančno postavko z odprtimi računi kupcev in dobaviteljev, sistem predlaga ujemanje, neujete postavke pa obravnava ročno.

Za slovenske banke sta pomembna dva elementa: oblika izpiska, ki jo banka dejansko izdaja, in oblika plačilnega naloga, ki jo banka sprejme. Oboje mora biti preizkušeno z vašo banko, ne le z vzorčnimi datotekami. Zahtevajte preizkus s pravimi izpiski, v testnem okolju.

Osnovna sredstva in amortizacija

Modul osnovnih sredstev vodi nabavo, amortizacijske knjige, odpise in prodajo sredstev. Podprte so ločene amortizacijske knjige, kar je uporabno, kadar se računovodska in davčna amortizacija razlikujeta. Amortizacijo sistem izračuna in knjiži v glavno knjigo v obdobju, ki ga določite.

Pri uvedbi najprej razjasnite tri stvari: kako prenesti obstoječi register osnovnih sredstev, katere amortizacijske metode in stopnje uporabljate ter kako se v knjigah ločita računovodska in davčna obravnava. Prenos začetnih stanj je tipično mesto, kjer se pokažejo neskladja iz prejšnjega sistema, kar obravnava članek migracija v Business Central.

Več družb, tuje valute in konsolidacija

Slovenska podjetja pogosto rastejo prek hčerinskih družb v regiji ali v tujini. Business Central omogoča več družb v istem okolju, poslovanje v tujih valutah s tečajnicami in vrednotenjem tujevalutnih postavk ter konsolidacijo skupine v eno poročilo.

Za skupino je pomembno naslednje:

1. Ali imajo vse družbe enak kontni načrt ali pa je potrebno preslikovanje kontov.
2. Kako se obravnavajo medsebojne terjatve in obveznosti med družbami.
3. V kateri valuti poroča matična družba in kdaj se vrednoti tečajna razlika.
4. Ali je lokalizacija nameščena enako v vsaki družbi in ali za tujo družbo obstaja ustrezna lokalizacija.

Za podjetja z lastnimi proizvodnimi obrati se računovodstvo tesno povezuje s stroški izdelkov, zato je smiselno hkrati pogledati proizvodnjo v Business Central in zaloge ter nabavo.

Zaključek obdobja in poročanje

Zaključek meseca in leta je preizkus, ali je sistem dobro nastavljen. Pričakujte lahko zaprtje knjižnih obdobij, dnevnike za razmejitve in popravke, preverjanje odprtih postavk in prenos stanj v novo leto. Če se rezultat ne ujema s predhodnim sistemom, je vzrok običajno v nastavitvi knjižnih skupin ali v prenesenih začetnih stanjih.

Poročanje temelji na standardnih izpisih, analitičnih pogledih po dimenzijah in finančnih poročilih, ki jih računovodja sestavi sam. Direktor običajno želi pregled denarnega toka, odprtih terjatev, zapadlih obveznosti in poslovnega izida po enotah. Dobra praksa je, da te poglede določite pred uvedbo, ne po njej, ker od njih zavisi zasnova dimenzij.

Microsoftov izpitni vodnik vključuje tudi nastavitev pomočnika Copilot in vgrajenih agentov, zato se pri finančnih procesih splača vprašati partnerja, katere pomoči za računovodstvo že uporablja. Odločitev o uporabi pa naj bo posledica zrelosti procesov, ne obratno.

Vloga računovodje in računovodskega servisa

Mnoga slovenska MSP imajo računovodjo v podjetju ali zunanji računovodski servis. Pri uvedbi ERP-ja je njegova vloga ključna in jo je treba predvideti že v načrtu projekta:

• potrdi kontni načrt in pravila knjiženja,
• preizkusi DDV-obračun in izvoze za eDavki na realnih podatkih,
• potrdi začetna stanja in zaključno bilanco starega sistema,
• določi, katere izpise potrebuje za letno poročilo in revizorja,
• se usposobi za delo v novem sistemu.

Če računovodstvo vodi zunanji servis, se dogovorite o načinu dostopa: bodisi ima servis dostop v Business Central, bodisi prejema izvoze. Obe možnosti sta uporabni, a se razlikujeta po stroških usposabljanja in nadzoru. Za usposabljanje glejte usposabljanje za Business Central.

Kaj to pomeni za stroške in izbiro

Microsoft licence deli na izdaje Essentials in Premium ter licence za člane ekipe. Finančne zmogljivosti, opisane na tej strani, so del osnovnega sistema; proizvodni modul je vezan na izdajo Premium. Dejanska cena je odvisna od števila uporabnikov, vrste licence in partnerjevega dela, zato jo oglejte skupaj z lokalizacijskimi in razvojnimi stroški na strani cene Business Central. Za primerjavo z drugimi sistemi si poglejte alternative za Business Central in domači sistem PANTHEON, ki se pogosto pojavlja v slovenskih primerjavah.

Kako ravnati pred odločitvijo

1. Zapišite zahteve računovodstva: kontni načrt, DDV, e-računi, banke, osnovna sredstva, poročila.
2. Vprašajte partnerja, katere od teh zahtev pokriva njegova lokalizacija in kaj bi bilo treba razviti.
3. Zahtevajte preizkus na vaših podatkih, ne zgolj predstavitve.
4. V projekt vključite računovodjo od prvega dne.
5. Dogovorite se, kdo vzdržuje lokalizacijo ob spremembi predpisov.

Če iščete partnerja, ki dela s slovenskim računovodstvom, vam ga brezplačno poiščemo prek postopka povezovanja. Postopek uvedbe opisuje stran o uvedbi Business Central.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.