Integracije in konektorji za Business Central v slovenskem podjetju

Ko podjetje izbere Business Central, se hitro izkaže, da ERP sam ni dovolj: podatke imajo še spletna trgovina, banka, skladiščni terminali, orodje za poslovno analitiko in sistemi kupcev. Iskanje po izrazih »konektor Business Central«, »API Business Central« ali »integracija Business Central« je običajno prvi korak v pogovor o tem, kaj od tega je že narejeno, kaj je treba kupiti in kaj mora nekdo razviti. Ta stran razloži, kako so povezave v Business Central zgrajene, kje jih iščete in kako jih kot slovensko podjetje smiselno zastaviti.

Tri poti do povezave

Skoraj vsaka integracija Business Central spada v eno od treh skupin. Izbira med njimi vpliva na strošek, hitrost uvedbe in vzdrževanje.

Pravilo, ki se pri projektih potrdi vedno znova: najprej poiščite že narejeno rešitev, šele nato naročite razvoj. Ta je dražji ob uvedbi in tudi ob vsaki posodobitvi. O razvoju po meri več piše stran prilagoditve in razvoj v Business Central.

API Business Central: kaj omogoča in kje so meje

Business Central izpostavlja API REST različice 2.0, namenjen povezovanju ERP-ja z rešitvami tretjih oseb. V spletni izvedbi so API-ji privzeto vklopljeni, zato za osnovno branje in pisanje ni treba nič posebej nameščati. To je dobra novica za podjetje, ki ima že lastno aplikacijo, portal za stranke ali sistem za planiranje in ga želi povezati z ERP-jem.

Standardni API ni vedno dovolj

Pomembna omejitev: standardnemu API-ju ni mogoče dodati polj. Če potrebujete podatek, ki ga standardni API ne vrača, razvijalec skopira kodo AL in ustvari prilagojen API. To je povsem običajen postopek, vendar pomeni lastno kodo, ki jo je treba testirati ob vsaki novi različici sistema. Zato pred razvojem preverite, ali podatka res ne dobite iz obstoječega API-ja.

Omejitve klicev

Microsoft v spletni izvedbi omejuje število klicev OData V4 na uporabnika:

• pet hkratnih zahtev,
• sto povezav,
• drseče okno šest tisoč zahtev v petih minutah.

Če jih presežete, storitev vrne kodo HTTP 429. V praksi to pomeni, da integracija, ki ob vsakem pritisku na gumb v spletni trgovini pokliče ERP in ga vpraša po zalogi, prej ali slej zastane. Rešitev je pametna zasnova: podatke pošiljati v paketih, zaloge usklajevati v rednih intervalih, napake obravnavati s ponovnim poskusom in ne s samodejnim novim klicem v zanki.

Microsoft za nove integracije priporoča API ali OData, vmesnik SOAP pa naj bi bil opuščen. Če vam kdo ponuja povezavo, zgrajeno na SOAP, vprašajte, kako bo delovala čez nekaj let.

Povezava s Power Platform

Okolje Business Central je mogoče povezati z okoljem Power Platform enake vrste, torej produkcijskega s produkcijskim ali preizkusnega s preizkusnim. Povezava je izključna in postane privzeti cilj za integracije s Power Platform in drugimi izdelki Dynamics 365. Za podjetja, ki že uporabljajo Microsoftova orodja za avtomatizacijo in poročila, je to naravna pot, da zagotovijo marsikateri tok brez posebne kode. O gostovanju in okoljih več na strani Business Central v oblaku.

Razširitve in Microsoft Marketplace

V spletni izvedbi Business Central razširjate z aplikacijami (razširitvami), ki jih namestite iz Microsoft Marketplace. Ne posegajo v jedro sistema, zato jih je laže posodabljati kot klasične prilagoditve. Za povezovanje z zunanjimi storitvami so v uporabniškem vmesniku posebej urejene strani »Connectivity Apps« in »Banking Apps«. Zadnja je priročna za računovodstvo, ker omogoča uvoz bančnih transakcij brez ročnega prepisovanja izpiskov.

Pri izbiri aplikacije tretjega ponudnika preverite naslednje:

• ali podpira vašo različico in vrsto okolja,
• kdo je ponudnik in kakšna je njegova podpora v slovenščini ali vsaj v angleščini,
• ali se ob posodobitvi Business Central aplikacija posodobi sama in kdo to testira,
• kako je urejena licenca: na uporabnika, na podjetje ali na število transakcij,
• kaj se zgodi s podatki, če aplikacijo kasneje odstranite.

Spletna trgovina in tržnice

Najbolj izdelan primer je konektor za Shopify. Usklajuje izdelke, zaloge, kupce, naročila, odpreme, transakcije in izplačila med Shopify in Business Central. Podpira več trgovin hkrati in uvaža naročila iz spletne trgovine, Shopify POS in B2B-kanala.

Zanimive so podrobnosti, ki jih spletno podjetje pogosto spregleda:

• artikli se usklajujejo v obe smeri, vključno s slikami, variantami, črtnimi kodami, oznakami in metapolji,
• izvozite lahko atribute, tržbena besedila in prevode, kar je uporabno za trgovce, ki prodajajo na več jezikovnih trgov,
• izvožene cene temeljijo na skupinah cen kupcev in popustih, ki jih izberete, zato cene ne živijo na dveh mestih,
• usklajevanje izdelkov, zalog, naročil in odprem lahko teče samodejno v ozadju prek čakalne vrste opravil, z natančnim dnevnikom za iskanje napak.

Za slovenskega trgovca to pomeni, da skladišče in knjigovodstvo delata z istimi podatki kot prodajni kanal. Ni več ponedeljkovega prepisovanja naročil iz vikenda. Več o ciljni skupini piše stran ERP za spletno trgovino.

Za druge tržnice in kurirske službe velja drugačen pristop: obstajati morajo ustrezna aplikacija ali storitveni vmesnik z API-jem, sicer gre za razvoj po meri. Za takšno povezavo ne obljubljajte skrajnega roka, dokler ni znano, kaj ponuja druga stran.

Banke, plačila in davčne obveznosti v Sloveniji

Za računovodjo je najpomembnejša integracija tista, ki se izvaja vsak dan: uvoz izpiskov, plačilni nalogi in usklajevanje odprtih postavk. Business Central za to ponuja bančne aplikacije, pri slovenskih formatih in bankah pa je smiselno preveriti, kaj dejansko podpira izbrana lokalizacija. Podrobneje o knjigovodskem delu je na strani računovodstvo in finance v Business Central.

Slovenija ima tudi zakonske povezave, ki jih ni mogoče obiti:

• izdajanje in prejemanje e-računov ter priprava obračunov DDV, kar obravnava vodnik o e-računih in DDV-obračunih v ERP-ju,
• davčno potrjevanje računov pri FURS pri gotovinskem poslovanju, opisano v vodniku o davčni blagajni in ERP-ju,
• oddaja podatkov prek portala eDavki, ki jo računovodja pričakuje brez dodatnega ročnega dela.

Microsoft sam zagotavlja lokalizacijo Business Central v več kot dvajsetih državah. Za druge države so na voljo lokalizacijske aplikacije, ki jih razvijajo partnerji, in jih najdete na Marketplace. Kako je to urejeno za slovenski trg, razloži stran Business Central v Sloveniji. Pri projektu to vprašanje zastavite na začetku: od odgovora je odvisno, katere zakonske povezave dobite že v osnovi in katere je treba dodati.

Pisarniška orodja, poslovna analitika, EDI in podpis

Poleg prodaje in financ so v praksi najpogostejše še te povezave:

Pri BI-ju je pogosta napaka, da vsako poročilo sproži obsežno poizvedovanje po živem sistemu. Ob mnogo uporabnikih se to hitro čuti kot počasen ERP. Boljša praksa je načrtovano osveževanje podatkov in jasna razdelitev: ERP za transakcije, analitika za pregled. Kdor ima plače v ločenem programu, naj prebere še stran o plačah in kadrih v Business Central, kjer je razloženo, kaj ERP pokrije in kaj ne.

Kako cilju zastaviti integracijski tok

Dobra integracija se začne na papirju, ne v kodi. Preden kdorkoli odpre razvojno okolje, naj bo za vsak tok napisano:

1. Smer in lastnik podatka. Kdo je »vir resnice« za artikle, cene, kupce, zaloge? Če sta to dva sistema, prej ali slej pride do neskladja.
2. Sprožilec in pogostost. Takojšnje usklajevanje, redno opravilo ali ročni zagon. Pogostost je neposredno povezana z omejitvami klicev.
3. Obseg podatkov. Katera polja se prenašajo, v katerem formatu in s kakšnimi pravili preslikave (na primer davčne stopnje, merske enote, šifranti).
4. Obravnava napak. Kaj se zgodi, ko ena zahteva ne uspe: ponovni poskus, opozorilo, ročna obravnava. Kdo vidi napako in v kolikšnem času.
5. Testno okolje. Preizkus s pravimi podatki v preizkusnem okolju, ne neposredno v produkciji.
6. Dokumentacija. Opis toka, ki ga razume tudi nekdo, ki ni sodeloval pri razvoju.

Na dolgi rok se obrestuje tudi nekaj nepriljubljenega: manj povezav. Vsaka je še en kos, ki ga je treba testirati ob posodobitvi. Če dve funkciji pokriva ena aplikacija, ne kupujte dveh.

Kdo vzdržuje integracijo

To je vprašanje, ki ga podjetja zastavijo prepozno. Business Central se posodablja po rednem urniku, zunanje storitve spreminjajo svoje vmesnike, Shopify in banke pa tudi. Integracija, ki danes deluje, lahko čez čas odpove, ne da bi kdo karkoli spremenil pri vas.

Pri pogodbi z izvajalcem razčistite:

• kdo spremlja delovanje tokov in prejema opozorila o napakah,
• kdo preizkusi integracijo pred posodobitvijo in po njej,
• kdo je odgovoren, če sprememba pri tretji strani ustavi tok,
• kdaj se šteje, da je težava na strani vašega podjetja, kdaj pri partnerju in kdaj pri ponudniku aplikacije,
• ali je koda po meri vaša last in ali jo lahko prevzame drug partner.

Za redno vzdrževanje je običajno primernejša pogodba o podpori kot enkratno naročilo. Podrobneje o tem na strani podpora in vzdrževanje Business Central.

Kako najti partnerja, ki zna povezovati

Znanje za nastavitev ERP-ja in znanje za izgradnjo integracij sta različni veščini. Pri izbiri partnerja zato vprašajte, katere integracije je že izvedel v podobnem okolju, kako obravnava omejitve klicev in kako dokumentira tokove. Dober odgovor je konkreten: opiše potek, ne našteva samo izdelkov. Kriterije za izbiro najdete na strani izbira partnerja za Business Central.

Mi ne izvajamo projektov in nismo povezani z nobenim ponudnikom. Vaše zahteve, med njimi seznam sistemov, ki jih je treba povezati, posredujemo certificiranemu integratorju, ki ustreza vašemu projektu; storitev za vas je brezplačna. Če vaš seznam povezav še ni jasen, ga skupaj z integratorjem lahko pripravite kot del analize, kakršna je opisana v vodniku o izbiri ERP integratorja.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.