Različice in izdaje Business Central: kaj izbrati in kdaj nadgraditi

Kdor v Sloveniji išče podatke o različici Business Central, običajno misli na eno od dveh stvari. Prvo vprašanje je, katero izdajo (Essentials ali Premium) potrebuje podjetje. Drugo je, katera številka različice teče v oblaku in kdaj jo je treba posodobiti. Obe vprašanji sta povezani s stroški, tveganji in z računovodstvom, zato ju je smiselno razčistiti, še preden se podpiše pogodba z integratorjem.

Spodaj najdete pregled izdaj, ritma posodobitev Microsoft Dynamics 365 Business Central in praktična priporočila za slovenske MSP. Za splošni pregled programa si oglejte Business Central za slovenska podjetja.

Izdaje Business Central: Essentials, Premium in dodatne licence

Business Central se prodaja v dveh polnih izdajah in z nekaj dodatnimi vrstami licenc za posebne vloge. Vsebina izdaj je jasno razmejena.

Kaj imata skupnega Essentials in Premium

Po Microsoftovih podatkih obe plačljivi izdaji vključujeta:

• neomejeno število uporabnikov,
• prilagajanje in razširljivost,
• več okolij in več družb,
• finance, prodajo in trženje, nabavo, zaloge,
• načrtovanje oskrbovalne verige, vodenje projektov in skladiščenje.

Za večino trgovskih in storitvenih podjetij to pomeni, da osnovno knjigovodstvo, odprte postavke, naročila kupcev in dobaviteljev ter zaloge pokrije že cenejša izdaja. Podrobnosti o funkcijah so v pregledu modulov Business Central.

Kaj dodaja samo Premium

Razlika je ozka, a pomembna: samo izdaja Premium dodaja upravljanje servisnih nalogov in proizvodnjo. Če imate v podjetju delavnico, montažo ali izdelavo po kosovnicah, je Premium izdaja, ki jo morate vzeti v poštev. Kako se proizvodnja obnese v praksi, opisuje stran o proizvodnji v Business Central.

Cene v tabeli so s Microsoftove strani za ZDA in veljajo ob letnem obračunavanju. Microsoft sam opozarja, da se prikazane cene lahko razlikujejo glede na valuto, državo in regionalno različico, končna cena pa se pokaže ob plačilu. Za slovensko podjetje, ki plačuje v EUR, so zato navedeni zneski le okvir. Realen izračun najdete na strani o cenah Business Central in v vodniku o stroških ERP.

Team Members, zunanji računovodja in licence za naprave

Poleg obeh polnih izdaj dokumentacija omenja še licence Team Member, External Accountant in Device, ob tem pa omogoča tudi dostop samo za branje prek licenc Microsoft 365 kot dopolnilo k izdajama Premium ali Essentials.

• Team Member stane po Microsoftovem cenikuc za ZDA 8 USD na uporabnika na mesec, ob letnem obračunavanju. Namenjen je uporabnikom z omejenim obsegom dela, na primer odobritvam, časovnicam ali pregledovanju. Takšen uporabnik lahko dostopa samo do objektov, ki jih licenca predvideva. Tudi če mu skrbnik dodeli dovoljenja SUPER, imajo prednost pravice iz licence.
• External Accountant je licenca za zunanjega računovodjo. V slovenski praksi, kjer številna podjetja računovodstvo zaupajo zunanjemu računovodji ali računovodskemu servisu, je to praktičen podatek: zunanji računovodja ne zahteva polne licence.
• Device omogoča, da si napravo (blagajno, delovno mesto v delavnici, terminal v skladišču) izmenično delijo različni uporabniki. Število hkrati prijavljenih uporabnikov skupine »Dynamics 365 Business Central Device Users« je omejeno na število kupljenih licenc za naprave.
• Microsoft 365: uporabniki lahko podatke Business Central, ki so jim deljeni, vidijo v Microsoft Teams že z licenco Microsoft 365.

Pravilna mešanica licenc pogosto zniža račun bolj kot izbira med Essentials in Premium. To je tipična točka za razgovor z integratorjem. Kako ga izberete, razlaga izbira partnerja za Business Central.

Najnovejša različica Business Central in ritem posodobitev

Business Central v oblaku se ne posodablja po nepredvidljivem urniku. Microsoft objavlja dve večji posodobitvi na leto, aprila in oktobra, ter mesečne manjše posodobitve v mesecih brez večje posodobitve. Manjše posodobitve vsebujejo med drugim kritične popravke in regulatorne spremembe.

Business Central v oblaku spada pod Microsoftovo politiko Modern Lifecycle Policy: storitev se stalno posodablja, večja posodobitev pa pride vsakih šest mesecev. V praksi to pomeni, da ne govorimo o »različici 2020, ki jo uporabljamo še pet let«, ampak o programu, ki ostaja na tekočem.

Katera je zadnja različica

Jesenski val izdaj 2026 (2026 release wave 2) ustreza različici 29. To je torej oktobrska večja posodobitev tega leta. Ker se stanje spreminja z vsakim valom, je zanesljiv vir za vaše okolje skrbniški center, kjer je prikazana različica posameznega okolja, ter Microsoftova dokumentacija.

Ob tem valu Microsoft pri francoski različici uvaja pomembno spremembo: v valu 2026 release wave 2 postane francoska različica nabor razširitev nad mednarodno aplikacijsko osnovo W1. Za Slovenijo iz tega ne smemo sklepati ničesar o slovenski lokalizaciji, kaže pa smer, v katero se lokalne različice razvijajo: osnova je enotna, državna posebnost je razširitev.

Koledar večje izdaje

Za računovodjo in finančnega vodjo ima ta koledar jasno posledico: preskusno okolje je odprto še pred izidom, zato lahko spremembe pregledate, preden pridejo v produkcijo. Če boste to priložnost izpustili, vas bo posodobitev doletela brez priprave.

Kako poteka posodobitev v praksi

Vsako okolje ima privzeto okno posodobitve med 20. in 6. uro po lokalnem času države. Skrbnik ga lahko spremeni, vendar mora trajati najmanj šest ur. Posodobitev, ki se v oknu ne konča, se prekliče in ponovno načrtuje čez sedem dni.

Za slovensko podjetje to pomeni, da je treba okno uskladiti z delom, ki ga res opravljate:

• če računovodstvo ob koncu meseca pripravlja DDV obračun in evidence v eDavkih, okno posodobitve ne sme pasti na ta večer;
• če skladišče ali spletna trgovina dela ponoči, okno prestavite tako, da se ne bo zaletelo v naročila;
• če podjetje deluje v izmenah, omogočite posodobitev v času, ko je dostop uporabnikov najmanjši.

Preden večja različica pride v produkcijo, jo je smiselno preskusiti v ločenem okolju. Pri tem pomaga tudi obnovitev: okolje je mogoče obnoviti do 10-krat v koledarskem mesecu in na katerikoli trenutek v zadnjih 28 dneh, in sicer v isti regiji Azure in isti lokaciji. Obnovitev je možna samo s plačljivo naročnino. Ta možnost ni nadomestilo za testiranje, je pa varnostna mreža, ko se kaj izkaže drugače, kot ste pričakovali.

Kdaj in kako nadgraditi različico

Odgovor je odvisen od tega, kaj nadgrajujete.

Nadgradnja znotraj oblaka

Ker Microsoft večje posodobitve uvaja v obstoječa okolja, običajno ne izvajate »projekta nadgradnje« v klasičnem pomenu. Naloga podjetja je drugačna: preveriti, da razširitve, integracije in poročila delujejo tudi po posodobitvi. Zlasti pozorni bodite na:

1. razširitve po meri in prilagoditve, ki jih je razvil integrator (prilagoditve Business Central);
2. povezave z zunanjimi sistemi, kot so spletna trgovina, banka ali skladiščni terminali (integracije Business Central);
3. poročila in obrazce, ki jih uporablja računovodstvo;
4. obračun DDV, davčno potrjevanje računov (FURS) in e-račune, torej vse, kar se tiče zakonskih obveznosti. Več o njih je v vodniku o e-računih in obračunu DDV v ERP.

Priporočen vrstni red: najprej preskusno okolje, potem preverjanje s ključnimi uporabniki, nato odločitev o oknu posodobitve. Pet mesecev obdobja za posodobitev je dovolj za mirno delo, če v tem času res nekdo odgovorno opravi preizkus.

Preselitev iz starejšega sistema

Če namesto nadgradnje prehajate iz starejšega programa, je to selitev podatkov in ne posodobitev. V tem primeru je smiselno izhajati iz najnovejše razpoložljive različice in ne iz stare. Postopek opisujeta migracija v Business Central in splošni vodnik o selitvi ERP.

Znaki, da je čas za ukrepanje

• razširitve že dlje časa niso bile preverjene z novo različico,
• integrator ne sodeluje pri preizkusih v preskusnem okolju,
• nihče v podjetju ne ve, kdo je skrbnik okolja in kdo prejema obvestila Microsofta,
• zakonske spremembe zahtevajo posodobitev, vi pa ste še vedno na zadnjem koraku obdobja.

Pri vsem tem pomaga redno vzdrževanje, kot ga opisuje stran podpora in vzdrževanje Business Central.

Lokalizacija: kaj to pomeni za slovenska podjetja

Microsoft neposredno zagotavlja lokalizacijo Business Central v 21 državah, med njimi v Avstriji, Belgiji, Nemčiji, Franciji, Italiji, Mehiki, Nizozemski, Španiji, Švici in Veliki Britaniji. Slovenije v tem naboru ni med omenjenimi. Za druge države so na voljo lokalizacijske aplikacije, ki jih razvijejo partnerji, najdete pa jih na Marketplace.

Za slovenskega kupca je to ključno vprašanje, ki ni povezano s samo številko različice: kako je pokrita slovenska zakonodaja in kdo jo vzdržuje po vsaki posodobitvi. Preden izberete izdajo, od integratorja zahtevajte jasen odgovor o davčnem potrjevanju računov, e-računih, DDV in poročanju. Pregled stanja je na strani Business Central v Sloveniji, širše zahteve pa obravnava vodnik o zakonskih zahtevah za ERP.

Če ste v dvomih, ali je Business Central sploh prava izbira, primerjajte rešitev z drugimi: Odoo ali Business Central ali domača rešitev PANTHEON.

Kako izbrati izdajo in različico: kratka preverjalna lista

1. Ali podjetje proizvaja ali izvaja servisna dela po nalogih? Če da, preglejte Premium.
2. Koliko uporabnikov dela samo z odobritvami ali pregledovanjem? Zanje preverite Team Member.
3. Ali računovodstvo vodi zunanji računovodja? Preverite licenco External Accountant.
4. Ali več ljudi deli skupno napravo (blagajna, skladišče)? Preverite licenco Device.
5. Kdo bo preskušal vsako večjo posodobitev, aprila in oktobra?
6. Kdo vzdržuje slovensko lokalizacijo po vsaki posodobitvi?

Ko imate odgovore, jih prenesite v povpraševanje. Kako deluje posredovanje, razlaga stran kako deluje: storitev je brezplačna, projekt pa izvede izbrani integrator.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.