Oblačni ERP (SaaS) ali ERP na lastnem strežniku: primerjava za slovenska podjetja

Vprašanje, ali uvesti ERP v oblaku ali ga postaviti na lastni strežnik, je v slovenskih podjetjih pogosto prvo, ki se zastavi po odločitvi, da je stari sistem prerasel potrebe. Pogovor se običajno začne pri ceni, a kmalu preide na varnost, nadzor nad podatki, prilagoditve in vprašanje, kdo bo sistem sploh vzdrževal. V tem vodniku razložimo razlike med ERP SaaS, gostovanim ERP in namestitvijo ERP na lastnem strežniku (on-premise), da lahko oceno naredite na podlagi dejstev, ne pa marketinških obljub.

Smo brezplačen posrednik: povežemo vas z izkušenim integratorjem ERP, ki ga ocenimo kot primernega za vaš projekt. Z nobenim ponudnikom programske opreme nismo povezani, zato je spodnja primerjava nevtralna.

Kaj pomenijo pojmi: oblak, SaaS, gostovanje, on-premise

Izrazi se v praksi mešajo, zato jih najprej razčistimo. Za dober izid projekta je pomembno, da vsi na strani podjetja razumejo isto stvar.

• ERP SaaS (pravi oblak): ponudnik upravlja aplikacijo, infrastrukturo in posodobitve, vi pa dostopate prek brskalnika. Običajno gre za naročnino, vsi uporabniki pa delujejo na isti različici izdelka.
• Gostovani ERP (hosting): sistem teče pri ponudniku gostovanja ali integratorju, a ima lahko vaš lasten namenski primerek in drugačen ritem posodobitev. Tak model je kompromis med oblakom in lastnim strežnikom.
• ERP na lastnem strežniku (on-premise): programsko opremo namestite v svojo strežniško sobo ali v najeti podatkovni center in za delovanje, varnost ter varnostne kopije skrbite sami ali prek zunanjega izvajalca.
• Hibridni model: del sistema teče lokalno (denimo proizvodni terminal ali skladišče), del v oblaku (denimo spletna trgovina, poročanje ali mobilni dostop).

Beseda »oblak« sama torej še ne pove, kdo odgovarja za kaj. Vedno vprašajte: kdo ima nadzor nad podatki, kdo odloča o času posodobitve in kaj se zgodi ob prekinitvi pogodbe?

Kako so oblikovane glavne ponudbe

Na slovenskem trgu naletite na pet pogosto obravnavanih rešitev. Naslednji pregled velja za splošno znane lastnosti; točne pogoje vedno potrdite pri integratorju.

• Odoo je na voljo kot oblačna storitev, kot gostovana različica in kot namestitev na lastnem strežniku. Odprtokodna osnova omogoča veliko svobode, a tudi več odgovornosti pri vzdrževanju prilagoditev. Več o tem v vodniku o odprtokodnem ERP.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central je mogoče uporabljati v oblaku, obstaja pa tudi možnost namestitve na lastni infrastrukturi. Za podjetja, ki že delajo v okolju Microsoft, je to naravna točka za primerjavo.
• SAP Business One je namenjen manjšim in srednje velikim podjetjem ter ga je mogoče uvesti lokalno ali v gostovanem okolju.
• Oracle NetSuite je zasnovan kot oblačna storitev. Če iščete sistem na lastnem strežniku, ta rešitev ni prava izbira.
• PANTHEON je ERP, ki ga slovenska podjetja poznajo že dolgo; o možnostih uvedbe v oblaku ali lokalno se pozanimajte pri integratorju, saj se ponudba in pogoji lahko razlikujejo.

Za celovit pregled izbire programa preberite tudi vodnik kako izbrati ERP.

Stroški: naročnina proti naložbi

Pri denarju je razlika v tem, kdaj denar zapade, ne le koliko ga je. Konkretnih zneskov tu ne navajamo, ker so odvisni od izdelka, števila uporabnikov in obsega projekta; več o strukturi stroškov najdete v vodniku o ceni ERP.

Oblak:

• redna naročnina namesto velike začetne naložbe,
• strošek je predvidljiv in se spreminja z naraščanjem števila uporabnikov,
• ni nakupa strežnikov, zamenjave opreme in dela sistemskega skrbnika za osnovni sistem,
• dolgoročno skupni strošek ne pade, če podjetje raste in število uporabnikov narašča.

Lasten strežnik:

• višja začetna naložba v licence, opremo in postavitev,
• ločeni stroški vzdrževanja, varnostnih kopij, protivirusne zaščite in nadomestne opreme,
• stroški človeških virov: nekdo mora poskrbeti za sistem tudi ob dopustih in odsotnostih,
• možnost, da dolgoročno plačujete manj, če sistem uporabljate dolgo in brez večjih sprememb.

Pri primerjavi ne pozabite na skrite postavke: elektrika in prostor za strežnik, nadomestna napajanja, licence za podatkovno bazo in operacijski sistem, pa tudi ura, ki jo vaši zaposleni porabijo za »skrb za sistem« namesto za poslovanje.

Varnost: kdo odgovarja za kaj

Pogost predsodek je, da je podatek na lastnem strežniku vedno varnejši, ker ga »vidimo«. V praksi je varnost odvisna od zrelosti ljudi in procesov, ne od lokacije opreme.

Pri oblaku veliko varnostnih nalog prevzame ponudnik: fizično zaščito podatkovnega centra, redne varnostne popravke, nadzor nad omrežjem in večplastno varnostno kopiranje. Vi ostajate odgovorni za upravljanje uporabnikov, gesla, dvostopenjsko preverjanje in pravice dostopa. Najpogostejša napaka tu je preveč pravic za preveč ljudi.

Pri lastnem strežniku vso odgovornost nosite sami: omrežje, požarni zid, popravke operacijskega sistema in podatkovne baze, preizkušeno obnovo iz varnostne kopije ter zaščito pred izsiljevalskimi virusi. V manjšem podjetju brez stalnega IT-oddelka je to realno težko zagotoviti.

Vprašajte ponudnika ali integratorja:

• kako poteka varnostno kopiranje in kako pogosto preizkušajo obnovo,
• kdo ima dostop do vaših podatkov na strani ponudnika,
• kako so urejeni dnevniki dostopa,
• kaj se zgodi z vašimi podatki, ko pogodbo prekinete.

Lokacija podatkov in suverenost

Podjetja se vse pogosteje sprašujejo, kje fizično ležijo podatki in po katerem pravu se obravnavajo. Za slovenska podjetja velja Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), zato je pomembno vedeti:

• ali strežniki stojijo v Evropski uniji,
• kdo so podizvajalci ponudnika in kje delujejo,
• kako ponudnik ravna s podatki, kadar jih posreduje tretjim državam,
• ali je mogoče podatke ob koncu pogodbe popolnoma izvoziti in izbrisati.

Posebno pozornost zahtevajo podjetja, ki obdelujejo podatke o zaposlenih, zdravstvene podatke ali občutljive podatke strank, pa tudi tista, ki sodelujejo z javnim sektorjem. V takih primerih lahko naročnik zahteva določeno raven nadzora, ki jo pri splošnem oblaku težje dokažete. Za lasten strežnik je odgovor preprost, a spet velja: vse obveznosti ostanejo na vaši strani.

Poleg tega zakonodaja predpisuje roke hrambe računovodskih in poslovnih listin. Pri oblaku zato preverite, ali ponudnik zagotavlja dostop do arhiva tudi po prenehanju pogodbe, ali pa si izvoz uredite pravočasno. Več o obveznostih najdete v vodniku o zakonskih zahtevah za ERP.

Slovenske posebnosti: FURS, e-računi in DDV

Pri izbiri modela hrambe ne smete mimo lokalnih obveznosti. Slovenski ERP mora podpirati davčno potrjevanje računov (FURS), pripravo e-računov in obračun DDV z oddajo prek eDavkov. Za podjetja, ki izdajajo račune pri gotovinskem poslovanju, je pomembna tudi povezava z davčno blagajno.

Tu je razlika med modeli bolj praktična kot načelna:

• V oblaku ponudnik pogosto sam razvije in uvede prilagoditve za lokalne predpise, ko se ti spremenijo, vi pa jih dobite z redno posodobitvijo. Preverite le, ali je to zajeto v naročnino ali plačljivo posebej.
• Na lastnem strežniku morate posodobitev za nove predpise sami načrtovati, preizkusiti in namestiti. Če je to zamujeno, tvegate neskladnost, zato mora biti v pogodbi z integratorjem jasno, kdo to naredi.

Podrobnosti o elektronskem poslovanju so v vodnikih o e-računih in DDV obračunih ter o ERP in e-računanju.

Prilagoditve in nadzor nad sistemom

Tu ima lasten strežnik tradicionalno prednost, a se razlika zmanjšuje.

Na lastnem strežniku lahko, če izdelek to dopušča, posegate globlje: dodajate lastne module, neposredno dostopate do podatkovne baze, gradite posebne integracije z obstoječimi stroji in sistemi. To je privlačno za proizvodna podjetja z nenavadnimi procesi, vendar vsaka globoka prilagoditev poveča strošek posodobitev.

V oblaku so prilagoditve običajno omejene na predvidene razširitve, nastavitve, poročila in vmesnike (API). Prednost je, da sistem ostaja »čist« in ga je lažje posodabljati. Slabost je, da nekaterih posebnih zahtev preprosto ni mogoče izpolniti. Pravilo, ki ga pogosto ponavljajo integratorji: najprej prilagodite procese, nato nastavitve, šele nazadnje programsko kodo.

Posodobitve in vzdrževanje

V oblaku nove različice prihajajo po urniku ponudnika. Prednost je, da vedno delate z aktualno različico, zahteva pa, da svoje prilagoditve in integracije redno preverjate, ali po posodobitvi še delujejo. Pri enem sistemu za vse uporabnike ne morete poljubno odlagati.

Na lastnem strežniku posodobitev določate sami, kar daje občutek nadzora, a se pogosto sprevrže v odlašanje. Podjetja, ki sistem leta ne posodobijo, kasneje plačajo veliko višjo ceno, ko je treba preskočiti več različic naenkrat. Takrat se pogosto začne drag migracijski projekt.

Primerjalna tabela

Tabela je okvir, ne pravilo. Konkreten odgovor je odvisen od izdelka, pogodbe in vaših procesov.

Za kakšno podjetje je kaj primerno

Oblak je običajno smiselna izbira, kadar:

• je podjetje malo ali srednje veliko in nima lastnega IT-oddelka,
• ima več lokacij ali delavce na terenu, ki potrebujejo dostop od drugod,
• vodstvo želi predvidljive mesečne stroške in hitrejši začetek,
• procesi so dovolj standardni, da jih sistem pokrije brez globokih posegov,
• gre za storitveno podjetje ali spletno trgovino, kjer je dostopnost ključna. Več o tem v vodnikih o ERP za storitvena podjetja in ERP za spletno trgovino.

Lasten strežnik je pogosto bolj primeren, kadar:

• imate zahtevne proizvodne procese z nenavadnimi integracijami s stroji,
• imate dovolj usposobljenih IT-strokovnjakov in utečeno varnostno politiko,
• vas na lokalno hrambo zavezuje pogodba s strankami ali notranja politika,
• že imate infrastrukturo, ki jo je smiselno izkoristiti. Več o tem v vodniku o ERP za proizvodnjo.

Hibridni ali gostovani model razmislite, kadar:

• želite razbremeniti IT, a ohraniti več nadzora nad okoljem,
• je prehod iz starega sistema postopen in ga želite izvesti po korakih,
• nekateri deli poslovanja (skladišče, proizvodnja) potrebujejo lokalno hitrost, drugi pa dostopnost od drugod.

Odločitev se ne razlikuje le po velikosti podjetja, ampak tudi po regiji in infrastrukturi. Podjetje v Osrednjeslovenski regiji z dobro hitrostjo povezave se v oblaku počuti drugače kot podjetje na območju s šibkejšo internetno povezavo. Pri izbiri razmislite o zanesljivosti internetne povezave na vseh lokacijah, ne samo v sedežu podjetja.

Najpogostejše napake pri izbiri modela

1. Odločitev samo po prvem letu. Primerjava mora zajeti celotno življenjsko dobo sistema.
2. Predpostavka, da je oblak avtomatsko varen. Odgovornost za pravice dostopa in gesla ostaja pri vas.
3. Premalo vprašanj o izstopu. Preden podpišete pogodbo, vprašajte, kako izvozite podatke in v kakšni obliki.
4. Preveč prilagoditev »za vsak slučaj«. Vsaka prilagoditev podraži vzdrževanje in posodobitve.
5. Zanemarjena povezljivost. Nezanesljiva internetna povezava na lokaciji skladišča ali proizvodnje lahko ohromi delo.
6. Pozabljeni računovodja. Če računovodja ali zunanji knjigovodski servis ne more udobno delati v sistemu, bo imela vsa ekipa dodatno delo.

Več pogostih zank je zbranih v vodniku o napakah pri ERP projektih.

Kako ravnati v praksi: seznam vprašanj za integratorja

Preden se odločite, si na sestanku z integratorjem zapišite odgovore na naslednja vprašanja:

• Katere modele uvedbe izbrani izdelek podpira in kakšne so razlike v funkcionalnosti med njimi?
• Kje so podatki fizično shranjeni in kdo so podizvajalci ponudnika?
• Kako je urejena zaščita, kako pogosto se izvajajo varnostne kopije in kdaj je bila zadnja preizkušena obnova?
• Kdo poskrbi za posodobitve zaradi sprememb slovenskih predpisov, vključno z e-računi, davčnim potrjevanjem in DDV?
• Kako lahko podatke izvozite ob koncu pogodbe in v kakšni obliki?
• Kaj se zgodi z vašimi prilagoditvami ob večji posodobitvi?
• Kako hitro lahko model kasneje spremenite, če se potrebe spremenijo?

Odgovore primerjajte pri več integratorjih. Kako izbrati pravega, razložimo v vodniku o izbiri integratorja ERP, postopek povezave pa je opisan na strani kako deluje.

Zaključek: ni univerzalnega odgovora

Oblak ni vedno boljši in lasten strežnik ni vedno bolj varen. Pravi odgovor je odvisen od velikosti podjetja, zahtevnosti procesov, znanja v IT, razpoložljivosti povezave in tega, kako pomembna so vam načelna vprašanja o nadzoru nad podatki. Za večino slovenskih MSP je dobro izhodišče oblak ali gostovana različica, za proizvodna podjetja z zahtevnimi integracijami pa ostaja lasten strežnik resna možnost.

Če želite, da vam pri oceni pomaga izkušen strokovnjak, nam opišite svoj projekt. Povezali vas bomo z integratorjem, ki bo ocenil, kateri model uvedbe ustreza vašim procesom, proračunu in regulativnim obveznostim. Storitev je za vas brezplačna.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.