E-računi in DDV obračuni v ERP: kaj morate urediti pred rokom

Računovodja, ki mesec za mesecem ročno prepisuje podatke iz računov v obrazce, je v slovenskem podjetju še vedno običajna slika. Prav tu se e-račun in ERP srečata: sistem, ki račun ustvari, preveri, knjiži in iz njega izpelje DDV obračun, odpravi večino ponavljajočega se dela. Ta vodnik razloži, kaj zakonodaja zahteva od vašega ERP, kaj je običajno stvar modula ali ponudnika in kaj se splača preizkusiti, preden podpišete pogodbo z integratorjem.

Kaj pomeni e-račun v slovenskem poslovnem okolju

E-račun ni skeniran dokument ali PDF v priponki. Je strukturiran zapis, ki ga programska oprema prebere brez človeka. V Sloveniji se pojem uporablja v treh povezanih zgodbah, ki se jih v praksi rado meša:

• izmenjava z javnim sektorjem, ki že deluje prek državne infrastrukture,
• izmenjava med podjetji (B2B), ki jo ureja ZIERDED,
• davčno potrjevanje računov pri gotovinskih plačilih, ki ga vodi FURS.

Vsaka ima svoje pravila, rok in tehnično pot. Dober ERP jih obvlada ločeno, ne kot eno samo »izvozno« funkcijo.

Račun za proračunske uporabnike

Podjetja, ki delajo z neposrednimi in posrednimi proračunskimi uporabniki, jim morajo izdajati e-račune; izmenjavo ureja zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike. Upravljavec enotne vstopno-izstopne točke je Uprava za javna plačila (UJP), proračunski uporabniki pa lahko e-račune prejemajo in izdajajo samo prek nje.

E-račun za javni sektor sestavljata XML ovojnica za dostavo in dokument e-SLOG, normiran XML obrazec; po želji se doda priloge, na primer PDF-prikaz. Pod pojmom e-račun v tej izmenjavi spadajo računi, dobropisi, bremepisi, avansni računi in zahtevki za plačilo, ne glede na poimenovanje. UJP ponuja tudi spletno storitev za preverjanje strukture e-računa in seznam prejemnikov e-računov med proračunskimi uporabniki, kar prihrani veliko poskusov in napak.

Kdor ima javne naročnike, naj od ERP zahteva, da e-SLOG ustvari neposredno iz računa v sistemu, ne da bi ga moral nekdo ročno nalagati na portal.

Kdaj so e-računi obvezni med podjetji

ZIERDED je bil objavljen v Uradnem listu RS št. 85/2025 z dne 6. novembra 2025 in je začel veljati trideseti dan po objavi. Pomembna pa je uporaba: splošne določbe se uporabljajo od 1. januarja 2028, poglavje o ponudnikih poti elektronske izmenjave pa od 1. aprila 2027.

Jedro je v 7. členu: gospodarski subjekti si za medsebojne dobave blaga in storitev v Sloveniji izmenjujejo izključno e-račune. Izjemi sta potrošnik kot kupec in posel s tujino. Če torej slovensko podjetje prodaja drugemu slovenskemu podjetju, bo račun moral biti e-račun; če prodaja posamezniku ali kupcu zunaj države, ta obveznost ne velja.

Nadzor je razdeljen. FURS nadzira spoštovanje obveznosti izključne izmenjave e-računov, UJP pa nadzira zahteve za ponudnike poti izmenjave. Zakon predvideva globe od 1.000 do 3.000 evrov za pravne osebe in od 500 do 1.500 evrov za samostojne podjetnike. Za podjetje je dražja od globe običajno prekinitev obračunavanja, ker pošiljanje računov ne deluje v dnevu, ko ga stranka potrebuje.

Oblika in poti: kaj mora znati ERP

Po 5. členu ZIERDED se e-račun izmenjuje v nacionalni obliki e-SLOG ali v sintaksah, skladnih z evropskim standardom EN 16931. Drug mednarodno priznan standard je mogoč le, če se stranki dogovorita s pogodbo. Za vas to pomeni konkretno vprašanje: katere oblike zna vaš ERP ustvariti in prebrati brez posebnega razvoja?

Zakon predvideva tri poti izmenjave:

Za podjetja z majhnim obsegom prometa zakon (9. člen, peti odstavek, in 11. člen) predvideva brezplačno aplikacijo, ki jo da na voljo FURS. To je lahko dobra rešitev za manjšega samostojnega podjetnika, ne pa za proizvodno podjetje s sto naročili na dan. Takoj ko računi nastajajo v ERP, je ročno prepisovanje v zunanjo aplikacijo dvojno delo in vir napak.

Izdajanje in sprejemanje: dve različni nalogi

Pri izdajanju ERP ustvari račun in ga pošlje. Pri sprejemanju mora račun prebrati, ga povezati z naročilnico in dobavnico, predlagati knjiženje in sprožiti odobritev. Mnoga podjetja uredijo prvo, drugo pa pustijo za pozneje, nato pa ugotovijo, da je prejemanje bolj zahtevno. Računi dobaviteljev prihajajo v različnih oblikah, z napakami in z različnimi stopnjami podrobnosti.

Na integratorju je, da pokaže celoten tok, ne le gumb »pošlji e-račun«.

Hramba in sledljivost računov

ZIERDED hrambo e-računov prepušča davčni in računovodski zakonodaji, prometne podatke pa je treba hraniti dve leti od prejema ali pošiljanja. Za FURS velja pet let po 18. členu, drugi odstavek.

Zakon o DDV zahteva hrambo kopij izdanih in prejetih računov 10 let, za račune v zvezi z nepremičninami pa 20 let; rok teče po letu, na katero se nanašajo. Če želite kopije slovenskih računov hraniti zunaj Slovenije, je treba davčni organ predhodno obvestiti. To je pomembno pri ERP v oblaku, ker lokacija strežnikov ni vedno enaka lokaciji podjetja. Več o tej odločitvi najdete v vodniku ERP v oblaku ali na lastnem strežniku.

Račun davčnega zavezanca mora vsebovati 18 obveznih sestavin, med drugim datum izdaje, zaporedno številko, davčno številko za DDV, količine, zneske DDV in datum dobave. ERP mora pri izdaji preprečiti račun, ki katere od teh sestavin nima, in zagotoviti nepretrgano številčenje. Širši pregled obveznosti je v vodniku o zakonskih zahtevah za ERP.

Davčno potrjevanje računov (FURS) pri gotovinskih prodajah

To je drug tok kot izmenjava e-računov, a gre za isto podatkovno bazo. Državni zbor je zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) sprejel 15. julija 2015, uporablja pa se od 2. januarja 2016. Blagajne podjetij so prek interneta povezane s centralnim informacijskim sistemom FURS, ki račune preverja in hrani v realnem času.

Za vsako gotovinsko prodajo mora biti račun izdan najpozneje ob dobavi in plačilu, z elektronsko napravo, ki ustreza zakonskim pogojem, podjetje pa mora na vidnem mestu izobesiti obvestilo o tej obveznosti. Kupec mora račun sprejeti, ga odnesti iz prostora in ga na zahtevo pokazati organom. Podjetja z malo računi lahko od 1. januarja 2018 uporabljajo vezano knjigo računov (VKR) namesto blagajne in podatke pošljejo davčnemu organu do 10. v naslednjem mesecu. Javnost lahko potrjen račun preveri z namensko mobilno aplikacijo in na spletni strani FURS.

Za trgovino, gostinstvo in storitve z gotovinskim plačilom je odločilno, ali ERP (ali njegov POS modul) davčno potrditev podpira izvorno. Podrobnosti so v vodniku o davčni blagajni in ERP.

DDV obračun in eDavki: kaj naj ERP pripravi

Slovenski DDV se obračunava po splošni stopnji 22 %, z znižano stopnjo 9,5 % za posle iz priloge I zakona ZDDV-1; portal SPOT navaja tudi stopnjo 5 %. ERP mora pri vsaki postavki pravilno določiti stopnjo, oprostitve in primere obrnjene davčne obveznosti, sicer je obračun napačen že pri viru.

Rok je jasen: zavezanec odda DDV obračun najpozneje zadnji delovni dan meseca po koncu davčnega obdobja in v istem roku plača DDV v proračun. Obračune in rekapitulacijska poročila se oddaja prek sistema eDavki.

Kaj praktično pričakovati od ERP:

1. Knjiga izdanih in prejetih računov z DDV stopnjami, izpeljana neposredno iz knjiženj.
2. Podatki za obrazce DDV obračuna in rekapitulacijskega poročila, pripravljeni za prenos v eDavke.
3. Sledljivost od obrazca nazaj do posameznega računa, da računovodja ob davčnem pregledu v minuti najde vir številke.
4. Obdobja, ki se po zaključku zaklenejo, popravki pa gredo prek jasno vidnih storno knjiženj.

Pri plačah velja podobno: delodajalci in drugi izplačevalci dohodkov prek eDavkov oddajo obračun davčnega odtegljaja (obrazec REK) na dan izplačila; od leta 2023 je glavni obrazec REK-O, REK-1b pa je namenjen pokojninam in socialnim prejemkom. Kdor plače vodi v ERP ali povezanem modulu, naj to vključi v test.

Kdaj postanete DDV zavezanec

Podjetje postane zavezanec, ko njegov letni promet v Sloveniji preseže 66.000 evrov; med 60.000 in 66.000 evri zavezanost nastopi prvi dan naslednjega koledarskega leta. Zavezanost nastopi tudi, ko nabave blaga znotraj EU v koledarskem letu presežejo 10.000 evrov. Identifikacijsko številko za DDV zahtevate z obrazcem DDV-P2 prek eDavkov. Za rastoče podjetje je pomembno, da ERP omogoča vklop DDV obravnave brez prenove šifrantov. Za manjša podjetja je koristen tudi pregled ERP za mala podjetja.

Kaj gre prek ERP, kaj prek modula ali ponudnika

Pri izbiri se lahko opremite z naslednjo mislijo: ERP nosi poslovno logiko, povezava s sistemi države pa je pogosto ločen element. Na seznamu so tudi programi z različnimi lastnostmi:

• Odoo je odprtokodna platforma z moduli; lokalizacija za Slovenijo in e-SLOG morata biti preverjena v izbrani različici in pri izbranem partnerju.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central je oblačni ERP za srednja podjetja; slovenske zahteve se običajno rešujejo z lokalizacijo ali razširitvijo.
• SAP Business One in Oracle NetSuite sta mednarodni rešitvi; pri obeh je treba izrecno preveriti, kako so urejeni e-SLOG, davčno potrjevanje in obrazci za eDavke.
• PANTHEON je ERP z izrazito regionalno usmeritvijo; tudi tu je smiselno zahtevati demonstracijo na vaših podatkih, ne zgolj seznam funkcij.

Nobena od teh opomb ni ocena, ampak seznam vprašanj. Mi nismo povezani z nobenim ponudnikom, zato jih lahko zastavimo vsem enako.

Točke za preizkus z integratorjem

Pred podpisom zahtevajte kratek test na vaših dejanskih podatkih:

Pri oceni stroška ne iščite le cene licence. Vprašajte, kaj je vključeno v mesečno nadomestilo ponudnika poti izmenjave, kdo vzdržuje spremembe oblike ob novi različici zakonodaje in kaj se zgodi, če ponudnik preneha delovati. O tem več v vodniku o izbiri ERP integratorja.

Kje začeti

Najprej popišite, kdo so vaši kupci: javni sektor, podjetja v Sloveniji, tujina, potrošniki. Vsaka skupina ima drugačno pot. Nato ugotovite, ali sedanji sistem račune sploh ustvarja v strukturirani obliki. Če ne, je to dober trenutek za premislek o zamenjavi; sorodna vprašanja obravnava vodnik kako izbrati ERP.

Če želite pogovor z integratorjem, ki ima izkušnje s slovenskimi zahtevami, si oglejte, kako deluje povezovanje z integratorjem. Storitev je za vas brezplačna, opis projekta pa nam omogoča, da vam predlagamo ustrezno ekipo.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.