Kako poteka uvedba sistema Business Central v podjetju

Uvedba Business Central se v slovenskem srednje velikem podjetju redko začne pri programu. Začne se pri vprašanju, kaj danes počnete v Excelu, v starem računovodskem paketu in na papirju ter kaj od tega mora po zagonu teči v enem sistemu. Kdor to razčisti na začetku, ima za seboj večino projekta; kdor ne, bo isto vprašanje reševal ob prenosu podatkov, ko je popravljanje najdražje.

Spodaj je pot od prvega pogovora do delovanja v produkciji: faze, kaj v njih nastane, kaj je naloga podjetja in kaj partnerja ter kaj podaljša rok ali podraži proračun. Če še nimate partnerja, si pomagajte s stranjo kako deluje posredovanje, mi pa vas povežemo z izvajalcem; projekt izvede on.

Kaj pomeni uvedba Business Central

Business Central je Microsoftov ERP za mala in srednje velika podjetja, ki ga stranke običajno uporabljajo v oblaku. Uvedba pomeni, da sistem prilagodite svojim procesom: nastavite družbo, kontni načrt, davčne skupine, skladišča, cenike, odobritve in pravice, nato vanj prenesete začetne podatke in ljudi naučite delati. Širši okvir izbire najdete v vodniku uvedba ERP.

Za razliko od nekaterih konkurentov je pri Business Central bistveno, da je jedro standardno, razlike med projekti pa nastanejo pri nastavitvah, razširitvah in lokalizaciji. Zato sta kakovost zasnove in izbira partnerja pomembnejši od izbire licence.

Microsoftov okvir: FastTrack in Success by Design

Microsoft ima za svoje stranke program FastTrack for Dynamics 365, ki ga vodi produktna inženirska ekipa. Njegovi arhitekti rešitve ne zasnujejo in ne razvijajo; vodijo delavnice, usklajene s ključnimi fazami projekta, in tako opozarjajo na tveganja. Okvir, po katerem delujejo, se imenuje Success by Design, pri vodenju projektov pa pomaga tudi Dynamics 365 Implementation Portal.

To je koristno vedeti, a ne obljublja, da bo projekt tekel brez težav. Vprašajte partnerja, ali in kako ta okvir uporablja pri vaši uvedbi, in naj vam pove, kje v načrtu so točke pregleda tveganj.

Faze uvedbe od zasnove do zagona

Imena faz se med partnerji razlikujejo, vsebina pa je skoraj vedno enaka. Pregled:

Okvir projekta in analiza

Tu se določi, kaj je v obsegu in česa ni. Dober partner ne začne z demonstracijo, ampak z vprašanji: kdo odobri nabavo, kako se danes obračunavajo storitve, kdaj se zapira obdobje, kako se ravna z devizami in odprtimi postavkami. Rezultat je dokument, ki ga lahko podpiše obe strani in ki služi kot podlaga za vsako kasnejšo spremembo obsega.

Če nimate zapisanih zahtev, začnite s predlogo iz vodnika predloga zahtev za ERP; partner jo bo dopolnil, vi pa boste vedeli, kaj od njega pričakovati.

Nastavitev in slovenske posebnosti

Pri nastavitvi se Business Central prilagodi slovenskemu poslovanju: davčne skupine in DDV, obračun DDV in poročanje prek eDavkov, izdajanje in prejemanje e-računov, davčno potrjevanje računov (FURS), kjer velja, ter dokumenti, ki jih zahteva vaš računovodja. Podrobneje to razlagata vodnika e-računi in obračuni DDV v ERP in davčna blagajna in ERP.

Pri tem je pomembno razumeti lokalizacijo. Microsoft jo za del držav dobavlja sam, drugod pa jo zagotavljajo aplikacije partnerjev, ki jih najdete na Marketplace; zgrajene so na mednarodni različici W1. Med državami, ki jih Microsoft izrecno našteva, Slovenije ni, zato morate pred podpisom pogodbe zahtevati jasen odgovor: katera aplikacija se uporablja, kdo jo vzdržuje, kako se posodablja ob spremembah predpisov. Več o tem na strani Business Central v Sloveniji.

Prenos podatkov

Prenos podatkov je faza, ki jo podjetja najpogosteje podcenijo. Stari kupci z dvojnimi vnosi, artikli brez enot, odprte postavke, ki jih nihče več ne razume: vse to pride v nov sistem, če ga prej ne očistite. Običajno se naredi več preizkusnih uvozov, preden se izvede končni prenos, in vsakič se primerja stanje v starem sistemu z novim, še posebej glavna knjiga, odprte postavke in zaloga. Podrobnosti so na strani migracija v Business Central in v splošnem vodniku migracija ERP.

Vloge: kaj dela podjetje in kaj partner

Najpogostejši vzrok težav ni tehnične narave, ampak nejasna delitev odgovornosti. Praktično pravilo: partner pozna sistem, vi poznate svoje poslovanje.

• Podjetje: imenuje vodjo projekta z dejanskim časom za projekt, zagotovi razpoložljivost nosilcev procesov, odloča o obsegu, očisti podatke, preizkuša in potrdi zagon.
• Partner: vodi analizo, nastavlja sistem, razvija prilagoditve, izvaja prenos, pripravi preizkusne scenarije, usposablja uporabnike in sodeluje pri zagonu.
• Računovodja ali zunanji računovodski servis: potrdi kontni načrt, DDV, zaključek obdobja in poročila. Če ga vključite šele ob zagonu, boste popravljali nastavitve, ki so bile že uporabljene.

Pri izbiri partnerja bodite pozorni na njegovo izkušenost z vašo panogo in z lokalizacijo. Microsoftova oznaka Solutions Partner for Business Applications kaže, da ima partner potrjene kompetence in reference, ne pa, da bo ravno vaš projekt uspel; zato zahtevajte reference in sestavo ekipe, ne le certifikate. Več o tem v vodniku izbira ERP integratorja in na strani izbira partnerja za Business Central.

Kaj določa rok in proračun

Splošnih številk ne bomo navajali, ker bi bile zavajajoče. Rok in proračun določajo predvsem naslednji dejavniki:

1. Obseg modulov: finance same so drug projekt kot finance z zalogami, proizvodnjo in plačami. Poglejte module Business Central.
2. Število družb, skladišč in lokacij: vsaka doda nastavitve, preizkuse in prenos podatkov.
3. Kakovost podatkov: čisti podatki skrajšajo prenos, neurejeni ga podaljšajo.
4. Prilagoditve in integracije: vsaka razširitev je strošek razvoja, preizkušanja in poznejšega vzdrževanja. Glejte prilagoditve in integracije.
5. Razpoložljivost vaših ljudi: projekt se ustavi, kadar ključni uporabniki nimajo časa za preizkus.
6. Število uporabnikov in njihov profil: vpliva na licence in usposabljanje.

Licenčni stroški so le del slike. Cene in vrste licenc razlaga stran o cenah Business Central, splošni okvir pa vodnik o ceni ERP. Spletne licence se po dokumentaciji Microsofta kupujejo prek programa Cloud Solution Provider, torej prek partnerja, zato naj bo ponudba za licence in storitve pregledna in ločena.

Pasti, značilne za Business Central

• Lokalizacija, ki je ne preverite. Če se pokaže, da slovenska aplikacija ne pokriva vašega primera (npr. določenega izpisa, e-računa ali poročila), sledi dodaten razvoj. Vprašajte pred pogodbo.
• Preveč prilagoditev že v prvi različici. Sistem se hitro napolni z izjemami. Začnite s standardom in prilagoditve dodajte, ko so potrebe dokazane.
• Posodobitve brez preizkusa. Microsoft priporoča, da pred večjo posodobitvijo kopirate produkcijo v peskovnik in tam preizkusite ključne scenarije; preizkus v predogledu ne uporablja kopije produkcijskih podatkov. Dogovorite, kdo to dela po zagonu.
• Zagon ob zaključku obdobja. Prehod tik pred zaključkom leta ali DDV obračunom je tvegan; skupaj z računovodjo izberite trenutek, ko je pritisk najmanjši.
• Usposabljanje samo za ključne uporabnike. Ostali ob zagonu delajo po starem. Poglejte usposabljanje za Business Central.
• Brez predaje v podporo. Po zagonu mora biti jasno, kdo prejme prijave napak in kako hitro odgovori; glejte podpora in vzdrževanje.

Če projekt že teče in zamuja, je smiselna neodvisna ocena stanja: revizija in reševanje projekta. Pogoste vzroke neuspeha ste lahko prebrali tudi v vodniku napake pri ERP projektih.

Kako se pripraviti, preden pokličete partnerja

Pred prvim pogovorom zapišite stvari, ki jih partner ne more uganiti: katere procese želite ohraniti, kje danes izgubljate čas, katere sisteme morate povezati (spletna trgovina, banka, kadrovska evidenca) in kdo v podjetju bo odgovoren za projekt. Za primerjavo z drugimi sistemi pomagajo primerjave ERP in stran alternative za Business Central.

Tako bo prva ponudba partnerja primerljiva z drugo, vi pa boste vedeli, kaj v njej manjka. Brezplačno vas povežemo z izvajalcem, ki ustreza vašemu obsegu in panogi.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.