Usposabljanje za Business Central: uporabniki, certifikati in načrt

Najdražja napaka pri uvedbi ERP-ja ni napačna izbira programa, temveč sistem, ki ga ljudje ne znajo uporabljati. Če iščete usposabljanje za Business Central, vas verjetno zanima več stvari hkrati: kako se sami naučiti Business Central, kdo v podjetju potrebuje kakšno znanje in po čem prepoznati izvajalca, ki res obvlada sistem. Ta stran združuje vse tri poglede in jih umešča v običajen potek projekta v slovenskem malem ali srednje velikem podjetju.

Business Central je Microsoftova rešitev za poslovanje, zato je del učnega gradiva javen in brezplačen. Vendar splošno gradivo nikoli ne odgovori na vprašanje, kako bo vaš račun odhodkov, vaša davčna obdelava ali vaša proizvodna kosovnica delovala v vašem sistemu. Zato mora šolanje potekati na dveh ravneh: kot učenje orodja in kot učenje vaših procesov v orodju.

Kje se naučiti Business Central: viri proizvajalca

Za samostojno učenje je prvi naslov platforma Microsoft Learn. Tam najdete dokumentacijo za Business Central, učne poti in študijske vodnike za posamezne izpite. Za začetnika, ki mu nihče ne razloži vmesnika, je to najcenejši način, da dobi občutek za sistem: kako se premikate med seznami in karticami, kaj so dimenzije, kako so zgrajeni nabavni in prodajni dokumenti.

Microsoft Learn uporabljajo tudi izvajalci. V dokumentaciji je opisano, da licence za spletno različico Business Central prodajajo samo partnerji prek programa Cloud Solution Provider. V praksi torej ob nakupu vedno sodelujete z neodvisnim podjetjem, ki vam sistem ne le proda, ampak ga tudi uvede in vas nanj usposobi. Več o tem, kako izbrati takšnega partnerja, najdete na strani izbira partnerja za Business Central.

Kaj se splača prebrati pred projektom

Pred prvo delavnico se izplača, da si ključni uporabniki ogledajo splošne pojme in jih primerjajo s svojim delom. Računovodja naj prebere, kako sistem obravnava glavno knjigo in odprte postavke; skladiščnik, kako deluje prejem blaga. Tako delavnice ne začnejo pri izhodiščni točki, ampak pri vprašanjih, ki so za vaše podjetje res pomembna. Splošen pregled področij najdete v prispevku o modulih Business Central.

Certifikat Business Central: kaj pomeni in kdo ga potrebuje

Beseda »certifikat« je v ponudbah pogosta in pogosto nejasna. Najprej ločite, kaj je mišljeno.

MB-800 je izpit, po katerem se pridobi naziv Dynamics 365 Business Central Functional Consultant Associate. Za uspeh je treba doseči vsaj 700 točk. Merjena področja so po Microsoftovem študijskem vodniku:

Iz razporeditve je razvidno, da izpit močno poudarja finance in poslovne procese, torej tisto, kar v podjetju najbolj zanima računovodstvo. Za razvijalce, ki pišejo razširitve, obstaja MB-820 (Business Central Developer Associate).

Zakaj je certifikat pomemben, ko izbirate izvajalca

Microsoft ima partnersko oznako Solutions Partner for Business Applications. Pri njenem točkovanju štejeta izpit MB-800 v kategorijo srednje zahtevnih kompetenc in izpit MB-820 v kategorijo naprednih. Z drugimi besedami: podjetje, ki ima certificirane svetovalce, ima za to tudi poslovni razlog. Še pomembnejše je dejstvo, da certifikati vsako leto potečejo in jih je treba obnoviti s spletnim ocenjevanjem na Microsoft Learn. Vprašanje »kdaj ste zadnjič obnovili certifikat?« je zato povsem upravičeno.

Hkrati ne precenjujte papirja. Certifikat dokazuje poznavanje sistema, ne pa poznavanja slovenske zakonodaje ali vaše panoge. Razlika je pomembna, saj Microsoft lokalizacijo neposredno zagotavlja v omejenem naboru držav, drugje pa jo gradijo partnerji z aplikacijami na Marketplace. Kako je to videti za naš trg, razložimo na strani Business Central v Sloveniji. Ker lahko lokalizacijo sestavlja več aplikacij, mora biti tudi šolanje usmerjeno na ta konkretni sklop in ne le na mednarodno različico.

Dve ciljni skupini: ključni in končni uporabniki

Najpogostejša napaka je enotno šolanje za vse. Dejansko imate vsaj dve skupini z zelo različnimi potrebami.

Ključni uporabniki

To so ljudje, ki sodelujejo že v fazi analize: vodja financ ali računovodja, vodja nabave, vodja prodaje, po potrebi vodja proizvodnje ali skladišča. Njihova naloga ni le, da se naučijo sistema, ampak da:

• odločajo o nastavitvah, ki jih pozneje ni lahko spreminjati (kontni načrt, dimenzije, številčenje, odobritve),
• preizkušajo prilagojeno rešitev na lastnih primerih,
• po zagonu postanejo prva točka pomoči za kolege.

Ključni uporabnik mora imeti čas. Če ga zadržujete pri običajnem delu, projekt zdrsne, ker nihče ne preveri nastavitev, ki jih svetovalec predlaga. Dobro je, da se vsak ključni uporabnik za svoje področje poglobi tudi v ustrezno stran, na primer računovodstvo in finance ali zaloge in nabava.

Končni uporabniki

Končni uporabnik ne potrebuje celotnega sistema, temveč svoj delovni tok. Referent v prodaji mora znati ustvariti ponudbo, jo spremeniti v naročilo in preveriti zalogo. Knjigovodja mora razumeti knjiženje, usklajevanje in obdelavo prejetih računov. Šolanje je najučinkovitejše, če poteka na delovnem mestu, s podatki, ki so videti kot vaši, in z nalogami, ki jih oseba sicer opravlja vsak dan.

Za ekipe, ki delajo z zahtevnejšimi področji, se lahko vsebina razlikuje:

• prodajna ekipa: prodaja in CRM,
• proizvodnja: proizvodnja v Business Central,
• kadrovska in plačna služba: plače in kadri.

Slovenske posebnosti, ki jih šolanje ne sme preskočiti

V Sloveniji se ERP ne uči samo kot program, ampak tudi kot orodje za izpolnjevanje obveznosti. Računovodja mora vedeti, kako sistem pripravi podatke za obračun DDV in kako se ti podatki prenesejo v portal eDavki. Prodajna ekipa mora razumeti, kako nastaja e-račun in kje se v procesu pojavi povezava z davčnim potrjevanjem računov pri FURS, kjer je to za vaše poslovanje relevantno.

Zato naj v vsakem načrtu šolanja obstaja ločen termin, namenjen uradnim postopkom. Ozadje najdete v vodnikih e-računi in obračun DDV v ERP ter zakonske zahteve za ERP. Če tega ne obravnavate pred zagonom, boste prve težave odkrili ob prvem rednem obračunu.

Načrt usposabljanja po fazah projekta

Spodnji okvir je splošen. Natančen obseg in trajanje določita izvajalec in vaše potrebe, saj so odvisni od števila uporabnikov, področij in prilagoditev. Več o poteku projekta preberite na strani uvedba Business Central.

Pomembna stvar: šolanje ne sme biti zadnje

Pogosto se šolanje načrtuje tik pred zagonom, ko je že premalo časa za popravke. Boljša praksa je, da se ključni uporabniki učijo skozi ves projekt, končni uporabniki pa vstopijo takrat, ko je sistem že dovolj stabilen, da se nauče pravega postopka in ne vmesne različice. V ponudbi izvajalca zahtevajte, da je jasno razvidno, katere ure šolanja so vključene in kaj je dodatno. Več o primerjavi stroškov vidite v pregledu cen Business Central.

Financiranje usposabljanja v Sloveniji

V naših preverjenih virih ni podatka o konkretnem javnem razpisu ali subvenciji za usposabljanje na področju ERP, zato nobenega ne navajamo. Smiselno je storiti naslednje:

• pri izvajalcu vprašajte, ali je šolanje v ponudbi ločena postavka, da ga lahko načrtujete kot samostojen strošek,
• z računovodjo preverite, kako se strošek izobraževanja obravnava v vašem poslovanju,
• spremljajte uradne objave pristojnih ustanov, saj se možnosti sofinanciranja spreminjajo.

Upravljanje sprememb: tisto, kar šolanje ne reši samo

Tudi odlično šolanje ne pomaga, če ljudje sistema ne želijo uporabljati. Pri uvedbi ERP-ja se spreminjajo navade: tabele v Excelu izginjajo, odgovornosti se premikajo, nekdo, ki je ponavadi vse vedel na pamet, zdaj vidi svoje delo v skupni bazi. Zato:

• vodstvo mora jasno povedati, zakaj se sistem uvaja in kaj se bo ukinilo (npr. vzporedne evidence),
• ključni uporabniki morajo biti vidni notranji ambasadorji, ne le tehnični kontakti,
• prvi teden po zagonu naj bo na voljo hitra pomoč, ker prva napaka brez odziva ustvari nezaupanje,
• zbirajte vprašanja in jih pretvorite v kratek interni priročnik v vašem jeziku.

Za pregled najpogostejših zdrsov glejte vodnik napake pri ERP projektih, ki jih večinoma povzroči ravno premalo pozornosti do ljudi.

Po zagonu: znanje je treba vzdrževati

Business Central se razvija z novimi izdajami, kar pomeni, da se spreminja tudi vmesnik in nabor funkcij. Posodobitve in nove različice opisuje stran različice in izdaje Business Central. Dogovor o podpori in vzdrževanju naj vključuje tudi občasne osvežitvene delavnice, še posebej za nove sodelavce, ki jih ni bilo pri projektu.

Če ste že imeli projekt, ki ni dosegel pričakovanj, in sumite, da gre za težavo uporabnikov, lahko pomaga neodvisni pregled, opisan na strani o reševanju projekta in reviziji.

Kako do izvajalca, ki zna tudi učiti

Dober izvajalec ni samo tisti z veljavnimi certifikati, ampak tisti, ki pozna slovenske procese in zna znanje prenesti na vaše ljudi. Pri pogovoru preverite, kdo bo vodil šolanje, kakšno gradivo dobite in ali je v ponudbi predviden čas za ključne uporabnike. Naša storitev je brezplačna: opišete projekt, mi pa ga povežemo z izvajalcem, ki ustreza vašemu obsegu in regiji. Kako poteka, je opisano na strani kako deluje posredovanje. Če še primerjate rešitve, si oglejte kako izbrati ERP.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.