Business Central: moduli in funkcionalnosti po področjih

Ko podjetje išče module Business Central, običajno ne želi seznama menijev, ampak odgovor na preprosto vprašanje: ali sistem pokrije moje procese, ali bom moral kaj dokupiti in v kateri izdaji? Ta stran vas po področjih popelje skozi funkcionalnosti Business Central, loči, kaj sodi v standardno ponudbo in kaj zahteva razširitev, ter pokaže, kje se je smiselno pogovoriti z izvajalcem, preden podpišete ponudbo.

Business Central je Microsoftov ERP za mala in srednje velika podjetja. Za razliko od nekaterih konkurentov se ne kupuje kot niz ločenih modulov: licenca vključuje širok nabor funkcij, razlika med izdajama pa je ozka. Za splošen uvod v ta ERP si oglejte pregled izdelka Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Kako je sestavljen Business Central

Najprej dve pojasnili, ki prihranita nesporazume pri primerjavi ponudb.

Izdaji. Plačljivi izdaji sta Essentials in Premium. Microsoft na svoji strani s cenami navaja, da obe vključujeta neomejeno število uporabnikov, prilagajanje in razširljivost, več okolij, več družb, finance, prodajo in trženje, nabavo, zaloge, načrtovanje oskrbovalne verige, upravljanje projektov in upravljanje skladišča. Samo izdaja Premium doda upravljanje servisnih nalogov in proizvodnjo.

Uporabniki. Cena ni vezana na module, ampak na vrsto uporabnika. Dokumentacija omenja licence Essentials, Premium, Team Member in External Accountant, poleg tega pa dostop samo za branje prek licenc Microsoft 365, ki dopolnjujejo plan Premium ali Essentials. Za izračun stroškov glejte stran o cenah Business Central.

Iz tega sledi pomembna posledica za izbiro: pri Business Central ne razmišljate »kateri modul kupiti«, ampak »katere sklope bom dejansko vključil in kdo bo z njimi delal«.

Pregled po področjih

Tabela je izhodišče. Dejanski obseg je vedno odvisen od tega, kako izvajalec sistem nastavi, zato je vsako vrstico treba preveriti z vašimi procesi.

Finance: jedro sistema

Finančni sklop je tisti, okoli katerega se gradi preostanek. Vodnik za izpit MB-800, po katerem se preverjajo svetovalci, kot module, ki jih funkcionalni svetovalec nastavi, navaja upravljanje financ, prodajo, nabavo, zaloge in osnovna sredstva, skupaj z dimenzijami, potrditvenimi delovnimi tokovi, bankami in amortizacijo.

V praksi to pomeni, da računovodja v glavni knjigi dela z dimenzijami (stroškovno mesto, projekt, oddelek), da terjatve in obveznosti nastajajo iz prodaje in nabave ter da se osnovna sredstva amortizirajo znotraj istega sistema. Odobritve računov in plačil urejajo delovni tokovi, tako da se potrditev ne dogaja po elektronski pošti.

Za slovenskega računovodjo je ključno vprašanje drugo: ali sistem upošteva domače zahteve, torej DDV, e-račune in davčno potrjevanje računov pri FURS. Microsoft sam zagotavlja lokalizacijo za 21 držav, med njimi Avstrijo, Belgijo, Nemčijo, Francijo, Italijo, Mehiko, Nizozemsko, Španijo, Švico in Združeno kraljestvo. Za druge države je Business Central na voljo prek lokalizacijskih aplikacij, ki jih razvijejo partnerji in jih najdete na Marketplace. Kaj to pomeni za slovensko okolje, pojasnjuje stran o Business Central v Sloveniji, podrobnosti o knjigovodstvu pa stran o računovodstvu in financah.

Prodaja, trženje in CRM

Sklop za prodajo in trženje je v obeh izdajah. Pokriva kupce, ponudbe, prodajna naročila in izdajo računov, torej celoten tok od povpraševanja do terjatve. Za mnoga podjetja, ki so doslej ponudbe pripravljala v Excelu, je to prvi opazen premik: ponudba postane naročilo, naročilo odpremnica, odpremnica račun, brez ponovnega vnosa.

Treba pa je biti pošten glede besede »CRM«. Če pod tem razumete le seznam kupcev, stikov in prodajni proces, je to v standardu. Če pričakujete kampanje, ocenjevanje potencialnih kupcev in zahtevno vodenje prodajne ekipe, je to področje, kjer se običajno pogovarjate o razširitvi ali o povezavi z drugo rešitvijo. Podrobneje: prodaja in CRM v Business Central.

Nabava, zaloge in skladišče

Ti trije sklopi so v praksi neločljivi. Nabava vodi dobavitelje, naročila in prejem blaga; zaloge sledijo artiklom in lokacijam ter vrednotenju; upravljanje skladišča dodaja podrobnejše tokove v večjih skladiščih. Načrtovanje oskrbovalne verige povezuje vse troje in predlaga, kaj in kdaj naročiti.

Za trgovsko podjetje v Savinjski ali Podravski regiji, ki ima več lokacij in veliko artiklov, je to običajno najpomembnejši del odločitve. Za podjetje z enim skladiščem in majhnim številom prometa je lahko skladiščni modul več, kot ga potrebuje. Če imate delo z mobilnimi terminali ali čitalniki, to praviloma pomeni dodatno konfiguracijo; licenca Device omogoča, da si več uporabnikov izmenično deli pokrit napravo, na primer blagajno, delovno mesto v delavnici ali skladiščni terminal, pri čemer število hkrati prijavljenih uporabnikov skupine »Dynamics 365 Business Central Device Users« ne sme preseči števila kupljenih licenc Device.

Več o tem: zaloge in nabava v Business Central.

Proizvodnja: samo v izdaji Premium

Proizvodni modul je tisto, kar najbolj loči Premium od Essentials. Po Microsoftovi dokumentaciji temelji na proizvodnih sestavnicah, tehnoloških postopkih, delovnih centrih in strojnih centrih ter proizvodnih nalogih, povezan pa je z načrtovanjem, zalogami, skladiščem, izračunom stroškov, podizvajanjem in upravljanjem kakovosti.

Za slovenskega proizvajalca, na primer v Gorenjski ali na Primorskem, to pomeni, da lahko iz prodajnega naročila izpeljete potrebe po materialu, ugotovite, kaj je treba proizvesti in kaj dokupiti, in na koncu primerjate načrtovani in dejanski strošek. Podizvajanje je pomembno za podjetja, ki del operacij oddajajo zunanjim izvajalcem.

Opozorilo: proizvodnja je lahko zelo različna. Serijska, kosovna in projektna proizvodnja zahtevajo različne nastavitve, zato je pomembno, da izvajalcu jasno opišete procese. Za podrobnosti glejte proizvodnja v Business Central in splošnejši ERP za proizvodnjo.

Projekti in storitve

Upravljanje projektov je vključeno v obe izdaji. Primerno je za podjetja, ki delo prodajajo po projektih: agencije, inženirske pisarne, svetovalna podjetja. Povezuje stroške, porabljen čas in izdajo računov z določenim projektom. Upravljanje servisnih nalogov je dodatek izdaje Premium in je namenjeno podjetjem, ki vzdržujejo opremo pri strankah ali opravljajo popravila.

Če ste storitveno podjetje, je dobro vedeti, da se obseg projektnega sklopa prilagaja z razširitvami. Primere in zahteve po panogah razlaga ERP za storitvena podjetja.

Kadri in plače

V naštetih sklopih iz Microsoftovih virov plače niso posebej omenjene, zato jih ne smemo obravnavati kot samoumevne. Obračun plač v Sloveniji je močno vezan na lokalne predpise in poročanje, zato podjetja običajno uporabijo namensko rešitev ali partnersko aplikacijo, povezano z ERP. Pred odločitvijo se o tem pogovorite z izvajalcem; pregled možnosti je na strani plače in kadri v Business Central.

Poročanje, Teams in mobilni dostop

Poročila in pregledi so del vsakdanjega dela v sistemu, za zahtevnejšo analitiko pa podjetja pogosto dodajo ločeno orodje za poslovno analitiko. Zanimivost za podjetja, ki že uporabljajo Microsoft 365: uporabniki lahko podatke Business Central v Microsoft Teams vidijo samo z licenco Microsoft 365, kadar jim je kdo deljene zapise delil. To je koristno za vodje, ki sistem le občasno gledajo, saj ni treba kupiti polne licence.

Drugo pomembno pravilo: uporabnik Team Member lahko dostopa samo do objektov, ki jih določa njegova licenca. Tudi če mu skrbnik dodeli dovoljenja SUPER, pravice iz licence (entitlements) ostajajo prednostne. Zato pri načrtovanju vlog ne zadostuje, da zapišete »vsi lahko vse«, ampak je treba vloge uskladiti z licencami.

Copilot in razširitve

Microsoft pri svetovalcih, ki sistem uvajajo, pričakuje tudi nastavitev Copilota in vgrajenih agentov Business Central. Za podjetje je praktično vprašanje, ali so te funkcije na voljo v vašem jeziku in regiji ter kaj prinašajo pri dejanskih opravilih. To preverite na predstavitvi z lastnimi podatki, ne s promocijskim gradivom.

Razširljivost je druga plat iste zgodbe. Kar standard ne pokriva, se dodaja z razširitvami: bodisi z aplikacijami, ki jih najdete na Marketplace, bodisi z razvojem po meri. Pri vsaki odločitvi si zastavite tri vprašanja: kdo razširitev vzdržuje, ali bo delovala po posodobitvi sistema in koliko jo boste dejansko potrebovali. Več o tem v poglavjih prilagoditve Business Central in integracije.

Kako uporabiti ta pregled pri izbiri

1. Izpišite svoje procese, ne modulov. Za vsak proces zapišite, kdo ga izvaja in kaj mora sistem narediti.
2. Ločite nujno od zaželenega. Nujno mora biti pokrito v standardu ali z preverjeno aplikacijo.
3. Preverite izdajo. Če potrebujete proizvodnjo ali servisne naloge, je to izdaja Premium.
4. Vprašajte po lokalizaciji. Davčno potrjevanje računov in e-računi za slovenskega davčnega zavezanca niso podrobnost, ampak pogoj.
5. Primerjajte alternative. Primerjavo z drugimi sistemi najdete v primerjavi Odoo in Business Central.

Ko je seznam pripravljen, ga lahko pošljete prek postopka povezovanja z izvajalcem: storitev je brezplačna, projekt pa izvede izvajalec, ne mi. Ker nismo povezani z nobenim ponudnikom ERP, vam pregled ne bo prilagojen komurkoli. Če šele začenjate, je dober naslednji korak vodnik o izbiri ERP.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.