Uvedba SAP Business One je projekt, ne nakup licence. Podjetje, ki želi imeti v enem sistemu računovodstvo, nabavo, zaloge, prodajo in poročanje, mora skozi vrsto korakov: od določitve ciljev do prevzema po zagonu. Ta stran opisuje mesto vsakega koraka, kdo ga izvede in kje se najpogosteje zalomi. Namenjena je direktorjem, finančnim vodjem in vodjem informatike v slovenskih malih in srednje velikih podjetjih, ki pripravljajo projekt in želijo vedeti, kaj lahko od izvajalca upravičeno zahtevajo.
SAP po lastnih navedbah beleži več kot 83 000 strank in 1,2 milijona uporabnikov programa SAP Business One, ki se uporablja v več kot 170 državah. Razširjenost pa še ne pomeni, da bo vaš projekt uspešen: o tem odloča priprava, kakovost podatkov in dogovor o obsegu.
Metodologija SAP: pet faz uvedbe
SAP za uvedbo programa SAP Business One priporoča metodologijo s petimi fazami: priprava projekta, načrt izvedbe (Business Blueprint), izvedba projekta (Project Realization), končna priprava ter zagon s podporo. Izvajalec jo lahko prilagodi, vendar mora biti iz njegove ponudbe razvidno, katera faza je kje in kaj ob koncu vsake faze dobite.
SAP za izvajalce ponuja tudi vzorce in orodja: vprašalnike in dokumente za nastavitve v fazi Business Blueprint, vodnik za prenos podatkov, testne primere z dnevnikom napak, vodnik za usposabljanje, obrazec za zahtevek za spremembo, obrazce za potrditev faze, preglednico za oceno tveganj in projektne načrte, vgrajene v odjemalca SAP Business One. Dobro je vprašati, katere od teh dokumentov bo izvajalec dejansko uporabljal, saj so izročki vaša garancija, da se bo projekt dalo spremljati.
Faze uvedbe in izročki
| Faza | Kaj se zgodi | Izročki | Vaša naloga |
|---|---|---|---|
| Priprava projekta | Cilji, obseg, ekipa, načrt, ocena tveganj | Projektni načrt, seznam tveganj, imenovana ekipa | Imenovati vodjo in ključne uporabnike |
| Načrt izvedbe (Business Blueprint) | Delavnice po področjih: prodaja, nabava, zaloge, finance | Dokument z zahtevami in nastavitvami | Opisati dejanske procese, potrditi dokument |
| Izvedba projekta | Nastavitev sistema, prenos podatkov, preizkušanje | Nastavljen sistem, preneseni podatki, poročilo o testih | Pripraviti podatke, preizkusiti na dejanskih primerih |
| Končna priprava | Usposabljanje uporabnikov, končni prenos, načrt preklopa | Usposobljeni uporabniki, načrt zagona | Sodelovati pri šolanju, potrditi pripravljenost |
| Zagon in podpora | Preklop, reševanje težav, spremljanje | Delujoč sistem, evidenca napak | Poročati o težavah, potrditi prevzem |
Priprava projekta
V tej fazi se določijo cilji, ki jih podjetje pričakuje: skrajšati zapiranje meseca, imeti pregled nad zalogami, odpraviti ročno prepisovanje med preglednicami. Brez zapisanih ciljev se kasneje ni mogoče dogovoriti, ali je projekt uspel. Tu se določita tudi obseg (moduli, družbe, skladišča) in ekipa. Če še niste izbrali izvajalca, si najprej oglejte kako izbrati partnerja za SAP Business One.
Načrt izvedbe: delavnice in Business Blueprint
SAP v tej fazi predvideva delavnice za zahteve po funkcionalnih področjih, na primer prodaja, nabava in zaloge, na katerih se zapiše konfiguracija. Praktično to pomeni, da se izvajalec usede z računovodjo, skladiščnikom, komercialistom in nabavnikom ter opiše, kako delo poteka danes in kako naj poteka v sistemu. Rezultat je dokument, ki ga podpišete. Vsaka naknadna zahteva izven tega dokumenta gre skozi postopek sprememb.
Na delavnicah pripeljite tudi vprašanja o slovenski zakonodaji: obravnava DDV, poročanje prek eDavkov, izdajanje in prejemanje e-računov, davčno potrjevanje računov pri FURS za dejavnosti, ki ga zahtevajo. Več o teh temah je v vodnikih o zakonskih zahtevah za ERP in o davčni blagajni v ERP. Podrobnosti o stanju v naši državi so na strani SAP Business One v Sloveniji.
Izvedba projekta
SAP to fazo opisuje kot jedro projekta: sistem se nastavi, podatki se prenesejo iz starega sistema, naročnik pa vse skupaj potrdi na dejanskih podatkih. Zadnji del je ključen. Preizkus s poenostavljenimi vzorci ne odkrije težav, ki se pokažejo šele pri resničnem dobavitelju, resničnem popustu ali resničnem davčnem primeru.
Pri prenosu podatkov se najpogosteje pokažejo težave, ki so v starem sistemu skrite: podvojeni partnerji, nepopolne šifre artiklov, odprte postavke, ki se ne ujemajo z glavno knjigo. Čiščenje je naloga podjetja, izvajalec pa naredi uvoz in kontrolo. Širše o tej temi preberite v vodniku o selitvi ERP in na strani o selitvi podatkov v SAP Business One.
Končna priprava in usposabljanje
V tej fazi se končni uporabniki usposobijo, preklop pa SAP priporoča opraviti čez vikend ali v mirnem obdobju. V slovenskem okolju to pomeni izogibanje obdobjem, ko računovodstvo zapira mesec, pripravlja DDV obračun ali letno poročilo. Vnaprej se dogovorite, kdo je ob preklopu na voljo, kdo odloča o vrnitvi na staro stanje in kako se vodi evidenca napak. Za učenje uporabnikov glejte usposabljanje za SAP Business One.
Zagon in podpora po njem
Po zagonu ekipa projekta rešuje težave, trajanje tega obdobja pa mora biti navedeno v pogodbi. To je pogosto spregledana točka: če pogodba tega ne določa, se prvi tedni po zagonu pogosto spremenijo v nejasno prerekanje, kaj je še del projekta in kaj že vzdrževanje. Podrobnosti o dolgoročni oskrbi so na strani o podpori in vzdrževanju.
Kdo kaj počne: podjetje in izvajalec
Izvajalec odgovarja za metodologijo, nastavitve, prenos podatkov, prilagoditve in usposabljanje. Podjetje odgovarja za poslovne odločitve, podatke in čas svojih ljudi. Mi nismo izvajalec in ne uvajamo sistema: povezujemo vas z izvajalcem, ki projekt dejansko vodi.
Na strani podjetja potrebujete vsaj:
- vodjo projekta z dejanskim pooblastilom, ne zgolj imenom na seznamu;
- ključnega uporabnika za finance in računovodstvo, ki pozna davčne in knjigovodske postopke;
- ključne uporabnike za nabavo, prodajo in skladišče;
- osebo, ki odloča o spremembah obsega, ko se pojavijo nove zahteve.
Če ima podjetje zunanjega računovodjo, ga povabite v delavnice že v fazi načrta. Postavitev kontnega načrta, davčnih shem in obračunov pozneje težko spreminjate, zato mora biti pravilna že na začetku.
Kaj vpliva na trajanje in proračun
Ne obljubljamo trajanja ali zneska, ker bi bil vsak brez poznavanja podjetja izmišljen. Dejavniki, ki ju dejansko premikajo:
| Dejavnik | Zakaj vpliva |
|---|---|
| Obseg modulov | Več področij pomeni več delavnic, nastavitev in testiranj |
| Število uporabnikov in lokacij | Vpliva na usposabljanje, pravice in preklop |
| Število družb in skladišč | Poveča kompleksnost knjigovodstva in prenosa podatkov |
| Kakovost podatkov | Slabi podatki podaljšajo fazo prenosa |
| Prilagoditve in povezave | Vsaka zahteva izven standarda je dodatno delo; glejte prilagoditve |
| Razpoložljivost vaših ljudi | Zamude pri odločanju se seštevajo |
| Način gostovanja | Pri oblaku in lastnih strežnikih so koraki različni |
Za razumevanje stroškovne strukture preberite stran o cenah SAP Business One in splošni vodnik o uvedbi ERP.
Pasti, značilne za SAP Business One
- Preveč prilagoditev. Ker je prilagajanje možno, se kaj hitro razširi. Vsaka prilagoditev pa mora biti utemeljena, dokumentirana in preizkušena, sicer postane težava ob naslednji nadgradnji.
- Razširitve brez presoje. SAP govori o več kot 500 sektorskih in državnih razširitvah, ki jih ponujajo partnerji. Vprašajte, katera razširitev je vključena v ponudbo, kdo jo vzdržuje in kaj se zgodi, če jo ponudnik opusti.
- Nejasna slovenska pokritost. SAP navaja 50 lokalizacij držav, vendar to ne pove, kaj točno pokriva za vaše potrebe. Zahtevajte pisni opis, kako se obravnavajo DDV, e-računi in poročanje.
- Obseg brez meja. Zahteve, ki se pojavijo med projektom, morajo skozi obrazec za spremembo z oceno vpliva na čas in strošek.
- Zagon brez dogovorjene podpore. Trajanje reševanja težav po zagonu določite vnaprej, kot priporoča SAP.
- Preskočeno preizkušanje. Testni primeri in dnevnik napak niso formalnost. Brez njih se napake odkrijejo šele pri strankah.
Kako se pripraviti, preden pokličete izvajalca
Pred prvim pogovorom zapišite tri stvari: kaj vas v današnjem delu najbolj ovira, kateri procesi so res kritični in katere sisteme je treba povezati, na primer spletno trgovino ali bančne izpiske. Za podrobnejši seznam uporabite vodnik o pripravi zahtev za ERP. Če še primerjate rešitve, si oglejte alternative za SAP Business One.
SAP navaja, da program prodaja prek 850 partnerjev. Med njimi so velike razlike v izkušnjah, panogah in načinu dela, zato je projektni pogovor pomembnejši od imena na ponudbi. Naša storitev je brezplačna: opišete projekt, mi pa vas povežemo z izvajalcem, ki ustreza vašemu obsegu in panogi.
Pogosta vprašanja
Katere faze ima uvedba SAP Business One?
SAP priporoča metodologijo s petimi fazami: priprava projekta, načrt izvedbe (Business Blueprint), izvedba projekta, končna priprava ter zagon s podporo. V praksi se ob tem pojavijo še cilji in obseg, usposabljanje uporabnikov in spremljanje po zagonu. Izvajalec faze običajno poimenuje po svoje, vsebina pa ostaja podobna.
Koliko časa traja uvedba SAP Business One?
Trajanja ni mogoče pošteno napovedati brez poznavanja podjetja. Odvisno je od obsega modulov, števila uporabnikov, kakovosti podatkov v starem sistemu, števila družb in prilagoditev. Zanesljivo oceno dobite šele po delavnicah za zahteve, ko je obseg zapisan.
Kaj mora v projektu narediti podjetje samo?
Podjetje imenuje vodjo projekta na svoji strani, zagotovi ključne uporabnike iz računovodstva, nabave, prodaje in skladišča ter pravočasno odloča. Odgovorno je tudi za čiščenje in potrditev podatkov ter za preizkušanje na dejanskih primerih. Brez tega izvajalec ne more dokončati nastavitev.
Kaj naj uvedba pokrije glede slovenske zakonodaje?
Že na začetku preverite z izvajalcem, kako sistem obravnava DDV in poročanje prek eDavkov, e-račune ter davčno potrjevanje računov pri FURS, če se vaša dejavnost nanj nanaša. Zahteve zapišite v dokument obsega in jih med preizkušanjem preverite na primerih iz svojega poslovanja. Nič od tega ne sme ostati ustna domneva.
Kdaj se uvedba šteje za končano?
Ko uporabniki z novim sistemom opravljajo vsakodnevno delo, ko so odprti podatki in postavke preneseni ter potrjeni in ko je podpisan prevzem po zagonu. SAP poudarja, da naj bo obdobje reševanja težav po zagonu določeno že v pogodbi. Zaključek brez tega zapisa je tvegan.
Viri
- SAP Learning – Implementing SAP Business One
- SAP News – Global success of SAP Business One
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.