Finance in računovodstvo v SAP Business One za slovenska podjetja

Če iščete računovodstvo SAP Business One, vas verjetno zanima predvsem ena stvar: ali lahko podjetje z enim sistemom pokrije nabavo, prodajo, zaloge in knjigovodstvo, brez ročnega prepisovanja med programi. Odgovor je pritrdilen, vendar z opozorilom, ki je za Slovenijo odločilno: širina funkcij še ne pomeni, da so pravila za slovensko poslovanje že nastavljena. Ta stran razloži, kaj finančni del sistema vsebuje, kje se skriva največ dela in kakšno vlogo imata pri tem integrator in računovodja.

Kje je računovodstvo v sistemu SAP Business One

Po opisu SAP Learning SAP Business One pokriva finance in računovodstvo skupaj s prodajo, nabavo, zalogami, proizvodnjo z načrtovanjem materialnih potreb, odnosi s strankami in dobavitelji, upravljanjem storitev, projekti ter poročanjem in analitiko. Računovodstvo torej ni ločen dodatek, ampak del istega podatkovnega modela.

Praktična posledica je preprosta: ko skladiščnik odpremi blago ali nabavna služba vknjiži prejem računa, nastane knjiženje v glavni knjigi, ne da bi ga kdo ponovno vnašal. Računovodja dobi sledljivost od knjižbe nazaj do izvornega dokumenta. Za podjetje, ki danes računovodstvo vodi v ločenem programu in podatke prenaša z izvozi, je to običajno največji prihranek časa in vir manj napak.

Sistem deluje z namiznim in spletnim odjemalcem. Spletni odjemalec po navedbah SAP ponuja analize s filtriranjem, seznamske poglede, uporabniško definirane poizvedbe in kontekstne analize, kar uporabnikom v financah olajša hiter vpogled brez posebnega poročevalskega orodja.

Glavna knjiga, kontni načrt in analitika

Jedro finančnega dela je glavna knjiga s kontnim načrtom. V Sloveniji ga podjetja praviloma gradijo po kontnem okviru, ki ga uporablja njihov računovodski servis, in ga prilagodijo svoji dejavnosti. Pri uvedbi se zato vedno postavi vprašanje: ali prevzamemo obstoječi kontni načrt ali ga ob tej priložnosti počistimo?

Moj nasvet integratorjem in naročnikom je enak: prenos obstoječega načrta brez pregleda pomeni, da v nov sistem prenesete tudi stare navade, na primer preveč podkontov, ki jih nihče ne uporablja. Priložnost uvedbe je, da analitiko premislite znova.

Analitično računovodstvo v praksi pomeni, da lahko vsako knjižbo opremite z dodatnimi dimenzijami, na primer s stroškovnim mestom, projektom, obratom ali oddelkom. Kako bogato jih boste uporabljali, je odvisno od vašega vodenja:

• proizvodno podjetje običajno spremlja stroške po obratih in delovnih nalogih,
• storitveno podjetje po projektih in strankah,
• trgovsko podjetje po skladiščih, prodajnih kanalih ali blagovnih skupinah.

Pravilo, ki se obnese: dimenzij naj bo toliko, kolikor jih bo kdo dejansko bral v poročilih. Vsaka dodatna dimenzija pomeni dodaten vnos za vsakega, ki knjiži.

DDV, davčni obračuni in FURS

Za slovenskega finančnega direktorja je DDV področje, kjer se nastavitev sistema najbolj pozna. Sistem mora pravilno ločevati davčne stopnje, oprostitve, poslovanje s tujino in pravila o odbitku vstopnega DDV, rezultat pa mora podpreti obračun in oddajo prek portala eDavki.

Zato ob ocenjevanju pri integratorju zahtevajte konkreten prikaz:

1. kako se vnese račun dobavitelja z različnimi davčnimi stopnjami in kako se oblikuje knjižba,
2. kako se evidentirajo storitve in blago iz drugih držav članic ter izvoz,
3. kako nastane izpis za obračun DDV in ali se ujema s knjigami,
4. kako se prikažejo korekcije ob dobropisih.

Pomembno je, da se razlikuje med tem, kar sistem tehnično omogoča, in tem, kar je pripravljeno za slovenski trg. SAP sicer navaja, da je Business One na voljo v več deset državnih lokalizacijah, a ta podatek sam po sebi ne pove, kako je pokrita Slovenija. Ali so potrebni dodatki partnerja za obrazce, izmenjavo e-računov ali poročila, se ugotovi v fazi zasnove. O tem več na strani SAP Business One v Sloveniji.

Splošni pregled zahtev, ki jih mora izpolnjevati poslovna programska oprema, najdete v vodniku o zakonskih zahtevah za ERP. Če vaše podjetje izdaja račune za gotovinske plačilnike, je pomemben tudi vodnik o davčni blagajni.

E-računi in izmenjava dokumentov

Elektronsko izdajanje in prejemanje računov je v Slovenji že dolgo del vsakdana, zlasti pri poslovanju z javnim sektorjem, kjer je e-račun običajna oblika. Za finančni oddelek to pomeni, da mora ERP račun ustvariti v zahtevani strukturi, ga poslati prek izbranega ponudnika ali kanala in prejete račune samodejno prenesti v obdelavo.

Pri SAP Business One je smiselno pred odločitvijo razjasniti dve stvari. Prvič, ali ustrezno funkcijo ponuja izbrana različica ali jo zagotovi razširitev partnerja. Drugič, kdo to rešitev vzdržuje, ko se zahteve spremenijo. Odgovor mora biti zapisan v pogodbi, ne le dogovorjen ustno. Podrobneje to področje razlaga vodnik o e-računih in obračunih DDV v ERP ter splošnejši vodnik o e-računanju.

Pregled finančnih funkcij in kaj preveriti

Spodnja tabela povzema glavna področja finančnega modula in vprašanja, ki jih je dobro postaviti, preden podpišete pogodbo.

Banka, terjatve in obveznosti

V vsakdanjem delu računovodje je največ časa v odprtih postavkah: kdo je plačal, kaj čaka na plačilo in kaj je zapadlo. Sistem odprte postavke vodi povezano z dokumenti prodaje in nabave, zato je stanje terjatev in obveznosti vedno izpeljano iz istih podatkov kot knjižbe.

Pri usklajevanju z banko je ključno vprašanje oblika izpiskov. Slovenske banke podpirajo različne formate elektronskih izpiskov in plačilnih nalogov, zato je treba pred zagonom preizkusiti uvoz z resničnimi izpiski vaših bank. Če vaše podjetje posluje z več bankami, preizkus ponovite za vsako.

Dobra praksa je, da integrator in vaš računovodja skupaj nastavita pravila samodejnega usklajevanja, tako da se plačila z jasnim sklicem pripišejo sama, izjeme pa ročno obravnava oseba v financah.

Osnovna sredstva in amortizacija

Podjetja s precej opreme, vozil ali nepremičnin potrebujejo evidenco osnovnih sredstev z amortizacijo. Pri uvedbi se odloča o treh stvareh: kako se sredstva prenesejo iz starega registra, katere amortizacijske metode in stopnje se uporabljajo ter ali se loči knjigovodska in davčna amortizacija.

Zadnje vprašanje je v Sloveniji pomembno, ker se računovodska in davčna obravnava lahko razlikujeta. Odgovor naj določi računovodja, integrator pa ga prenese v nastavitve in poročila. Če se tega ne uredi vnaprej, se razlike ob zaključku leta ročno usklajujejo v preglednicah, kar je ravno tisto, česar se želite znebiti.

Več družb, več valut in konsolidacija

Skupine z več pravnimi osebami, na primer matično družbo v Sloveniji in odvisne družbe v državah regije, potrebujejo ločeno knjigovodstvo posameznih družb in skupni pogled na raven skupine. SAP kot ključno prednost Business One navaja tudi razširjenost v več kot sto sedemdesetih državah, kar je koristno za podjetja, ki delujejo na mednarodnih trgih.

Za izvoznike je pomembno vodenje tujih valut: račun v tuji valuti se knjiži po tečaju na dan transakcije, ob plačilu in ob vrednotenju pa nastanejo tečajne razlike. Sistem jih obdeluje, naloga integratorja pa je, da pravila, konta in vir tečajev uskladi z vašim računovodjem.

Kdor načrtuje konsolidacijo, naj najprej odgovori na vprašanje, ali jo potrebuje redno in v kakšni obliki. Pri majhnih skupinah včasih zadostuje dobro zasnovano poročilo, pri večjih pa je smiselna dosledna zasnova medsebojnih transakcij že od začetka.

Zaključek obdobja in poročanje

Dober finančni sistem se pokaže ob zaključku meseca in leta. Cilj je, da zaključek ni več niz ročnih popravkov, ampak ponovljiv postopek: preverjanje odprtih dokumentov, obračun DDV, amortizacija, vrednotenje valut, razmejitve in nato zaklep obdobja.

Za poročanje SAP Business One ponuja standardne izpise in uporabniške poizvedbe, ki jih lahko finančni oddelek razširi, pa tudi analize v spletnem odjemalcu. Za zahtevnejše potrebe obstajajo razširitve partnerjev; SAP navaja več kot petsto sektorskih in državnih razširitev ter mrežo osemsto petdesetih partnerjev. Pri tem velja, da bolj kot število razširitev šteje, ali ima konkretni integrator izkušnje z vašim primerom. Izbiro opisuje stran o izbiri partnerja za SAP Business One.

Pri poročilih se izogibajte pasti »vsega po meri«. Najprej uporabite standardne izpise, nato jih dopolnite le tam, kjer res manjkajo. Vsaka prilagoditev je strošek pri nadgradnjah, o čemer več na strani o modulih.

Kdo naredi kaj: integrator in računovodja

Pogosta napaka v projektih je prepričanje, da bo računovodstvo »nastavil sistem sam«. V resnici gre za delitev vlog:

• integrator nastavi družbo, kontni načrt, davčne šifre, uvoz izpiskov, dokumentne predloge in poročila, usposobi uporabnike ter vodi prenos podatkov,
• računovodja ali računovodski servis določi računovodska in davčna pravila, potrdi začetna stanja in prvi obračun ter ostane vaš strokovni sogovornik za FURS in revizijo,
• vaša finančna služba testira na resničnih primerih in sprejme postopke.

Če računovodstvo vodi zunanji servis, ga vključite od prvega delavnice dalje in preverite, ali bo lahko delal neposredno v sistemu ali prek izvoza. Tudi to vpliva na licence in stroške; okvir razlaga stran o cenah.

Povezave s preostalimi deli sistema

Finance so uporabne šele, ko so podatki iz drugih področij zanesljivi. Zaloge in nabava določajo vrednotenje zalog in obveznosti do dobaviteljev, kar je opisano na strani o zalogah in nabavi. Plače in kadrovske evidence se v Sloveniji pogosto vodijo posebej, zato je vprašanje plač in kadrov in knjiženja plač v glavno knjigo treba urediti izrecno. Povezave s spletno trgovino, bankami in drugimi sistemi so zbrane v razdelku o integracijah.

Če želite primerjati še druge možnosti, ki imajo močan domač računovodski del, si oglejte PANTHEON ali prebrajte vodnik o izbiri ERP.

Prehod iz obstoječega računovodskega programa

Prehod je najbolj kritičen v finančnem delu, ker napaka v začetnem stanju vpliva na vse nadaljnje obračune. Običajno zaporedje je:

1. določitev datuma prehoda, po možnosti na začetku obračunskega obdobja,
2. čiščenje matičnih podatkov strank, dobaviteljev in kontov,
3. prenos začetnih stanj in odprtih postavk,
4. vzporedno preizkušanje na zaključenem obdobju,
5. uskladitev z računovodjem in šele nato zagon.

Starega programa ne ugašajte, dokler ni uspešno zaključeno prvo obdobje v novem sistemu. Več o tem je v razdelku o migraciji in v splošnem vodniku o selitvi ERP.

Naslednji korak

Če se odločate o SAP Business One za finančno vodenje, pripravite tri stvari: kratek opis strukture družb in valut, seznam poročil, ki jih danes res uporabljate, ter vprašanja vašega računovodje. Z njimi lahko integrator v prvem pogovoru pokaže konkretno, kaj je v sistemu že pripravljeno in kaj bo treba razviti. Mi vas povežemo z integratorjem, ki ima izkušnje s podobnimi podjetji; projekt vodi on, ne mi.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.