Zaloge, nabava in logistika v SAP Business One

Podjetje, ki ima zaloge, ima tudi stroške, ki jih ne vidi: blago, ki leži predolgo, artikle, ki jih zmanjka ravno ob naročilu stranke, in inventuro, ki vsako leto razkrije razliko med knjigami in policami. Upravljanje zalog v SAP Business One je namenjeno temu, da skladišče, nabava, prodaja in računovodstvo delajo z istimi podatki, ne z več tabelami, ki se razhajajo.

Na tej strani je pregled, kaj sistem za zaloge, nabavo in logistiko običajno pokrije, kaj je treba določiti ob uvedbi in kakšna vprašanja zastaviti izvajalcu. Splošni okvir modulov najdete na strani moduli SAP Business One.

Kaj SAP Business One pokriva na področju zalog in nabave

Po navedbah SAP Learning rešitev zajema finance in računovodstvo, prodajo in nabavo, upravljanje zalog, proizvodnjo s planiranjem potreb po materialu (MRP), odnose s strankami in dobavitelji ter poročanje in analitiko. Zaloge in nabava sta zato del istega sistema kot knjigovodstvo, ne ločena aplikacija z izvozom v Excel.

V praksi to pomeni, da prevzem blaga ob istem dokumentu spremeni količino v skladišču, vrednost zaloge in obveznost do dobavitelja. Računovodja ne prepisuje, skladiščnik ne čaka na knjiženje.

SAP navaja, da sistem uporablja več kot 83 000 strank in 1,2 milijona uporabnikov, na voljo pa je v 28 jezikih s 50 državnimi lokalizacijami. Za vas je pomembnejše od številk vprašanje, kako je vaša slovenska lokalizacija in obračun DDV pripravljen pri izbranem izvajalcu; več o tem na strani SAP Business One v Sloveniji.

Artikli, variante in matični podatki

Zaloge so toliko dobre, kolikor so urejeni artikli. Pri uvedbi se najprej dogovorite o šifrantu:

• Šifra artikla: pravilo oštevilčenja, ki ga razume nabava, prodaja in skladišče.
• Merske enote: nakupna, skladiščna in prodajna enota, če se razlikujejo (na primer nakup po paleti, prodaja po kosu).
• Lastnosti in skupine: razvrstitev za poročila, cenike in iskanje.
• Variante: velikosti, barve ali izvedbe so lahko ločeni artikli z urejeno šifro ali lastnosti, odvisno od obsega ponudbe. Pri trgovcih z veliko izvedbami je to ena prvih odločitev.
• Dobavitelji artikla: privzeti dobavitelj, dobaviteljeva šifra, nabavni čas.

Večina težav pozneje izvira iz podvojenih ali slabo opisanih artiklov. Čiščenje šifranta pred selitvijo podatkov je zato del projekta, ne dodatek; več o tem v vodniku migracija SAP Business One.

Skladišča, lokacije in premiki

Zaloge se vodijo po skladiščih. Podjetje s centralnim skladiščem, prodajalno in skladiščem pri podizvajalcu vsakega vodi posebej, med njimi pa premike zaloge dokumentira s prenosnicami. Tako je vedno vidno, kje je blago in koliko ga je na voljo za prodajo.

Kadar je skladišče večje, se uvedejo še lokacije (police, predali, cone). Odločitev ni samoumevna:

Preveč lokacij upočasni delo, premalo povzroči iskanje. Dober izvajalec to preveri v skladišču, ne za mizo.

Serije, serijske številke in sledljivost

Artikle lahko vodite po serijah (šaržah) ali po serijskih številkah. Zakaj je to pomembno:

• pri živilih in pijačah zaradi roka uporabe in odpoklica;
• pri kemiji, kozmetiki in zdravstvenih izdelkih zaradi sledljivosti;
• pri opremi z garancijo zaradi povezave serijske številke s kupcem in servisom;
• pri surovinah v proizvodnji, kjer je treba vedeti, iz katere serije je nastal končni izdelek.

Ključno vprašanje ni, ali sistem to zna, ampak kako bo skladiščnik serijo potrjeval v vsakdanjem delu. Če je postopek preveč zapleten, ga bodo ljudje obšli. Zato se ob uvedbi dogovorite, kdaj se serija vnese in kdo jo sme popravljati. Za podjetja z lastno proizvodnjo je povezava z modulom opisana na strani proizvodnja v SAP Business One.

Nabava: od zahtevka do plačila dobavitelju

Nabavni tok v SAP Business One običajno sledi korakom, ki jih podjetja že poznajo:

1. Zahtevek za nabavo: skladišče, proizvodnja ali prodaja sporoči potrebo.
2. Povpraševanje in ponudba: primerjava dobaviteljev.
3. Naročilnica: potrjeno naročilo z rokom in pogoji.
4. Prevzem blaga: prevzemnica poveča zalogo in zabeleži, kaj je prišlo.
5. Vhodni račun: primerjava z naročilnico in prevzemom pred knjiženjem.
6. Plačilo: poravnava obveznosti.

Prednost povezanega sistema je preverjanje: račun, ki ne ustreza prevzemu, se ustavi, še preden ga računovodja knjiži. Pravila odobritev (kdo sme naročiti kaj in do kakšne vrednosti) nastavite skupaj z izvajalcem, saj izhajajo iz vaše organizacije in ne iz programske opreme.

Pri uvozu iz držav zunaj EU pridejo zraven še stroški dostave, carine in špedicije. Smiselno je razmisliti, ali jih želite prištevati k nabavni vrednosti artikla, saj to vpliva na vrednotenje zaloge in maržo. Vprašajte izvajalca, kako bi to uredil pri vaših dobaviteljih.

Prevzemi, odprema in dobavnice

Na prodajni strani zalogo zmanjša dobavnica. Skladiščnik vidi, kaj je treba pripraviti, in odpremo potrdi v sistemu. Pri tem so pomembne podrobnosti:

• Rezervacije: ali se zaloga rezervira ob potrjenem naročilu stranke ali šele ob odpremi.
• Delne odpreme: kaj se zgodi, če je na zalogi le del naročila.
• Povezava s fakturiranjem: ali račun nastane iz dobavnice samodejno.
• Vračila: dobropis in vrnitev v skladišče ali karanteno.

Za slovenska podjetja je pri izdaji računov pomemben še zakonski del: e-računi, davčno potrjevanje računov (FURS) pri gotovinskem poslovanju in obračun DDV. To je zapisano v vodniku e-računi in DDV obračuni v ERP; preverite, kaj je pri vašem izvajalcu del standardne lokalizacije in kaj dodatna razširitev.

Reapprovizacija: kdaj in koliko naročiti

Sistem lahko za artikle vodi minimalne zaloge, naročilne količine in nabavne čase. Na tej podlagi nabavnik dobi predlog, kaj naročiti. Dva dela morata biti urejena:

• Pravilni parametri: minimalna zaloga, ki ni bila nastavljena iz občutka pred leti, ampak izhaja iz dejanske porabe.
• Planiranje potreb po materialu (MRP): za podjetja s proizvodnjo SAP Learning navaja funkcijo MRP, ki iz potreb po končnih izdelkih izračuna potrebe po surovinah in sestavnih delih.

Za trgovca, ki prodaja z velikimi sezonskimi nihanji, ni pomembno, ali sistem zna predlagati naročilo, ampak ali so podatki o porabi in dobavnih rokih zanesljivi. Brez njih tudi najboljši algoritem predlaga napačno.

Inventura in vrednotenje zalog

Inventura v SAP Business One poteka s štetjem po skladiščih in lokacijah, razlike pa se knjižijo kot presežek ali manjko. Podjetja pogosto uvedejo še tekoče štetje: vsak dan se prešteje del artiklov, da letna inventura ni več velik dogodek.

Vrednotenje zalog je odločitev, ki jo sprejmete z računovodjo, ne z informatikom. Običajne metode so povprečna cena, standardna cena ali FIFO, izbira pa vpliva na bilanco, na izračun marže in na poročila. Preden se odločite, preverite:

Knjiženje v glavno knjigo, kontni načrt in zaključek obdobja so podrobneje na strani računovodstvo in finance v SAP Business One.

Črtne kode, mobilne naprave in skladiščno delo

Papirnate liste in ročno prepisovanje je mogoče nadomestiti z delom s črtnimi kodami in mobilnimi terminali: skladiščnik pri prevzemu prebere kodo, sistem preveri naročilnico in poveča zalogo. Pri odpremi enako preveri artikel in količino.

SAP navaja, da ima SAP Business One poleg namiznega odjemalca tudi spletnega, ki ponuja analize s filtriranjem, seznamske poglede, uporabniško definirane poizvedbe in povezane kontekstualne analize. Za skladišče to pomeni hitrejši pregled stanja in odprtih dokumentov brez izvažanja podatkov.

Za skladiščne terminale in naprednejše postopke pa se običajno uporabijo razširitve partnerjev. SAP omenja okoli 850 partnerjev in več kot 500 sektorskih in državnih razširitev, kar kaže na široko ponudbo, hkrati pa pomeni, da so razlike med rešitvami velike. Preden izberete, si ogledajte delujočo različico v podobnem skladišču.

Transporterji, kurirji in povezave z zunanjimi sistemi

Skladišče redko dela samo zase. Pogoste povezave so:

• spletna trgovina, ki prenaša naročila in stanje zalog,
• dostavne službe in špediterji, ki prejmejo odpremne podatke in vrnejo sledilne številke,
• dobavitelji, ki pošiljajo e-račune ali predhodna obvestila o pošiljki,
• računovodski ali bančni sistemi, kjer to ni urejeno znotraj ERP.

Takšne povezave pogosto niso del osnovnega paketa, ampak se izvedejo z razširitvijo ali prilagoditvijo. Pri ponudbi vprašajte, ali je povezava že pripravljena za vašega prevoznika ali jo je treba razviti; pregled možnosti je na strani integracije SAP Business One.

Kdo se z zalogami in nabavo v SAP Business One najbolje znajde

Največ koristi imajo podjetja, kjer so zaloge ključen del vrednosti in kjer napaka v skladišču takoj vpliva na prodajo:

• veletrgovci in distributerji z veliko artikli, glejte ERP za veleprodajo in distribucijo,
• proizvodna podjetja, ki nabavljajo surovine in sestavne dele,
• podjetja z več skladišči ali lokacijami,
• podjetja, ki potrebujejo sledljivost po serijah ali serijskih številkah,
• logistični ponudniki, ki so podrobneje opisani v ERP za logistiko.

Če imate le nekaj artiklov in malo gibanj, je lahko sistem prevelik. Pošten izvajalec vam to pove, preden pripravi ponudbo.

Kako pripraviti projekt zalog in nabave

Dobra priprava skrajša uvedbo in zniža tveganja. Pred prvim sestankom z izvajalcem zberite:

1. seznam skladišč in lokacij ter kdo v njih dela,
2. opis tokov: nabava, prevzem, odprema, vračilo, inventura,
3. posebnosti: serije, roki uporabe, serijske številke, konsignacija,
4. obstoječe sisteme in povezave (spletna trgovina, prevozniki, blagajna),
5. zahteve računovodje glede vrednotenja in poročil.

Potek uvedbe, odgovornosti in testiranje so opisani na strani uvedba SAP Business One. Za izbiro izvajalca z izkušnjami iz skladišča in nabave preberite kako izbrati partnerja za SAP Business One.

Mi nismo izvajalec: povezujemo vas z izvajalcem, ki ga potem sami ocenite. Opišite svoje skladišče in nabavo, mi pa poiščemo izvajalca z ustreznimi izkušnjami.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.