SAP Business One v Sloveniji – kaj pokrije lokalizacija in kaj morate preveriti, preden podpišete

Podjetje, ki razmišlja o sistemu SAP Business One v Sloveniji, v resnici sprašuje dvoje: ali je program dovolj dober in ali je prilagojen slovenskim predpisom. Prvo vprašanje je običajno lažje. Drugo odloča o tem, ali bo vaš računovodja ob koncu meseca delal v sistemu ali ob njem, v preglednicah.

Na tej strani je zato pregled po obveznostih: kaj od vas zahtevajo FURS, UJP in zakon o e-računih, kaj lahko pričakujete od lokalizacije SAP Business One in kaj mora izvajalec pisno potrditi, preden podpišete. Kjer javni viri odgovora ne dajo, to izrecno pišemo kot točko za potrditev, ne kot trditev.

Kaj o SAP Business One pove sam proizvajalec

SAP v članku iz decembra 2025 navaja več kot 83 000 strank in 1,2 milijona uporabnikov rešitve SAP Business One. Uporablja se v več kot 170 državah, v 28 jezikih, z 50 lokalizacijami po državah. Razširja se prek 850 partnerjev, ponudba pa vključuje več kot 500 panožnih in državnih razširitev. Podobne podatke o državah, jezikih in lokalizacijah navaja tudi SAP Learning.

Pomembna je beseda lokalizacija: gre za paket, ki prilagodi program pravilom posamezne države, in ne za prevod menijev. SAP v dokumentaciji za različico 10.0 objavlja lokalizirane demonstracijske baze za približno štirideset držav, med njimi Francijo in Švico. Slovenija v teh javnih seznamih, ki smo jih uporabili, ni izrecno navedena. To ne pomeni, da rešitve v Sloveniji ni mogoče uvesti; pomeni le, da morate vprašati, kaj točno bo delovalo v vašem primeru in kdo to zagotavlja: SAP, lokalni partner ali tretji ponudnik dodatka.

To je prva stvar za potrditev v ponudbi:

• kateri slovenski paket (lokalizacija ali dodatek) je predviden,
• kdo ga je izdelal in kdo ga vzdržuje,
• kako se posodablja ob novih različicah SAP Business One in ob spremembi predpisov.

Lokalizacija SAP Business One: kaj zajema in česa ne

Lokalizacija običajno pokriva štiri področja. Za vsako je smiselno vedeti, kaj sprašujete.

Kontni načrt in poslovne knjige. Slovenija pozna dvostavno knjigovodstvo kot pravilo za večino subjektov. Samostojni podjetnik lahko izbere poenostavljeno vodenje, če ne preseže dveh od treh pragov: 3 zaposlenih, 50 000 evrov prihodkov ali 25 000 evrov sredstev. Za podjetja, ki jih načrtujete v SAP Business One, je to v praksi dvostavno knjigovodstvo. Preverite, ali je kontni načrt, ki ga bo uporabljal vaš računovodja, naložen kot predloga ali ga mora izvajalec zgraditi. Več o finančnem delu najdete na strani računovodstvo in finance v SAP Business One.

DDV. Splošna stopnja DDV je 22 %, znižana 9,5 % za posle iz priloge I zakona ZDDV-1. Portal SPOT navaja še stopnjo 5 %. Zavezanec odda obračun do zadnjega delovnega dne v mesecu po koncu davčnega obdobja in v istem roku plača DDV; obrazce, vključno s povzetki, oddaja prek sistema eDavki. Program mora torej poznati vse tri stopnje, ločevati domače in evropske posle ter pripraviti podatke za obrazce.

Jezik in valuta. Evro kot domača valuta je v SAP Business One običajna nastavitev. Zanimivejše je vprašanje slovenskih izpisov: računov, predračunov, dobavnic in poročil. Če uporabniški vmesnik ni v slovenščini, to samo po sebi ni ovira, a zahteva usposabljanje; izvajalec naj pove, kaj je prevedeno in kaj ostane v angleščini.

Obvezne izpise na računu. Račun zavezanca za DDV mora vsebovati 18 obveznih sestavin, med njimi datum izdaje, zaporedno številko, davčno številko, količine, zneske DDV in datum dobave. Vaše tiskane in elektronske obrazce je treba preveriti proti temu seznamu, ne le proti vzorcu iz angleške različice.

Tabela: obveznost – kako jo pokriva SAP Business One

Spodnja tabela ne trdi, da je kaj vgrajeno, če tega javni viri ne potrjujejo. Zadnji stolpec je seznam za pogovor z izvajalcem.

Davčno potrjevanje računov: kdaj je pomembno

Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) se uporablja od 2. januarja 2016. Blagajne podjetij so prek interneta povezane s centralnim informacijskim sistemom FURS, ki račune preveri in shrani v realnem času. Pri gotovinskem prodaji mora biti račun izdan najpozneje ob dobavi in plačilu, kupec pa ga mora prevzeti in hraniti. Podjetja z malo računi lahko od 1. januarja 2018 uporabljajo vezano knjigo računov (VKR) in podatke pošljejo do 10. v naslednjem mesecu.

Zakaj je to pomembno za ERP? Ker ima večina podjetij, ki uvajajo SAP Business One, večinoma poslovne stranke z računom na transakcijski račun, torej davčna blagajna ni vsakdanja tema. Postane jo, ko imate trgovino, skladišče z neposredno prodajo, gostinski lokal ali prodajalno ob proizvodnji. Takrat je vprašanje: ali je blagajna ločen sistem, ki vanj prenaša prometne podatke, ali se račun izda v ERP in potrdi prek vmesnika? Odgovor ni enak za vse. Več o tem najdete v vodniku o davčni blagajni in ERP.

E-računi in ZIERDED: kaj se spreminja do leta 2028

Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) je bil objavljen v Uradnem listu RS, št. 85/2025, 6. novembra 2025. Splošne določbe se uporabljajo od 1. januarja 2028, poglavje o ponudnikih poti izmenjave pa od 1. aprila 2027. Po 7. členu morajo gospodarski subjekti za dobave blaga in storitev med seboj v Sloveniji izmenjevati izključno e-račune; izjema so potrošniki in posli s tujino.

Za zavezance iz tega izhajajo praktične odločitve:

• Format. Po 5. členu e-račun poteka v slovenskem formatu e-SLOG ali v sintaksah v skladu z evropskim standardom EN 16931; drug mednarodni standard je mogoč le po dogovoru strank.
• Pot izmenjave. Zakon pozna tri kanale: ponudnika poti izmenjave z vpisom v register, omrežje PEPPOL prek certificiranih dostopnih točk ali neposredno izmenjavo med podjetji.
• Majhni zavezanci. FURS bo za subjekte z majhnim obsegom poslov zagotovil brezplačno aplikacijo.
• Nadzor in kazni. FURS nadzira 7. člen, UJP zahteve za ponudnike poti izmenjave. Globe znašajo od 1 000 do 3 000 evrov za pravne osebe in od 500 do 1 500 evrov za samostojne podjetnike.
• Hramba. E-račune hranite po predpisih o DDV in računovodstvu, prometne podatke pa dve leti od prejema ali pošiljanja; pri FURS je rok pet let.

Že danes velja še eno pravilo: kdor posluje z neposrednimi proračunskimi uporabniki, mora izdajati e-račune. UJP upravlja enotno vstopno in izstopno točko, e-račun pa sestavljata ovojnica XML in dokument e-SLOG, po izbiri s PDF-prikazom. UJP ponuja spletno storitev preverjanja strukture e-računa.

Za SAP Business One to pomeni, da morate izbrati pot, ne le program. Če je izvajalec predlagal dodatek, se vprašajte: ali je e-SLOG izdelek že danes, ali ga bo dobavitelj dodal pred rokom? Ali dodatek podpira prejem e-računov in knjiženje v glavno knjigo, ali samo pošiljanje? Povezave med SAP Business One in zunanjimi sistemi so tema strani integracije SAP Business One, pravni okvir pa podrobneje opisujemo v vodniku e-računi in DDV obračuni v ERP.

Plače, REK in kadrovski podatki

Delodajalci in drugi izplačevalci dohodkov oddajajo obračun davčnega odtegljaja (REK) prek eDavkov na dan izplačila. Od leta 2023 je glavni obrazec REK-O, REK-1b pa je namenjen pokojninam in socialnim prejemkom. Tudi delodajalec, ki ni plačnik davka, a je zavezanec za prispevke, odda REK.

Slovenski obračun plač je zahteven: obrazci, prispevki, nadomestila, povezava z računovodstvom. Zato pogosto ostane ločen od jedra ERP, bodisi kot dodatek, bodisi kot samostojen plačni program z vmesnikom. Preverite, kaj vaš izvajalec predlaga in kdo vzdržuje obrazce ob zakonskih spremembah. Več o tem je na strani plače in kadri v SAP Business One.

Osebni podatki: ZVOP-2 in ERP

Zakon ZVOP-2 se uporablja od 26. januarja 2023 in ureja področja, kjer GDPR državam članicam pušča prostor, denimo zdravstvene, biometrične in genetske podatke. Če ERP vključuje podatke zaposlenih, je pomembno več stvari:

• dnevnik obdelav z datumom, uro in identiteto osebe se hrani dve leti od konca koledarskega leta,
• o kršitvi, ki posega v pravice posameznikov, je treba obvestiti nadzorni organ najpozneje v 72 urah,
• evidenco dejavnosti obdelave morate imeti pisno in jo na zahtevo predložiti Informacijskemu pooblaščencu; podjetja do 250 zaposlenih dokumentirajo le tvegane obdelave,
• pred uvedbo nadzora na delovnem mestu mora delodajalec posvetovati s predstavniki sindikatov.

Zato v projektu določite pravice dostopa po vlogah, kdo vidi plače, in kako dolgo se hrani sled sprememb.

Kaj je običajno vgrajeno, kaj je dodatek in kaj stori računovodja

Poenostavljena razdelitev za slovensko podjetje:

1. Običajno v jedru: poslovne knjige, davčne kode, naročila, zaloge, nabava, osnovna poročila. Prilagajanje opisuje stran o zaloga in nabava.
2. Običajno dodatek ali lokalni razvoj: e-SLOG in pošiljanje e-računov, izvoz za eDavke, davčna blagajna, slovenski plačni obračun. Obseg razvoja pojasnjuje stran prilagoditve SAP Business One.
3. Naloga računovodje: potrditev kontnega načrta, preizkus obračuna DDV na realnih podatkih in odobritev izpisov. Računovodja naj sodeluje že pri testiranju, ne šele ob zagonu.

Če iščete rešitev, ki je že dolgo namenjena slovenskemu trgu, si poglejte tudi PANTHEON: primerjava ni namenjena temu, da bi karkoli izločila, ampak da vidite, kakšno raven lokalne pokritosti pričakujete od vsakega ponudnika.

Kaj preveriti, preden podpišete

Pred podpisom zahtevajte pisne odgovore na ta vprašanja:

• Katera različica SAP Business One in katera lokalizacija sta predvideni?
• Kateri slovenski dodatki so v ponudbi, kdo je njihov proizvajalec in kdo ima podporo?
• Kako je rešen izvoz za eDavke in kako obračun DDV po vseh stopnjah?
• Kateri kanal e-računov je predviden in kdo ga tehnično vzdržuje do leta 2028?
• Kako se obravnava davčno potrjevanje računov, če imate gotovinsko prodajo?
• Kako je rešen plačni obračun in izvoz REK?
• Kdo se odzove, če se predpis spremeni, in ali je to zajeto v pogodbi o podpori?

Izvajalec s slovenskimi referencami na ta vprašanja odgovori brez zadrege. Če odgovarja splošno, je to že sam po sebi podatek. Izbiro olajšata strani izbira partnerja za SAP Business One in uvedba SAP Business One.

Mi nismo povezani z nobenim proizvajalcem ali izvajalcem. Pri iskanju vam pomagamo brezplačno: kako poteka, je opisano v razdelku kako deluje posredovanje. Širši pregled zakonskih obveznosti v ERP najdete v vodniku zakonske zahteve za ERP.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.