Kako izvesti migracijo na SAP Business One

Migracija SAP Business One ni en sam projekt. Podjetje v Sloveniji, ki razmišlja o prehodu na SAP Business One, običajno pride iz Excelovih tabel, iz računovodskega programa ali iz starejšega ERP, ki ga ni več mogoče razvijati. Podjetje, ki SAP Business One že uporablja, pa se sooča z drugim vprašanjem: kako preiti na novejšo različico, ne da bi ob tem zlomili prilagoditve in dodatke. Ta vodnik obravnava oboje, saj so tveganja različna, disciplina pa podobna.

Če se še odločate, ali je SAP Business One prava izbira, najprej preberite splošni vodnik o migraciji ERP. Če ste odločitev že sprejeli, nadaljujte tukaj.

Prehod na SAP Business One: iz katerega sistema prihajate?

Težavnost prehoda določa izhodišče, ne ciljni sistem. Tri pogoste situacije se močno razlikujejo.

Iz Excela in ročnih evidenc

Excel ima prednost, da je podatke lahko razumeti, a slabost, da v njem ni pravil. Isti partner je zapisan na tri načine, artikli nimajo enotnih šifer, enote mer se mešajo. Pri takem prehodu je največ dela pred prenosom: določiti je treba šifrant, pravila poimenovanja in odgovorne osebe. Prenos je nato razmeroma preprost.

Iz računovodskega programa

Računovodski program ima urejeno knjigovodstvo, a običajno ne pozna zalog, nabave, prodajnih procesov ali proizvodnje. Pri prehodu se zato razširi obseg: poleg kontnega načrta in odprtih postavk je treba na novo opisati tudi poslovne procese, ki so bili prej v tabelah ali v glavah ljudi. Računovodja mora biti v projektu od začetka, saj prevzema odgovornost za začetna stanja. Več o tem področju najdete na strani o računovodstvu in financah v SAP Business One.

Iz starega ERP

To je najzahtevnejši primer. Stari sistem ima desetletja zgodovine, številne prilagoditve in nepisana pravila. Ne prenašate le podatkov, temveč tudi navade. Pogosta zmota je želja, da bi novi sistem deloval »točno tako kot stari«. Tak pristop podraži projekt in izniči del koristi prehoda. Bolje je razlikovati, kaj je dejanska poslovna zahteva in kaj le navada, in to zapisati v seznam zahtev za ERP.

Kako SAP obravnava migracijo podatkov v projektu

Metodologija izvedbe, ki jo SAP opisuje v dokumentu o izvedbenem projektu, migracijo podatkov iz starega sistema umešča v fazo realizacije. Med orodji metodologije je naveden tudi vodnik za migracijo podatkov. To pomeni, da prenos ni nekaj, kar se opravi zadnji teden pred zagonom, temveč dejavnost, ki se začne zgodaj in se večkrat ponovi. Podrobnosti projekta so na strani o uvedbi SAP Business One.

Izbrani partner bo uporabil svoja orodja in šablone za uvoz. Katera, je stvar dogovora; pomembno je, da prenos poteka v ponovljivih korakih, ne z ročnim prepisovanjem.

Reprodukcija podatkov: kaj prenesti in kaj ne

Odločitev o obsegu prenosa je najpomembnejša v celotnem projektu. Več podatkov ne pomeni boljšega sistema, pomeni več napak za popravljanje.

Podatki, ki jih skoraj vedno prenesemo

• Poslovni partnerji: kupci, dobavitelji, naslovi, davčne številke, plačilni pogoji.
• Artikli: šifre, opisi, enote mer, davčne skupine, skladišča.
• Kontni načrt in začetna stanja glavne knjige.
• Odprte postavke: neplačane terjatve in obveznosti, odprta naročila.
• Začetne zaloge po skladiščih, po potrebi s serijami in šaržami.
• Osnovna sredstva z nabavno vrednostjo in amortizacijo, če jih vodite v ERP.

Podatki, o katerih se je treba odločiti

Zgodovina prodaje, stara naročila in knjiženja iz preteklih let so predmet pogovora z računovodjo in revizorjem. Pogosta praksa je, da se v novi sistem prenesejo le zaključena leta v zbirni obliki, podrobna zgodovina pa ostane v arhivu starega sistema za vpogled. Razmislite tudi o zakonskih rokih hrambe knjigovodskih listin: stari sistem ali njegov izvoz mora biti dostopen toliko časa, kot zahteva zakon. Več o tem v vodniku o zakonskih zahtevah za ERP.

Čiščenje pred prenosom

Čiščenje je delo vašega podjetja, ne partnerja. Partner lahko pripravi pravila in poročila o napakah, odločitve o tem, kateri partner je pravi in katera šifra ostane, pa sprejmete vi. Praktični koraki:

• združite podvojene partnerje in artikle;
• odstranite neaktivne zapise, ki se že leta niso uporabljali;
• uskladite poimenovanja, enote mer in davčne skupine;
• preverite davčne številke in naslove;
• imenujte lastnika podatkov za vsako skupino šifrantov.

Strategija preklopa

Obstajata dve osnovni poti. Pri enkratnem preklopu vsi uporabniki na določen datum preidejo na nov sistem. Pri postopnem preklopu se sistem uvaja po modulih, podružnicah ali podjetjih. Prva pot je enostavnejša za podatke, druga zmanjša tveganje, a zahteva začasne povezave med starim in novim sistemom.

Za večino manjših podjetij je smiseln enkratni preklop ob koncu obračunskega obdobja. Tako se začetna stanja ujemajo z zaključenim obdobjem, davčni obračuni pa ne tečejo v dveh sistemih hkrati. Pri skupinah z več družbami ali pri proizvodnih podjetjih z zahtevnimi procesi je postopen prehod pogosto bolj realen.

Pri izbiri datuma upoštevajte sezonsko konico, inventuro, plače in obračun DDV. Dobro je, da v tem času ni drugih večjih sprememb.

Testiranje: preizkusni prenosi in sprejemni testi

Testiranje ni ena sama aktivnost, temveč zaporedje preizkusov.

1. Preizkusni prenos podatkov v testno okolje, z poročilom o zavrnjenih zapisih.
2. Uskladitev: stanja v glavni knjigi, odprte postavke in zaloge se primerjajo s starim sistemom.
3. Procesni testi: celoten tok od naročila do plačila in od nabave do prejema blaga, s pravimi podatki.
4. Sprejemni test ključnih uporabnikov: testirajo ljudje, ki bodo sistem uporabljali, ne le partner.
5. Generalka preklopa: celoten postopek se izvede v razmerah, ki so čim bližje resničnim.

V Sloveniji je treba v test vključiti tudi izdajanje računov: davčno potrjevanje računov (FURS) pri gotovinskem poslovanju, e-račune za javni sektor in poslovne partnerje ter obračun DDV z oddajo prek eDavkov. Okvir najdete v vodniku o e-računih in obračunu DDV v ERP. Če ta del ni preizkušen pred zagonom, se težava pokaže prvi dan, ko izdate račun stranki.

Povratna pot: kaj, če preklop spodleti

Načrt vrnitve se zapiše pred preklopom, ne po njem. Vsebuje:

• jasen kriterij, kdaj se odločite za vrnitev (kdo odloči in na podlagi katerih pokazateljev);
• točko, do katere je vrnitev še mogoča, preden se v novem sistemu zberejo knjiženja, ki jih ni mogoče enostavno prenesti nazaj;
• popolno varnostno kopijo starega sistema ob zaustavitvi, ki ostane nedotaknjena;
• postopek za ročno poravnavo dokumentov, izdanih v tem vmesnem času.

Večina preklopov se ne konča z vrnitvijo, a podjetje, ki načrta nima, ob prvi večji težavi odloča pod pritiskom.

Migracija med različicami SAP Business One

Če SAP Business One že uporabljate, je vprašanje drugačno: katera različica je podprta in kako jo nadgraditi.

Podpora in vzdrževanje

SAP zagotavlja najmanj pet let standardnega vzdrževanja za družino različic, od splošne razpoložljivosti večje različice. Po podatkih s SAP-ove strani vzdrževanja je različica 10.0 v standardnem vzdrževanju do 31. decembra 2028, pri čemer se datumi lahko spremenijo. Različice 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 in 9.3 so standardno vzdrževanje že zaključile. Na isti strani je navedeno le, da bo različici 10 sledila različica 11, brez datuma. Pregled najdete tudi na strani o različicah in izdajah SAP Business One.

Paketi funkcij in nadgradnje

Od različice 10.0 iz aprila 2020 SAP novosti dostavlja neprekinjeno, v kumulativnih paketih funkcij (feature packages), ki prinašajo novosti, popravke, varnostne popravke in zakonske posodobitve. Vmesniki ostajajo stabilni med večjo različico in paketi funkcij. SAP razlikuje tudi pakete podpore (popravki, varnost, zakonske posodobitve), kumulativne popravke za SAP Business One Cloud in hitre popravke (hotfix), ki so le začasna rešitev zunaj običajnega cikla.

Za načrt nadgradnje so pomembna tri dejstva:

• neposredne nadgradnje so podprte le med zaporednimi različicami, na primer z 9.3 na 10.0; pri večji razliki so potrebni vmesni koraki;
• vsi odjemalci z veljavno pogodbo o vzdrževanju nadgradnje različic prejmejo brezplačno;
• za stare pakete funkcij, pakete podpore, popravke in hitre popravke SAP ne zagotavlja popravkov ne varnostnih posodobitev.

Zadnja točka je ključna: ostati na stari različici ni nevtralna odločitev, saj se izgubi varnostne in zakonske posodobitve. Za podjetje, ki mora slediti spremembam slovenskih predpisov, to ni nepomembno. Dobro vzdrževanje je zato tesno povezano z nadgradnjo; več o tem v poglavju o podpori in vzdrževanju SAP Business One.

Kaj preveriti pred nadgradnjo

• seznam vseh dodatkov in razširitev tretjih ponudnikov ter njihovo združljivost z ciljno različico;
• lastne prilagoditve, poročila in integracije, predvsem tiste, ki posegajo neposredno v podatkovno bazo;
• delovanje na kopiji produkcijske baze, preden se dotaknete živega sistema;
• razpoložljivost ključnih uporabnikov za sprejemni test;
• ali bo ob nadgradnji potrebna tudi zamenjava strežnika ali preselitev v oblak.

Pogoste napake pri migraciji

• Prenos vsega. Zgodovina brez poslovne vrednosti podaljša projekt in poveča število napak.
• Čiščenje prepuščeno partnerju. Podatke pozna podjetje, partner jih le obdeluje.
• Prvi poskus prenosa tik pred zagonom. Preizkusnih prenosov mora biti več, zgodaj in z ocenjenimi popravki.
• Računovodja pritegnjen prepozno. Začetna stanja in odprte postavke morajo biti usklajeni od začetka.
• Brez usposabljanja. Uporabniki, ki sistema ne poznajo, ustvarijo napake, ki jih podatki ne bodo nikoli sami odpravili. Glejte stran o usposabljanju za SAP Business One.
• Brez povratne poti. Ko se težava pojavi, ni dogovorjenega odločanja.
• Ponovitev starih procesov. Namen prehoda je izboljšava, ne zrcalna slika starega sistema.

Kako do izkušenega partnerja

SAP Business One se uvaja prek mreže partnerjev. SAP navaja, da ga prodaja prek 850 partnerjev, ki imajo na voljo več kot 500 sektorskih in državnih razširitev, sistem pa uporablja več kot 83.000 odjemalcev v več kot 170 državah. Za vas je pomembno, da partner pozna slovenski kontekst, ima izkušnje z migracijo iz vašega izhodiščnega sistema in zna razložiti, kako bo izvedel preizkusne prenose. Merila za izbiro so na strani o izbiri partnerja za SAP Business One, splošen pogled na slovenski trg pa na strani SAP Business One v Sloveniji.

Mi nismo partner SAP in projekta ne izvajamo. Vaše povpraševanje posredujemo ustreznemu certificiranemu integratorju, ki projekt izvede sam.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.