Uvedba poslovnega sistema se redko konča zato, ker programska oprema česa ne zna. Pogosteje se zaplete, ker ljudje ne vedo, kako naj jo uporabljajo, ali pa se je izogibajo in se vračajo k Excelovim tabelam. Usposabljanje za SAP Business One zato ni dodatek na koncu projekta, ampak del načrta od prvega dne. Ta stran pojasnjuje, kakšne vire ponuja proizvajalec, kaj pomeni certifikat, kdo naj se kdaj šola ter kako šolanje umestiti v projekt v slovenskem podjetju.
Kdo se mora kaj naučiti
Pri iskanju po izrazih, kot so usposabljanje SAP Business One, tečaj ali učenje, se skriva več različnih potreb. Podjetje, ki sistem uvaja, ima povsem drugačno potrebo kot posameznik, ki se želi zaposliti kot svetovalec.
- Uporabniki v podjetju se učijo svojih vsakodnevnih opravil: izdaja ponudbe, prevzem blaga, knjiženje, potrjevanje plačil.
- Ključni uporabniki poleg tega razumejo nastavitve, avtorizacije in poročila ter so prvi naslov za vprašanja sodelavcev.
- Administrator sistema v podjetju ali pri zunanjem izvajalcu skrbi za uporabnike, pravice, varnostne kopije in nadgradnje.
- Svetovalec pri izvajalcu pa potrebuje poglobljeno znanje o uvedbi, ki ga potrjujejo certifikati proizvajalca.
Večina bralcev te strani spada v prvi dve skupini. Zato se nadaljevanje osredotoča na to, kako podjetje usposobi svoje ljudi, certifikate pa omenja predvsem kot merilo pri izbiri izvajalca.
Viri proizvajalca: SAP Learning
Proizvajalec za učenje ponuja platformo SAP Learning. Za Business One je zanimiv zlasti brezplačen tečaj »Implementing SAP Business One«. Podatki o njem so javno objavljeni:
- traja 3 ure in 19 minut,
- je razdeljen na 3 enote: orodja za uvedbo, nastavitve in administracija ter orodja za prilagoditve,
- je namenjen začetnikom in ne zahteva predznanja,
- obstaja v več jezikih, med drugim tudi v francoščini.
Vsebinsko tečaj pokriva temelje, ki jih mora poznati vsak, ki sodeluje pri nastavitvi sistema: ustvarjanje družb, avtorizacije, oštevilčenje dokumentov, postavitve tiskanih predlog, poizvedbe SQL, opozorila in delovne tokove za potrjevanje, uporabniško določena polja, tabele in objekte (UDF, UDT, UDO) ter uporabniško določene vrednosti (UDV). Obravnava tudi vključitev analitike SAP HANA v nadzorno ploščo.
Za slovenskega ključnega uporabnika to pomeni dve stvari. Prvič, tečaj je dober uvod, preden se sestanete z izvajalcem, saj boste razumeli izraze, ki jih bo uporabljal. Drugič, tečaj ni nadomestilo za šolanje na vašem sistemu: ne pozna vaše kontne sheme, vaših skladišč ne pravil potrjevanja računov. Ali je na voljo tudi v slovenščini, ni mogoče predpostaviti, zato to preverite na sami platformi.
Certifikat: kaj pomeni in komu koristi
Za Business One obstaja certifikat »SAP Certified - SAP Business One« s kodo C_TB120 na ravni asociata. Gre za ocenjevanje s situacijami, ki traja 2 uri, prag za uspešen izid pa je 60 %. Preverja osnovno znanje o uvedbi, logistiki, financah in spletnem odjemalcu.
Pomembna je tudi formulacija proizvajalca: certifikat potrjuje, da lahko kandidat dela pod vodstvom izkušenega svetovalca. To je vstopna raven, ne dokaz, da je nekdo sposoben samostojno voditi zahteven projekt.
Pri samem preverjanju je na voljo ocenjevanje v obliki igre vlog z umetno inteligenco, in sicer v angleščini, španščini, italijanščini, francoščini, japonščini in še več kot 25 drugih jezikih. Različica z video posnetkom je samo v angleščini. Natančen seznam jezikov preverite pred prijavo.
Kaj to pomeni pri izbiri izvajalca
Ko vas zanima, kako se v praksi učiti SAP Business One in kdo vam bo sistem uvedel, je certifikat eno od meril, ne edino. Pri pogovoru z izvajalcem se zato pozanimajte:
- kdo konkretno bo vaš svetovalec in kakšno znanje ima ta oseba za vaše področje (finance, skladišče, proizvodnja),
- ali ima izvajalec izkušnje z računovodskimi zahtevami v Sloveniji,
- kdo izvede šolanje in v katerem jeziku bo gradivo,
- kaj je vključeno v ponudbo in kaj se zaračuna posebej.
Več o tem, kako primerjati ponudnike, najdete na strani izbira partnerja za SAP Business One. Če še nimate izvajalca, vam ga lahko pomaga najti brezplačno posredovanje: ne uvajamo sistema sami, povežemo vas z izvajalcem, ki projekt izpelje.
Načrt usposabljanja po fazah projekta
Šolanje je najučinkovitejše, kadar sledi projektu in ne zaostaja za njim. Spodnji načrt je osnova, ki jo izvajalec prilagodi obsegu, številu uporabnikov in vašim modulom. Podrobnosti o poteku projekta so opisane na strani o uvedbi SAP Business One in v splošnem vodniku o uvedbi ERP.
| Faza projekta | Kdo se uči | Vsebina | Oblika |
|---|---|---|---|
| Priprava | Vodstvo, ključni uporabniki | Pregled sistema, cilji projekta, razdelitev vlog | Predstavitev in delavnica |
| Zasnova | Ključni uporabniki | Poslovni procesi, nastavitve, kontni načrt, šifranti | Delavnice z izvajalcem |
| Nastavitev in testiranje | Ključni uporabniki, administrator | Uporabniška polja, pravice, poročila, testni scenariji | Praktično delo v testnem okolju |
| Šolanje končnih uporabnikov | Vsi uporabniki | Dnevna opravila po vlogah | Skupinske vaje z vašimi podatki |
| Zagon | Vsi uporabniki | Prva dejanska knjiženja, odpravljanje napak | Podpora ob delu |
| Po zagonu | Vsi uporabniki, novi sodelavci | Utrjevanje, zaključek obdobja, nadgradnje | Kratke delavnice po potrebi |
Faza priprave in zasnove
Že na začetku določite ključne uporabnike. Naj bodo to ljudje, ki procese poznajo najbolje, ne tisti, ki imajo trenutno največ prostega časa. Računovodja, ki pripravlja davčne obračune in zaključke, mora na primer sodelovati pri nastavitvi področja financ. Več o tem področju je na strani o računovodstvu in financah v SAP Business One.
V tej fazi se ključni uporabniki učijo skozi delo: vsaka delavnica naj konča z odločitvijo, zapisano v dokumentu, ki bo kasneje osnova za učno gradivo.
Faza nastavitve in testiranja
Tu se ključni uporabniki najbolj naučijo. Sami preizkušajo scenarije od ponudbe do plačila, od naročilnice do prevzema blaga in prijavljajo napake. Če boste potrebovali posebne polja ali prilagoditve, jih opišite že zdaj, saj spreminjajo tudi navodila za uporabnike; več o tem na strani o prilagoditvah SAP Business One.
Na tej stopnji je koristno, da ključni uporabnik opravi tudi brezplačni tečaj SAP Learning in tako pridobi pregled nad možnostmi, ki jih orodje ponuja.
Šolanje končnih uporabnikov
Tipična napaka je enotno predavanje za vse. Referent v nabavi, skladiščnik in računovodja uporabljajo povsem različne dele sistema, zato jih razdelite po vlogah. Vsaka skupina naj vadi na lastnih primerih: svoji stranki, svojem artiklu, svojem tipičnem računu.
Dobra praksa je, da šolanje vodi izvajalec skupaj s ključnim uporabnikom. Izvajalec razloži sistem, ključni uporabnik pa pokaže, kako se to prevede v vaše vsakodnevno delo. Pripravite kratka navodila po vlogah, ki so dovolj kratka, da jih ljudje res preberejo.
Zagon in obdobje po njem
Prvi tedni po zagonu so odločilni. Uporabniki se bodo spraševali o stvareh, ki so jih pri šolanju že slišali, a jih niso razumeli. Dogovorite se z izvajalcem, kako poteka podpora v tem obdobju, in določite, kdo v podjetju sprejema vprašanja, preden gredo naprej. Dolgoročna vprašanja o servisu so opisana na strani o podpori in vzdrževanju.
Ne pozabite na nove sodelavce. Ko ključni uporabnik odide ali ko se podjetje poveča, mora obstajati način, da se novi ljudje naučijo dela brez ponovnega projekta.
Uvajanje sprememb: bolj ljudje kot programska oprema
Dobro načrtovano usposabljanje ne pomaga, če ljudje ne vidijo smisla spremembe. V slovenskih srednje velikih podjetjih je pogosto prisotna navada, da se je računovodja ali skladiščnik leta naučil svojega načina dela in ga sistem iz nič spreminja. To ni upor, ampak razumljiva skrb.
Pomagajo preproste stvari:
- vodstvo pove, zakaj se uvaja nov sistem in kaj se bo zaradi tega spremenilo,
- ključni uporabniki so uradno izvzeti iz dela, kolikor je potrebno za projekt,
- stare tabele in vzporedni zapisi se ob dogovorjenem datumu ukinejo, sicer ljudje ostanejo pri starem,
- prvi uspehi se jasno pokažejo, na primer hitrejši zaključek meseca ali manj ročnega prepisovanja,
- napake se obravnavajo kot del učenja, ne kot krivda.
Če je projekt v težavah in uporabniki sistema ne sprejemajo, je smiselna neodvisna ocena. Več o tem je na strani o reševanju in reviziji projekta ter v vodniku o napakah pri ERP projektih.
Slovenske posebnosti, ki jih mora šolanje zajeti
V Sloveniji se šolanje ne sme omejiti na splošno delo s sistemom. Uporabniki morajo znati tudi stvari, ki izhajajo iz lokalnih zahtev:
- obračun in poročanje DDV ter delo s portalom eDavki,
- izdajanje in prejemanje e-računov,
- davčno potrjevanje računov (FURS) tam, kjer se uporablja pri gotovinskem poslovanju,
- delo z računovodjo, ki pogosto dela na ločenem sistemu ali kot zunanji izvajalec.
Ti postopki se pri uvedbi ne smejo pustiti na koncu. Vključite jih v testne scenarije in v šolanje po vlogah. Kako je sistem prilagojen slovenskemu okolju, je opisano na strani o SAP Business One v Sloveniji.
Strošek in financiranje usposabljanja
Cene šolanja so odvisne od števila uporabnikov, obsega modulov in oblike izvedbe, zato jih tu ne navajamo. Bodite pozorni, da je šolanje v ponudbi izvajalca jasno opredeljeno: koliko dni ali srečanj je vključenih, kdo ga izvede in kaj se doplača. Splošni pregled stroškov je na strani o ceniku SAP Business One.
O morebitnih javnih spodbudah za digitalizacijo ali usposabljanje zaposlenih se pogovorite z računovodjo in z izvajalcem. Pogoji se spreminjajo in jih tu ne povzemamo, ker nimamo preverjenih podatkov.
Zaključek: kaj narediti zdaj
Če ste v fazi odločanja, si zastavite tri vprašanja. Kdo bodo naši ključni uporabniki? Kako bo izvajalec organiziral šolanje po vlogah? In kako bomo poskrbeli za nove sodelavce po zagonu? Dober odgovor na ta vprašanja je enako pomemben kot izbira sistema.
Svetovalci in vodje projektov pri izvajalcih so običajno pripravljeni predstaviti svoj učni načrt že pri ponudbi. Če se pri tem izogibajo konkretnim odgovorom, je to signal za previdnost.
Pogosta vprašanja
Kje se lahko brezplačno naučim osnov SAP Business One?
SAP Learning ponuja brezplačen tečaj »Implementing SAP Business One«. Traja 3 ure in 19 minut, je razdeljen na 3 enote, je namenjen začetnikom in ne zahteva predznanja. Tečaj je na voljo tudi v več jezikih, vendar je treba na platformi sproti preveriti, ali obstaja slovenska različica. Za delo z vašimi podatki pa je še vedno potrebno šolanje na vašem sistemu.
Kaj preverja certifikat SAP Certified - SAP Business One?
Gre za certifikat na ravni asociata s kodo C_TB120. Preverjanje poteka kot ocenjevanje s situacijami in traja 2 uri, prag za uspešen izid je 60 %. Zajema osnove uvedbe, logistike, financ in spletnega odjemalca. Potrjuje, da kandidat lahko dela pod vodstvom izkušenega svetovalca, ne pa da samostojno vodi zahteven projekt.
V katerem jeziku lahko opravljam preverjanje za certifikat?
Stran certifikata navaja ocenjevanje v obliki igre vlog z umetno inteligenco v angleščini, španščini, italijanščini, francoščini, japonščini in še več kot 25 drugih jezikih. Različica z video posnetkom je samo v angleščini. Ker seznam jezikov ni vnaprej zagotovljen, pred prijavo preverite aktualno ponudbo na strani SAP Learning.
Kdo naj v podjetju opravi usposabljanje pred uvedbo sistema?
Najprej ključni uporabniki posameznih področij, na primer računovodja, vodja nabave in skladišča ter vodja prodaje. Oni preizkušajo nastavitve, sodelujejo pri testih in kasneje učijo sodelavce. Končni uporabniki se šolajo kasneje, na podatkih in postopkih svojega podjetja, ne na splošnem demo okolju.
Ali moram za delo s sistemom sam pridobiti certifikat?
Ne, certifikat je namenjen predvsem svetovalcem pri izvajalcu. Za uporabnike v podjetju je pomembnejše, da znajo opraviti svoje vsakodnevne naloge, od knjiženja do izdaje dobavnice. Ključni uporabnik, ki želi razumeti nastavitve in administracijo, pa lahko koristno uporabi brezplačni tečaj o uvedbi.
Viri
- SAP Learning – Implementing SAP Business One
- SAP Learning – SAP Certified - SAP Business One
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.