Gostovanje NetSuite: oblak Oraclea namesto strežnika v podjetju

Kdor v Sloveniji išče NetSuite cloud, najprej potrebuje jasen odgovor: NetSuite ni program, ki bi ga kupili, namestili na strežnik in vzdrževali sami. Je storitev v oblaku, ki jo ponuja in gosti Oracle. Izraz »hébergement« oziroma gostovanje se pri tem sistemu zato nanaša na pogodbo in nastavitve, ne na izbiro strežnika. Pomen te razlike je večji, kot se zdi na prvi pogled, saj vpliva na stroške, posodobitve, prilagoditve in varstvo podatkov.

Kako NetSuite gostovanje dejansko deluje

NetSuite je običajen primer modela SaaS (programska oprema kot storitev). Vsi uporabniki delajo v isti osnovni programski kodi, ki jo vzdržuje Oracle, vsako podjetje pa ima svoj zaprt prostor s podatki, nastavitvami in vlogami. Dostop poteka prek spletnega brskalnika, zato v podjetju ne potrebujete strežnika za ERP, licenc za podatkovno bazo ali ekipe, ki bi skrbela za operacijski sistem.

Kaj to pomeni v praksi:

• Oracle skrbi za strojno opremo, omrežje, podatkovno bazo in varnostne popravke platforme.
• Vi in vaš integrator skrbite za nastavitve, vloge, prilagoditve, uvoz podatkov in usposabljanje uporabnikov.
• Posodobitve prihajajo v rednih izdajah, ki jih določi Oracle, ne vi.
• Plačujete naročnino za uporabo, ne enkratne licence za lasten sistem.

Če ste doslej uporabljali ERP na strežniku v poslovnih prostorih ali v najetem podatkovnem središču, bo prehod zahteval drugačen način razmišljanja. Naročnik odgovornosti za infrastrukturo ne pozna več, odgovornost za podatke in postopke pa ostaja njegova.

Ali obstaja NetSuite on premise?

Izraz NetSuite on premise se v iskalnikih pogosto pojavlja, vendar takšne različice ni. Pri NetSuite ne morete izbirati med SaaS pri proizvajalcu, gostovanjem pri partnerju in namestitvijo na lastnem strežniku, kot to velja za nekatere druge sisteme. Edini model je oblak, ki ga gosti Oracle.

To ni slabost ali prednost sama po sebi, temveč lastnost izdelka. Za podjetje, ki želi ERP brez lastne infrastrukture, je prednost očitna. Za podjetje, ki mora iz regulatornih, pogodbenih ali operativnih razlogov imeti sistem pod lastnim nadzorom, je to izključitveni kriterij, ki ga je bolje ugotoviti na začetku kot po dolgih pogajanjih.

Za primerjavo: pri Odoo obstajajo različni modeli gostovanja, pri Microsoft Dynamics 365 Business Central pa je izbira med oblakom in lastno rešitvijo širša. Podrobneje to razčlenjujemo v vodniku oblak ali lastni strežniki za ERP.

Ponudbe, ki obljubljajo »NetSuite gostovanje«

V praksi se lahko zgodi, da vam nekdo ponudi »gostovanje NetSuite«. Običajno gre za enega od teh primerov:

1. Naročnina na NetSuite prek integratorja. Okolje še vedno gosti Oracle, integrator pa je posrednik za naročnino, uvedbo in podporo.
2. Paket storitev. Integrator vam poleg uvedbe ponuja upravljanje uporabnikov, nastavitev in nadzor nad prilagoditvami.
3. Nejasna ponudba. Pojem gostovanja se uporablja za nekaj, česar NetSuite tehnično ne omogoča.

Pri tretji možnosti previdnost ni odveč. Pred podpisom zahtevajte pisno pojasnilo, kdo je pogodbena stranka za storitev, kdo odgovarja za razpoložljivost in kam se obrnete v primeru izpada. Pomoč pri izbiri je opisana na strani izbira partnerja za NetSuite.

Primerjava: oblak pri Oraclu in drugi modeli gostovanja

Spodnja tabela povzema razlike med modeli, kot se pojavljajo pri ERP sistemih na splošno, in pokaže, kje se NetSuite razlikuje.

Tabela je splošna in ne vsebuje številk, saj so cene odvisne od obsega, števila uporabnikov in modulov. Okvir stroškov za NetSuite razlagamo na strani NetSuite cenik.

Posodobitve: prednost in omejitev

Pri modelu SaaS posodobitve niso projekt, ki bi ga načrtovali kot nadgradnjo strežnika. Oracle novosti uvaja v rednih izdajah, vaše okolje pa jih prejme. Za podjetje to pomeni, da nikoli ne ostane na zastareli različici, hkrati pa ne more poljubno odlašati.

Zato velja nekaj pravil dobre prakse:

• Pred vsako izdajo preizkusite kritične postopke, na primer izdajo računov, nabavna naročila in zaključek meseca, v preskusnem okolju.
• Določite osebo, ki spremlja napovedi sprememb, in jo povežite z vašim integratorjem.
• Dokumentirajte vsako prilagoditev: kaj dela, kdo jo je naredil in od katerih nastavitev je odvisna.
• Izogibajte se rešitvam, ki posegajo v standardne postopke na neuradne načine.

Kaj pomenijo različice in izdaje, razložimo na strani različice in izdaje NetSuite.

Prilagoditve in integracije v oblaku

Ker gre za skupno platformo, ne morete spreminjati osnovne kode. Prilagajate z orodji, ki jih platforma predvideva: nastavitve polj in obrazcev, delovni tokovi, skripte in razširitve. To je manj svobode kot pri sistemu na lastnem strežniku, vendar je pogosto ravno to razlog, da prilagoditve preživijo posodobitve.

Integracije z drugimi sistemi, na primer s spletno trgovino, bančnimi izpiski ali sistemom za upravljanje skladišča, potekajo prek vmesnikov. Za slovensko podjetje je pomembno, da je povezava z računovodstvom in eDavki načrtovana vnaprej. O tem več najdete na straneh prilagoditve NetSuite in integracije NetSuite.

Podatki, zasebnost in slovenski okvir

Pri oblačnem ERP je najpogostejše vprašanje direktorja ali DAF: »Kje so naši podatki?« Odgovor je v pogodbi in pogojih obdelave, ne v tehnični dokumentaciji. Pred podpisom preverite:

• v katerem območju so podatkovna središča in ali je mogoče vplivati na izbiro,
• kdo so podobdelovalci in kako je urejen prenos podatkov izven Evropske unije,
• kako je urejena obdelava osebnih podatkov zaposlenih, kupcev in dobaviteljev v skladu s splošno uredbo o varstvu podatkov,
• kakšne so možnosti izvoza vseh podatkov ob koncu sodelovanja.

Poseben pomen ima hramba poslovnih knjig in dokumentov. Slovensko podjetje ostaja odgovorno za dokumentacijo, ki jo zahtevata davčna zakonodaja in računovodski standardi, ne glede na to, kdo gosti sistem. Zato se z računovodjo dogovorite, katere izpise, izvoze in dnevnike hranite zunaj ERP. Zakonske vidike, ki veljajo za vsak ERP, obravnava vodnik zakonske zahteve za ERP, področje davčnega potrjevanja računov in e-računov (FURS) pa e-računi in DDV obračuni v ERP.

Če vas zanima, kako je NetSuite videti v slovenskem okolju, si oglejte stran NetSuite v Sloveniji.

Varnostne kopije in neprekinjeno poslovanje

Pri SaaS ni vprašanje, ali imate varnostno kopijo na lastnem disku. Vprašanje je, kaj vam zagotavlja pogodba in kaj morate urediti sami. Priporočamo tri korake:

1. Preberite obveznosti ponudnika glede razpoložljivosti, hrambe podatkov in obnove ter jih primerjajte z zahtevami vašega poslovanja.
2. Uvedite redne izvoze ključnih podatkov: kupcev, dobaviteljev, odprtih postavk, zalog in glavne knjige. Izvozi so uporabni tudi za revizorja in za primer menjave sistema.
3. Preizkusite obnovo postopkov, ne le podatkov. Če izpade internetna povezava ali dostop do sistema, mora skladišče vedeti, kako izdati blago, računovodstvo pa, kako zaključiti obdobje.

Pomembno je tudi upravljanje dostopov: vloge, dvostopenjsko preverjanje in redno ukinjanje računov odhajajočih sodelavcev. Pri oblačnem sistemu je človeški dejavnik pogosto šibkejši člen kot infrastruktura.

Stroški: kaj se spremeni z oblakom

Ker ni lastnega strežnika, odpadejo nakup strojne opreme, licence za podatkovno bazo in del dela IT. Pojavi pa se redna naročnina, ki je odvisna od obsega uporabe in izbranih modulov. Pri primerjavi z drugimi ERP upoštevajte celotno sliko:

• naročnina in morebitne dodatne storitve,
• uvedba in prilagoditve,
• usposabljanje in notranji čas ključnih uporabnikov,
• podpora in vzdrževanje po zagonu,
• stroški integracij z drugimi sistemi.

Zaradi tega skupnih stroškov ne moremo podati brez poznavanja vašega obsega. Splošni pregled najdete v vodniku cena ERP, kako poteka uvedba v oblaku pa na strani uvedba NetSuite.

Kako izbrati: kdaj je NetSuite cloud prava izbira

Oblak, kakršen je pri NetSuite, običajno ustreza podjetju, ki:

• hoče ERP brez lastne infrastrukture in brez lastne ekipe za strežnike,
• ima več družb ali lokacij in potrebuje enoten dostop prek brskalnika,
• sprejema redne posodobitve kot del modela,
• je pripravljeno na naročniški strošek namesto enkratne naložbe.

Manj ustreza podjetju, ki:

• mora imeti sistem na lastnem strežniku zaradi pogodb ali notranjih politik,
• potrebuje globoke posege v osnovno kodo,
• ne more sprejeti odvisnosti od enega ponudnika infrastrukture.

Če ste v dvomu, začnite z zahtevami, ne s produktom. Vodnik kako izbrati ERP in predloga zahtev za ERP vam pomagata zapisati, kaj sistem mora zagotavljati glede podatkov, dostopa in prilagoditev. Če se izkaže, da oblak ni primeren, so možnosti opisane na strani alternative NetSuite in v primerjavi NetSuite ali Business Central.

Naslednji korak

Gostovanje je pri NetSuite manj tehnično vprašanje in bolj poslovna odločitev: sprejmete model, v katerem Oracle upravlja platformo, vi pa upravljate postopke in podatke. Naša storitev je brezplačna in vas poveže z integratorjem, ki pozna ta model in vaše okolje. Mi sami ne izvajamo uvedb in nismo povezani z nobenim proizvajalcem; integrator pa vam bo lahko natančno pojasnil, kaj vključuje naročnina in kje so meje oblaka. Kako poteka povezovanje, preberite na strani kako deluje.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.