Plače in kadrovska evidenca v sistemu Oracle NetSuite

Kdor v Sloveniji išče plače v sistemu NetSuite, običajno želi vedeti eno stvar: ali bo mogoče plačno listo narediti kar v ERP-ju ali bo treba obdržati ločen program. Iskren odgovor ima dva dela. Kadrovsko evidenco, dopuste, stroškovna poročila in odobritve NetSuite pokriva z vgrajenimi funkcijami. Obračun plač po slovenskih pravilih pa po dokumentaciji, ki je podlaga tega članka, ni del standardne ponudbe, zato ga je smiselno obravnavati kot povezavo z namensko rešitvijo.

Na tej strani razčlenjujemo, kaj je v paketu, kako deluje povezava s plačnim programom in kje se v projektih najpogosteje zapleta. Splošni okvir sistema najdete na strani Oracle NetSuite, pregled vseh sklopov pa v modulih NetSuite.

Kaj NetSuite pokriva pri zaposlenih in plačah

Dokumentacija združuje to področje pod naslovom upravljanje zaposlenih in plač (Employee and Payroll Management). Zajema vodenje zaposlenih, obdelavo plač, rešitev SuitePeople za upravljanje kadrov, spremljanje časa, stroškovna poročila in zahtevke za nabavo. Pomembno je, da je to širok seznam funkcij, ki ne pomeni, da je obdelava plač na voljo za vsako državo.

Pregled po vsebini:

SuitePeople: kadrovski del, ki ga boste uporabljali

SuitePeople je zasnovan kot kadrovski sloj znotraj istega računa kot finance in prodaja. Sestavljajo ga trije deli:

• SuitePeople HR: samopostrežni portal za zaposlene in vodje.
• SuitePeople Workforce Management: urniki, čas in prisotnost, izračun plač.
• SuitePeople U.S. Payroll: integrirana plača za ameriške zaposlene.

V SuitePeople HR so med drugim cilji in ocenjevalni pogovori, dopust, dosjeji z datumom veljavnosti, zahtevki za spremembe z odobritvijo, spremljanje prejemkov, imenik in organigram, kadrovska analitika ter načrti uvajanja in odhoda zaposlenih. Za srednje veliko podjetje to običajno zadošča za urejeno evidenco brez posebnega kadrovskega programa.

Tretji del je v našem primeru pomemben le kot opozorilo: je plačna funkcija za ZDA. Slovensko podjetje ga ne bo uporabljalo za svoje zaposlene.

Plače zunaj ZDA: Paycheck Journal

Za države brez vgrajene plače dokumentacija predvideva funkcijo Paycheck Journal. Služi spremljanju plač izven ZDA na dva načina: z integracijo zunanje plačne rešitve prek spletnih storitev SOAP ali z rešitvijo po meri, zgrajeno s SuiteScript. Oracle poudarja, da je funkcija namenjena partnerjem in ne neposredni uporabi strank, ki nimajo partnerske plačne rešitve.

Posledica za vas je praktična: ne računajte na to, da boste Paycheck Journal sami vklopili in z njim obračunali slovensko plačo. Pomeni pa, da je arhitektura zasnovana tako, da obračun ostane v lokalnem programu, rezultat pa se zapiše v NetSuite.

V računu OneWorld lahko obe funkciji sobivata: SuitePeople U.S. Payroll obdela plače ameriških hčerinskih družb, Paycheck Journal pa spremlja plače hčerinskih družb zunaj ZDA. To je relevantno za slovensko podjetje, ki je del skupine z ameriško članico. Več o večdružbni zgradbi je v razdelku o različicah in izdajah.

Slovenska plača: kje je meja

Slovenija v pregledanih seznamih lokalizacij ni navedena. Paket EMEA Localization po dokumentaciji pokriva davčna poročila in plačilne formate za izbrane države, med katerimi Slovenije ni. Plačilni formati bank zahtevajo namestitev lokalizacijskega paketa države, za države brez predlog pa dokumentacija pravi, da je treba oblike datotek za plačila izdelati sami. To velja tudi za izvoz plačilnih nalogov za izplačilo plač.

Za slovenskega financerja to pomeni, da boste v projektu verjetno pokrivali tri stvari ločeno:

1. Obračun plač v namenski rešitvi, ki pozna slovenske prispevke, dohodnino, dodatke in boleznine.
2. Poročanje državi prek eDavkov, kot ga danes opravlja vaš računovodja ali plačni program.
3. Knjiženje v glavno knjigo v NetSuite, kjer plačni stroški pristanejo po stroškovnih mestih in projektih.

Pri tem je pomembno, da se vloge ne podvajajo. Če plačni program že vodi zaposlene, lahko NetSuite prevzame šifrant od njega, ali pa obratno. Odločitev o vodilnem viru podatkov sprejmite pred konfiguracijo.

Kako se plača poveže z NetSuite

Povezava je v praksi običajno enosmerna ali dvosmerna izmenjava treh vrst podatkov:

• Šifrant zaposlenih: osnovni podatki, delovno mesto, stroškovno mesto, organizacijska enota.
• Podatki za obračun: opravljene ure, odsotnosti, povračila stroškov, potrjeni v NetSuite in preneseni v plačni program.
• Rezultat obračuna: bruto in neto plače, prispevki, davčni odtegljaji, ki se knjižijo v glavno knjigo.

Tehnično to pomeni povezavo prek spletnih storitev ali izvoza datotek. Podrobnosti o načinih povezovanja so na strani integracije NetSuite, za posebne zahteve pa pride v poštev tudi prilagoditev NetSuite.

Dopusti, boleznine in odobritve

Pri vsakdanjem delu bodo zaposleni največ uporabljali portal. Dopust zahtevajo, vodja odobri, stanje je vidno obema. Za slovensko okolje je pomembno, da si že na začetku zapišete, kako bo sistem upošteval letni dopust, dodatne dneve in boleznine. Pravila dopusta so odvisna od vaše pogodbe in kolektivne ureditve, zato jih konfigurirajte po svojih dokumentih, ne po tujih predlogah.

Bolniške odsotnosti in njihovo refundacijo praviloma obdela plačni program, saj spadajo v obračun. V NetSuite je dovolj, da je odsotnost vidna v planiranju in da se ne podvaja ročno.

Potni nalogi in stroškovna poročila

Stroškovna poročila so del področja nabave in sprejema. Dokumentacija omenja stroškovna poročila skupaj z nabavnimi nalogi, fakturami dobaviteljev, plačili in potrjevalnimi potmi. Za slovenskega uporabnika je to ustrezna osnova za potne naloge in povračila stroškov: zaposleni vnese stroške, vodja odobri, finance knjižijo.

Tu je pomembna ena stvar: preverite, ali standardni obrazec pokrije vaše potne naloge, ali boste potrebovali dodatna polja. Če se povračila izplačujejo skupaj s plačo, morajo podatki prek povezave v plačni program. Povezava s knjigovodstvom je opisana pri računovodstvu in financah.

Čas, projekti in ure

Če podjetje zaračunava ure (storitve, inženiring, svetovanje), je spremljanje časa pomembnejše od same plače. Delo na projektih, naloge in viri so v NetSuite del upravljanja projektov. Ure, vnesene v sistem, tako služijo trojnemu namenu: obračun plače, zaračunavanje stranki in analiza donosnosti projekta. Prav ta kombinacija je običajno glavni razlog, da se podjetje odloči za povezan sistem namesto za ločene programe.

Večdružbna skupina z OneWorld

NetSuite OneWorld omogoča, da v enem računu vodite več hčerinskih družb z različnimi davčnimi jurisdikcijami in valutami. Vsaka družba je ločena pravna oseba za davčne in regulativne namene. Za podjetje s slovensko družbo in tujimi članicami je to pomembno pri plačah: vsaka država ima svoj obračun, v skupni knjigi pa se stroški konsolidirajo. Ne pozabite, da se plačna rešitev izbere po državi, ne po skupini.

Na kaj paziti

• Ne jemljite seznama funkcij kot dokaza lokalne podpore. Vgrajena plača velja za ZDA, drugod gre za povezavo.
• Določite vodilni vir zaposlenih. Dva šifranta, ki ju vzdržujeta dve osebi, se prej ali slej razideta.
• Vključite računovodjo. Poročanje prek eDavkov in obračun morata ostati skladna z vašo sedanjo prakso.
• Zaščitite osebne podatke. Plačni podatki so občutljivi; dostop po vlogah naj bo določen pred zagonom. Več o obdelavi podatkov v politiki zasebnosti.
• Načrtujte test s paralelnim obračunom. Nekaj obračunskih obdobij primerjajte z dosedanjim programom, preden ga ugasnete.
• Preverite stroške posebnih povezav. Cena je odvisna od obsega, zato jo obravnavajte ločeno od licenc (cenik NetSuite).

Primerjava z drugimi sistemi

Pri izbiri ERP-ja nikoli ne gledajte samo kadrov. V slovenskem okolju so na voljo tudi sistemi z lokalno razvitimi plačnimi moduli; primerjavo najdete v vodniku ERP za mala podjetja in na strani alternative NetSuite. Naša vloga je nevtralna: povežemo vas z integratorjem, ki lahko projekt izvede, ne da bi vam prodajal določen sistem.

Kako začeti

1. Zapišite, katere procese želite imeti v NetSuite (dopusti, odobritve, ure) in katere ostanejo v plačnem programu.
2. Z računovodjo določite, kdo je vodilni vir podatkov o zaposlenih.
3. Pri integratorju zahtevajte jasen opis povezave, ne le obljubo.
4. Povezavo preizkusite na paralelnem obračunu.

Če se želite o tem pogovoriti z izkušenim integratorjem, preberite, kako deluje posredovanje, ali si oglejte izbiro partnerja za NetSuite in NetSuite v Sloveniji.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.