Zaloge, nabava in logistika v sistemu Oracle NetSuite

Upravljanje zalog v sistemu NetSuite ni izoliran modul: artikli, nabava, prodajna naročila, odprema in računovodstvo delujejo nad istimi podatki v enem računu. Za slovensko podjetje, ki danes vodi zaloge v preglednicah, v starem poslovnem programu ali v ločenem skladiščnem sistemu, je to glavni razlog za zanimanje. Ta stran pojasni, kaj obsega upravljanje zalog v NetSuite, kako deluje nabava v NetSuite in kaj morate določiti, preden se lotite projekta. Širši pregled sistema najdete na strani o Oracle NetSuite.

Kaj pokriva NetSuite na področju zalog

Oracle dokumentacijo ERP razdeli na več področij. Za zaloge so pomembna štiri:

• Items and Inventory: nastavitev upravljanja zalog, kartice artiklov, načini odpreme, črtne kode in proizvodnja;
• Customer Order Management: vnos naročil, njihova izvedba (priprava in odprema) in obračun;
• Purchasing and Receiving: naročilnice, dobavitelji, računi in plačila dobaviteljem, naročila potreb, usmerjanje odobritev in potni stroški;
• Računovodstvo: knjiženje zalog in stroškov, valute, davki in finančna poročila, o čemer več piše stran o računovodstvu in financah v NetSuite.

Katalog uporabniških vodnikov loči tudi samostojne sklope za skladiščni sistem (WMS), za SuiteProcurement, za proizvodnjo ter za NetSuite na mobilnih napravah. Vsi niso nujno del vsake licence, zato je prvi korak vedno opredelitev obsega: kaj vaše skladišče dejansko potrebuje in kaj bi bilo odvečno. Kako se obseg pretvori v ponudbo, razložimo na strani o ceniku NetSuite.

Artikli in variante: temelj, ki ga je treba urediti prvi

Vsaka zaloga je tako dobra kot šifrant artiklov. NetSuite vodi vse v karticah artiklov, kjer so ločene vrste: zaloge, storitve, sklopi (sestavljeni izdelki) in drugo. Za slovenskega trgovca ali proizvajalca so v praksi odločilna vprašanja:

• ali je en izdelek v več velikostih in barvah en artikel z variantami ali več ločenih artiklov;
• kako se šifre uskladijo z dobaviteljevimi in z oznakami v spletni trgovini;
• katere merske enote veljajo pri nabavi, v skladišču in pri prodaji (paleta, karton, kos);
• kdo sme ustvarjati nove artikle in kdo jih odobri.

Ta del je najbolj podcenjen. Če se šifrant prenese iz starega sistema brez čiščenja, se napake kopijo v vsaki naslednji transakciji. Zato dobri integratorji čiščenje podatkov postavijo v začetek projekta, ne na konec. Več o prenosu podatkov je v vodniku za selitev na NetSuite.

Skladišča, lokacije in več pravnih oseb

NetSuite zaloge vodi po lokacijah. Lokacija je lahko glavno skladišče, konsignacijsko skladišče pri kupcu, trgovina ali tranzitna lokacija. Prenos med lokacijami je transakcija z lastnim potekom, zato je stanje vedno razvidno tudi med prevozom.

Če podjetje deluje v več državah, je pomembna različica OneWorld. V enem računu omogoča več odvisnih družb z različnimi davčnimi jurisdikcijami in osnovnimi valutami, konsolidirane izkaze, napredne medpodjetniške knjižbe in izločitev dobičkov med družbami. Primer: slovenska proizvodna družba s skladiščem v sosednji državi in prodajno družbo v tretji lahko zaloge spremlja skupaj, računovodsko pa ostane vsaka pravna oseba ločena. Za enostavno podjetje z eno pravno osebo te zahtevnosti ni in je ne kaže uvajati brez razloga.

Serije, številke serij in sledljivost

Živilska, kemijska, farmacevtska in elektronska podjetja potrebujejo sledljivost: od katere dobave izhaja določena serija in kateremu kupcu je šla. NetSuite pozna spremljanje po serijah in po serijskih številkah, tako da je mogoče pri reklamaciji ali odpoklicu hitro ugotoviti, kje so izdelki. Pri panogah z rokom uporabnosti je smiselno vnaprej določiti pravila: katera serija se odpremi prva, kdaj se zaloga blokira in kdo odloča o izločitvi.

Sledljivost je tesno povezana s proizvodnjo. NetSuite obvladuje kartice sestavljenih artiklov, delovne naloge, napredne kosovnice (BOM), spremljanje nedokončane proizvodnje od zbiranja materiala do shranjevanja končnih izdelkov in usmerjanje po izmenah ali delovnih centrih. SuiteApp Advanced Manufacturing dodaja delovna navodila, spremljanje porabe materiala, planiranje virov in načrtovane datume začetka in konca. Podrobnosti so na strani o proizvodnji v NetSuite in v pregledu ERP za proizvodnjo.

Nabava: od potrebe do plačila dobavitelju

Nabavni proces v NetSuite sledi običajnemu zaporedju, ki ga razdelimo na korake:

• Naročilo potrebe: zaposleni ali sistem sam ustvari zahtevek za nakup;
• Odobritev: usmerjanje po pravilih, na primer po oddelku, vrsti stroška ali vrednosti;
• Naročilnica: dokument, poslan dobavitelju, vezan na kartico dobavitelja;
• Prevzem: potrditev prejetih količin, ki poveča zalogo;
• Prejeti račun in plačilo: primerjava računa z naročilnico in prevzemom ter plačilo.

Vezava med naročilnico, prevzemom in računom omogoča, da razlike v količini ali ceni opazite, še preden računovodja plača. Računovodja v slovenskem podjetju tako dobi bolj urejen potek kot ob ročnem usklajevanju. Pri prejemu e-računov dobaviteljev in pri obračunu DDV je treba preveriti, kako se vaši tokovi vežejo na sistem; o tem piše vodnik o e-računih in DDV v ERP.

Načrtovanje naročanja in oskrbe

Kdor ne želi ročno presojati, kaj naročiti, uporabi modul Demand Planning. Zahteva vklop naprednega upravljanja zalog (Advanced Inventory Management). Načrt povpraševanja računa z linearno regresijo, drsečim povprečjem, sezonskim povprečjem, prodajno napovedjo ali tekočim povpraševanjem iz priložnosti, ponudb in naročil. Iz njega nastane načrt oskrbe, ki upošteva dobavne roke in varnostne zaloge. Pri sestavljenih izdelkih zajame tudi vse komponente in surovine čez več stopenj proizvodnje.

Omejitev je dobro poznati: funkcije Demand Planning obdelajo največ 10 000 artiklov naenkrat. Podjetje z zelo širokim katalogom mora zato razmisliti o razdelitvi po skupinah. Za številna manjša podjetja pa je pomembnejša disciplina podatkov: načrt je le tako dober kot dobavni roki in zgodovina prodaje, ki jih vnesete.

Prevzemi, odprema in transport

Prevzem blaga je trenutek, ko se zaloga poveča in ko nastanejo obveznosti do dobavitelja. V NetSuite je vezan na naročilnico, kar zmanjša nepotrebno ročno delo. Odprema sledi prodajnemu naročilu: pri Customer Order Management so vnos naročila, priprava in odprema ter obračun povezani, zato komercialist vidi, kje je pošiljka, ne da bi klical skladišče.

Pri odpremi se odločite o:

• načinih odpreme in prevoznikih, ki jih želite imeti v sistemu;
• povezavi s prevozniki za nalepke in sledenje pošiljk (običajno prek integracije);
• delni odpremi, rezervaciji zaloge in prednostih naročil;
• obravnavi vračil in reklamacij.

Povezave z zunanjimi prevozniki, spletnimi trgovinami in drugimi sistemi se običajno izvedejo prek integracij; pregled je na strani o povezavah NetSuite. Za spletno prodajo ima NetSuite lastno rešitev SuiteCommerce, ki deluje z več znamkami, jeziki in valutami, in tako omogoča, da spletna trgovina in skladišče gledata iste zaloge. Primerjavo najdete v pregledu ERP za spletno trgovino.

Črtne kode in mobilno delo v skladišču

Črtne kode so naveden del področja Items and Inventory. Skladiščnik z mobilno napravo prebere kodo artikla ali lokacije, sistem pa zapis takoj posodobi. Razlika glede na ročno vnašanje je očitna: manj napak pri prepisovanju in manj časa med fizičnim dogodkom in knjižbo. Za proizvodnjo obstaja Manufacturing Mobile, ki podpira vnos z mobilnimi čitalniki, za zahtevnejša skladišča pa katalog vodnikov navaja ločen skladiščni sistem WMS.

Pred nakupom mobilne opreme preverite: ali skladišče pokriva brezžično omrežje, ali so police in lokacije fizično označene in ali ste pripravljeni uvesti disciplino skeniranja. Brez tega naprave ne rešijo ničesar.

Inventura in vrednotenje zalog

Letna in tekoča inventura sta v Sloveniji tudi računovodska obveznost, zato jo je treba sistemsko podpreti. V NetSuite se štetje izvaja po lokacijah, razlike se knjižijo kot prilagoditve zalog, ki vplivajo na glavno knjigo. Pomembna odločitev je način vrednotenja zalog (na primer po povprečni ceni ali po zaporedju prejemov). Ker vpliva na bilanco in davčno obravnavo, jo uskladite z računovodjo in revizorjem še pred zagonom, ne po njem.

Ker je knjiženje zalog povezano s finančno knjigo, je tu NetSuite močan: vsaka sprememba zaloge pusti sled v računovodstvu. Cena te povezanosti je, da napak pri nastavitvi ni mogoče enostavno popraviti naknadno. Zato svetujemo preizkus na kopiji podatkov in vnaprej določena pravila za uskladitev.

Kdaj je NetSuite primeren za zaloge in nabavo

NetSuite je smiseln za podjetja, ki:

• imajo več skladišč ali več pravnih oseb in želijo skupen pogled;
• prodajajo prek več kanalov (veleprodaja, spletna trgovina, trgovine) z istimi zalogami;
• potrebujejo, da je zaloga neposredno povezana z računovodstvom in proizvodnjo;
• rastejo in ne želijo po dveh letih zamenjati sistema.

Za manjše podjetje z enim skladiščem in enostavnim potekom je lahko zadosti lažja rešitev. Primerjave so v pregledu alternativ NetSuite in v članku ERP za mala podjetja. Za trgovska podjetja si oglejte tudi ERP za veleprodajo in distribucijo.

Kako začeti

Najprej zapišite, kako danes potekata nabava in odprema: kdo naroča, kdo prevzema, kje se zaplete. Nato določite obseg: katera skladišča, katere vrste artiklov, ali potrebujete serije, črtne kode in načrtovanje. S tem seznamom lahko intervjuvate integratorje; kako izbrati pravega, pojasnjuje stran o izbiri partnerja za NetSuite, potek projekta pa stran o uvedbi NetSuite.

Ne prodajamo programske opreme in ne izvajamo projektov. Brezplačno vas povežemo z integratorjem, ki ima izkušnje z vašo panogo, vi pa se z njim pogovorite o dejanskem obsegu.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.