Uvedba sistema Oracle NetSuite ni nakup programa, temveč projekt, v katerem se poslovni procesi podjetja prenesejo v enoten oblačni sistem. Če iščete odgovor, kako poteka uvedba NetSuite in kaj naj od nje pričakujete, so v nadaljevanju predstavljene faze, vloge in dejavniki, ki odločajo o trajanju in proračunu. Splošni pregled rešitve najdete na strani Oracle NetSuite, tu pa se osredotočamo na sam potek projekta.
Ker smo posrednik in ne izvajalec, vam ne obljubljamo rokov ali cen. Povezujemo vas z integratorjem, ki projekt izvede, kako pa deluje ta povezava, je opisano na strani kako deluje posredovanje.
Zakaj je potek uvedbe pomembnejši od izbire modulov
Pri NetSuite je tehnologija zrela, projekti pa se zalomijo drugje: pri nejasnih zahtevah, zamujenih odločitvah in slabih podatkih. Zato je smiselno, da razumete zaporedje faz še pred prvim pogovorom z izvajalcem. Splošen okvir za vse sisteme je opisan v vodiču uvedba ERP, spodaj pa je ta okvir prilagojen NetSuite.
SuiteSuccess: metodologija, ki jo omenja sam proizvajalec
Oraclova metodologija za nastavitev računov se imenuje SuiteSuccess. Temelji na vrednostno usmerjenih nadzornih ploščah in na vnaprej pripravljenih komponentah, ki izhajajo iz dobrih praks ter so prilagojene panogi podjetja in vlogi uporabnikov.
Račun, nastavljen po tej metodologiji, vsebuje več že pripravljenih elementov:
- poslovne procese, dobavljene prek SuiteApps,
- zavihke središč in nadzorne plošče,
- računovodski kontni načrt,
- vklopljene potrebne funkcije,
- obrazce, kazalnike (scorecards), module in prednastavljene nastavitve,
- poročila, vloge in shranjene iskalnike.
Praktična posledica: projekt ne začnete na prazni strani. Razprava s skupino se začne pri predlogi, ki jo je treba prilagoditi, in ne pri seznamu želja brez strukture. Hkrati pa predloga ni jamstvo – kontni načrt, vloge in poročila je treba uskladiti s slovenskim poslovanjem in z vašim računovodjo.
Faze uvedbe NetSuite
Dokumentacija proizvajalca za začetno uvedbo, ki jo vodi skrbnik skupaj z ekipo NetSuite, našteva ključna področja: konfiguracijo računa, varnost in preverjanje pristnosti (gesla, dvostopenjsko preverjanje, žetoni, enotna prijava SSO), uporabnike in vloge, integracije, prenos podatkov iz obstoječih sistemov, prilagoditve SuiteCloud in upravljanje peskovnikov. Spodnji potek ta področja razporeja v faze, ki jih srečate v praksi.
| Faza | Kaj se zgodi | Tipični izdelki |
|---|---|---|
| Zajem in načrt | Opredelitev ciljev, obsega, družb in organizacije projekta | Sklep o obsegu, načrt projekta, imenovana skupina |
| Analiza procesov | Pregled sedanjih procesov in primerjava s predlogo | Dokument zahtev, seznam odstopanj od standarda |
| Nastavitev | Račun, vloge, kontni načrt, nadzorne plošče, varnost | Nastavljen račun, matrika vlog in pravic |
| Integracije in prilagoditve | Povezave z drugimi sistemi, po potrebi razširitve | Specifikacije, razvite in testirane povezave |
| Prenos podatkov | Šifranti, odprte postavke, začetna stanja | Čiščeni podatki, poskusni prenosi, poročilo o skladnosti |
| Testiranje (recenzija) | Preizkus ključnih scenarijev s poslovnimi uporabniki | Zapisnik testov, popravki, podpis prevzema |
| Usposabljanje | Delavnice po vlogah | Gradivo, evidenca udeležencev |
| Zagon in spremljanje | Preklop, prvi obračuni, hitra pomoč | Načrt preklopa, seznam odprtih težav |
Zajem in načrt
Že pred prvim klikom v sistemu je treba določiti, kaj naj projekt reši, kdo ga vodi in kaj je izven obsega. Če ste v fazi izbire rešitve, vam pomagajo kako izbrati ERP in predloga zahtev za ERP. Izdelek te faze je sklep o obsegu, ki ga podpišeta obe strani, da se pozneje ni treba prepirati o tem, kaj je bilo dogovorjeno.
Analiza procesov
Izvajalec skupaj z vašimi ključnimi uporabniki pregleda, kako danes poteka naročanje, skladiščenje, fakturiranje, obračun DDV in zaključek obdobja. Nato primerja z izhodiščno predlogo. Dobra analiza loči tri stvari: kar sistem naredi standardno, kar se da rešiti z nastavitvami in kar zahteva razvoj. Vsako odstopanje ima ceno, zato je to faza, v kateri se projekt najceneje popravi.
Takrat se tudi odločite, katere module resnično potrebujete. Pregled najdete na strani moduli NetSuite, po področjih pa so podrobneje opisani računovodstvo in finance, prodaja in CRM ter zaloge in nabava.
Nastavitev računa
V tej fazi se nastavijo račun, kontni načrt, uporabniki, vloge, nadzorne plošče in varnost. Vloge niso formalnost: v slovenskem podjetju, kjer računovodja pogosto dela za več družb ali kot zunanji izvajalec, je treba pravice določiti tako, da je jasno, kdo lahko knjiži, odobrava in izvaža podatke. Varnostne nastavitve, kot sta dvostopenjsko preverjanje in enotna prijava, določite takoj, ne na koncu.
Integracije in prilagoditve
Ločite tisto, kar je nujno ob zagonu, od tistega, kar lahko počaka. Povezava s spletno trgovino, bančnimi izpiski ali sistemom za e-račune je pogosto nujna; poročilo po meri običajno ni. Podrobnosti so na straneh integracije NetSuite in prilagoditve. Razvoj po meri, ki ga ne vzdržuje nihče, je ena najpogostejših pasti.
Prenos podatkov
Prenos poteka v več poskusnih ciklih: izvoz iz starega sistema, čiščenje, uvoz v testno okolje, primerjava s knjigovodskimi stanji in popravki. Na začetku določite, ali prenašate samo šifrante in odprta stanja ali tudi zgodovino. Če prehajate iz drugega programa, na primer iz sistema PANTHEON, se kakovost prenosa izkaže šele ob primerjavi saldakontov in zalog. O tem podrobneje piše stran migracija na NetSuite, splošna načela pa vodič o migraciji ERP.
Testiranje in prevzem
Peskovnik (testno okolje) je namenjen temu, da napake odkrijete pred zagonom. Testirajo naj ga prav tisti, ki bodo sistem uporabljali, in sicer na resničnih scenarijih: od naročila do plačila, od prejema blaga do obveznosti, od izdanega računa do obračuna DDV. Pri slovenskih podjetjih sodijo sem tudi e-računi in zahteve glede davčnega potrjevanja računov (FURS), kjer jih podjetje ali dejavnost zadevajo. Več o tem v vodiču o e-računih in obračunih DDV.
Usposabljanje
Uporabniki se učijo po vlogah, ne po menijih: knjigovodja, referent nabave, skladiščnik, vodja. Usposabljanje se opira na vaše lastne podatke in procese, zato ga načrtujte po nastavitvi in pred zagonom. Možnosti so opisane na strani usposabljanje za NetSuite.
Zagon in spremljanje
Ob preklopu se zaprejo stara knjiženja, naložijo začetna stanja in začne uporaba novega sistema. Prvi mesečni zaključek je pravi preizkus. Računajte na obdobje intenzivne podpore po zagonu, ki ga je treba dogovoriti vnaprej, nato pa preiti na redno podporo in vzdrževanje.
Kdo kaj dela: podjetje in integrator
Pogosta zmota je, da integrator »uvede sistem«, podjetje pa čaka. V resnici se naloge delijo takole:
- Integrator: vodi metodologijo, nastavlja sistem, svetuje o procesih, razvija integracije, izvaja prenos podatkov in usposabljanje ter sodeluje pri zagonu.
- Podjetje: imenuje vodjo projekta z dejanskim časom za delo, zagotovi ključne uporabnike iz financ, nabave, prodaje in skladišča, sprejema odločitve o procesih, čisti in potrjuje podatke ter podpiše prevzem.
- Računovodja (notranji ali zunanji): potrdi kontni načrt, obračun DDV, odprte postavke in prvi zaključek.
Če podjetje ne more sprostiti ljudi, je to pravi razlog za zamik – ne tehnologija.
Kaj vpliva na trajanje in proračun
Brez poznavanja vašega podjetja bi vsaka številka zavajala. Dejavniki, ki jih izvajalec upošteva pri oceni, so:
- število družb, poslovnih enot in držav, v katerih poslujete,
- obseg modulov (samo finance ali tudi nabava, zaloge, prodaja, proizvodnja),
- količina in kakovost podatkov za prenos,
- število in zahtevnost integracij ter prilagoditev,
- panoga in posebnosti procesov,
- razpoložljivost vaših ljudi in hitrost odločanja,
- obseg usposabljanja in dolžina podpore po zagonu.
Za stroške licenc in storitev glejte cene NetSuite in splošni vodič o cenah ERP. Panožne posebnosti so zbrane na strani NetSuite po panogah.
Pasti, ki jih je treba poznati
- Preveč prilagoditev že na začetku. Vsaka prilagoditev podaljša projekt in otežuje prihodnje posodobitve. Najprej poskusite s standardom in nastavitvami.
- Nejasen obseg. Kar ni zapisano, postane spor. Obseg naj bo del pogodbe.
- Slabi podatki. Dvojniki v šifrantih in neusklajene odprte postavke se prenesejo v nov sistem, če jih ne očistite.
- Premalo časa za testiranje. Če testirajo samo informatiki, napake odkrijejo uporabniki po zagonu.
- Pozabljene slovenske zahteve. E-računi, DDV in davčno potrjevanje se ne smejo odkriti šele ob zaključku. Kaj velja za naš trg, pojasnjuje stran NetSuite v Sloveniji.
- Nedorečeno gostovanje in posodobitve. Pri oblačni rešitvi je treba razumeti, kako se spremembe uvajajo; več o tem v razdelkih gostovanje in oblak ter različice in izdaje.
Če projekt že poteka in se zatika, lahko pomaga neodvisen pregled; glejte revizija in reševanje projekta. Pogoste vzroke neuspehov opisuje tudi vodič napake pri ERP projektih.
Kako izberete izvajalca uvedbe
Kakovost projekta je v veliki meri kakovost ekipe. Pri izbiri preverite izkušnje v vaši panogi, sestavo skupine, način vodenja projekta, jasnost ponudbe in dogovor o podpori po zagonu. Merila so zbrana na strani izbira partnerja za NetSuite. Če niste prepričani, da je NetSuite prava izbira, najprej preglejte alternative.
Oddajte povpraševanje in povezali vas bomo z integratorjem, ki ustreza vašemu projektu. Storitev je brezplačna, pogovor o obsegu pa vas do ničesar ne zavezuje.
Pogosta vprašanja
Kako dolgo traja uvedba NetSuite?
Trajanja ni pošteno napovedati brez poznavanja podjetja. Odvisno je od števila družb in poslovnih enot, obsega modulov, količine podatkov za prenos, števila integracij in prilagoditev ter od tega, kako hitro se podjetje odloča in testira. Realen okvir vam po analizi zapiše izbrani integrator, ne pa splošna obljuba.
Kaj je SuiteSuccess in ali ga moram uporabiti?
SuiteSuccess je Oraclova metodologija za nastavitev računov NetSuite, ki temelji na vrednostno usmerjenih nadzornih ploščah in vnaprej pripravljenih komponentah po dobrih praksah, prilagojenih panogi in vlogi uporabnika. Ni obvezna za vsak projekt, a je smiselno izhodišče. Vprašajte izvajalca, ali ga za vašo panogo uporablja in kaj od predlog bo treba še prilagoditi.
Kaj mora v projektu narediti naše podjetje in kaj integrator?
Integrator vodi metodo, nastavlja sistem, svetuje o procesih in izvaja prenos ter usposabljanje. Podjetje določi vodjo projekta in ključne uporabnike, odloča o procesih, očisti in potrdi podatke ter sodeluje pri testiranju. Brez odzivnih ključnih uporabnikov se projekt zavleče, ne glede na to, kako dober je izvajalec.
Ali lahko podatke prenesemo iz obstoječega programa, na primer iz PANTHEON?
Da, prenos podatkov iz obstoječih sistemov je običajen del uvedbe. Pomembno je, da se vnaprej določi, kateri podatki gredo v nov sistem (šifranti, odprte postavke, stanja zalog) in kaj ostane v arhivu. Kakovost prenosa je odvisna predvsem od čistosti izvornih podatkov, zato naj čiščenje poteka že med analizo.
Kako ob uvedbi poskrbimo za e-račune in davčne obveznosti v Sloveniji?
Zahteve glede e-računov, DDV in davčnega potrjevanja računov (FURS) je treba postaviti že v fazi analize in jih preveriti na recenziji ter v testnem okolju. Z izvajalcem se dogovorite, kako bodo pokrite z osnovnim sistemom, dodatki ali prilagoditvami, in to vpišite v pogodbo kot merljiv rezultat. Pojasnite tudi, kdo je odgovoren za posodobitve ob spremembah predpisov.
Viri
- Oracle NetSuite – SuiteSuccess
- Oracle NetSuite – začetna uvedba
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.