Kaj vse zajema NetSuite: moduli, funkcije in aplikacije po področjih

Kdor išče module NetSuite, običajno ne želi seznama imen, ampak odgovor na praktično vprašanje: ali bo sistem pokril naše procese ali bomo potrebovali dodatne rešitve. Ta pregled gre po poslovnih področjih in pri vsakem loči to, kar je del osnovnega ERP, od tega, kar je ločena aplikacija, razširitev ali delo partnerja. Tako lažje presodite, kaj boste dejansko sprejeli v ponudbi, ko se pogovarjate z izvajalcem.

Najprej pojasnilo, ki prihrani nesporazume: NetSuite ni nabor posameznih programov, ki bi jih sestavljali kot kocke. Vse deluje v enem oblačnem sistemu z enotnimi podatki. Naročilo kupca, odpremo, račun in knjižbo vidite kot en tok, ne kot štiri izvoze med štirimi programi. Katera področja in aplikacije so vključene v vašo licenco, določa ponudba, o stroških več v pregledu cen NetSuite.

Pregled: področje, modul in kaj zahteva dodatek

Spodnja tabela povzema strukturo po Oraclovi dokumentaciji. Imena so angleška, ker jih tako vidite v uporabniškem vmesniku in ponudbah.

V nadaljevanju so področja razložena po vrsti, s poudarkom na tem, kaj pomenijo za slovensko srednje veliko podjetje.

Finance in računovodstvo

Računovodski modul je temelj, na katerega se vežejo vsa druga področja. Po dokumentaciji pokriva računovodska obdobja, glavno knjigo, banko, valute, dnevniške knjižbe, kontni načrt, finančne izkaze in poročila, priznavanje prihodkov, davke, osnovna sredstva, statistično računovodstvo in večknjižno računovodstvo.

Za računovodjo to pomeni, da se knjižbe iz prodaje, nabave in zalog ustvarjajo iz samih dokumentov, ne s prepisovanjem. Pri izbiri pa nikoli ne ostanite pri splošnem opisu. Slovenski računovodja bo vprašal po konkretnih stvareh: kako se izdajajo e-računi, kako poteka davčno potrjevanje računov (FURS), kako nastanejo obračuni DDV in oddaja prek eDavkov. Teh podrobnosti zgornji viri ne potrjujejo, zato jih v projektu obravnavajte kot izrecno zahtevo, ne kot samoumevnost. Širši okvir je v vodnikih o e-računih in obračunih DDV ter o davčni blagajni v ERP, podrobnosti modula pa v strani o računovodstvu in financah v NetSuite.

OneWorld za skupine podjetij

Če imate poleg slovenske družbe še družbe v tujini, je pomemben NetSuite OneWorld. V enem računu vodite več hčerinskih družb z različnimi davčnimi jurisdikcijami in valutami, razporejenih v hierarhijo. Vsaka družba je ločena pravna oseba za davke in predpise, s svojo davčno jurisdikcijo (nexus) in vsaj eno lokacijo.

Vsaka hčerinska družba ima osnovno valuto, posli pa lahko potekajo v domači ali tuji valuti, tudi med družbami. Poročila o konsolidaciji preračunajo valute v valuto družbe, matične družbe ali končne nadrejene družbe. OneWorld doda še konsolidirane izkaze, primerjave družb ob strani v nadzornih ploščah, napredne medpodjetniške knjižbe in izločanje dobičkov med družbami. Za podjetje, ki posluje samo v evrih in z enim sedežem, to praviloma ni potrebno.

Prodaja, naročila in CRM

Upravljanje prodajnih naročil (Customer Order Management) zajema vnos naročila, njegovo izpolnitev, torej pripravo in odpremo, ter fakturiranje. To je hrbtenica trgovskega ali storitvenega podjetja, ki želi, da gre vsak dokument skozi isto verigo brez prekinitev.

Vodnik Sales, Marketing, and General CRM obsega avtomatizacijo prodaje, avtomatizacijo marketinga, upravljanje podpore in partnerje. Če prodajalci delajo ponudbe s kompleksnimi konfiguracijami, je tu še NetSuite CPQ (Configure Price Quote): konfigurator, generator predlogov in vodena prodaja. Ker gre za ločeno aplikacijo, jo vprašajte posebej. Več o tem področju je na strani o prodaji in CRM v NetSuite.

Nabava, zaloge in skladišče

Nabavni del (Purchasing and Receiving) vsebuje naročilnice, kartice dobaviteljev, dobaviteljske račune in plačila, nabavne zahtevke, usmerjanje odobritev in potne ter druge stroške zaposlenih. Odobritvena pot je pogosto prva točka, kjer vodstvo opazi razliko: zahtevek gre do pravega odobritelja, ne po e-pošti.

Področje Items and Inventory v dokumentaciji združuje nastavitev upravljanja zalog, kartice artiklov, načine odpreme, črtne kode in proizvodnjo. Kdor ima zahtevnejše skladišče, naj preveri še aplikacijo WMS, ki je v katalogu vodnikov navedena ločeno. Če vaše podjetje trguje na debelo, je smiselno prebrati tudi ERP za veleprodajo in distribucijo in stran o zalogah in nabavi v NetSuite.

Proizvodnja in načrtovanje

Osnovna proizvodnja NetSuite zajema sestavne artikle, delovne naloge za sestavo, napredno kosovnico (BOM), spremljanje nedokončane proizvodnje od zbiranja materiala do skladiščenja končnih izdelkov ter usmerjanje proizvodnje, s katerim načrtujete in beležite operacije na več izmenah ali delovnih centrih.

Razširitev Advanced Manufacturing doda delovne napotke, spremljanje porabe materiala, načrtovanje virov ter načrtovana datuma začetka in konca. V dokumentaciji so omenjeni še Manufacturing Mobile za vnos z mobilnimi čitalniki, podizvajanje, spremembe inženirskih nalogov (ECO) in delovni zvezek SuiteAnalytics Manufacturing.

Demand Planning zahteva vklopljeno napredno upravljanje zalog (Advanced Inventory Management). Izračuna načrte povpraševanja z linearno regresijo, drsečim povprečjem, sezonskim povprečjem, napovedjo prodaje ali tekočim povpraševanjem iz priložnosti, ponudb in naročil, nato pa načrte oskrbe ob upoštevanju dobavnih rokov in varnostnih zalog. Omejitev: obdela največ 10.000 artiklov naenkrat. Pri sestavljenih izdelkih načrt oskrbe zajame vse komponente in surovine čez več ravni proizvodnje. Za slovenske proizvajalce, med katerimi je mnogo dobaviteljev večjih tujih kupcev, je to področje pogosto odločilno; poglejte ERP za proizvodnjo in stran o proizvodnji v NetSuite.

Projekti in storitve

Upravljanje projektov (Project Management) omogoča vodenje projektnih nalog in virov. To je dovolj za storitveno podjetje, ki želi videti, kdo dela na čem in koliko virov je zasedenih. Ob tem je med vodniki naveden Field Service Management za terensko delo, ki je tipičen primer, kjer je treba preveriti, ali je aplikacija vključena v ponudbo. Če ste svetovalno ali inženirsko podjetje, vam bo koristila tudi stran ERP za storitvena podjetja.

Kadri in plače

Najbolj pogosto napačno razumljeno področje. Domena Employee and Payroll Management zajema vodenje zaposlenih, obdelavo plač, SuitePeople, spremljanje časa, stroške zaposlenih in nabavne zahtevke.

SuitePeople ima tri sestavine:

• SuitePeople HR: samopostrežni dostop za zaposlene in vodje;
• SuitePeople Workforce Management: razporedi, čas in prisotnost, izračun plač;
• SuitePeople U.S. Payroll: vgrajen obračun plač za ZDA.

HR del med drugim ponuja cilje in ocenjevalne razgovore, upravljanje dopustov, kadrovske zapise z datumom veljavnosti, zahtevke za spremembe z odobritvijo, spremljanje prejemkov, imenik in organigram, kadrovsko analitiko (zaposleni, fluktuacija) ter načrte vstopa in izstopa.

Za Slovenijo je ključen naslednji podatek. Plače izven ZDA se spremljajo s funkcijo Paycheck Journal, ki jo povežete z zunanjo rešitvijo za plače prek spletnih storitev SOAP ali zgradite po meri s SuiteScriptom. Dokumentacija poudarja, da je namenjena partnerjem, ne neposredni uporabi strank brez partnerske rešitve za plače. V računu OneWorld lahko SuitePeople U.S. Payroll obdeluje plače ameriških družb, Paycheck Journal pa plače družb zunaj ZDA; obe funkciji lahko sobivata. Slovenski obračun plač tako običajno ostane ločena aplikacija, povezana z NetSuite. Kako to izpeljati, je opisano na strani o plačah in kadrih in v delu o integracijah.

Poročanje in analitika

V katalogu vodnikov je posebej naveden SuiteAnalytics, ki skrbi za poročila in analize nad podatki iz vseh zgornjih področij. Poleg tega imajo posamezni moduli svoje vgrajene izkaze: finančni izkazi, kadrovska analitika ali proizvodni delovni zvezek. Pri izbiri izvajalca zahtevajte, da vam pokaže poročila, ki jih vodstvo res uporablja, ne le splošne nadzorne plošče.

Spletna trgovina in prodaja v trgovini

Dokumentacija Commerce razlikuje štiri vrste spletnih mest:

1. SuiteCommerce MyAccount: upravljanje računa kupca;
2. SuiteCommerce: celovita rešitev za e-trgovino;
3. SuiteCommerce Advanced: dostop do celotne izvorne kode;
4. Site Builder: starejša, takoj uporabna rešitev.

Vse podpirajo B2B in B2C, več blagovnih znamk, jezikov in valut ter orodja Site Management Tools (SMT). SuiteCommerce in SuiteCommerce Advanced dodata fasetno iskanje, teme, prilagoditev za mobilne naprave in CDN, Advanced pa samodejno prejema nove različice.

Zunaj spletne trgovine sta omenjena SuiteCommerce InStore, spletna aplikacija za blagajno za ameriški trg z zaslonom na dotik za tablice, in NetSuite Point of Sale (NSPOS) za blagajno v trgovini. Slovenski trgovec mora to jemati previdno: InStore je po dokumentaciji namenjen ameriškemu trgu, blagajniške obveznosti pa so lokalna tema. Več o spletnem prodajnem kanalu v vodiču ERP za spletno trgovino.

Mobilni dostop

NetSuite za mobilne naprave je v katalogu vodnikov naveden kot samostojna tema. Namenjen je dostopu do sistema na poti, na primer za odobritve ali pregled podatkov. V proizvodnji dopolnjuje to še Manufacturing Mobile z vnosom prek mobilnih čitalnikov.

Kaj je vgrajeno in kaj zahteva razširitev ali partnerja

Preprosto pravilo za pogovor z izvajalcem:

• Običajno v jedru: računovodstvo, prodajna naročila, nabava, zaloge, osnovna proizvodnja, upravljanje projektov, HR funkcije SuitePeople.
• Ločena aplikacija ali dodatek: CPQ, WMS, Advanced Manufacturing, Demand Planning (z naprednim upravljanjem zalog), Field Service Management, SuiteCommerce, Point of Sale. Ali je določena aplikacija v osnovni licenci, ne trdimo; to potrdi ponudba.
• Lokalno ali po meri: obračun plač v Sloveniji, e-računi, davčno potrjevanje računov in povezave z bankami ter dobavitelji. Praviloma jih izpelje izvajalec z integracijami in prilagoditvami.

Tako ločevanje vam prihrani presenečenja pri obsegu projekta. Postopek uvedbe je opisan na strani o implementaciji NetSuite.

Kako to uporabiti pri izbiri

Preden se pogovarjate z izvajalci, naredite kratek seznam procesov po zgornjih področjih in ob vsakem zapišite: pokrito v jedru, potrebna aplikacija, lokalna prilagoditev. S tem seznamom lahko primerjate ponudbe. Če primerjate z drugimi sistemi, je dobra izhodiščna točka NetSuite ali Business Central, za domače okolje pa tudi PANTHEON. Splošna merila izbire najdete v vodniku kako izbrati ERP.

Naša storitev je brezplačna povezava z izvajalcem ERP, ki ustreza vašemu projektu. Projekt sam, od konfiguracije modulov do lokalnih prilagoditev, izvede izvajalec.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.