Računovodstvo in finance v NetSuite: kaj pokrije in kaj morate urediti v Sloveniji

Kdor v podjetju išče računovodstvo NetSuite, običajno ne išče le knjigovodskega programa. Išče sistem, v katerem so glavna knjiga, banka, davki in poročila povezani z nabavo, prodajo in zalogami. Ta stran pojasnjuje, kaj finančni del NetSuite zares pokrije, kje se stvari razlikujejo od slovenske prakse in kaj mora uskladiti integrator skupaj z vašim računovodjo.

Nismo povezani z Oraclom. Vas povežemo z integratorjem, ki projekt izvede, mi pa pišemo nevtralno: kar piše v uradni dokumentaciji, trdimo, kar tam ne piše, ostane vprašanje za pogovor.

Kaj zajema računovodski modul NetSuite

Po uradni dokumentaciji računovodstvo NetSuite zajema obračunska obdobja, vodenje knjig, banko, valute, dnevniška knjiženja, kontni načrt, računovodske izkaze in poročila, priznavanje prihodkov, davke, osnovna sredstva, statistično računovodstvo in računovodstvo z več knjigami. Za finančnega direktorja je pomembno, da to ni zbirka ločenih orodij: terjatve, obveznosti, plačila in knjiženja živijo v istem podatkovnem modelu kot naročila in zaloge.

V praksi to pomeni, da se račun, izdan iz prodajnega naloga, v glavni knjigi pojavi brez ročnega prepisovanja, nabavni račun pa sledi poti od naročilnice do prejema in plačila. Podrobnejši pregled sestavnih delov najdete na strani moduli NetSuite.

Glavna knjiga in analitika

Glavna knjiga temelji na kontnem načrtu, ki ga prilagodite svoji dejavnosti. Za analitično spremljanje (stroškovna mesta, oddelki, projekti, lokacije) NetSuite uporablja dimenzije, ki jih dodelite vsakemu knjiženju. Tako lahko isti strošek hkrati vidite po vrsti, po oddelku in po projektu, ne da bi vodili vzporedne evidence.

Za slovensko podjetje je odločilna uvedba: kontni načrt, ki ga uporablja vaš računovodja, je treba preslikati v strukturo sistema, še preden se knjiži prvi dokument. Če to storite pozneje, se računi preštevilčijo skupaj z zgodovino, kar je najdražji način popravljanja.

Obračunska obdobja in zaključek

Obdobja v NetSuite so odprta ali zaprta, zaprtje pa preprečuje knjiženje nazaj. To je koristno za nadzor, a zahteva dogovor o postopku: kdo preveri odprte dokumente, kdo sproži zaključek meseca in kdo odobri letni zaključek. Če sistem uvedete brez tega dogovora, bo računovodja zaprtje obdobij doživljal kot oviro, ne kot varovalo.

Kaj mora preveriti slovensko podjetje

Tu so razlike med splošno dokumentacijo in vsakdanjim življenjem v Sloveniji največje. Slovensko računovodstvo se navezuje na obračun DDV, oddajo obrazcev prek eDavkov, vodenje knjig po slovenskih računovodskih standardih ter na izmenjavo e-računov in davčno potrjevanje računov pri FURS.

DDV in lokalna poročila

NetSuite ima davčno funkcionalnost, vendar so vnaprej pripravljena poročila vezana na posamezne države. Dokumentacija omenja lokalizacijski SuiteApp EMEA Localization, ki ga pokriva za Belgijo, Francijo, Nemčijo, Nizozemsko, Švedsko in Veliko Britanijo, ter dodatke za druge države. Slovenija v teh seznamih ni navedena.

To ne pomeni, da obračun DDV v NetSuite ni mogoč. Pomeni, da je treba davčne kode, evidence in obrazce za slovenski obračun predvideti kot del projekta: bodisi s prilagoditvijo, bodisi z lokalnim dodatkom, ki ga ponuja partner. Natančno to vprašanje postavite integratorju že pri ponudbi. Več o širšem okviru zahtev boste našli v vodniku zakonske zahteve za ERP.

E-računi in davčno potrjevanje

Dokumentacija za elektronsko izmenjavo računov v EU našteva Belgijo, Dansko, Nemčijo in Španijo. Slovenije tudi tu ni. Za vas to pomeni dve preprosti vprašanji: kako bo sistem pošiljal in sprejemal e-račune ter kdo bo vzdrževal povezavo, ko se spremenijo pravila. Ozadje obeh tem je pojasnjeno v vodnikih o e-računih in obračunih DDV ter o davčni blagajni in potrjevanju računov.

Povezave z zunanjimi sistemi (banka, FURS, portali za e-račune) urejajo integracije NetSuite, kar je pogosto prva postavka, ki jo je treba ceniti posebej.

Bančna plačila

Za plačilne datoteke dokumentacija zahteva namestitev lokalizacijskega SuiteApp-a države, za SEPA formate različice 2019 pa tudi pomočnika Localization Assistant. Za države, ki niso navedene v tabelah, izvirne predloge ni, zato je treba plačilne formate izdelati po meri. Preden se odločite, naj vam integrator pokaže, kako bo izgledala plačilna datoteka za vašo banko in kdo jo bo vzdrževal.

Pregled finančnih funkcij v tabeli

Banka, plačila in terjatve

NetSuite združuje terjatve in obveznosti z bančnimi gibanji. Plačila dobaviteljem sledijo odobritvam nabavnih računov, medtem ko se kupčeva plačila usklajujejo z odprtimi računi. Dokumentacija omenja tudi odobritvene poti pri nabavi in stroškovnike, kar je pomembno, če želite, da se račun za storitev ne plača, preden ga odobri odgovorna oseba.

Za poslovanje s tujino NetSuite vodi več valut: transakcije so možne v domači in tuji valuti, tečajne razlike pa se knjižijo samodejno po pravilih, ki jih določite. Čeprav se v Sloveniji večina podjetij drži evra, so tuji dobavitelji in kupci pogost razlog za večvalutnost.

Kako se to povezuje z zalogami in nabavo, razlagata strani zaloge in nabava ter prodaja in CRM.

Osnovna sredstva in priznavanje prihodkov

Evidenca osnovnih sredstev vodi nabavno vrednost, amortizacijo in izločitve. Računovodski modul pokriva tudi priznavanje prihodkov, kar je pomembno za podjetja s pogodbami, naročninami ali projekti, ki se obračunavajo skozi več obdobij.

Pri osnovnih sredstvih je pomembno, da stopnje in metode amortizacije, ki jih uporabljate v Sloveniji, prenese računovodja, ne integrator. Integrator sistem nastavi, računovodja pa potrdi, da je izračun skladen z vašo računovodsko politiko in davčnimi pravili.

Več družb, več valut in konsolidacija

Če imate skupino z družbami v več državah, je pomembna različica OneWorld. V enem računu omogoča več odvisnih družb s hierarhijo, od katerih je vsaka samostojna pravna oseba z lastno davčno jurisdikcijo (nexus) in vsaj eno lokacijo. Vsaka družba ima osnovno valuto, poročila pa preračunajo zneske v valuto družbe, nadrejene družbe ali končne matične družbe.

Poleg tega OneWorld ponuja konsolidirane računovodske izkaze, primerjavo družb ob strani v nadzornih ploščah, napredna medpodjetniška knjiženja in izločitev dobičkov med družbami. To je običajno glavni razlog, zakaj podjetje s slovenskim sedežem in hčerinskimi družbami v tujini sploh preučuje NetSuite namesto lažjih sistemov. Razlike med izdajami razlaga stran različice in izdaje NetSuite.

Pogoj: ena slovenska družba

Če poslujete le z eno slovensko družbo brez tujine, vam OneWorld verjetno ni potreben. Preverite, ali nameravate odpreti podružnico ali družbo v tujini v prihodnjih letih; od odgovora je odvisna tudi cena. O njej piše stran cena NetSuite, vendar jo lahko natančno določi le ponudba.

Poročanje in nadzor

Računovodski izkazi in iskanja v NetSuite temeljijo na istih podatkih kot vsakdanje poslovanje, zato finančni direktor ne čaka na ročno pripravo preglednic. Za bolj zahtevno analitiko dokumentacija omenja SuiteAnalytics. Pri uvedbi se splača vnaprej določiti, katera poročila potrebujete: mesečni izkaz za upravo, stanje terjatev in obveznosti, poročilo za banko ter podatke, ki jih zahteva računovodja za DDV in letno poročilo.

Če sistem odstopa od tega, kar zahteva slovenska praksa, ga lahko dopolnite z razvojem po meri, a vsak razvoj je trajen strošek vzdrževanja.

Vloga računovodje in zunanjega računovodskega servisa

V Sloveniji veliko MSP-jev knjiži pri zunanjem računovodskem servisu. NetSuite takšno razdelitev dela omogoča, vendar jo je treba načrtovati. Odločiti se morate, ali bo računovodja delal neposredno v sistemu z omejenimi vlogami, ali bo prejemal izvoze, ali pa boste del knjiženj prevzeli sami.

Pogovor o tem je del izbire partnerja. Dober integrator vpraša po računovodji že na prvem sestanku, saj od njegovih zahtev (obrazci, kontni načrt, rok zaključka) izhajajo nastavitve sistema. Kako ocenjevati ponudnike, pojasnjuje stran izbira partnerja za NetSuite, splošna merila pa vodnik izbira ERP integratorja.

Kaj to pomeni za slovensko podjetje

Računovodstvo NetSuite je široko in zrelo, vendar je njegova lokalizacija odvisna od države. Slovenija v dokumentaciji, ki smo jo pregledali, ni med državami s pripravljenimi davčnimi poročili, plačilnimi formati ali e-računi. To je razlog za natančnejšo ponudbo, ne za zavrnitev.

Zato priporočamo naslednje korake:

1. Seznam obveznih slovenskih poročil in obrazcev pripravite skupaj z računovodjo.
2. Vsakega označite: standardno, lokalni dodatek ali razvoj po meri.
3. Zahtevajte pisno razdelitev odgovornosti za posodobitve ob spremembi predpisov.
4. Preverite način prenosa podatkov iz starega sistema, saj od njega zavisi odprta stanja in zgodovina; pomaga stran o selitvi na NetSuite.
5. Preglejte pregled NetSuite v Sloveniji in primerjajte z domačo rešitvijo PANTHEON, če je lokalna skladnost ključna.

Če želite, da vam integrator pripravi oceno obsega za finančni del, oddajte povpraševanje prek storitve povezovanja; storitev je za vas brezplačna.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.