Usposabljanje za NetSuite v slovenskem podjetju: od ključnih uporabnikov do vseh zaposlenih

Podjetje lahko izbere najboljši sistem, a ga bo uporabljalo slabo, če ljudje ne vedo, kaj v njem početi. Usposabljanje za NetSuite zato ni postranska postavka na koncu projekta, temveč del vsake faze: od prvih delavnic o procesih do preverjanja, ali ekipa po zagonu dela samostojno. V tej strani so zbrani viri za učenje, vloga certifikatov, načrt usposabljanja po fazah in praktični nasveti za uvajanje sprememb v slovenskem podjetju.

Zakaj je usposabljanje za NetSuite posebej pomembno

NetSuite je oblačni sistem ERP družbe Oracle, ki v enem okolju povezuje finance, prodajo, nabavo, zaloge in druga področja. Prav ta povezanost zahteva, da zaposleni razumejo, kako njihov vnos vpliva na delo sosednjih oddelkov. Skladiščnik, ki napačno knjiži prevzem, povzroči težavo pri računovodji; prodajalec, ki ne vnese pogojev, otežuje obračun.

V slovenskih malih in srednje velikih podjetjih je pogosta še ena posebnost: isti ljudje opravljajo več vlog. Računovodja je hkrati kontrolor, referent za DDV in oseba, ki odgovarja na vprašanja revizorja. Če se ta oseba ne nauči sistema dovolj dobro, postane ozko grlo za vse ostale. Zato mora usposabljanje vnaprej upoštevati, kdo v podjetju dejansko nosi znanje, in kako se to znanje prenese naprej.

Viri za učenje, ki jih ponuja proizvajalec

Oracle ponuja za NetSuite več vrst gradiv. Njihovo natančno vsebino, jezike in pogoje dostopa je treba preveriti neposredno pri proizvajalcu, ker se pogosto spreminjajo. Splošno lahko računate na naslednje kategorije:

• Uradna dokumentacija s pomočjo za posamezne module, nastavitve in poročila.
• Spletna baza znanja za uporabnike, v kateri so odgovori na pogosta vprašanja in opisi postopkov.
• Učne vsebine in tečaji za različne vloge, od uporabnikov do skrbnikov in razvijalcev.
• Skupnost uporabnikov, kjer se izmenjujejo izkušnje in rešitve konkretnih težav.

Večina gradiv je v angleščini. Za slovensko podjetje to pomeni, da mora vsaj ključna oseba za ta sistem brati strokovno angleščino, ostali zaposleni pa naj dobijo navodila v slovenščini. Priročnike za vsakodnevne postopke je smiselno napisati v svojem jeziku in z lastnimi primeri, na primer z izpisom računa ali potrditvijo naročila stranke.

Za podrobnosti o tem, katere module bo vaša ekipa uporabljala, si oglejte pregled modulov NetSuite, ki pomaga pri odločitvi, katera gradiva so za koga relevantna.

Certifikacija NetSuite: komu je namenjena

Oracle za NetSuite ponuja certifikate, ki potrjujejo znanje na različnih ravneh: od osnovnega poznavanja sistema do vlog svetovalca, skrbnika in razvijalca. Natančen seznam, izpitne zahteve in cene preverite pri proizvajalcu, ker se programi spreminjajo.

V praksi se vprašanje certifikata za NetSuite pojavi v treh situacijah:

1. Izbira integratorja. Pri ocenjevanju ponudb lahko vprašate, ali ima ekipa, ki bo delala pri vas, potrjeno znanje za module, ki jih potrebujete. Certifikat ni jamstvo za uspeh, je pa en kazalnik. Več o merilih izbire najdete na strani o izbiri partnerja za NetSuite.
2. Notranji skrbnik. Če boste sistem po uvedbi vodili sami, ima smisel, da vaš skrbnik opravi ustrezen certifikat. Tako se zmanjša odvisnost od zunanjega ponudnika pri vsakodnevnih nastavitvah.
3. Kariera zaposlenih. Za računovodje ali analitike, ki želijo graditi znanje na tem sistemu, je certifikat dodatna vrednost na trgu dela.

Za večino končnih uporabnikov certifikat ni potreben. Bolj koristno je kratko, ciljno usposabljanje za njihove naloge, ki ga izvede integrator ali notranji skrbnik.

Kdo se mora učiti: tri skupine uporabnikov

Usposabljanje je uspešno, kadar je prilagojeno vlogi. Splošna predstavitev vseh funkcij vsem zaposlenim je dolgočasna in malo koristna.

Ključni uporabniki

To so vodje področij, ki sodelujejo že pri zasnovi sistema: vodja financ ali glavni računovodja, vodja prodaje, vodja nabave ali skladišča, po potrebi vodja proizvodnje. Oni potrjujejo, da nastavitve ustrezajo resničnim procesom, testirajo sistem in nato učijo svoje sodelavce. Njihovo usposabljanje je najgloblje in se začne najzgodneje. Ključni uporabnik mora razumeti, zakaj je sistem nastavljen tako, kot je, ne le kam kliknuti.

Končni uporabniki

Končni uporabniki potrebujejo znanje za svoje vsakodnevne postopke. Računovodja se uči knjiženja, usklajevanja in zaključkov; več o tem na strani o računovodstvu in financah v NetSuite. Prodajalec se uči vnosa ponudb in naročil, skladiščnik prevzemov in izdaj. Dobra praksa je, da se vsaka skupina uči na primerih iz lastnega dela, z lastnimi artikli in strankami, ne na splošnih zgledih.

Skrbnik sistema in vodstvo

Skrbnik sistema se uči upravljanja vlog in pravic, nastavitev, uvoza podatkov in osnovnega odpravljanja težav. Vodstvo potrebuje drugačno vsebino: branje nadzornih plošč, razumevanje poročil in poznavanje tega, kaj sistem pokaže in česa ne. Direktor, ki ne zna sam odpreti poročila, bo še naprej klical računovodstvo, kar izniči del koristi uvedbe.

Načrt usposabljanja po fazah projekta

Usposabljanje ni en dogodek. Spodnja tabela prikazuje tipičen načrt, ki ga lahko prilagodite obsegu projekta. Posamezne faze so podrobneje opisane na strani o uvedbi NetSuite.

Pomembno je razmerje med teorijo in vajo. Uporabniki si najbolje zapomnijo tisto, kar sami naredijo, zato naj bo večina časa namenjena delu v sistemu, ne predstavitvi diapozitivov.

Kdaj se začeti učiti

Pogosta napaka je, da se usposabljanje načrtuje šele, ko je sistem skoraj pripravljen. Takrat je časa malo, ljudje pa so utrujeni od testiranja in običajnega dela. Priporočamo, da se ključni uporabniki z osnovami seznanijo že pred zasnovo, ker bodo tako postavljali boljša vprašanja in bolje razumeli predloge integratorja.

Končni uporabniki se običajno usposabljajo tik pred zagonom, da znanje ne zbledi. Če pa je razmik med usposabljanjem in dejansko uporabo predolg, je treba vsebino na kratko ponoviti. Zato je koristno, da ostane na voljo posnetek ali kratek priročnik, h kateremu se lahko zaposleni vrnejo.

Usposabljanje za slovenske zahteve: e-računi, DDV in nadzor

Poseben sklop v slovenskem okolju so postopki, ki jih določa zakonodaja. Računovodja mora vedeti, kako sistem obravnava prejete in izdane račune, kako se pripravijo obračuni DDV in kako poteka oddaja podatkov prek eDavkov. Pri izdaji računov z gotovinskim plačilom je pomembno tudi davčno potrjevanje računov (FURS), če se v vašem podjetju uporablja.

Ker se zahteve in uradni obrazci spreminjajo, v usposabljanje ne sodijo le sedanji postopki, ampak tudi navodilo, kje preveriti spremembe in kdo v podjetju je zanje odgovoren. Več o lokalni rabi sistema je napisano na strani NetSuite v Sloveniji, o pripravi na elektronsko izmenjavo dokumentov pa v vodniku o e-računih in ERP.

Pred usposabljanjem integratorja vprašajte, ali bo na delavnicah uporabljal slovenske primere: slovenski kontni načrt, slovenske davčne stopnje, vaše stranke. Če se uči na tujih primerih, bo prenos v vsakdanje delo težji.

Financiranje usposabljanja v Sloveniji

Konkretnih zneskov in pogojev ne navajamo, ker v zbranih virih zanje nimamo preverjenih podatkov. Priporočamo naslednji postopek:

• Pred začetkom projekta preverite aktualne razpise in programe za izobraževanje zaposlenih pri pristojnih državnih ustanovah, regijskih razvojnih agencijah in gospodarskih zbornicah.
• Pri integratorju zahtevajte, da je usposabljanje v ponudbi razčlenjeno kot samostojna postavka z opisom vsebine, kar olajša utemeljitev vloge.
• Preverite, ali bo vloga potrebovala potrdilo o izvedbi ali listino o udeležbi, in to dogovorite vnaprej.
• Računajte tudi z internimi stroški: zaposleni med usposabljanjem ne delajo svojega običajnega dela.

Ker veljajo pogoji pogosto za določen čas in določen krog podjetij, jih ne obravnavajte kot gotove, dokler jih ne potrdi pristojna ustanova.

Uvajanje sprememb: večji del uspeha

Tehnično usposabljanje je potrebno, a ne zadostuje. Ljudje se spremembi upirajo, kadar ne razumejo, zakaj je potrebna, ali se bojijo, da bodo delali več. V slovenskih podjetjih, kjer ekipe pogosto delajo skupaj že dolga leta, je ta odpor lahko tih: zaposleni sistem uradno sprejmejo, v resnici pa vzporedno vodijo stare preglednice.

Nekaj ukrepov, ki se obnesejo:

1. Jasno sporočilo vodstva. Direktor razloži, zakaj podjetje uvaja nov sistem in kaj se bo zaradi tega izboljšalo. Brez tega bodo zaposleni projekt občutili kot nalogo od zunaj.
2. Zagovorniki v oddelkih. V vsakem oddelku naj bo oseba, ki sistem razume in ki jo sodelavci vprašajo. To so običajno ključni uporabniki.
3. Ukinitev starih poti. Dokler obstajajo vzporedne preglednice, uporabniki ne bodo prešli. Določite datum, ko se stara orodja prenehajo uporabljati.
4. Odprta pot za vprašanja. Po zagonu naj bo jasno, komu se zaposleni obrnejo: notranjemu skrbniku, integratorju ali podpori. O možnostih si preberite na strani o podpori in vzdrževanju NetSuite.
5. Spremljanje uporabe. Preverjajte, ali se podatki vnašajo pravočasno in ali poročila temeljijo na sistemu. Če ne, je razlog običajno v pomanjkljivem usposabljanju ali neustreznem postopku, ne v slabi volji.

Splošna načela vodenja projekta so zbrana v vodniku o uvedbi ERP.

Pogoste napake pri usposabljanju

• Ena velika delavnica za vse. Vloge so različne, zato mora biti različna tudi vsebina.
• Usposabljanje v testnem okolju s praznimi podatki. Brez resničnih artiklov in strank so vaje preveč abstraktne.
• Odsotnost ključnih ljudi. Če vodja financ ne sodeluje pri delavnicah, bo sistem zasnovan brez njegovega vedenja.
• Zanemarjeno ponavljanje. Znanje, ki se ne uporablja, hitro bledi, zato po zagonu načrtujte krajša dopolnilna srečanja.
• Nejasna odgovornost. Če nihče ne skrbi za priročnike in nove sodelavce, se znanje s časom izgubi.

Kako vam pri tem pomagamo

Ne poučujemo NetSuite in nismo povezani z Oraclom. Naša vloga je povezati vas z integratorjem, ki ima izkušnje s projekti, kakršen je vaš, in ki lahko usposabljanje vključi v ponudbo. Kako poteka postopek, je opisano na strani kako deluje posredovanje. Ko oddate povpraševanje, opišite tudi, koliko ljudi bo sistem uporabljalo in katere vloge pokrivajo, da lahko integrator načrt usposabljanja pripravi že v ponudbi.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.