Gostovanje Odoo v oblaku: Online, Odoo.sh ali na lastnem strežniku

Kdor išče Odoo cloud, običajno dejansko sprašuje, kje bo sistem tekel, kdo ga bo vzdrževal in koliko prilagoditev bo dovoljenih. Gostovanje Odoo namreč ni ena sama storitev. Odoo se uporablja kot Odoo Online (SaaS), kot Odoo.sh (PaaS, to je oblak za prilagojeno kodo) ali na lastni infrastrukturi (Odoo on premise). Vsaka pot ima svoje omejitve in svojo ceno, odločitev pa je težko spremeniti, ko je sistem v rednem delovanju.

Ta stran pojasnjuje razlike na primerih, ki jih srečujejo slovenska mala in srednje velika podjetja: od trgovine z lastno spletno prodajo do proizvodnega podjetja, ki mora pri računovodji, v eDavkih in pri davčnem potrjevanju računov (FURS) vse usklajeno.

Odoo cloud, SaaS, PaaS in on premise: pojmi

Pogovor z dobaviteljem hitro zdrsne v nejasne izraze, zato jih ločimo:

• Odoo Online je storitev SaaS. Gostovanje in selitev na novo različico opravi Odoo.
• Odoo.sh je uradna oblačna platforma za gostovanje Odoo s prilagojeno kodo.
• Na lastni infrastrukturi (on premise) pomeni, da Odoo namestite na lastni strežnik ali na strežnik, ki ga najamete pri tretji osebi, in ga upravljate sami ali prek izvajalca.

Dokumentacija Odoo za različico Enterprise navaja prav te tri platforme. Za slovensko podjetje je pri tem manj pomembno, kako se imenuje, bolj pa, kaj od tega potrebujete za svoje procese.

Primerjava treh možnosti

Odoo Online: kdaj je SaaS dovolj

Odoo Online je najpreprostejša pot. Gostovanje in selitev na novo različico opravi Odoo, vi pa se osredotočite na delo. Za podjetje brez lastne informatike je to pogosto najbolj praktična izbira, zlasti če se procesi dobro prilegajo standardnim aplikacijam.

Omejitev je jasna: Odoo Online ni združljiv z nestandardnimi aplikacijami. Namestite lahko samo aplikacije Odoo, brez modulov tretjih ponudnikov in brez sprememb kode. Če vaš postopek obračuna, zahteven povezovalnik ali panožna posebnost to zahtevajo, vam SaaS ne bo dovolj. Zato pred odločitvijo preverite, ali boste potrebovali kaj več od standardnih funkcij. Pregled modulov najdete na strani moduli Odoo.

Pri bazah Odoo Online je spletni naslov (domena) po navedbi dokumentacije prvo leto brezplačen, kar je koristno, če bo Odoo poganjal tudi vašo spletno stran ali trgovino. Če načrtujete spletno prodajo, preberite še ERP za spletno trgovino.

Odoo.sh: oblak za prilagojeno kodo

Odoo.sh je uradna platforma, kjer lahko gostite lastno ali prilagojeno kodo, ne da bi sami skrbeli za strežnike. Dokumentacija omenja:

• povezavo z GitHubom,
• razvojne, testne (staging) in produkcijske veje,
• neprekinjeno integracijo,
• dostop SSH, spletno lupino in spletni urejevalnik,
• samodejne varnostne kopije.

V praksi to pomeni, da lahko integrator spremembo najprej preizkusi v testni veji s kopijo podatkov, šele nato jo prenese v produkcijo. Za podjetja, ki so prilagoditve Odoo vzela resno, je to pogosto najbolj uravnotežena rešitev. Odoo.sh je na voljo le s paketom Custom, stroški platforme Odoo.sh pa v ceni paketa niso všteti.

Odoo on premise: poln nadzor, polna odgovornost

Pri namestitvi na lastni infrastrukturi imate popoln nadzor, a tudi popolno odgovornost. Mogoče so prilagoditve in moduli tretjih ponudnikov, uporabite pa lahko izdajo Enterprise ali Community. Vzdrževanje, varnostne kopije in varnost podatkov so vaša skrb.

To pomeni konkretna vprašanja za vsakogar, ki to izbere:

• Kdo spremlja varnostne popravke in kdaj jih namesti?
• Kje se hranijo varnostne kopije in kdo je že preizkusil obnovo?
• Kdo odgovarja ob izpadu strežnika, ko računovodja potrebuje podatke za obračun DDV?
• Kdo vodi dostope in jih odvzame zaposlenemu, ki odide?

Če nimate odgovorov, je Odoo on premise tveganje, ne prihranek. Z izvajalcem lahko dogovorite redno vzdrževanje, kar je opisano na strani podpora in vzdrževanje Odoo.

Community ali Enterprise in licenca

Odoo obstaja v dveh izdajah: Community (odprtokodna) in Enterprise (z licenco). Uradna stran pravi, da je Community osnova, na kateri je zgrajen Enterprise, in da je med izdajama mogoče preklopiti kadar koli. Odoo 19 Community je objavljen pod licenco LGPL različice 3. Odoo 19 Enterprise pa spada pod licenco Odoo Enterprise Edition v1.0, ki zahteva veljavno naročnino Enterprise za ustrezno število uporabnikov.

Zakaj je to pomembno pri gostovanju? Ker izbira izdaje in izbira platforme nista neodvisni. Na lastni infrastrukturi lahko izberete Community ali Enterprise, medtem ko so paketi z gostovanjem pri Odoo povezani z naročnino. Več o razlikah v izdajah najdete na strani različice in izdaje Odoo, o odprti kodi na splošno pa v vodniku odprtokodni ERP.

Koliko stane gostovanje

Cene so objavljene na uradnih straneh Odoo, zato jih tu povzemamo brez izračunov. Dokončen znesek je vedno odvisen od števila uporabnikov in izbranih možnosti.

Paket Custom doda Odoo Studio, večpodjetniško delovanje (multi-company), zunanji dostop API in agentno umetno inteligenco. Hkrati je edini, ki dovoljuje Odoo.sh in namestitev na lastni infrastrukturi. Zanimivo je tudi, da namestitev Studia ali dodajanje podjetij brezplačno bazo prestavi v paket Custom.

Plačljivi so uporabniki z dostopom do zaledja (backend). Uporabniki portala, na primer stranke in dobavitelji, se ne štejejo kot plačljivi. Skupni strošek poleg tega sestavljajo še vpeljava, prilagoditve in vzdrževanje, ki jih ocenjuje izvajalec. Podrobneje: cenik Odoo in splošni vodnik o ceni ERP.

Podatki, ZVOP-2 in GDPR

Ko ERP vsebuje podatke o strankah, zaposlenih in dobaviteljih, gostovanje postane vprašanje varstva podatkov. V Sloveniji se uporabljata uredba GDPR in zakon ZVOP-2, nadzor pa opravlja Informacijski pooblaščenec. Pred izbiro platforme rešite naslednje:

1. Vloge. Pri SaaS in Odoo.sh je ponudnik običajno izvajalec obdelave, vi ste upravljavec. To mora biti urejeno v pogodbi.
2. Lokacija. Zakonodaja ne prepoveduje strežnika zunaj Slovenije, zahteva pa zakonit prenos podatkov. Zahtevajte pisno navedbo, kje se podatki obdelujejo in hranijo.
3. Varnostne kopije. Odoo za svoje pakete navaja dnevne varnostne kopije na dveh celinah in nadzor 24/7. Ker so kopije lahko izven EU, to vključite v oceno tveganja in v evidenco obdelav.
4. Podizvajalci. Če oblak ali vzdrževanje dodatno zagotavlja integrator, naj bo tudi on pogodbeno zavezan.

Če podatkov zaradi notranjih pravil ne smete pustiti pri zunanjem ponudniku, je to običajno argument za lastno infrastrukturo ali za gostovanje pri lokalnem ponudniku, ki ga izbere integrator.

Davčno potrjevanje računov, e-računi in eDavki

Za podjetja, ki izdajajo račune v gotovini, je pomembno davčno potrjevanje računov pri FURS. Razmislite tudi o izmenjavi e-računov in oddaji obračunov DDV prek eDavkov. Platforma tu vpliva predvsem posredno:

• Na Odoo Online ste vezani na standardne aplikacije. Preverite, ali so slovenske zahteve pokrite brez razvoja.
• Na Odoo.sh ali lastni infrastrukturi lahko izvajalec doda povezavo ali prilagoditev, vendar morate nato sami načrtovati posodobitve ob spremembah predpisov.
• Računovodja bo hotel imeti zanesljiv dostop do podatkov tudi ob koncu meseca, ko je obremenitev največja.

Vsebino zahtev razlagajo vodniki e-računi in obračun DDV v ERP in zakonske zahteve za ERP. Računovodski del Odoo pa opisuje stran računovodstvo in finance Odoo.

Posodobitve in prilagoditve: kdo jih vodi

Pri Odoo Online selitev na novo različico opravi Odoo. To odpravi skrb, zahteva pa prilagajanje urniku, ki ga določi ponudnik. Pri Odoo.sh in na lastni infrastrukturi posodobitev načrtujete sami: najprej v testni kopiji, nato v produkciji. Prilagoditve v tem primeru zahtevajo preverjanje ob vsaki nadgradnji.

Praktično pravilo: več ko imate lastne kode, bolj se splača testno okolje. Za načrt selitve glejte migracija Odoo, za pregled stanja obstoječega projekta pa revizija projekta Odoo.

Kako izbrati: vprašanja za vaše podjetje

1. Ali vaši procesi delujejo s standardnimi aplikacijami? Če da, je Odoo Online verjetno dovolj.
2. Ali potrebujete module tretjih ponudnikov ali lastno kodo? Če da, razmislite o Odoo.sh ali lastni namestitvi.
3. Ali imate informatika, ki bo skrbel za strežnik, varnostne kopije in popravke? Če ne, se lastni strežnik težko izplača.
4. Imate notranje zahteve glede lokacije podatkov? Potem to uredite pred podpisom.
5. Ali bo podjetje raslo na več družb ali v tujino? Večpodjetniško delovanje je v paketu Custom.

Za mala podjetja s preprostimi procesi je običajno smiselno začeti z manj. Širši okvir izbire ERP opisuje vodnik kako izbrati ERP, razmerje med SaaS in lastnim strežnikom na splošno pa oblak ali lastni strežnik.

Od odločitve do projekta

Gostovanje ni tehnična podrobnost, ki jo je mogoče rešiti na koncu, ampak del načrta projekta. Izvajalec ga skupaj z vami opredeli v fazi analize, kot je opisano pri uvedbi Odoo. Mi vas povežemo z integratorjem, ki ima izkušnje z vašo vrsto podjetja, projekt pa izvede on. Več o poteku: kako deluje povezava z integratorjem. Če izbiro že preverjate, si oglejte še izbira partnerja za Odoo.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.