Kako usposobiti ekipo za Odoo: učenje, certifikati in uvajanje

Kdor išče usposabljanje za Odoo, običajno ne išče tečaja, ampak odgovor na bolj praktično vprašanje: kako doseči, da bo ekipa po zagonu res uporabljala sistem, ne pa po starem delala v preglednicah ob strani. Odoo je širok sistem z množico aplikacij, zato je učenje odvisno od tega, katere module uvajate in kdo jih bo uporabljal. Ta stran je za direktorje, finančne vodje in vodje informatike v slovenskih malih in srednje velikih podjetjih, ki načrtujejo uvedbo ali jo že izvajajo.

Zakaj usposabljanje odloča o uspehu uvedbe

Tehnično je projekt lahko brezhiben, pa se vseeno ponesreči: referenti naročil izdelujejo ponudbe v starem orodju, skladiščnik prepisuje stanje na papir, računovodja pa vse še enkrat vnese ročno. To je med najpogostejšimi vzroki, zakaj ERP ne prinese pričakovanega. Več o tipičnih spodrsljajih najdete v vodniku napake pri ERP projektih.

Usposabljanje zato ni postavka, ki jo je mogoče črtati, ko se proračun zaostri. Je del uvedbe ERP in ga je treba načrtovati od prvega dne, skupaj z obsegom, podatki in prehodom na novi sistem.

Uradni viri, iz katerih se lahko učite

Izdelovalec Odoo ponuja vire, ki jih lahko ekipa uporablja neodvisno od integratorja. Pomembno je, da jih uporabljate v pravem trenutku.

• Uradna dokumentacija. Opisuje aplikacije in nastavitve po različicah. Pri branju vedno preverite, da se različica dokumentacije ujema z različico, ki jo uporabljate. Podrobneje o izdajah piše stran različice in izdaje Odoo.
• Preizkusna baza. Formula One App Free stane 0 EUR, vključuje eno aplikacijo (z odvisnostmi), teče na Odoo Online in ima neomejeno uporabnikov. Za vajo na enem procesu je to uporabno okolje. Pazite le, da namestitev Odoo Studio ali dodajanje družb brezplačno bazo preklopi na formulo Custom, zato eksperimentov z Studiem ne delajte v bazi, ki naj ostane brezplačna.
• Certificiranje. Odoo ima program certificiranja, ki je namenjen predvsem partnerjem: ti morajo pridobiti certifikat Odoo, usposabljati svoje osebje in nuditi podporo prve stopnje. Za vas kot naročnika je pomembno, kako to vpliva na izbiro izvajalca.
• Skupnost. Odoo navaja skupnost, ki je prispevala več kot 50 000 dodatnih aplikacij poleg 50 glavnih. Za učenje je to vir primerov, a pri produkcijski rabi tuje module vedno preverite z integratorjem.

Pri učenju iz javnih virov velja pravilo: dokumentacija razloži, kaj sistem zna, ne pove pa, kako so urejeni procesi v vašem podjetju. Zato je lastno usposabljanje na vaših podatkih nenadomestljivo.

Certifikat Odoo: kaj pomeni za vas

Kadar uporabniki iščejo Odoo certifikat, imajo v mislih dvoje: osebno certificiranje zaposlenega ali kakovost izvajalca. Za večino podjetij je pomembnejši drugi pomen.

V programu partnerjev ima vsaka stopnja minimalno število certificiranih sodelavcev. Po strani za prijavo partnerjev stopnja Ready zahteva enega certificiranega sodelavca, Silver tri, Gold pa šest. Poleg tega je za ohranitev statusa treba redno prodajati nove uporabnike Enterprise in zadržati stranke. Za vas to pomeni, da status partnerja nekaj pove o zmogljivosti ekipe, ne pa o tem, ali bo ta ekipa dobro razumela vaše panoge.

V uradnem imeniku so v Sloveniji navedeni pet partnerjev, od tega dva na stopnji Gold. Profili v imeniku pokažejo tudi, kolikšna je izkušenost: pri nekaterih partnerjih so navedeni certificirani svetovalci za več različic hkrati, kar je koristno, če boste kasneje preskakovali med izdajami. Imen tu ne priporočamo, ker smo posrednik, ne izvajalec. Kriterije za primerjavo ponudnikov najdete v vodniku izbira integratorja za Odoo.

Vprašajte tudi: kdo bo dejansko usposabljal vaše ljudi, certificiran svetovalec ali mlajši sodelavec? In ali je v ponudbi ločena postavka za usposabljanje ali pa je skrita v splošnih urah?

Kdo mora v ekipi znati kaj

Ni treba, da vsak zaposleni pozna celoten sistem. Različne vloge potrebujejo različno globino.

Zadnja vrstica ni nepomembna. Uporabniki portala, na primer stranke in dobavitelji, se po pravilih naročnine Odoo ne štejejo kot plačljivi, ker nimajo dostopa do zaledja. Lahko jih torej povabite k samopostrežni rabi, ne da bi vam to povečalo naročnino, in zanje zadostujejo kratka navodila. Cenovni okvir naročnine je opisan na strani cene Odoo.

Ključni uporabniki: jedro usposabljanja

Ključni uporabnik je zaposleni, ki pozna procese svojega oddelka in pri projektu sodeluje od začetka. Ni nujno vodja. Pogosto je to referent, ki že zdaj ve, kje v procesu nastajajo težave. Njegova naloga ni samo, da se nauči sistem, ampak da pomaga oblikovati, kako bo sistem deloval, in nato uči sodelavce.

Priporočilo: ključne uporabnike imenujte že pred prvo delavnico in jim v delovnem času dejansko prepustite čas za projekt. Če je to »dodatno delo ob rednem«, bo projekt zdrsnil.

Končni uporabniki

Končni uporabniki se učijo kasneje, ko so procesi že nastavljeni in se podatki prenesli. Najbolje deluje usposabljanje po vlogah, ne po modulih: prodajni referent ne potrebuje poznavanja skladiščnih nastavitev, potrebuje pa vedeti, kako vidi razpoložljivost blaga. Podrobnosti po področjih so v opisih modulov: prodaja in CRM, zaloge in nabava ter računovodstvo in finance.

Načrt usposabljanja po fazah projekta

Usposabljanje je najučinkovitejše, če sledi projektu in ne obratno. Spodaj je splošen okvir, ki ga integrator prilagodi obsegu in številu uporabnikov. Trajanj ne navajamo, ker so odvisna od obsega.

Priprava in analiza

Že v tej fazi naj ključni uporabniki sodelujejo pri opisu procesov. Takrat se naučijo jezika projekta in prepoznajo, kje se vaši postopki razlikujejo od standarda. Če se izkaže, da bi bile potrebne posebne prilagoditve, jih obravnavajte zgodaj, kot je opisano na strani prilagoditve Odoo.

Konfiguracija in preizkušanje

To je faza, v kateri se ključni uporabniki naučijo največ, saj sistem sestavljajo skupaj z integratorjem. Dober pristop: vsak ključni uporabnik sam izpelje svoje scenarije od začetka do konca, na primer od ponudbe do plačila ali od naročilnice do prevzema. Tisto, kar mu ne uspe brez pomoči, je znak za dodatno vajo ali boljše navodilo.

Računovodja naj v tej fazi preizkusi tudi lokalne zahteve: izdajo in prejem e-računov, DDV obračun, odnos do eDavkov ter davčno potrjevanje računov pri FURS. Ni dovolj, da integrator to pokaže; računovodja mora postopek sam izpeljati. Več o zakonskem okviru je v vodniku e-računi in DDV obračuni v ERP.

Šolanje končnih uporabnikov

Ko so ključni uporabniki samozavestni, lahko sami vodijo del šolanja sodelavcev. Ta pristop ima dve prednosti: tisti, ki uči, pozna vaš jezik in vaše stranke, poslušalci pa si upajo spraševati. Integrator je ob tem navzoč kot podpora, ne kot edini predavatelj.

Priporočamo kratke, ciljne seanse z dejanskimi podatki. Dolga splošna predavanja se hitro pozabijo. Vsak udeleženec naj odide z listkom ali kratkim navodilom za tri ali štiri opravila, ki jih bo naslednji dan res delal.

Zagon in obdobje po njem

Prvi tedni po prehodu so odločilni. Vprašanja se pojavljajo sproti, zato naj bo na voljo oseba, ki zna odgovoriti hitro, bodisi ključni uporabnik bodisi integrator. Pogodbeni okvir te pomoči je opisan v poglavju podpora in vzdrževanje Odoo.

Financiranje usposabljanja v Sloveniji

Za financiranje usposabljanja za Odoo nimamo preverjenih podatkov o konkretni shemi, zato nobene ne navajamo. Splošen nasvet je dvojen. Prvič, razpise za digitalizacijo malih in srednjih podjetij ter za izobraževanje zaposlenih spremljajte pri pristojnih javnih institucijah in se o ustreznosti pogovorite z računovodjo. Drugič, od integratorja zahtevajte, da je usposabljanje v ponudbi ločena postavka z opisom vsebine, ker to olajša vsako morebitno vlogo ali notranjo odobritev.

Ne obljubljamo, da bo kateri strošek upravičen; to je odvisno od razpisa, velikosti podjetja in vrste projekta.

Vodenje sprememb: ljudje, ne samo program

Usposabljanje je le del tega, kar potrebuje ekipa. Drugi del je vodenje sprememb, torej način, kako podjetje sprejme novo delovanje.

• Sponzor na vodstveni ravni. Direktor ali finančni vodja mora jasno povedati, zakaj se uvaja ERP in da stare poti (preglednice, vzporedna evidenca) po zagonu ne bodo več veljale.
• Jasna odgovornost. Vsak proces ima lastnika, ki skrbi, da se podatki vnašajo pravilno in pravočasno.
• Odprt odnos do težav. Zaposleni naj brez strahu javljajo, kaj ne deluje. Prve težave so običajno vprašanja navodil, ne napake sistema.
• Postopen prehod. Če je mogoče, uvajajte po modulih ali po področjih, namesto vsega naenkrat. Več o tem v poglavju uvedba Odoo.
• Preverjanje po zagonu. Po nekaj tednih preglejte, kje se ljudje še vračajo na stare načine, in tam dopolnite navodila ali vaje.

V manjših podjetjih, kjer ena oseba pokriva več vlog, je ključno, da se znanje ne drži enega človeka. Ob odsotnosti ključnega uporabnika (bolniška, dopust) mora obstajati nadomestilo, ki pozna vsaj osnovne postopke.

Kako zahtevati usposabljanje v ponudbi

Pri primerjavi ponudb integratorjev preverite, ali so zapisani naslednji elementi:

• vsebina in oblika usposabljanja za ključne in končne uporabnike,
• kdo usposablja in ali ima ta oseba certifikat Odoo,
• ali so vključene delavnice na vaših podatkih ali le splošna predstavitev,
• kaj se zgodi z gradivom, ali ga lahko po projektu uporabljate za nove zaposlene,
• kako je urejena pomoč po zagonu.

Če se vaš projekt dotika več področij, zahtevajte, naj ponudba loči usposabljanje po modulih. Za proizvodna podjetja je to še posebej pomembno, saj je proizvodnja v Odoo običajno najzahtevnejši del učenja.

Kako vam pomagamo

Nismo izvajalec in ne prodajamo licenc. Brezplačno vas povežemo z integratorjem, ki ustreza vašemu projektu, vi pa se z njim dogovorite o obsegu, vključno z usposabljanjem. Kako poteka posredovanje, je pojasnjeno na strani kako deluje. Če vas zanima slovenski kontekst, preberite še Odoo v Sloveniji.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.