Zaloge, nabava in logistika z Odoo za slovenska podjetja

Kdor v Odoo išče upravljanje zalog, običajno ne išče samo seznama artiklov. Išče odgovor na vprašanja, ki jih pozna vsak skladiščnik in vsak nabavnik: koliko česa imamo, kje to leži, kdaj moramo naročiti in koliko je blago v resnici vredno. Odoo ta vprašanja rešuje z aplikacijama Zaloge in Nabava, ki sta po razvrstitvi v uradni dokumentaciji del kategorije Dobavna veriga (Supply Chain), skupaj s proizvodnjo, črtnimi kodami, kakovostjo, vzdrževanjem, upravljanjem življenjskega cikla izdelka in popravili.

Ta stran je pregled za direktorje, finančne direktorje in vodje informatike v slovenskih malih in srednje velikih podjetjih. Ne nadomešča analize vašega skladišča, pomaga pa razumeti, kaj od sistema pričakovati in kaj je treba odločiti pred začetkom projekta.

Kaj pokrivata aplikaciji Zaloge in Nabava

Zaloge in nabava v Odoo nista dve ločeni aplikaciji, ki bi si podatke izmenjevali prek izvoza. Delita isti šifrant artiklov, iste lokacije in iste dokumente. Ko potrdite naročilo dobavitelju, se v skladišču samodejno pojavi pričakovan prevzem; ko prevzem potrdite, se zaloga poveča, naročilo pa je pripravljeno za primerjavo z računom dobavitelja.

Artikli in variante: ena kartica namesto sto

Pri trgovskih in distribucijskih podjetjih se zapleti pogosto začnejo že pri šifrantu. Isti izdelek v petih velikostih in treh barvah v starih sistemih postane petnajst ločenih šifer, ki jih nihče več ne zna vzdrževati. Odoo to rešuje z variantami: artikel ima atribute, sistem pa iz njih ustvari kombinacije, ki imajo vsaka svojo zalogo, a si delijo skupne lastnosti.

Pred uvedbo se splača odgovoriti na tri vprašanja. Kaj je pri vas artikel in kaj je samo različica? Katere enote mere uporabljate pri nabavi in katere pri prodaji? Kdo v podjetju sme ustvarjati nove šifre? Brez teh odločitev bo še tako dober sistem hitro poln dvojnikov.

Skladišča, lokacije in premiki

Odoo zaloge temeljijo na lokacijah. Skladišče je sestavljeno iz lokacij, vsak premik blaga pa je premik z ene lokacije na drugo. Tudi prevzem od dobavitelja in odprema kupcu sta premika: blago pride z virtualne lokacije dobavitelja v vaše skladišče oziroma odide iz skladišča na virtualno lokacijo kupca.

Zaradi tega je mogoče pri vsakem artiklu razložiti, od kod je prišel in kam je šel. V praksi to pomeni:

• skladišča po lokacijah v različnih regijah, na primer osrednje skladišče v Osrednjeslovenski regiji in manjše skladišče ob prodajni poti drugje po državi (več o regijah na strani integratorji ERP po regijah);
• ločeno lokacijo za blago v karanteni, reklamacije ali vračila;
• dobavo neposredno od dobavitelja kupcu, ko blaga ne želite imeti na zalogi;
• notranje prenose med skladišči z ločenimi dokumenti za odpravo in prevzem.

Pazite, da lokacij ne razdrobite preveč. Vsaka dodatna raven pomeni več potrjevanja in več možnosti za napako. Običajno je pametneje začeti z grobo strukturo in jo razširiti, ko se pokaže potreba.

Serije, serijske številke in rok uporabe

Za podjetja, ki prodajajo živila, pijače, kozmetiko, medicinske pripomočke ali elektroniko, je sledljivost zahteva, ne dodatna funkcija. Odoo omogoča sledenje po serijah in po serijskih številkah. Ob prevzemu vnesete ali skenirate številko, sistem pa jo nato spremlja do odpreme kupcu.

Ko pride do reklamacije ali odpoklica, lahko ugotovite, kateri kupci so prejeli določeno serijo in kje v skladišču je ostala preostala količina. Enako sledenje velja tudi v proizvodnji: aplikacija Fabrication po dokumentaciji spremlja serije in serijske številke tudi pri sestavnih delih in končnih izdelkih. Več o tem na strani proizvodnja z Odoo. Za panoge, kjer je sledljivost osrednja tema, si oglejte še ERP za živilstvo in pijače.

Sledljivost vklopite samo tam, kjer jo potrebujete. Če skladiščnik pri vsakem vijaku skenira serijsko številko, ne bo zadovoljen nihče.

Dopolnjevanje zalog: kdaj in koliko naročiti

Najdražje zaloge so tiste, ki jih je preveč, in tiste, ki jih manjka. Odoo to rešuje s pravili dopolnjevanja. Za artikel določite spodnjo mejo in količino, do katere se zaloga dopolni; ko stanje pade pod mejo, sistem pripravi povpraševanje ali naročilo dobavitelju. Pravila lahko vežete tudi na posamezno lokacijo in na dobavni čas.

Dobro delujejo pri artiklih s stalno porabo. Pri sezonskih artiklih ali pri izdelkih po naročilu so pravila lahko škodljiva, zato jih postavite le tam, kjer so smiselna. Ko se zaloga polni glede na prodajo, ne le glede na stanje, sistem pripravi predlog za nabavnika, ta pa ga pregleda in potrdi.

Prevzemi, odpreme in pakiranje

Prevzem blaga je trenutek, ko se dogovor z dobaviteljem sreča z resničnostjo. Odoo vam omogoča, da prevzem primerjate z naročilom, vnesete dejansko količino in po potrebi odprete dostavo po delih. Če dobavitelj pošlje manj, kot je naročeno, preostanek ostane odprt kot zaostanek.

Pri izhodnem blagu sledi enak postopek v obratni smeri: potrjena prodajna naročila ustvarijo odpremne naloge, skladiščnik pa blago pobere, zapakira in odpremi. Postopek je lahko enostopenjski za majhna skladišča ali večstopenjski (pobiranje, pakiranje, odprema) za večje. Povezava s prodajo je opisana na strani CRM in prodaja z Odoo.

Prevozniki in dostave

Odoo ima podporo za povezavo s prevozniki, ki omogoča izračun stroška dostave in izpis nalepk. Katere prevoznike je mogoče neposredno povezati, je odvisno od različice in vašega izbora. Če uporabljate prevoznika, ki ni na seznamu, je to običajno stvar integracije. Zato pred projektom preverite seznam z integratorjem in si oglejte stran o povezavah in integracijah Odoo.

Inventura in popravki stanja

Inventura je v mnogih podjetjih letni dogodek, ki zahteva ustavitev dela. Odoo omogoča tudi tekočo inventuro: lokacije ali artikle štejete po delih, razlike pa potrdite in knjižite brez zaustavitve skladišča. Za podjetja s sezonskimi vrhovi je to bistveno lažje kot popis, ki obremeni cel kolektiv hkrati.

Ključno je, da je popravek stanja ločen dokument s sledljivim razlogom. Računovodja v njem vidi, zakaj se je vrednost zaloge spremenila, kar poenostavi tudi razlago razlik ob zaključku leta.

Vrednotenje zalog in povezava s knjigovodstvom

Zaloga je v bilanci sredstvo, zato je vrednotenje stvar računovodstva, ne le skladišča. Odoo podpira periodično (ročno) in stalno (samodejno) vrednotenje, z metodami standardna cena, tehtano povprečje (AVCO) ali FIFO.

Pri stalnem vrednotenju se vsak premik zaloge sproti odrazi v glavni knjigi. To je prednost, če želite stanje zaloge vedno videti v bilanci, a zahteva disciplino: napačen prevzem takoj popači tudi knjigovodske podatke. Metodo in kontni načrt zato določite skupaj z računovodjo; podrobnosti o računovodski aplikaciji najdete na strani računovodstvo in finance v Odoo.

Nabava in dobavitelji

Aplikacija Nabava vodi proces od povpraševanja do plačila. Pripravite povpraševanje, ga pošljete dobavitelju, po potrditvi se spremeni v naročilo, prevzem pa ga zapre. Za vsak artikel lahko vodite več dobaviteljev z lastnimi cenami in dobavnimi roki, sistem pa pri naročilu predlaga ustreznega.

Za slovenska podjetja je pomembna povezava z računi dobaviteljev. Prejeti račun primerjate z naročilom in prevzemom, odstopanja pa so takoj vidna. Obveznosti glede e-računov, obračuna DDV in poročanja prek portala eDavki ter davčnega potrjevanja računov (FURS) so odvisne od lokalizacije in nastavitev; stanje preverite z integratorjem, podrobnosti pa so na straneh e-računi in DDV v ERP in Odoo v Sloveniji.

Dobavitelji lahko sodelujejo tudi prek portala. Po cenikovih pravilih se uporabniki portala (kupci, dobavitelji) ne štejejo kot plačljivi uporabniki; plačljivi so uporabniki z dostopom do zaledja. Za podjetje z veliko dobavitelji je to pomembna ločnica pri načrtovanju stroškov.

Črtne kode in mobilno delo v skladišču

Aplikacija za črtne kode omogoča, da skladiščnik prevzema, pobira, premešča in šteje blago s skeniranjem, ne z vnašanjem. Prednost je v hitrosti in manj napakah: skener potrdi pravi artikel in pravo lokacijo, še preden je dokument zaključen.

Pred nakupom opreme se dogovorite, kdo bo napravo uporabljal in v kakšnih razmerah. Skladišče z nizkimi temperaturami, prahom ali rokavicami potrebuje drugačno rešitev kot pisarniška zaloga. To je običajno stvar projekta, ne same programske opreme.

Kakšni zalogi in nabavi ustreza Odoo

Odoo zaloge dobro pokrivajo podjetja, ki potrebujejo več kot preprosto evidenco, a jim ni treba zapletenega skladiščnega sistema z avtomatizirano opremo. Najpogosteje jih izberejo:

• trgovska in distribucijska podjetja z več skladišči (glejte ERP za veleprodajo in distribucijo);
• proizvodna podjetja, kjer se zaloga stika z nomenklaturami in delovnimi nalogi;
• spletne trgovine, ki potrebujejo sproten pregled nad razpoložljivostjo.

Za zelo specializirane potrebe, kot so sistemi z roboti ali zahtevno optimizacijo poti, je treba preveriti, ali je dovolj Odoo ali je potrebna dodatna rešitev. To povejte že ob prvem pogovoru z integratorjem.

Kaj določiti pred uvedbo

Tehnični del uvedbe je običajno lažji od organizacijskega. Pred začetkom pripravite:

1. seznam skladišč in lokacij, ki jih resnično uporabljate;
2. čist šifrant artiklov, brez dvojnikov in opuščenih šifer;
3. odločitev o vrednotenju zalog, usklajeno z računovodjo;
4. pravila sledljivosti: kje so serije obvezne in kje ne;
5. začetna stanja, preverjena z inventuro;
6. odgovornosti: kdo potrjuje prevzeme, kdo popravke zaloge, kdo naročila.

Za celoten potek si oglejte uvedbo Odoo, pregled modulov Odoo in cenik Odoo. Če Odoo primerjate z alternativo, vam bo koristila primerjava Odoo ali Business Central.

Kako najti pravega integratorja

Zalogo in nabavo sistem sam ne postavi: gre za projekt, pri katerem integrator prevede vaše procese v nastavitve. Naša storitev je brezplačna in vas poveže z integratorjem, ki ima izkušnje s skladišči in nabavo v podobnih podjetjih. Projekt vodi in izvede integrator, mi ne. Kako izbrati, preberite v vodniku izbira ERP integratorja, nato pa oddajte povpraševanje in opišite svoje skladišče, število lokacij in način dela.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.