Implementacija Odoo: kako poteka projekt od A do Ž

Uvedba Odoo se pogosto začne z napačno predstavo: da gre za program, ki ga namestite, uporabnike pa dodate pozneje. V resnici je implementacija Odoo poslovni projekt, v katerem se podjetje odloči, kako bo delalo, program pa to le izvaja. Kdor je to razumel, običajno brez večjih težav pride do zagona. Kdor ne, običajno kupi aplikacije, ki jih nihče ne uporablja.

Ta stran opisuje celoten potek: faze, izdelke vsake faze, delitev dela med podjetjem in izvajalcem, dejavnike, ki vplivajo na trajanje in proračun, ter pasti, značilne za Odoo. Če se šele odločate za sistem kot tak, začnite pri splošnem vodniku po uvedbi ERP.

Kaj pomeni uvedba Odoo in kdo jo izvaja

Odoo je modularen ERP: posamezne aplikacije (prodaja, zaloge, nabava, računovodstvo, proizvodnja, kadri in druge) se nadgrajujejo druga na drugo in delijo skupne podatke. Odoo navaja, da ponuja petdeset glavnih aplikacij, skupnost pa je prispevala več kot petdeset tisoč dodatnih. Zaradi te širine je prva naloga projekta ravno zožitev: kaj od tega vaše podjetje res potrebuje ob zagonu.

Projekt izvaja izvajalec, imenovan partner ali integrator, vi pa ste lastnik procesov in podatkov. Mi ne izvajamo uvedb in nismo povezani z nobenim ponudnikom programske opreme: mrežo izvajalcev vam predstavimo, projekt pa vodi izvajalec, ki ga izberete sami. V uradnem imeniku Odoo je za Slovenijo navedenih pet partnerjev na različnih ravneh partnerskega programa. Kako med njimi izbirati, je opisano na strani izbira Odoo partnerja.

Odoo Quickstart in druge pristope

Odoo ima lastno metodo uvedbe z imenom Quickstart. Projekt razdeli na kratke korake za hiter zagon, pri čemer so obseg, cilji in rezultati določeni v dogovorjenem roku. Metoda je smiselna, kadar so vaši procesi blizu standardnim in lahko prevzamete Odoov način dela namesto da ga prilagajate sebi.

Tam, kjer imate več družb, posebno proizvodnjo ali zahtevne povezave, izvajalci običajno uporabljajo širši, fazni pristop. Imena in podrobnosti teh metod so stvar posameznega izvajalca; pomembno je, da jo znate zahtevati: od izvajalca želite pisni načrt z fazami, izdelki, odgovornostmi in merili sprejema.

Faze projekta in njihovi izdelki

Spodnja preglednica povzema tipično zaporedje. Imena faz se pri izvajalcih razlikujejo, vsebina pa je skoraj vedno enaka.

Priprava in določitev obsega

V tej fazi se odločite, kaj mora delovati prvi dan in kaj lahko počaka. Dobra praksa je, da prvi zagon obsega manj aplikacij, kot si jih želite, in da se ostale dodajo v drugem valu. Pri izbiri pomaga komentirana predloga zahtev za ERP, v kateri so procesi razvrščeni po pomembnosti.

Izdelek te faze je kratek, a natančen dokument: katere družbe, katere aplikacije, kdo so ključni uporabniki, kaj je merilo uspeha. Če ga ni, se projekt v nadaljevanju razraste.

Analiza procesov

Izvajalec s pogovori z oddelki opiše, kako delate danes, in primerja s standardnim obnašanjem Odoo. Cilj ni spremeniti vse v Odoo, ampak za vsako razliko odgovoriti: ali spremenimo proces, nastavimo program ali naredimo prilagoditev. Zadnja možnost je najdražja in ima najdaljše posledice, zato jo je treba presojati strogo. O tem več na strani prilagoditve Odoo.

V Sloveniji je tu čas za jasne zahteve z davčnega področja: davčno potrjevanje računov (FURS) za gotovinsko poslovanje, izdajanje in prejemanje e-računov, obračun DDV in izmenjava podatkov prek eDavkov. Skupaj z računovodjo preverite, kaj od tega bo Odoo pokrival neposredno in kaj prek dodatkov ali povezav. Pregled najdete v vodniku o e-računih in obračunu DDV v ERP.

Nastavitev in konfiguracija

Izvajalec postavi testno okolje in vanj vnese vaše nastavitve: kontni načrt, davčne stopnje, skladišča, cenike, pravice uporabnikov, tiskovine in poročila. Večino zahtev je mogoče rešiti s konfiguracijo, brez programiranja, in to je tudi cilj.

V tej fazi se izbere tudi način gostovanja. Odoo se uvaja kot Odoo Online (storitev v oblaku), na platformi Odoo.sh ali na lastnih strežnikih; zadnji dve možnosti sta vezani na formulo Custom. Odločitev vpliva na stroške in vzdrževanje, zato jo obravnava stran gostovanje in oblak za Odoo.

Prenos podatkov

Prenos podatkov je faza, ki jo podjetja najpogosteje podcenijo. Podatkov ne prenašate »tako kot so«: stranke z dvojniki, artikli brez šifre, odprte postavke, ki jih nihče ne zna razložiti. Podjetje mora pripraviti in potrditi vsebino, izvajalec pa poskrbi za obliko in uvoz.

Običajno se prenašajo šifranti (stranke, dobavitelji, artikli, cenik), začetna stanja zalog in odprte postavke, redkeje zgodovinski prometi. Če prehajate iz drugega sistema, si preberite še selitev na Odoo in splošni vodnik o selitvi ERP.

Preizkušanje in prevzem

Preizkus ni demonstracija izvajalca, ampak delo vaših ljudi. Uporabniki ob pripravljenih scenarijih izpeljejo cel krog: ponudba, naročilo, dobavnica, račun, plačilo, zaprtje meseca. Vsaka napaka se zapiše, popravi in ponovno preveri. Šele ko ključni uporabniki podpišejo zapisnik prevzema, se načrtuje datum zagona.

Usposabljanje

Usposabljanje je najučinkovitejše tik pred zagonom, razdeljeno po vlogah: skladiščnik ne potrebuje enakega znanja kot računovodja. Poleg delavnic dobro delujejo kratka navodila za vaše procese, ne le splošna dokumentacija. Več o tem na strani usposabljanje za Odoo.

Zagon in spremljanje

Prehod je običajno načrtovan ob koncu obračunskega obdobja, da se začetna stanja ujemajo z knjigovodstvom. Prve dni po zagonu mora biti izvajalec dosegljiv takoj, ne šele po prijavi na splošni sistem podpore. Po stabilizaciji se dogovorite o stalni podpori; možnosti so opisane na strani podpora in vzdrževanje Odoo.

Vloge: kaj dela podjetje in kaj izvajalec

Projekti se najpogosteje zataknejo zaradi nejasnih vlog, ne zaradi tehnike.

Na strani podjetja:

• vodja projekta s pooblastili za odločanje in dovolj časa;
• ključni uporabniki iz vsakega oddelka, ki poznajo dejanske procese;
• računovodja, ki potrdi kontni načrt, davke in zaprtje obdobja;
• odgovornost za kakovost in potrditev podatkov;
• sprejemanje odločitev v dogovorjenih rokih.

Na strani izvajalca:

• vodja projekta in svetovalec za področje (finance, zaloge, proizvodnja);
• konfiguracija, morebitne prilagoditve in uvoz podatkov;
• usposabljanje ključnih uporabnikov in podpora ob zagonu;
• pisna poročila o napredku in odprtih točkah.

Odoo za svoje storitve uvedbe ponuja pakete Success Pack, ki vključujejo namenskega svetovalca, vodjo projekta, konfiguracijo, usposabljanje ključnih uporabnikov, pomoč pri uvozu podatkov in podporo; obisk na kraju samem se zaračuna posebej. Paketi so bili objavljeni v evrih: od 499 € za paket Starter do 16 830 € za paket Pro, kar ustreza od 4 do 200 urami svetovanja. Odoo navaja tudi, da je uspešnost uvedb s paketom 98 % v primerjavi s 65 % brez njega; gre za podatke ponudnika. Slovenski partnerji imajo lahko lastne cene in obseg storitev, zato primerjajte ponudbe, ne le pakete.

Kaj vpliva na trajanje in proračun

Točne številke brez vaše analize ne obstajajo; pošteno pa je vedeti, kateri dejavniki jih spreminjajo.

• Število aplikacij in povezanost procesov. Samo prodaja je preprostejša od prodaje, zalog, nabave in finančnega knjigovodstva skupaj.
• Število družb in lokacij. Odoo Custom vključuje podporo za več družb; to je dodatna konfiguracija in preizkušanje.
• Prilagoditve in povezave. Vsak poseg v standard in vsaka povezava s spletno trgovino, bančnimi izpiski ali proizvodnimi napravami je dodaten delovni sklop. Glejte povezave Odoo.
• Kakovost podatkov. Čisti šifranti skrajšajo prenos; podvojeni in neurejeni ga podaljšajo.
• Razpoložljivost vaših ljudi. Projekt, ki ga podjetje opravlja ob rednem delu brez sprostitve časa, se vleče.
• Način gostovanja in naročniška formula. Cene naročnin so objavljene: Odoo Standard je 24,90 EUR na uporabnika na mesec, Custom 44,90 EUR; obstaja tudi omejena brezplačna formula z eno aplikacijo. Plačljivi uporabniki so tisti z dostopom do zaledja, portalski uporabniki (stranke, dobavitelji) pa se ne štejejo. Podrobnosti so na strani cene Odoo.

Če načrtujete obsežnejši projekt, je smiselno oceno proračuna zahtevati po analizi, ne pred njo.

Pasti pri uvedbi Odoo

• Prevelik prvi zagon. Širina nabora aplikacij mika, da bi vklopili vse. Začnite z jedrom in nadgrajujte.
• Prilagajanje, kjer bi zadostoval drug proces. Odoo se redno posodablja; močno prilagojena namestitev je dražja pri vsaki nadgradnji.
• Neupoštevanje licence. Community različica je pod licenco LGPLv3, Enterprise pa je uporabna le z veljavno naročnino za ustrezno število uporabnikov. Pri izbiri različice upoštevajte, katere funkcije potrebujete.
• Nenačrtovan prehod na višjo formulo. Namestitev orodja Studio ali dodajanje družb brezplačno bazo prestavi v formulo Custom, kar spremeni strošek.
• Podcenjen prenos podatkov in davčne zahteve. Slovenski e-računi, davčno potrjevanje in obračun DDV se preverijo pred zagonom, ne po njem.
• Izvajalec brez izkušenj z vašo panogo. Preverite reference v vaši dejavnosti; ponudniki sami navajajo število referenc in velikost največjih projektov, kar je koristno izhodišče za vprašanja.
• Pomanjkanje lastnika na strani podjetja. Brez vodje projekta s pooblastili izvajalec ne more zaključiti nobene faze.

Kako izbrati pravi trenutek in pravo velikost projekta

Dobri trenutki za uvedbo so: konec poslovnega leta, rast, ki jo stare tabele ne zmorejo več, nov zahteven kupec z zahtevami po e-računih ali odločitev za združitev več sistemov v enega. Slabi so: sezonski vrhunci, istočasne reorganizacije in obdobja brez razpoložljivih ključnih ljudi.

Če ste manjše podjetje, se začnite pri ERP za mala podjetja; če primerjate več sistemov, pa si oglejte pregled ponudbe ERP. Tisti, ki ste že dalje, lahko prek obrazca zgoraj opišete projekt in prejmete predloge izvajalcev, ki ustrezajo vaši panogi in regiji.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.