Računovodstvo je del Odoo, ki ga finančni direktorji in računovodje preverijo prvega. Ne zato, ker bi bila glavna knjiga zahtevna, ampak ker se v njej pokaže, ali bo sistem v vaši državi zdržal pregled davčnega organa, revizorja in zunanjega računovodskega servisa. Ta stran pojasnjuje, kaj Odoo računovodstvo zmore, kje so pri slovenskem podjetju odprta vprašanja in kako se Odoo finance postavijo, da so rezultati zanesljivi.
Kaj vključuje Odoo računovodstvo
V dokumentaciji Odoo 19 je aplikacija Comptabilité (računovodstvo) v kategoriji Finance, skupaj s fakturiranjem, stroški zaposlenih, ponudniki spletnih plačil in sledenjem ESG. Temelji na samodejnem dvostavnem knjiženju, sinhronizaciji z banko, usklajevanju bančnih izpiskov po predlogah, večvalutnosti s samodejnimi tečaji ter večdružbenostjo s konsolidacijo.
Za vsakdanje delo to pomeni:
- vsak dokument v prodaji, nabavi ali zalogi ustvari knjižbo brez ponovnega vnosa,
- saldakonti kupcev in dobaviteljev se ažurirajo sproti,
- poročila (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, tok denarnih sredstev, glavna knjiga partnerjev, starostna struktura terjatev in obveznosti) so na voljo v realnem času.
Prednost integriranega sistema je v tem, da računovodja ne prepisuje podatkov iz drugih programov. Pogoj je, da so povezani moduli res nastavljeni skupaj; o tem več na strani o modulih Odoo.
Glavna knjiga, kontni načrt in analitika
Jedro je glavna knjiga s kontnim načrtom. V Sloveniji večina podjetij uporablja kontni načrt, prilagojen slovenskim računovodskim standardom, in ga ima računovodski servis že oblikovanega po svoje. V Odoo ga je treba naložiti ali pripraviti, ne da bi se zanašali na privzeti tuji načrt.
Zato je prva naloga projekta jasna: računovodja potrdi strukturo kontov, integrator jo vnese, nato se preveri na vzorcu resničnih poslovnih dogodkov. Za analitiko (stroškovna mesta, projekti, dejavnosti) Odoo uporablja analitične račune, ki jih je smiselno zasnovati hkrati s kontnim načrtom, ne pozneje, ker kasnejše preoblikovanje zahteva popravljanje zgodovine.
DDV: davčne nastavitve in obračun
DDV v Odoo temelji na davčnih konfiguracijah in pozicijah, ki določajo, kako se obdela domača prodaja, nakup znotraj Evropske unije ali izvoz. Za slovensko podjetje je pomembno, da so nastavljeni:
- davčne stopnje in njihova razvrstitev v obrazce, ki jih oddajate prek portala eDavki,
- davčne pozicije za dobave znotraj EU in za tretje države,
- pravila za odbitek vstopnega DDV,
- poročilo, ki se ujema z obračunom, ki ga pripravi vaš računovodja.
Tu je tudi največja previdnost. Stran z davčnimi lokalizacijami v dokumentaciji Odoo 19 Slovenije ne navaja. Odoo sicer zapiše, da nove države dodaja pogosto in da obstoječe lokalizacije razširja, a za slovenski projekt to ni zagotovilo. Zato obrazce za DDV, evidence in izvoze v obliki, ki jo zahteva država, dobite z lokalnimi razširitvami, ne s privzetim modulom.
| Področje | Kaj je v standardni dokumentaciji | Kaj preveriti za Slovenijo |
|---|---|---|
| Glavna knjiga, dvostavno knjigovodstvo | Da | Kontni načrt, prilagojen vašemu podjetju |
| Bančni izpiski, usklajevanje | Da (sinhronizacija, predloge) | Podprte banke in formati izpiskov |
| Večvalutnost | Da, samodejni tečaji | Tečajnica, ki jo uporablja vaš računovodja |
| Več družb, konsolidacija | Da | Licenčni paket in pravila za skupino |
| Davčna lokalizacija | Za več kot 50 držav, Slovenija ni navedena | Obrazci za DDV, evidence, izvozi |
| Poročila | Da, v realnem času | Obrazci za letno poročilo in AJPES |
Davčno potrjevanje računov in e-računi
Dva slovenska sklopa zahtevata več kot generično nastavitev. Prvi je davčno potrjevanje računov (FURS) pri gotovinskih plačilih: račun mora iti skozi potrditev, preden ga izdate stranki. Drugi so e-računi, ki jih podjetja, ki poslujejo z javnim sektorjem, in vse več poslovnih partnerjev že pošilja in prejema v strukturirani obliki.
Standardna dokumentacija Odoo ne opisuje nobenega od teh dveh sklopov za Slovenijo. Pomeni, da gre za razvoj ali za modul partnerja. Eden od slovenskih partnerjev, podjetje Editor d.o.o., na svojem Odoo profilu navaja razvoj lastnih modulov in lokalizacije, vključno z e-računi, potnimi nalogi in računovodskimi poročili. To je njihova navedba in ne dokaz o pokritosti vaših potreb, jo pa lahko uporabite kot vprašanje za vsakega kandidata: kaj konkretno ste že izdelali, kje deluje in kdo ga vzdržuje?
Več o zakonskem okviru najdete v vodnikih o davčni blagajni in ERP, o e-računih in obračunu DDV ter o zakonskih zahtevah za ERP.
Banka, plačila in usklajevanje
Sinhronizacija z banko in usklajevanje po predlogah prihranita največ ročnega dela pri knjiženju izpiskov. Odoo ponuja pravila, ki ob prepoznanem vzorcu (referenca, partner, znesek) izpisek samodejno poveže z odprto postavko.
Za Slovenijo preverite tri stvari: ali vaša banka omogoča sinhronizacijo, v katerem formatu uvažate izpiske, če sinhronizacija ni na voljo, in kako se ob izdaji plačilnih nalogov ujema referenca, ki jo kupci uporabljajo. Ta preizkus naj bo del testne faze, ne šele zagona.
Osnovna sredstva, zaloge in obračun stroškov
Osnovna sredstva in amortizacija so običajna zahteva slovenskih srednjih podjetij, zlasti proizvodnih. Računovodja mora potrditi amortizacijske skupine in stopnje, ki jih uporabljate, saj jih mora Odoo odražati enako kot vaš dosedanji register. Ta pravila ne smejo ostati v glavi enega zaposlenega.
Pri podjetjih z zalogo je pomembna še vrednotenje: Odoo omogoča periodično (ročno) ali stalno (avtomatizirano) vrednotenje s standardno ceno, tehtano povprečno ceno (AVCO) ali metodo FIFO. Izbira vpliva neposredno na bilanco in se mora ujemati z dosedanjo računovodsko politiko. Za podrobnosti glejte zaloge in nabava v Odoo; za proizvodno podjetje se računovodstvo povezuje tudi z modulom proizvodnja.
Večvalutnost, več družb in konsolidacija
Če poslujete tudi izven evra ali imate hčerinske družbe, Odoo podpira več valut s samodejnimi tečaji ter več družb z računovodsko konsolidacijo. Kako to vpliva na strošek: po ceniku Odoo večdružbenost prinaša paket Custom (44,90 EUR na uporabnika na mesec, popust z izhodiščne cene 56,90 EUR velja 12 mesecev), medtem ko je Standard 24,90 EUR na uporabnika na mesec. Dodajanje družb v bazi, ki je prej delovala v nižjem paketu, jo premakne v Custom. Plačujejo samo uporabniki z dostopom do zaledja; portalski uporabniki (kupci, dobavitelji) se ne štejejo.
Podrobnosti o stroških in paketih najdete na strani o cenah Odoo, splošni okvir pa v vodniku o ceni ERP.
Zaprtje obdobja in poročanje
Dober projekt se ne konča z zagonom, ampak z uspešnim prvim zaprtjem. Priporočamo, da se v testni fazi izvede vsaj eno poskusno mesečno zaprtje na kopiji podatkov, in sicer s tem zaporedjem:
- Usklajene banke in blagajne.
- Zaprte odprte postavke in preverjeni saldakonti.
- Obračunani DDV in preverjena poročila.
- Amortizacija in časovne razmejitve.
- Zaklep obdobja, da poznejše spremembe niso več možne.
Odoo poročila v realnem času omogočajo, da vodstvo spremlja stanje med mesecem, ne šele po zaključku. Za letno poročilo, ki ga oddate prek AJPES, pa je pogosto še vedno potrebna dodatna priprava izven standardnih poročil, odvisno od vašega računovodskega servisa.
Vloga računovodje in računovodskega servisa
Mnoga slovenska MSP imajo zunanji računovodski servis. To ni ovira za ERP, a spremeni organizacijo projekta. Dogovorite se vnaprej:
- kdo ima dostop do Odoo in s katerimi pravicami,
- ali servis dela neposredno v sistemu ali prejema izvoze,
- kdo odgovarja za davčne nastavitve in za oddajo obrazcev v eDavki,
- kdo potrdi kontni načrt in začetna stanja.
Če ima servis dostop kot uporabnik, ga upoštevajte pri licencah. Če dela z izvozi, jih mora integrator vnaprej opredeliti in preizkusiti. Z računovodjo je zato smiselno začeti pogovor še pred izbiro integratorja Odoo.
Kako se lotiti projekta
Priporočeno zaporedje je razmeroma kratko. Najprej zbirna analiza: kaj vaše računovodstvo danes dela, katere obrazce in evidence potrebuje, kaj od tega že pokriva standard in kje je potreben razvoj. Nato implementacija, kjer računovodstvo praviloma poteka vzporedno z modulom prodaje ali nabave, in šele nato migracija. Če prehajate iz drugega programa, glejte stran o migraciji v Odoo in splošni vodnik o migraciji ERP.
Za posebne zahteve (e-računi, potrjevanje računov, lokalna poročila) so potrebne prilagoditve, ki jih morate opredeliti v ponudbi, skupaj z odgovornostjo za vzdrževanje ob novih različicah. Če imate Odoo že in ste v dvomih, vam pomaga revizija obstoječega projekta.
Kako vas povežemo z integratorjem
Nismo povezani z Odoo in sami ne izvajamo projektov. S postopkom povezovanja vaše zahteve (računovodske in davčne zahteve, obseg, število uporabnikov) posredujemo integratorju, ki ima izkušnje s slovenskim poslovnim okoljem. Brezplačno primerjate odgovore in sami izberete naprej. Za primerjavo z drugimi sistemi glejte tudi Pantheon in Microsoft Dynamics 365 Business Central, kjer sta slovenska računovodska lokalizacija in podpora partnerjev drugačni, zato ju smiselno preverite vzporedno.
Pogosta vprašanja
Ali ima Odoo slovensko davčno lokalizacijo?
V dokumentaciji Odoo 19 stran z davčnimi lokalizacijami Slovenije ne navaja, zato uradnega slovenskega modula tam ni. Odoo sicer piše, da lokalizacije dodaja in razširja. Pred odločitvijo od integratorja zahtevajte, da vam pokaže, kaj konkretno že deluje na slovenskem projektu.
Ali Odoo podpira davčno potrjevanje računov pri FURS?
Tega ne smete predpostavljati. Povezava s sistemom FURS za potrjevanje gotovinskih računov ni del standardne dokumentacije, zato jo je treba izvesti kot prilagoditev ali z modulom partnerja. Zahtevajte pisno opredeljen obseg in test z vašim računovodjo.
Ali lahko v Odoo vodim več podjetij s konsolidacijo?
Da, Odoo Comptabilité temelji tudi na več družbah s konsolidacijo. Po ceniku Odoo je večdružbenost del paketa Custom, zato jo upoštevajte v izračunu licenc. Za skupino s hčerinskimi družbami v več državah je to pomemben kriterij izbire.
Ali mora računovodja oziroma računovodski servis delati neposredno v Odoo?
Ni nujno, a je zelo priporočljivo, da je vključen že pri zasnovi. Računovodja ali zunanji računovodski servis potrdi kontni načrt, davčne nastavitve, postopek zaprtja in izvoze. Dostop lahko dobi kot uporabnik z računovodskimi pravicami.
Kaj vse mora obsegati računovodski del ponudbe integratorja?
Vsaj kontni načrt, davčne konfiguracije za DDV, banke, odprte postavke, osnovna sredstva, poročila, e-račune in davčno potrjevanje, če ga potrebujete. Zahtevajte tudi migracijo začetnih stanj in testno zaprtje obdobja. Brez teh točk se ponudbe težko primerjajo.
Viri
- Odoo 19 — dokumentacija aplikacije Računovodstvo
- Odoo 19 — davčne lokalizacije
- Odoo 19 — pregled aplikacij
- Odoo — cenik
- Odoo — profil partnerja Editor d.o.o.
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.