Plače in kadrovska evidenca v Odoo: kaj velja v Sloveniji

Kdor išče plače v Odoo, običajno hkrati postavlja dve vprašanji: ali lahko v enem sistemu vodim zaposlene, dopust, stroške in kandidate ter ali lahko v njem obračunam plače po slovenskih pravilih. Odgovora sta različna. Prvi del je dobro pokrit s standardnimi aplikacijami, drugi pa v dokumentaciji Odoo ni opisan in ga je treba pred projektom jasno razčistiti.

Spodaj je pregled, kaj Odoo na področju kadrov in plač zares ponuja, kaj to pomeni za slovensko podjetje, kjer plače obračunava računovodja ali zunanji računovodski servis, in kako se izogniti najpogostejšim napakam.

Kaj Odoo pokriva na področju kadrov

Dokumentacija Odoo 19 aplikacije razvršča v kategorije. Med njimi so Človeški viri z aplikacijami Prisotnosti, Zaposleni, Ocenjevanja, Zaposlovanje, Plače, Dopusti in priporočila kandidatov (cooptation). Stroški zaposlenih so v kategoriji Finance, projekti in časovnice pa v kategoriji Storitve. To je dobra osnova za Odoo RH, ker so podatki o osebi, pogodbi, odsotnosti in stroških v isti bazi kot prodaja, projekti in knjigovodstvo.

Ta tabela ni obljuba, da je vsaka funkcija pripravljena za slovensko okolje. Pove le, kje so aplikacije in kje se običajno pojavijo prilagoditve. O tem, katere module uporabiti za vaše podjetje, več piše stran moduli Odoo.

Kadrovska evidenca in pogodbe

Aplikacija Zaposleni je izhodišče, na katerega se vežejo vse druge. V njej je kartoton osebe, delovno mesto, vodja in pogodba. Dokumentacija plač pove, da Odoo računa delovni čas iz delovnih vnosov, ki izhajajo iz pogodb, prisotnosti, planiranja ali časovnic. Zato je kakovost pogodbenih podatkov odločilna: napačna ali nepopolna pogodba pomeni napačen delovni vnos in kasneje napačen plačilni list.

Dopusti, odsotnosti in prisotnosti

Slovenska podjetja imajo običajno zapleteno logiko odsotnosti: letni dopust, praznični dnevi, bolniška odsotnost z nadomestilom, ki ga deloma nosi delodajalec in deloma zavarovanje, starševski dopust. Odoo ponuja splošni okvir za vrste odsotnosti in odobritve. Vsako vrsto, ki vpliva na obračun, je treba ob uvedbi izrecno preslikati v pravilo plače ali jo ročno prenesti v obračunski program. Pojdite skozi seznam z računovodjo, ne samo s kadrovsko službo.

Stroški, potni nalogi in povezava s financami

Stroški so v Odoo del kategorije Finance, zato lahko potrjen strošek gre neposredno v knjigovodske knjižbe. Za slovensko podjetje je zanimiv predvsem potni nalog. Izvajalec Editor d.o.o. na svojem partnerskem profilu Odoo navaja, da je razvil prilagojene module in lokalizacijske module, med drugim e-račune, potne naloge in računovodska poročila. To ni potrditev nobene konkretne rešitve, pokaže pa, da se potni nalogi in druge slovenske posebnosti na trgu rešujejo z razvojem na meri. Kako so stroški povezani z glavno knjigo, pojasnjuje stran računovodstvo in finance v Odoo.

Zaposlovanje in ocenjevanje

Aplikaciji Zaposlovanje in Ocenjevanja sta uporabni tudi za manjša podjetja, ki jih zdaj vodijo v preglednicah. Pri kandidatih ne pozabite na obveznosti glede varstva osebnih podatkov: jasno določite, koliko časa hranite prijave in kdo ima dostop. Odoo to omogoča z dostopnimi pravicami, odgovornost za pravila pa ostaja vaša.

Plače v Odoo: kaj pravi dokumentacija

Aplikacija Plače iz delovnih vnosov izračuna delovni čas in ustvari plačilne liste. Dokumentacija Odoo 19 hkrati izrecno zahteva namestitev lokalizacije za državo. Seznam, ki smo ga pregledali, navaja trinajst lokalizacij: Avstralija, Belgija, Egipt, Hongkong, Indija, Jordanija, Kenija, Mehika, Savdska Arabija, Turčija, Združeni arabski emirati, Združene države in Employment Hero Payroll. Slovenije na seznamu ni.

Podobno velja za fiskalne lokalizacije. Stran z lokalizacijami fiskalnih pravil v dokumentaciji Odoo 19 Slovenije ne navaja, torej tam ni dokumentiranega slovenskega modula za davke. Dokumentacija obenem pravi, da se novi državi redno dodajajo in da se obstoječe lokalizacije širijo in izboljšujejo. Stanje se torej lahko spremeni, zato ga ob vsakem projektu preverite pri izvajalcu in pri Odoo, ne pa po spominu.

Praktična posledica: obračun plač po slovenskih predpisih ni vgrajen v standardni paket, ki ga je mogoče kupiti in vklopiti. To ne pomeni, da je nemogoč, pomeni pa, da je odločitev projektna, ne produktna.

Kaj bi slovenski obračun plač moral zajeti

Če ga razvijate ali kupujete, naj bo na seznamu zahtev vsaj naslednje:

• bruto in neto obračun, prispevki delojemalca in delodajalca ter dohodnina, kot jih določajo veljavni predpisi;
• olajšave, davčno nepriznani in priznani dodatki, regres, jubilejne nagrade in odpravnine;
• nadomestila med odsotnostjo, vključno z refundacijami, ki jih ureja zavarovanje;
• tvorba izpisov in poročil za davčno upravo prek eDavki (obrazec REK) ter za zavarovalnice;
• plačilni list v obliki, ki jo pričakujejo zaposleni, in izvoz plačilnega naloga za banko;
• knjižbe v glavno knjigo po stroškovnih mestih in projektih;
• možnost, da se pravila ob spremembi zakonodaje posodobijo, ne da bi se razbil obstoječi obračun.

Brez teh točk v pisni ponudbi lahko projekt zlahka postane stalno dopolnjevanje.

Tri poti za slovensko podjetje

Pot A: kadri v Odoo, obračun plač v obstoječem programu

To je najpogostejša in običajno najmanj tvegana pot. Računovodstvo še naprej uporablja program, ki ga pozna in ki je prilagojen slovenskim predpisom. Odoo prevzame evidenco zaposlenih, odsotnosti, stroškov in zaposlovanja. Podatki se v obračun prenašajo z izvozom ali z vmesnikom, v Odoo pa se vrnejo knjižbe plač. Slabost je dvojni vnos, če povezava ni dobro načrtovana. Možnosti povezovanja so opisane na strani integracije Odoo.

Pot B: plače v Odoo z razvojem na meri

Podjetje, ki želi imeti vse v enem sistemu, lahko naroči prilagoditev plač. Tu se dobi enoten podatkovni model in neposredna povezava z glavno knjigo, vendar je odgovornost za pravilnost obračuna na strani izvajalca in naročnika. Zahtevajte pisno opredeljen obseg, testno obdobje vzporednega obračuna ob obstoječem programu ter jasno določeno vzdrževanje ob spremembah predpisov. Več o tem, kako se razvoj na meri vodi, je na strani prilagoditve Odoo.

Pot C: kadri in plače v drugem slovenskem ERP-ju

Če so plače za vas odločilne, primerjajte tudi domače rešitve. ERP PANTHEON je v Sloveniji zelo znan in ima lastno poslovanje, ki ga podjetja poznajo. Ni nujno, da je to boljša izbira, vendar mora primerjava vključiti prav ta del. Pregled je na strani PANTHEON.

Vigilanca pri uvedbi

Licence in uporabniki

Odoo kot plačljive uporabnike šteje uporabnike z dostopom do zaledja, uporabnikov portala pa (kupci, dobavitelji) ne šteje kot plačljivih. Pri kadrih je to pomembno za načrtovanje: koliko ljudi mora imeti polni dostop (kadrovska služba, računovodstvo, vodje) in kako bodo ostali zaposleni oddajali zahtevke. Kateri postopki zaposlenih tečejo prek portala, preverite v izbrani izdaji. Cene in razlike med formulami so na strani cenik Odoo.

Dodatno: Odoo 19 Community je pod licenco LGPLv3, Enterprise pa pod licenco Odoo Enterprise Edition v1.0 in zahteva veljavno naročnino za ustrezno število uporabnikov. Aplikacija Plače je v kategoriji, ki je v dokumentaciji uvrščena med aplikacije; razpoložljivost po izdajah preverite pri izvajalcu, preden jo vključite v načrt.

Občutljivi podatki

Plače, bolniške odsotnosti in ocene so med najobčutljivejšimi podatki v podjetju. Pravice dostopa določite že na začetku: kdo vidi plače, kdo odsotnosti, kdo ocene. Preverite tudi, kam se podatki shranjujejo, kdo jih upravlja in kako poteka varnostno kopiranje. Če izberete gostovanje, je smiselno prebrati stran gostovanje in oblak Odoo.

Začetni podatki in prehod

Največ dela je pri prenosu zgodovine: stanja dopusta, pogodbe, ure, akumulirani zneski za pretekla obdobja. Dogovorite se, katera zgodovina gre v Odoo in kateri del ostane v starem sistemu. Prehod sredi leta zahteva posebno pozornost, ker mora obračun nadaljevati tam, kjer se je končal prejšnji.

Odgovornost za pravilnost

Slovenski delodajalec je odgovoren za pravilen obračun in pravočasno oddajo poročil, ne glede na orodje. Zato mora računovodja sodelovati že pri zasnovi, ne šele ob testiranju. Tudi izbira partnerja je tu pomembnejša kot izbira modula: preberite kako izbrati partnerja za Odoo.

Kako zasnovati projekt kadrov in plač

Dober projekt se začne s kratko analizo, ne z namestitvijo. Predlagamo naslednji vrstni red:

• popis obstoječega stanja: kateri program obračunava plače, kdo vnaša podatke, kateri izpisi gredo na upravo in zavarovalnice;
• odločitev o poti (A, B ali C) skupaj z računovodjo in kadrovsko službo;
• opredelitev podatkov, ki se prenašajo, ter vira resnice za vsak podatek;
• pilotno obdobje z vzporednim obračunom pred dokončnim preklopom;
• usposabljanje uporabnikov, predvsem vodij, ki odobravajo dopust in stroške;
• jasna ureditev podpore po zagonu.

Celoten potek uvedbe je opisan na strani uvedba Odoo. Specifike slovenskega trga, vključno z e-računi in davčnim potrjevanjem računov (FURS), so zbrane na strani Odoo v Sloveniji, ker plače, računovodstvo in davčna poročila skupaj tvorijo isto zgodbo za računovodjo.

Za koga je kombinacija smiselna

Odoo kadri so smiselni za malo in srednje podjetje, ki želi imeti zaposlene, odsotnosti, stroške in projekte na enem mestu in ki ima računovodjo, pripravljenega prevzeti jasno razdelitev dela med sistemoma. Manj primerna je za podjetje, ki želi popolnoma samodejen slovenski obračun brez razvoja in brez uvedbe vzporedne rešitve. Tam je treba odkrito primerjati alternative.

Če bi radi videli, kako izgleda postopek, si preberite kako deluje povezava z izvajalcem: oddate povpraševanje, ki ga posreduje izvajalcem, mi pa nismo ne ponudnik programa ne izvajalec.

Povzetek

• Odoo ima za kadre aplikacije Zaposleni, Dopusti, Prisotnosti, Ocenjevanja, Zaposlovanje in stroške.
• Dokumentacija Odoo 19 slovenske lokalizacije plač ne navaja, zato obračun za Slovenijo ni vgrajen v standardni paket.
• Najbolj preudarna pot za večino podjetij je kadre voditi v Odoo, plače pa povezati z obstoječim obračunskim programom ali jih razviti kot ločen projekt s pisnim obsegom.
• Računovodja naj sodeluje od prvega dne, pravilnost obračuna pa mora biti v pogodbi jasno razdeljena.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.