Kako izbrati integratorja Odoo za vaše podjetje

Odoo je programska oprema, ki jo za vas nastavi, prilagodi in vzdržuje človek. Zato je izbira integratorja Odoo za večino podjetij pomembnejša od izbire posameznega modula. Isti izdelek lahko v rokah dobre ekipe postane urejen sistem za računovodstvo, prodajo in skladišče, v rokah slabe pa kup nedokončanih nastavitev.

Spodaj najdete pregled, kako deluje program partnerjev Odoo, katera merila so za slovenske MSP resnično pomembna, katera vprašanja zastaviti in kako primerjati ponudbe, ki si na prvi pogled niso podobne.

Kdo je lahko partner Odoo

Odoo svoje izvajalce organizira v program partnerjev. Po strani za vpis partnerjev obstaja učni status (Learning, 590 € na leto) ter tri uradne stopnje: Ready, Silver in Gold (2 950 € na leto). Partner prodaja naročnine Enterprise in ima po navedbah Odoo pravico do provizije do 20 % pri prodaji Enterprise ter do provizije za gostovanje na Odoo.sh. Hkrati mora pridobiti certifikat Odoo, usposobiti svoje osebje in zagotavljati podporo prve ravni.

Za ohranitev stopnje morajo partnerji izpolnjevati naslednje pogoje:

Iz tega razberete dvoje. Prvič, stopnja je merilo obsega in izkušenj, ne zagotovilo kakovosti za vaš projekt. Drugič, partner Odoo ima tudi komercialni interes: zasluži z naročninami, zato je smiselno vprašati, kaj je v ponudbi storitev in kaj licenca.

Pomembno je tudi, kako je Odoo sam organiziran. Podjetje o sebi navaja veliko partnerjev po svetu, kar pomeni, da je kakovost med izvajalci zelo neenaka. Ravno zato imenik in stopnja nista dovolj.

Kako brati imenik partnerjev za Slovenijo

Uradni imenik za Slovenijo navaja pet partnerjev: dva na stopnji Gold, enega na stopnji Silver in dva na stopnji Ready. Ta razpored je sam po sebi koristen podatek: izbira je omejena, zato lahko vsakega temeljito preverite in ni treba iskati po tujih ponudnikih.

Na profilu partnerja so običajno vidni:

• število referenčnih strank,
• povprečna velikost projektov, izražena v številu uporabnikov,
• največji projekt,
• certificirani svetovalci po različicah Odoo,
• lokacije pisarn.

Primer, kako koristno je brati te podatke: eden od partnerjev na stopnji Gold navaja več deset referenc, povprečne projekte z nekaj deset uporabniki in en velik projekt z okoli dvesto uporabniki. Drugi partner na stopnji Gold navaja precej več uporabnikov pri največjem projektu in sporoča, da Odoo od leta 2013 uporablja v lastni organizaciji za skoraj vse procese. Na profilu so naštete tudi certificirani svetovalci po različicah Odoo, kar je dober namig, ali ekipa dela tudi s tisto različico, ki jo boste uporabljali vi.

Ne zadovoljite se s profilom. Povprečna velikost projekta vam pove, ali je partner vajen podjetij, kot je vaše. Če imate nekaj uporabnikov in en sklop aplikacij, vam ne koristi partner, ki je specializiran za velike večdržavne uvedbe, in obratno.

Merila izbire, ki res štejejo

Reference v vaši panogi

Proizvodno podjetje potrebuje drugačno znanje kot storitveno ali spletna trgovina. Zahtevajte primere iz svoje panoge: kako so reševali kosovnice in delovne naloge, kako so povezali spletno trgovino z zalogo, kako vodijo projekte in obračun ur. Če vas zanima podrobnost, si oglejte Odoo po panogah in preverite, ali ponudnik te scenarije res pozna.

Velikost in sestava ekipe

Vprašajte, koliko ljudi bo delalo na vašem projektu, kdo je vodja projekta, kdo svetovalec za finance in kdo razvijalec. Ekipa z enim samim svetovalcem je ranljiva pri bolniški odsotnosti ali odhodu. Profil v imeniku pokaže število certificiranih svetovalcev; pogovor pa pokaže, kdo od njih bo dejansko na vašem projektu.

Metoda uvedbe

Odoo sam predstavlja metodo Quickstart, ki projekt razdeli na kratke korake z vnaprej določenim obsegom, cilji in rezultati. Partnerji lahko delajo po tej metodi ali po lastni. Pomembno je, da vam partner razloži svojo: kako so razdeljene faze, kdaj se opravi preizkus, kdo potrdi prevzem in kako se obravnavajo spremembe obsega. Več o poteku najdete na strani o uvedbi Odoo.

Podpora po zagonu

Odoo je živ sistem: spremembe zakonodaje, nove različice, nove zahteve oddelkov. Vprašajte, kdo odgovarja na zahtevke, kakšen je dogovorjen odzivni čas in ali je podpora vključena ali posebej zaračunana. Pogoje običajno najdete v podpori in vzdrževanju Odoo.

Bližina in jezik

Ker pri uvedbi veliko sodelujete s ključnimi uporabniki, sta slovenščina in dostopnost pomembni. Pisarna v vaši regiji pomaga pri delavnicah na kraju samem, hkrati pa ni nujna, če partner dobro dela na daljavo. Odločite se glede na to, koliko srečanj na kraju samem res potrebujete; potni stroški so običajno posebna postavka.

Slovenska zakonodaja: preverite, preden podpišete

Na slovenskem trgu je izbira partnerja tesno povezana z lokalnimi zahtevami. Vprašajte, kako Odoo pri tem partnerju obravnava:

• izdajanje in prejemanje e-računov ter pošiljanje podatkov, kot jih zahtevata zakonodaja in FURS,
• davčno potrjevanje računov pri gotovinskem poslovanju,
• obračun DDV in izmenjavo podatkov z eDavki,
• sodelovanje z vašim računovodjo ali zunanjim računovodskim servisom.

Dober partner mora te točke znati razložiti brez oklevanja in pokazati, kako so rešene pri obstoječih strankah. Več o tem je na strani Odoo v Sloveniji in v vodniku o e-računih in obračunu DDV. Če partner te teme potisne v »kasnejšo fazo«, je to prvi opozorilni znak.

Vprašanja, ki jih zastavite svetovalcu Odoo

Pripravite kratek vprašalnik in ga pošljite vsem kandidatom. Primerjava odgovorov razkrije več kot predstavitev.

1. Kateri svetovalec ali strokovnjak Odoo bo vodil naš projekt in kakšne reference ima v naši panogi?
2. Katera različica Odoo je primerna za nas in kdo bo skrbel za prehod na novejše različice?
3. Kaj bomo dobili s standardnimi aplikacijami in kaj zahteva razvoj po meri? Kdo bo vzdrževal te prilagoditve?
4. Kako je projekt razdeljen v faze in kaj se zgodi, če se obseg spremeni?
5. Katere podatke bomo uvozili in kdo je za to odgovoren?
6. Kako je organizirano usposabljanje ključnih uporabnikov?
7. Kako poteka podpora po zagonu in kaj je vključeno v ceno?
8. Kje bo sistem gostovan in kdo bo odgovoren za varnostne kopije?
9. Ali lahko govorimo z dvema obstoječima strankama podobne velikosti?

Za vprašanja o obsegu prilagoditev si oglejte razvoj po meri v Odoo, saj prav tam nastanejo največje razlike med ponudbami.

Opozorilni znaki

Pri pogovoru in v ponudbi bodite pozorni na naslednje:

• Brez referenc ali brez možnosti pogovora s stranko. Dober partner vam brez težav omogoči stik z obstoječo stranko.
• Vse je »enostavno« in »standardno«. Če nihče ne omeni težav pri uvozu podatkov, potrjevanju računov ali usposabljanju, projekta niso razumeli.
• Neopredeljen obseg. Ponudba brez seznama modulov, uporabnikov in postopkov bo kasneje prinesla doplačila.
• Pritisk za hiter podpis. Odločitev o ERP-ju je za več let; popusti, ki veljajo samo do konca tedna, niso razlog za naglico.
• En sam človek kot ključ do projekta. Brez nadomestila ste ranljivi.
• Prilagoditve namesto standarda. Če se vam za vsak postopek predlaga razvoj po meri, bo kasneje težko nadgrajevati različice.
• Nejasna podpora. Če ni dogovorjenih odzivnih časov, ne boste vedeli, kaj lahko pričakujete.
• Lastni pravilniki brez pojasnila licenc. Odoo 19 Community je pod licenco LGPLv3, Odoo 19 Enterprise pa je dovoljeno uporabljati samo z veljavno naročnino Enterprise za pravo število uporabnikov. Partner mora to jasno razložiti.

Kako primerjati ponudbe

Ponudbe različnih integratorjev Odoo redko primerjate neposredno, ker so zgrajene različno. Zato jih prevedite v skupno tabelo.

Pri licencah upoštevajte, da Odoo formule razlikuje: Standard je cenejši in vključuje vse aplikacije na Odoo Online, Custom pa dodaja Odoo Studio, večdružbeno delovanje, zunanji dostop API ter možnost gostovanja na Odoo.sh ali na lastnem strežniku. Za plačljive uporabnike se štejejo tisti z dostopom do zaledja, uporabniki portala (stranke, dobavitelji) pa ne. Vprašajte, katero formulo je partner predvidel in zakaj. Celoten pregled stroškov je na strani cene Odoo.

Odoo na strani Success Packs objavlja tudi paketne storitve uvedbe, od manjših do obsežnejših, z vnaprej določenim številom ur svetovanja. V paketu so svetovalec, vodja projekta, nastavitev, usposabljanje ključnih uporabnikov, pomoč pri uvozu podatkov in podpora, stroški potovanj pa so zaračunani posebej. Navedbe o uspešnosti uvedb s paketom in brez njega so podatki izdajatelja, zato jih jemljite kot trženje, ne kot neodvisno meritev. Koristni so predvsem kot izhodišče za pogovor: vprašajte, ali partner dela po takšnih paketih ali po lastni ponudbi.

Če že imate začeto uvedbo, ki ne napreduje, je namesto menjave partnerja včasih smiselen neodvisen pogled. Za to je namenjena storitev pregleda in reševanja projekta Odoo.

Kako vam pri izbiri pomagamo

Naša storitev je brezplačna za iskalce: opišete projekt, mi pa vam predstavimo integratorja Odoo, ki ustreza vaši panogi, velikosti in regiji. Nismo povezani z nobenim ponudnikom ERP in nismo partner Odoo. Projekt nato izvede integrator, mi smo posrednik. Kako to poteka, je opisano na strani Kako deluje, splošna merila za vse sisteme pa v vodniku o izbiri integratorja ERP.

Preden pošljete povpraševanje, zapišite tri stvari: katere procese želite urediti najprej, koliko ljudi bo sistem uporabljalo in kaj od obstoječih sistemov mora ostati povezano. S tem boste hitreje dobili ustrezne predloge in bolj primerljive ponudbe.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.