Odoo CRM in prodaja: od prve priložnosti do izdanega računa

Podjetja, ki iščejo CRM Odoo, običajno ne iščejo le seznama strank. Želijo vedeti, kdo je kupec, kaj mu je bilo obljubljeno, kaj je bilo dobavljeno in ali je račun izdan. V Odoo so vse te informacije v istem sistemu, ker je Odoo CRM del skupine aplikacij za prodajo, ki jo dokumentacija Odoo 19 uvršča v kategorijo Prodaja. V njej so CRM, ponudbe in naročila, prodajna blagajna, naročnine in najem.

Ta stran pojasnjuje, kako deluje Odoo prodaja v praksi, kje se konča CRM in začne ERP ter na kaj morajo biti pozorni slovenski direktorji, finančniki in vodje prodaje. Širši pregled sistema je na strani Odoo kot ERP, splošna razlaga pa v vodniku Kaj je ERP.

Odoo CRM: priložnosti, ne le kontakti

V Odoo CRM je osrednji pojem priložnost. Zapis povezuje stranko, kontaktno osebo, pričakovano vrednost, prodajalca in fazo v prodajnem lijaku. Faze si prilagodite svojemu načinu dela: nekdo ima tri korake, drugi razlikuje povpraševanje, tehnični pregled, ponudbo in pogajanja.

Smiselna je ločitev med vodi (neobdelana povpraševanja, na primer s spletnega obrazca ali iz e-pošte) in priložnostmi (povpraševanja, ki jih je nekdo ocenil kot resna). Tako se prodajna ekipa ne utaplja v šumu, vodja prodaje pa vidi, koliko resnih priložnosti je v lijaku.

Kaj običajno spremljate pri priložnosti:

• vir povpraševanja (spletna stran, sejem, priporočilo, razpis),
• odgovorno osebo in naslednji korak z rokom,
• pričakovano vrednost in verjetnost uspeha,
• pogovore, opombe in priložene dokumente na istem mestu,
• razlog za izgubljeno priložnost, da kasneje vidite, kje izgubljate posle.

Ko je priložnost dovolj zrela, iz nje z enim klikom nastane ponudba. Podatki o stranki, kontaktu in prodajalcu se prenesejo, zato jih nihče ne prepisuje.

Od ponudbe do naročila

Aplikacija za ponudbe in naročila je jedro Odoo prodaje. Ponudbo sestavite iz izdelkov in storitev, dodate pogoje plačila, rok veljavnosti in opombe. Ko stranka ponudbo potrdi, postane naročilo, naročilo pa sproži naslednje korake.

Kaj se zgodi po potrditvi, je odvisno od tega, katere aplikacije imate vključene:

Prav ta veriga je razlog, zakaj se podjetja odločajo za ERP s CRM-jem namesto za ločena orodja. Prodajnik vidi, ali je blago na zalogi, računovodja vidi, kaj je bilo prodano, in nihče ne prepisuje številk iz tabel.

Kupec lahko ponudbo potrdi sam

Odoo omogoča, da stranka ponudbo prejme prek portala, jo pregleda in potrdi. To je praktično pri podjetjih, ki pošiljajo veliko ponudb ali delajo s stalnimi poslovnimi partnerji. Pomembno za strošek licenc: pri Odoo se plačljivi uporabniki štejejo glede na dostop do zaledja, uporabniki portala, torej kupci in dobavitelji, pa se ne štejejo kot plačljivi.

Cenik, popusti in pogoji plačila

V B2B prodaji se zapleta pri cenah, ne pri ponudbah. Odoo omogoča več cenikov, na primer za različne skupine kupcev, tuje trge ali pogodbene partnerje, ter pravila popustov na ravni postavke ali celotne ponudbe. Pogoji plačila se vežejo na stranko in se samodejno prenesejo v račun.

Pri uvedbi je smiselno vnaprej odgovoriti na nekaj vprašanj, ki jih integrator zastavi tako ali tako:

1. Ali imate enoten cenik ali različne cene po kupcih in kanalih?
2. Kdo sme odobriti popust in do katere meje?
3. Ali prodajate v drugih valutah kot v evrih?
4. Ali se cena izračuna iz sestavnih delov ali je fiksna?
5. Kako obravnavate količinske popuste in pogodbene cene?

Če ta pravila niso zapisana, jih ne bo rešil noben sistem. Če so, jih je v Odoo običajno mogoče postaviti brez programiranja. Ko pravila ne ustrezajo standardu, nastopijo prilagoditve Odoo, a priporočilo je: najprej poskusite s standardnimi nastavitvami.

Fakturiranje in povezava z računovodstvom

Račun se v Odoo ustvari neposredno iz prodajnega naročila: v celoti, delno ali po fazah projekta. Zaradi tega je mogoče spremljati, kaj je naročeno, kaj dobavljeno in kaj fakturirano, kar je pri večjih naročilih pogosto vir sporov in zamud pri izstavitvi računov.

Za slovenskega podjetnika je tu ključna lokalna plat. Račun mora ustrezati pravilom o DDV, računovodja pričakuje pravilna knjiženja, podjetja pa vedno pogosteje prejemajo in pošiljajo e-račune. Zahteve glede davčnega potrjevanja računov (FURS) veljajo za gotovinske posle in so odvisne od načina plačila. Na teh točkah ne kupujete CRM-ja, ampak ustrezno nastavljeno računovodsko lokalizacijo. Podrobnosti so v vodnikih e-računi in DDV-obračuni ter davčna blagajna in ERP. Če prodajate v maloprodaji ali gostinstvu, to preverite pred vsem drugim.

Predlog: o tem se pogovorite s svojim računovodjo že pred začetkom uvedbe. Pogosto se izkaže, da je največ sprememb pri vsebini računa in šifrantih, ne pri samem programu.

Naročnine, najem in ponavljajoča se prodaja

Kategorija Prodaja v Odoo vključuje tudi aplikaciji za naročnine in najem. Naročnine ustrezajo podjetjem, ki zaračunavajo redno: vzdrževanje, licence, storitve na mesečni osnovi, pogodbe o servisu. Najem pokriva primere, ko stranka blago začasno uporablja.

Pri takšni prodaji je CRM še pomembnejši. Pomembno ni le, ali ste posel zaprli, ampak tudi, kdaj poteče pogodba in kdo bo stranko poklical pred podaljšanjem. Če ste doslej naročnine vodili v preglednicah, je to ena najbolj opaznih izboljšav.

Podpora strankam in povezava z marketingom

Aplikacije se dopolnjujejo tudi preko meja prodaje. Kategorija Storitve vključuje Podporo (helpdesk), Projekt, Evidenco ur in Terensko službo, kategorija Marketing pa orodja za komunikacijo s strankami. Pomen za vas:

• Podpora: reklamacije in vprašanja strank se vežejo na isto kartico stranke, zato prodajnik ve, ali ima kupec odprto težavo, preden ga pokliče z novo ponudbo.
• Marketing: segmente strank iz CRM-ja je mogoče uporabiti za kampanje, namesto da bi seznam izvažali v drugo orodje.
• Projekt in ure: pri storitvenih podjetjih se prodano naročilo prenese v delo in obračun ur, kar je opisano tudi na strani ERP za storitvena podjetja.

Ne uvajajte vsega naenkrat. Večina uspešnih projektov začne s prodajo in fakturiranjem ter dodaja aplikacije po korakih. Pregled je na strani moduli Odoo.

Odoo CRM ali drug CRM, povezan z Odoo

Ni nujno, da je Odoo CRM tudi vaš CRM. Obstajata dve poti:

Za zunanjo povezavo je pomembno tudi, v kateri formuli deluje Odoo: dostop do zunanjega API-ja je del formule Custom. Več o povezovanju je na strani integracije Odoo.

Nasvet: če prodajniki CRM že uporabljajo in ga imajo radi, sprememba brez razloga ni dobra ideja. Če pa se podatki o strankah stalno razhajajo med CRM-jem, računovodstvom in skladiščem, je ravno to najmočnejši argument za enoten sistem.

Kaj stane Odoo prodaja

Cene Odoo so javne in se spreminjajo, zato jih vedno preverite na uradni strani. Po podatkih iz cenika veljajo naslednje formule:

Odoo objavlja tudi lažjega uporabnika po 7,90 EUR na mesec, vendar le prek pogovora s svetovalcem Odoo. Formula Custom doda Odoo Studio, agentno umetno inteligenco, več podjetij in zunanji dostop do API-ja. Namestitev Studia ali dodajanje podjetij prestavi brezplačno bazo v formulo Custom.

Za podjetje, ki potrebuje samo CRM, je formula One App Free dobra za preizkus, a ne nadomešča načrtovanega projekta. Resen strošek je pri večini podjetij delo integratorja: nastavitev, uvoz podatkov, usposabljanje. Podroben pogled je na strani cenik Odoo.

Kazalniki, ki jih je smiselno spremljati

Dober CRM ni tisti, ki zbira podatke, ampak tisti, ki jih ljudje res vnašajo. Zato začnite z majhnim naborom kazalnikov:

• vrednost priložnosti po fazah lijaka,
• stopnja uspešnosti po prodajalcu in po viru povpraševanja,
• čas med povpraševanjem in poslano ponudbo,
• razlogi za izgubljene posle,
• odprte ponudbe brez naslednjega koraka,
• fakturirano in nefakturirano po potrjenih naročilih,
• obnove naročnin, ki se približujejo poteku.

Računovodski kazalniki, kot je zapadle terjatve do kupcev, so v aplikaciji Računovodstvo: poročila vključujejo med drugim bilanco, izkaz poslovnega izida in zapadle terjatve po kupcih. Tako lahko vodja prodaje in finančnik gledata iste številke.

Slovenski kontekst: kaj se spreminja po podjetjih

Slovensko gospodarstvo sestavljajo pretežno majhna in srednje velika podjetja, zato so potrebe zelo različne:

• Podjetje z veliko B2B kupci: pomembni so pogodbeni ceniki, odobritve popustov in spremljanje terjatev.
• Izvozno podjetje: tuji kupci, več valut in pravilna obravnava DDV pri dobavah v tujino. O tem se posvetujte z računovodjo.
• Storitveno podjetje: prodaja se zaključi s projektom, zato je povezava z urami in fakturiranjem ključna.
• Spletna trgovina: CRM je pogosto manj pomemben kot povezava med naročili, zalogo in dostavo; poglejte ERP za spletno trgovino.

Pri izbiri partnerja ima pomen tudi lokalna podpora. Za lokalne značilnosti si oglejte Odoo v Sloveniji, za izbiro izvajalca pa kako izbrati partnerja.

Kako poteka uvedba prodaje in CRM

Pri prodaji se projekti večinoma ne zalomijo pri programu, ampak pri navadah. Zato je običajen vrstni red tak:

1. Zapišete prodajni proces tako, kot dejansko poteka, ne tako, kot bi si ga želeli.
2. Očistite podatke o strankah in izdelkih pred uvozom.
3. Nastavite faze, cenike, pogoje plačila in predloge ponudb.
4. Prodajno ekipo usposobite na njihovih lastnih primerih.
5. Določite, katere podatke je obvezno vnesti, in jih zares zahtevate.
6. Po zagonu pregledate, kaj ljudje dejansko uporabljajo, in poenostavite.

Več o poteku je na strani uvedba Odoo. Če iščete izvajalca, naš postopek povezovanja pojasnjuje stran kako deluje: storitev je brezplačna, projekt pa izvede integrator, ne mi.

Povzetek

Odoo CRM je smiselna izbira, kadar želite, da prodaja, zaloge in računovodstvo delujejo na istih podatkih. Če imate že dobro urejen CRM in dobro povezavo, ga ni treba zamenjati. V obeh primerih je odločilen dobro opisan proces, jasen cenik in pravilno nastavljena lokalizacija za račune in DDV. Če to potrebujete, nam pošljite povpraševanje in povezali vas bomo z integratorjem, ki ima izkušnje z vašo panogo.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.