Uvedba PANTHEON v slovenskem podjetju se začne veliko prej, preden prvič odprete program, in se konča precej po tem, ko prvič izdate račun v novem sistemu. Kdor jo obravnava kot namestitev, običajno plača dvakrat: najprej za hiter zagon, nato za popravljanje procesov, podatkov in navad. Ta vodnik razlaga, kako izgleda dobro vodena implementacija PANTHEON, kaj ste v posamezni fazi dolžni pripraviti vi in kaj izvajalec ter kaj vpliva na čas in proračun.
Besedilo je namenjeno direktorjem, finančnim vodjem in vodjem informatike v malih in srednje velikih podjetjih. Če še niste prepričani, ali je PANTHEON prava izbira, začnite s pregledom programa PANTHEON ali z vodnikom kako izbrati ERP.
Kaj pomeni uvedba PANTHEON v praksi
PANTHEON je poslovni informacijski sistem, ki ga razvija Datalab in ki je razširjen v podjetjih na območju nekdanje Jugoslavije. Prodajo, uvedbo, podporo in usposabljanje običajno izvajajo certificirani partnerji, ne razvijalec sam. To je za vas pomembno: kakovost projekta je v veliki meri odvisna od ekipe izvajalca, ki jo izberete.
Po javno dostopnem imeniku certificiranih strokovnjakov Datalab so ti razvrščeni v trinajst področij, med drugim računovodstvo in finance, razvoj, blagovno poslovanje, kadrovanje, proizvodnjo, plače, servis in sistemsko administracijo. En strokovnjak lahko pokriva več področij. V isti evidenci je v Sloveniji naštetih šestindvajset certificiranih strokovnjakov, v vseh petih državah skupaj pa več kot petinsedemdeset, ki delujejo v približno tridesetih partnerskih podjetjih. Za naročnika to pomeni dvoje: izbira je, a vsak izvajalec nima znanja za vse module. Uvedba proizvodnje zahteva drugačno ekipo kot uvedba knjigovodstva.
Uvedba zajema pet vrst dela: razumevanje vaših procesov, nastavitev programa, prenos podatkov, usposabljanje ljudi ter vodenje sprememb v podjetju. Vsaka od njih lahko projekt obrne na bolje ali slabše.
Faze projekta in njihovi izročki
Datalab v javnih virih, ki smo jih pregledali, ne navaja imenovane enotne metodologije uvedbe, zato je tukaj opisan splošen, dobro uveljavljen potek. Vsak izvajalec ga prilagodi, vendar mora biti vsaka faza v pogodbi opredeljena z izročkom.
| Faza | Glavni izročki | Kdo vodi |
|---|---|---|
| Priprava in opredelitev obsega | Projektni načrt, seznam modulov, imenovana projektna ekipa | Skupaj |
| Analiza procesov | Dokument zahtev, razlika med obstoječim in ciljnim stanjem | Izvajalec s ključnimi uporabniki |
| Parametrizacija | Nastavljen preizkusni sistem, kontni načrt, šifranti, pravice | Izvajalec |
| Prenos podatkov | Očiščeni šifranti, začetna stanja, poročilo o skladnosti | Podjetje in izvajalec |
| Preizkus in sprejem | Preizkusni scenariji, seznam napak, podpisan sprejem | Podjetje |
| Usposabljanje | Usposobljeni uporabniki, navodila za delo | Izvajalec |
| Zagon | Delujoč produkcijski sistem, načrt za primer težav | Skupaj |
| Spremljanje po zagonu | Popravki, prvi zaključek obdobja, prevzem v podporo | Izvajalec |
Priprava in opredelitev obsega
Prva faza se zdi administrativna, a odloča o vsem, kar sledi. Določite, katere module boste uvedli ob zagonu in katere pozneje, katere družbe in skladišča vključite ter kdo je v projektu odgovoren za katero področje. Pregled modulov najdete na strani moduli PANTHEON. Dober obseg je ožji, kot si ga želite: dodatne module je lažje dodati po stabilnem zagonu kot pa reševati preobsežen projekt.
Izročki: pisni obseg, razdelitev vlog, komunikacijski način in merila uspeha, ki jih lahko preverite.
Analiza procesov
Tu izvajalec spozna, kako dejansko delate: kako pride naročilo do računa, kako se prejemajo blago in računi dobaviteljev, kdo odobrava, kje so izjeme. Analiza ni formalnost. Če jo opravite površno, se težave pokažejo šele pri preizkusu ali celo po zagonu.
Izkoristite priložnost in procese poenostavite. Če v novem programu preprosto ponovite staro razmetanost, ste plačali za dražjo različico istih težav. Posebno pozornost namenite temu, kar je specifično za Slovenijo: izdajanje računov z davčnim potrjevanjem pri FURS, obračun DDV, oddaja podatkov prek eDavkov in pripravljenost na e-račune. O teh zahtevah več pišemo v vodnikih o zakonskih zahtevah za ERP in o e-računih in obračunih DDV.
Izročki: dokument zahtev, seznam odstopanj od standardnih funkcij in jasno ločen seznam tistega, kar se reši z nastavitvami, in tistega, kar zahteva razvoj.
Parametrizacija
Izvajalec v preizkusnem okolju nastavi kontni načrt, davčne stopnje, šifrante, številčenje dokumentov, delovne tokove in pravice uporabnikov. Računovodsko podlago opisuje stran računovodstvo in finance v PANTHEON, skladiščno poslovanje pa zaloge in nabava.
Pravilo: najprej uporabite standard, šele nato razmišljajte o razvoju. Vsaka prilagoditev poveča strošek uvedbe in poznejših posodobitev. Ko je prilagoditev res potrebna, naj bo opisana, ocenjena in odobrena posebej; več o tem na strani prilagoditve PANTHEON.
Prenos podatkov
Prenos ni samo uvoz tabele. Odločiti se morate, katere komitente, artikle, odprte postavke, začetna stanja in morebitno zgodovino prenesete. Prenos preizkusite večkrat, vsakič s primerjavo s starim sistemom: so seštevki kupcev in dobaviteljev enaki, se zaloge ujemajo z inventuro, se konti ujemajo z bilanco.
Če prehajate z drugega sistema, preberite tudi selitev ERP in stran o migraciji v PANTHEON. Za podjetja, ki že imajo PANTHEON in ga želijo zamenjati ali nadgraditi, velja podobno: posodobitev razlike je prav tako projekt s fazami.
Izročki: poročilo o skladnosti prenesenih podatkov, ki ga podpiše računovodja, ne samo izvajalec.
Preizkus in sprejem
Preizkus naj poteka na vaših resničnih primerih, ne na vzorčnih podatkih izvajalca. Sestavite scenarije od naročila do plačila, od prejema blaga do knjiženja računa, od obračuna plač do poročila. V preizkus naj sodelujejo prav tisti ljudje, ki bodo s programom delali vsak dan.
Napake razvrstite po resnosti in dogovorite pravilo sprejema: katere morajo biti odpravljene pred zagonom, katere lahko počakajo. Sprejem podpišite šele, ko so ključni scenariji uspešno opravljeni.
Usposabljanje
Usposabljanje je najučinkovitejše, kadar sledi preizkusu, ko uporabniki program že poznajo, in kadar je razdeljeno po vlogah. Referent v skladišču potrebuje drugačno znanje kot računovodja ali vodja prodaje. Pregled možnosti je na strani usposabljanje za PANTHEON. Priporočljivo je, da v podjetju izobrazite vsaj dva notranja ključna uporabnika, ki zmoreta pomagati kolegom brez klica izvajalcu.
Zagon in spremljanje po zagonu
Zagon obsega dokončni prenos začetnih stanj, preklop uporabnikov in ukinitev starega sistema ali njegovo pretvorbo v arhiv za branje. Prvi tedni so najbolj občutljivi: več težav je običajno nepoznavanje programa kot napak. Izvajalec naj bo takrat dosegljiv, v pogodbi pa mora biti jasno, kdaj se projekt konča in kdaj začne redna podpora. Kako je podpora organizirana, razlaga stran podpora in vzdrževanje PANTHEON.
Prvi zaključek obdobja v novem sistemu je pravi preizkus uvedbe. Računovodja naj ga spremlja skupaj z izvajalcem in ne šele po tem, ko so odkriti odstopanja.
Vloge: kaj je naloga podjetja in kaj izvajalca
Najpogostejši razlog za zamude ni tehnična napaka, ampak nejasna delitev odgovornosti.
Podjetje je odgovorno za:
- imenovanje vodje projekta z dejanskim časom za delo,
- razpoložljivost ključnih uporabnikov, ko jih analiza potrebuje,
- odločitve o procesih, pravicah in obsegu, ko jih izvajalec zahteva,
- pripravo in potrditev podatkov za prenos,
- preizkus in pisni sprejem.
Izvajalec je odgovoren za:
- metodo dela in projektni načrt,
- analizo in dokumentiranje zahtev,
- nastavitev sistema in morebitni razvoj,
- tehnični del prenosa podatkov,
- usposabljanje in podporo ob zagonu.
Po podatkih Datalab partnerska podjetja izvajajo zahtevne uvedbe, podporo, usposabljanje in razvoj panožnih rešitev za končne uporabnike. Poleg tega obstaja portal za partnerje s poročili o kompetencah zaposlenih, kjer vodje vidijo podatke svojih ekip. Ta podatek je uporaben pri izbiri: izvajalca lahko vprašate, katere certificirane strokovnjake za katere module bo dodelil vašemu projektu.
Kaj vpliva na trajanje in proračun
Ker vsak projekt izgleda drugače, vam brez pregleda procesov nihče ne more resno obljubiti roka ali cene. Ključni dejavniki so:
| Dejavnik | Zakaj vpliva |
|---|---|
| Število uvedenih modulov | Vsak modul ima svoje procese, nastavitve in usposabljanje |
| Proizvodnja in sestavnice | Zahtevajo podrobnejšo analizo in preizkus, glej proizvodnja v PANTHEON |
| Število uporabnikov in lokacij | Povečuje obseg usposabljanja, pravic in logistike zagona |
| Kakovost obstoječih podatkov | Slabi podatki podaljšajo prenos in preizkus |
| Prilagoditve in povezave | Vsaka dodatna povezava je svoj podprojekt; glej integracije PANTHEON |
| Razpoložljivost vaše ekipe | Zamude pri odločitvah neposredno podaljšajo projekt |
| Način gostovanja | Lastni strežnik ali oblak spremeni pripravo okolja, glej gostovanje in oblak |
Za pregled stroškovne strukture preberite splošni vodnik o ceni ERP in stran o cenah PANTHEON. Licenca je le del skupnega stroška; večji del so običajno delo izvajalca in čas vaše ekipe.
Pasti pri uvedbi PANTHEON
- Preveč prilagoditev. Podjetja radi prenesejo stare obrazce in navade v nov sistem. Vsaka prilagoditev pa poveča tveganje pri nadgradnjah. Najprej preizkusite standard.
- Podcenjena priprava podatkov. Dvojniki v šifrantih in nepopolni podatki o artiklih so pogost razlog za zamude pred zagonom.
- Vodja projekta brez časa. Projekt, ki ga vodi nekdo ob rednem delu, se običajno ustavi ob prvi sezonski konici.
- Zagon v neprimernem obdobju. Letni zaključek, inventura ali obračunska konica niso čas za preklop.
- Neurejene zakonske zahteve. Davčno potrjevanje računov, DDV in e-računi morajo biti preizkušeni pred prvim produkcijskim dnem, ne po njem.
- Ni nadzora nad projektom. Če vam poročila izvajalca ne dajejo jasne slike, je smiselna neodvisna ocena; za to je namenjena stran revizija in reševanje projekta.
Splošne vzorce neuspehov podrobneje opisuje vodnik napake pri ERP projektih.
Kako izbrati izvajalca za uvedbo
Preden podpišete pogodbo, preverite pet stvari: ali ima izvajalec izkušnje v vaši panogi, kateri certificirani strokovnjaki bodo delali na vašem projektu, kako so opisani izročki in sprejem posameznih faz, kdo je vaš stalni stik in kako je organizirana podpora po zagonu. Podrobnejša merila so na strani izbira partnerja za PANTHEON.
ERP Integrator ni izvajalec in ni povezan z nobenim proizvajalcem programske opreme. Prek storitve kako deluje brezplačno oddate povpraševanje, mi pa vas povežemo z izvajalcem, ki ustreza vaši panogi in obsegu. Uvedbo nato izvede on, pogodbo sklenete z njim.
Pogosta vprašanja
Koliko časa traja uvedba PANTHEON?
Trajanje je odvisno od obsega modulov, števila organizacijskih enot, količine podatkov za prenos in količine prilagoditev. Računovodstvo in poslovanje z blagom v manjšem podjetju je bistveno hitrejše od uvedbe s proizvodnjo, plačami in povezavami z drugimi sistemi. Resno oceno dobite šele po analizi, zato se izogibajte ponudbam, ki roka določijo pred pogovorom o procesih.
Kdo v podjetju mora sodelovati pri uvedbi PANTHEON?
Potrebujete vodjo projekta na strani podjetja, ključne uporabnike iz računovodstva, nabave, prodaje, skladišča in po potrebi proizvodnje ter nekoga iz uprave, ki odloča o prednostih. Izvajalec prinese znanje o programu, vi pa znanje o svojih procesih. Brez ključnih uporabnikov z dejanskim časom za projekt se uvedba praviloma zavleče.
Ali je treba pred uvedbo PANTHEON očistiti podatke?
Da, in to je ena najdonosnejših priprav. Pred prenosom uskladite šifrante komitentov, artiklov in kontov, odstranite dvojnike in neaktivne zapise ter odločite, katere odprte postavke in kakšno zgodovino sploh potrebujete v novem sistemu. Čist prenos pomeni manj popravkov po zagonu in manj sporov pri prvem zaključku obdobja.
Kdaj je pravi trenutek za zagon PANTHEON?
Zagon je najbolje načrtovati ob začetku obračunskega obdobja, ko je prenos začetnih stanj najpreprostejši, ne pa v času letnega zaključka ali inventure. Pomembno je tudi, da so do zagona preizkušeni izdaja računov, davčno potrjevanje računov pri FURS, obračun DDV in morebitni e-računi. Končni datum določita skupaj vodja projekta in izvajalec po zaključeni recenziji.
Kako izberem izvajalca za uvedbo PANTHEON?
Izberite partnerja z izkušnjami v vaši panogi in s strokovnjaki za module, ki jih boste uporabljali. Vprašajte po referencah, ki jih lahko preverite, po tem, kdo bo dejansko vodil projekt, in kako je urejena podpora po zagonu. Prek storitve ERP Integrator brezplačno oddate povpraševanje in vas povežemo z ustreznim izvajalcem, projekt pa nato izvede on.
Viri
- Datalab – imenik certificiranih strokovnjakov PANTHEON
- Datalab – partnerska mreža
Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.