PANTHEON za računovodstvo in finance: kaj dobite v praksi

Če iščete računovodstvo PANTHEON, običajno želite vedeti eno stvar: ali bo finančni del poslovnega sistema zdržal vsakdanje delo vašega računovodstva, ne da bi vsak podatek vnašali dvakrat. PANTHEON, ki ga razvija Datalab, ima računovodstvo vgrajeno v jedro sistema, zato knjigovodstvo ni ločen program ob skladišču in prodaji, temveč njun naravni nadaljevalec.

Na tej strani je pregled tega, kar po virih proizvajalca pokriva PANTHEON finance: glavna knjiga, saldakonti, DDV, plačila, stroškovna mesta, konsolidacija in poročanje. Za širšo sliko si oglejte moduli sistema PANTHEON in PANTHEON v Sloveniji.

Glavna knjiga in saldakonti: jedro sistema

Računovodstvo v PANTHEON temelji na glavni knjigi s pomožnimi knjigami, to so saldakonti odjemalcev in dobaviteljev. Odprte postavke so tako vidne po partnerjih, ne le kot skupni saldo na kontu.

Ključna lastnost je samodejno knjiženje. Večina knjižb nastane iz vnaprej pripravljenih predlog knjiženja, ročni vnos pa ostane na voljo, kadar ga potrebujete. Samodejno se knjižijo:

• izdani in prejeti računi,
• obračuni DDV,
• plače,
• potni stroški in povračila zaposlenim,
• poraba materiala v proizvodnji.

Vsi ti tokovi se stekajo v glavno knjigo brez dvojnega vnosa. Za finančnega vodjo je to pomembnejše, kot zveni: manj ročnega prepisovanja pomeni manj napak pri uskladitvah ob koncu meseca.

Kontni načrt in predloge knjiženja

Kontni načrt je podlaga vsega, zato ga ne prepustite privzetim nastavitvam. Pri uvedbi je treba z računovodjo določiti, katera konta se uporabljajo, kako se knjižijo posamezne vrste dokumentov in katera stroškovna mesta potrebujete. Predloge knjiženja so zmogljive, a le toliko, kolikor so dobro zastavljene. O tem, kako poteka postavitev, več v prispevku o uvedbi sistema PANTHEON.

Analitika: stroškovna mesta na vseh dokumentih

PANTHEON omogoča spremljanje po stroškovnih mestih na vseh dokumentih. Za podjetje, ki mora ločiti poslovalnice, projekte ali oddelke, je to osnova za vodstveno računovodstvo. Podatek o stroškovnem mestu se tako zapiše ob nastanku dokumenta, ne naknadno v preglednici.

Praktičen nasvet: strukturo stroškovnih mest določite pred prvim knjiženjem. Prekomerno drobna razdelitev obremeni uporabnike pri vnosu, preveč groba pa vodstvu ne pove ničesar.

DDV in zakonski obrazci

Po opisu proizvajalca se konta DDV in zakonski obrazci ustvarijo samodejno, obračuni DDV pa se knjižijo v glavno knjigo. Za slovenskega davčnega zavezanca to pomeni, da podatki za obračun nastajajo sproti iz računov, ne šele ob koncu obdobja.

Poznati je treba razliko med tem, kar sistem pripravi, in tem, kar nato oddate. Oddaja obrazcev poteka prek portala eDavki, zato mora računovodja preveriti, ali pripravljen izpis ustreza zahtevam za vaše obdobje. Posebej previdni bodite pri:

• e-računih in izmenjavi dokumentov med podjetji,
• davčnem potrjevanju računov (FURS), ki velja za gotovinsko poslovanje,
• spremembah predpisov, ki se pojavijo med dvema izdajama programa.

V dokumentaciji, na katero se opiramo, teh točk ni mogoče potrditi do podrobnosti, zato jih pred nakupom preverite pisno. Več o tem v vodnikih o e-računih in obračunu DDV ter o davčnih blagajnah in ERP.

Plačila, bančni izpiski in izterjava

Pri denarnem toku se finančni modul loti vsakdanjih opravil:

• pripravlja elektronske plačilne naloge,
• uvaža bančne izpiske v obliki ISO SEPA XML,
• pošilja opomine za zapadle terjatve,
• spremlja izterjavo in obračunava obresti na zapadle terjatve.

Modul Financials v wiki dokumentaciji dodatno omenja plačevanje obveznosti podjetja, upravljanje denarnih sredstev, letno zaprtje in arhiviranje ter ustvarjanje knjižb iz arhiviranih podatkov. Proizvajalec za Enterprise izdajo poudarja tudi sprotno spremljanje likvidnosti in denarnih tokov.

Rapprochement v praksi: kaj iskati pri demonstraciji

Ko boste pri integratorju gledali demonstracijo, zahtevajte pokazati celoten krog: uvoz izpiska, usklajevanje postavk s saldakonti, nato opomin zamudnikom. Če se krog izvede na vaših podatkih, ne na vzorčnih, boste hitro videli, ali postopek ustreza vaši banki in navadam.

Večvalutnost, krediti in leasingi

Pomožne knjige lahko vodite v domači in tuji valuti, kar je pomembno za podjetja, ki poslujejo z dobavitelji ali kupci zunaj evrskega območja. Zanimiv je tudi del, namenjen posojilom in leasingom: PANTHEON jih računovodsko obravnava in omogoča poročanje centralni banki. Če imate večji obseg financiranja ali vozni park v leasingu, vprašajte, kako to deluje v vaši različici.

Podatek, ki je pomemben za podjetja s širjenjem na zahodni Balkan: proizvajalec navaja prisotnost in lokalizirane različice v devetih državah, med njimi Slovenija, Hrvaška, Srbija in Bolgarija. Za družbe z več državami to pomeni, da je lokalizacija že del izdelka. Prav tako velja, da je treba pravila vsake države še vedno ločeno preveriti.

Konsolidacija in več družb

Skupine podjetij potrebujejo pregled nad več pravnimi osebami. PANTHEON za to ponuja konsolidacijsko konzolo, s katero upravljate baze več družb hkrati, v poročilih pa so na voljo konsolidirani podatki za skupino. Preverite tri stvari:

1. ali imajo vse družbe enak kontni načrt ali pa je potrebno preslikovanje,
2. kako se obravnavajo medsebojne terjatve in obveznosti,
3. kdo v skupini odgovarja za zaprtje obdobja.

Tehnično je konsolidacija le pol dela. Druga polovica je organizacijska, in prav tu se projekti pogosto zataknejo, kot opisuje vodnik o napakah pri ERP projektih.

Poročanje: bilanca, izkaz poslovnega izida in analitika

Med razpoložljivimi izpisi so bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, podrobni in zbirni dnevniki ter kartice kontov s filtri. Pripravo računovodskih izkazov ob koncu obdobja podpira tudi samodejno zaprtje razredov odhodkov in prihodkov.

Za več od standardnih izpisov je tu analitični modul ZEUS, poslovno inteligenčni sistem sistema PANTHEON. Omogoča analize, planiranje, poročila, nadzorne plošče in ad hoc analize, podobne vrtilnim tabelam. Granula Dashboards pa ponuja kazalnike uspešnosti v realnem času na telefonu, tablici in računalniku, med drugim pregled odprtih terjatev in mesečno spremljanje prodaje.

Osnovna sredstva in povezava z drugimi moduli

Granule, to so izbirni moduli proizvajalca, vključujejo inventuro osnovnih sredstev (Fixed Assets Inventory). Če imate večje število opreme, vozil ali strojev, vprašajte, katera granula in katera različica jo pokrivata ter kako se amortizacija knjiži.

Finance niso izoliran modul. Prodaja in skladišče ustvarjajo računovodske postavke, zato je smiselno pregledati tudi sosednja področja:

• prodaja in CRM: ponudbe, naročila in plačilna zgodovina kupcev,
• zaloge in nabava: računi dobaviteljev, prenosi med skladišči in vrednotenje,
• plače in kadri: obračun plač, ki se samodejno knjiži,
• proizvodnja: poraba materiala, ki gre v knjigovodstvo.

Proizvajalec za Enterprise izdajo omenja tudi avtomatizacijo delovnih tokov, samodejno knjiženje dokumentov v glavno knjigo in digitalno preverjanje dokumentov, kar zmanjša ročno potrjevanje.

Vloga računovodje in zunanjega računovodskega servisa

Mnoga slovenska MSP imajo računovodstvo zunaj podjetja. To ne izključuje PANTHEON, a spremeni načrt: računovodski servis mora sistem poznati ali imeti dostop do podatkov. Pri izbiri je torej treba odgovoriti na naslednja vprašanja:

• ali bo računovodja delal neposredno v sistemu ali prejemal izvoze,
• kdo vzdržuje kontni načrt in predloge knjiženja,
• kdo je odgovoren za zaprtje meseca in leta.

Računovodja ostaja strokovnjak za zakonodajo in davčne odločitve, ERP pa mu odvzame ponavljajoče se vnose. Podjetja z lastnim računovodstvom pogosto uvedejo PANTHEON v fazah in finance prenesejo šele po skladišču in prodaji, o čemer govori tudi seznam zakonskih zahtev za ERP.

Kako oceniti finančni del pred odločitvijo

Pred podpisom naročila pripravite kratek seznam preizkusov na lastnih podatkih:

1. knjiženje izdanega in prejetega računa v domači in tuji valuti,
2. uvoz bančnega izpiska in usklajevanje odprtih postavk,
3. obračun DDV z izpisom obrazcev,
4. pregled po stroškovnih mestih,
5. zaprtje obdobja in izpis bilance,
6. po potrebi konsolidacija dveh družb.

Če sistem to izvede brez dodatnih prilagoditev, ste blizu odgovora. Če so potrebne prilagoditve in razvoj, jih ovrednotite ločeno, ker vplivajo na ceno sistema PANTHEON in na vzdrževanje po vsaki novi izdaji.

Naslednji korak

Če želite primerjati PANTHEON z drugimi rešitvami, začnite pri primerjavi ERP rešitev. Kadar iščete izvajalca, ki dobro pozna slovensko računovodsko prakso, vam pomaga posredovanje integratorja ERP: oddate povpraševanje, mi pa vas povežemo z integratorjem, ki projekt tudi izvede.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.