Prodaja in CRM v sistemu PANTHEON – od povpraševanja do plačanega računa

Kdor išče CRM PANTHEON, običajno ne išče le imenika kupcev. Želi vedeti, ali lahko prodajnik v istem sistemu, v katerem knjigovodja izdaja račune in skladiščnik odpremlja blago, vidi povpraševanje, ponudbo, naročilo, zalogo in plačilno disciplino kupca. Ta stran razloži, kaj o prodaji v sistemu PANTHEON pove dokumentacija proizvajalca Datalab, kje se konča ERP in kdaj se splača dodati ločeno orodje. Če sistem šele spoznavate, začnite pri pregledu modulov PANTHEON.

Prodajni proces v ERP: zakaj je pomembno, da je vse v enem sistemu

V mnogih slovenskih srednjih podjetjih prodaja živi v preglednicah in elektronski pošti, ponudbe nastajajo v urejevalniku besedil, naročila pa se prepisujejo v ERP. Vsak prepis je priložnost za napako: napačna cena, pozabljen popust, artikel, ki ga ni na zalogi. Prednost ERP, ki prodajo, skladišče in finance združuje, je ta, da podatek nastane enkrat in potuje naprej.

PANTHEON je zasnovan prav tako. Opis različice Enterprise omenja CRM z zgodovino komunikacije, spremljanje naročil kupcev s pogledom na zaloge v realnem času, pripravo ponudb in predračunov ter vključeno plačilno zgodovino kupca. Z drugimi besedami: prodajnik ne vpraša računovodstva, ali kupec plačuje pravočasno, in ne kliče skladišča, ali je artikel na voljo.

Od povpraševanja do ponudbe

Prvi korak je zapis povpraševanja. Zgodovina komunikacije ob kupcu omogoča, da kolega, ki prevzame stranko med dopustom ali po odhodu sodelavca, vidi, kaj je bilo dogovorjeno. V praksi to pomeni manj izgubljenega znanja in manj ponavljajočih se vprašanj kupcu.

Ko se povpraševanje spremeni v konkretno ponudbo, nastopi modul Orders. Po opisu v uporabniškem wikiju izdaja ponudbe in predračune, spremlja naročila kupcev in pripravlja naročilnice dobaviteljem, z množičnim tiskom dokumentov. Ponudbo zato sestavite iz istega šifranta artiklov, ki ga uporablja skladišče, kar je ključno pri zalogah in nabavi v sistemu PANTHEON.

Kaj gre v ponudbo, je običajno vprašanje procesa, ne tehnologije:

• kdo sme odobriti popust in do kje,
• ali se cene razlikujejo po skupinah kupcev ali po naročenih količinah,
• kako dolgo ponudba velja in kdo jo po izteku zapre,
• kako se ponudba poveže z nadaljnjim naročilom.

Dokumentacija, ki smo jo uporabili, podrobnosti cenikov in popustnih pravil ne opisuje, zato jih ne bomo obljubljali. Pri izvedbi jih zapišite kot zahtevo in jih preizkusite na vaših dejanskih primerih. Pomagajte si z vzorcem zahtev za ERP.

Od naročila do računa

Ko kupec ponudbo potrdi, se naročilo vodi v istem modulu. Opis različice Enterprise poudarja pogled na zaloge v realnem času ob naročilu, kar prodajniku prihrani neprijetne obljube, ki jih skladišče ne more izpolniti. Če artikla ni, nabava ne začne iz nič: Enterprise opisuje samodejno ustvarjanje naročilnic dobaviteljem na podlagi signalov o zalogah.

Račun se izda v modulu Goods, ki po wikiju vodi izdane in prejete račune, prenose med skladišči, materialne postopke, inventure in podatke za DDV. Datalab o računovodstvu navaja, da se izdaja računov, obračuni DDV in drugi dokumenti samodejno knjižijo v glavno knjigo, brez dvojnega vnosa. Za prodajo to pomeni, da račun, ki ga izda prodajni oddelek, takoj postane del terjatev v knjigovodstvu. Več o tem je na strani računovodstvo in finance v sistemu PANTHEON.

Za slovenske uporabnike je tu še zakonodajna plat. Izdajanje računov se v Sloveniji prepleta z davčnim potrjevanjem računov (FURS), e-računi in obveznostmi pri DDV prek eDavkov. Kaj od tega zahteva vaš način prodaje (gotovinska prodaja, B2B, javna naročila), je odvisno od dejavnosti; pregled je v vodniku o zakonskih zahtevah za ERP in o e-računih in obračunih DDV.

Kaj od CRM zares potrebuje prodajna ekipa

Pojem CRM pokriva zelo različne stvari. Pred izbiro orodja se vprašajte, katere potrebe imate:

Preglednica ni ocena izdelka, ampak pripomoček za pogovor z izvajalcem. Če ste podjetje z majhno prodajno ekipo in velik del prodaje poteka prek obstoječih strank, vam ERP z vgrajenim CRM pogosto zadošča. Če imate vodenje potencialnih strank, sejme in več tržnih kanalov, je smiselno razmisliti o ločenem orodju, a le s premišljeno povezavo. Kako se takšne povezave izvedejo, razlaga stran o integracijah sistema PANTHEON.

Opomini, terjatve in izterjava kot del prodaje

Dobra prodaja se ne konča z izdanim računom. Datalab o računovodstvu navaja, da PANTHEON pripravlja elektronske plačilne naloge, uvaža bančne izpiske v obliki ISO SEPA XML ter podpira opomine zapadlih terjatev in spremljanje izterjave. Navaja tudi obračun obresti od zapadlih terjatev.

Za prodajnika je to praktično: ko kupec zamuja, to vidi že ob novi ponudbi. Smiselno je vnaprej dogovoriti, kdo v podjetju sprejme odločitev, ali nove naročilo zadržati, in to pravilo zapisati. Sistem podatek prikaže, a odločitev ostane poslovna.

Servis, garancija in delo na terenu

Mnoga podjetja prodajo blago, nato pa nadaljujejo s popravili ali vzdrževanjem. Modul Service je po wikiju namenjen storitvenim in garancijskim podjetjem: sprejema artikle v popravilo na osnovi servisnih nalogov kupcev in vodi prevzem nadomestnih delov od dobaviteljev. Datalab ločeno predstavlja granule Field Service, namenjene delu na terenu.

To je pomembno za podjetja, ki svojim strankam ponujajo opremo z vzdrževanjem. Zgodba o kupcu je tako povezana: kaj je kupil, kaj je bilo popravljeno in kaj je še odprto. Če je vaša dejavnost bolj storitvena kot trgovska, si oglejte tudi ERP za storitvena podjetja.

Naročila poslovnih partnerjev prek spleta

Pri veleprodaji in distribuciji je običajna zahteva, da stalni kupci naročajo sami. Datalab med granuli omenja B2B Orders, namenjen naročilom poslovnih strank. Natančen obseg in način delovanja v vašem okolju preverite pri izvajalcu, ker je odvisen od različice in licence. Za primerjavo z drugimi scenariji preberite o ERP za veleprodajo in distribucijo ter o ERP za spletno trgovino.

Kazalniki, ki jih prodaja resnično spremlja

Datalab predstavlja granule Dashboards: kazalnike uspešnosti v realnem času na pametnem telefonu, tablici in računalniku, prilagodljive nadzorne plošče, analizo kupcev s filtri, pregled odprtih terjatev s preverjanjem lokacije v Google Maps, top 5 prodanih artiklov in mesečno spremljanje prodaje. Za zahtevnejše analize je na voljo modul Analytics z imenom ZEUS, poslovno-obveščevalni sistem z analizami, načrtovanjem, poročili in ad hoc analizami, primerljivimi s vrtilnimi tabelami.

Kazalnikov naj ne bo preveč. Za začetek ponavadi zadošča pet vprašanj:

1. Kateri kupci prinašajo večino prometa in kateri so v zadnjem času upočasnili naročanje?
2. Katere ponudbe so odprte predolgo in zakaj?
3. Kateri artikli se prodajajo najbolje in ali so zanje zagotovljene zaloge?
4. Kje se kopičijo zapadle terjatve?
5. Kako se mesečna prodaja odziva na akcije in sezono?

Kazalniki so uporabni šele, ko imajo lastnika in ritem pregleda, na primer tedenski prodajni sestanek. Brez tega ostanejo lepe nadzorne plošče.

Kako izvedba vpliva na prodajo

Prodajni del ERP je pogosto tisti, kjer uporabniki najhitreje opazijo slabo uvedbo: počasna ponudba, nejasna pravica do popusta, dvojni vnos podatkov. Zato naj bodo prodajniki vključeni že pri zasnovi. Praktična pravila:

• Postopke prodaje opišite pred konfiguracijo, ne po njej.
• Šifrante kupcev in artiklov očistite, preden jih prenesete (glejte migracijo na PANTHEON).
• Pooblastila določite po vlogah: kdo vidi cene, kdo odobri popust, kdo vidi terjatve.
• Prodajnike usposobite na njihovih lastnih primerih, ne na splošni predstavitvi (usposabljanje za PANTHEON).
• Posebne zahteve (na primer poseben izpis ponudbe) obravnavajte kot prilagoditve z jasnim obsegom.

Celoten potek je opisan v vodniku o uvedbi PANTHEON. Če se odločate med več sistemi, je vodnik kako izbrati ERP koristen kot ogrodje.

Kako do izvajalca, ki pozna vašo prodajo

Prodajni procesi se med podjetji močno razlikujejo: trgovec na debelo, proizvajalec po naročilu in storitveno podjetje potrebujejo drugačno nastavitev istega sistema. Zato izvajalca ne izbirajte le po referencah, ampak po tem, ali razume vašo panogo. Mi delujemo kot brezplačen posrednik: vaše zahteve predstavimo ustreznim izvajalcem, projekt pa izvede izbrani izvajalec. Kako poteka posredovanje, je opisano na strani kako deluje, nasvete za izbiro najdete v izbiri partnerja za PANTHEON.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.