Integracije PANTHEON: konektorji, API in povezave z vašimi sistemi

Večina podjetij v Sloveniji ne uporablja ERP-ja kot otok. Spletna trgovina oddaja naročila, banka pošilja izpiske, računovodja pričakuje pravilno knjižene račune, vodstvo pa želi poročila v orodju za poslovno analitiko. Zato se pri izbiri sistema prej ali slej pojavi vprašanje, kakšen konektor Pantheon obstaja in kaj je treba razviti posebej. Ta stran pojasnjuje, kaj proizvajalec dejansko navaja, kako deluje API Pantheon, kako zastaviti integracijo Pantheon in kdo poskrbi za tok po zagonu.

Pogosta zmota je, da integracija pomeni »en gumb«. V resnici je vsaka povezava majhen projekt z lastnim obsegom, lastnikom in preizkusi. Spodaj najdete okvir, s katerim ga ocenite, preden zaprosite za ponudbo.

Kaj proizvajalec navaja o integracijah Pantheon

Pantheon je poslovna programska oprema družbe Datalab, ki je v Sloveniji dobro poznana pri računovodstvu, zalogah in prodaji. Za integracije so javno dokumentirane predvsem naslednje stvari:

• Pri izdaji Enterprise proizvajalec navaja podporo za API, s katerim se povežejo sistemi tretjih oseb, poleg tega izvoz v PDF, povezavo z e-pošto, večvalutnost in shranjevanje v oblaku v overjenih podatkovnih centrih.
• Spletna dokumentacija omenja PANTHEON Web Services (PAWS), torej storitveni sloj za zunanje klice.
• Dokumentacija opisuje tudi ATENA, prilagodljivo e-poslovno čelo z dostopom do naročil, računov in artiklov.
• Storitve eBusiness družbe Datalab pokrivajo upravljanje dokumentov (DMS), e-račune, elektronsko zajemanje dokumentov (ePosting) in digitalni podpis.

Vsega ostalega, na primer točnega seznama končnih točk, obsega posameznih spletnih storitev ali vnaprej pripravljenih vmesnikov za konkretne trgovine in banke, ne trdimo. To se potrdi z integratorjem in v tehnični dokumentaciji vaše različice. Če želite pregled, kaj je v kateri izdaji, si oglejte izdaje in različice Pantheon.

API Pantheon: kaj to pomeni v praksi

Beseda API zveni tehnično, odločitve pa so poslovne. Preden se pogovarjate o tehnologiji, odgovorite na štiri vprašanja:

1. Katere podatke prenašamo? Šifrante (kupci, artikli), dokumente (naročila, računi) ali stanja (zaloga, odprte postavke)?
2. V katero smer? Samo branje iz Pantheona, samo pisanje vanj, ali obojestransko usklajevanje?
3. Kako pogosto? Sproti ob dogodku, v rednih obdobjih ali enkrat dnevno?
4. Kaj se zgodi ob napaki? Kdo to opazi, kdo popravi in ali se zapis ponovno pošlje?

Brez teh odgovorov se projekt hitro razraste. Obojestranski tok je praviloma bistveno zahtevnejši od enosmernega, ker mora rešiti tudi spore, kadar sta isti zapis spremenila oba sistema.

Branje, pisanje in poročanje

Za branje (poročila, nadzorne plošče, izvozi za zunanje analitike) je tveganje običajno manjše: najslabše, kar se zgodi, je napačno poročilo. Za pisanje (uvoz naročil, prenos računov v knjigovodstvo) je tveganje večje, saj napačen zapis spremeni poslovne knjige. Pri pisanju zahtevajte preverjanje na vhodu, dnevnik napak in možnost ponovnega zagona brez podvajanja dokumentov.

Pregled področij povezovanja

Spodnja tabela ni seznam izdelkov, temveč ocena, kaj je pri posameznem področju treba preveriti. Navedeno za Pantheon je omejeno na to, kar je zapisano v zgornjem razdelku.

Spletna trgovina in tržnice

Spletna prodaja je najpogostejši razlog za integracijo. Podjetje, ki prodaja prek spletne trgovine, mora na eni strani prejemati naročila, na drugi pa objavljati stanje zaloge in cene. Če ima trgovina že obstoječo platformo, je običajno najbolje, da ostane na njej, Pantheon pa postane vir resnice za artikle in zalogo.

ATENA je po dokumentaciji namenjena prav temu področju: prilagodljivo čelo s pregledom naročil, računov in artiklov. Ali je primernejša od lastne platforme, je odvisno od tega, koliko prilagoditev potrebujete in kdo bo trgovino upravljal. Poslovno pravilo naj bo jasno zapisano: eno mesto, kjer se spreminja zaloga, in eno mesto, kjer nastane račun. Dvojno vodenje je najpogostejši vzrok neusklajenosti.

Za vsebinski okvir si oglejte ERP za spletno trgovino in upravljanje zalog in nabave v Pantheonu.

E-računi, arhiv in digitalni podpis

V Sloveniji je tema e-računov povezana z davčnim potrjevanjem računov pri FURS in z oddajo obračunov prek eDavkov. Na strani Pantheona to ni le »izvoz v XML«: tok vključuje izdajo, pošiljanje, prejem, knjiženje in hrambo.

Datalab v storitvah eBusiness navaja e-račune, DMS, ePosting in digitalni podpis. Kot izvajalca sta na strani »O nas« omenjena ZZI d.o.o. za storitev eInvoice (bizBox) z overjenim elektronskim shranjevanjem ter Algoritmik d.o.o. za OCR zajem dokumentov. Za vas to pomeni, da se del integracije e-računov opravi prek izvajalcev, ne z lastnim razvojem. Pri izbiri se dogovorite:

• kdo je pogodbena stranka (vaše podjetje, računovodski servis ali integrator),
• kdo spremlja zavrnjene in neprejete račune,
• kako se račun, ki je prišel prek OCR zajema, preveri, preden se knjiži,
• kako dolgo in kje se hrani izvirnik.

Podrobneje o pravnih zahtevah in postopkih pišemo v vodnikih e-računi in DDV obračuni v ERP-ju in e-računanje v ERP-ju.

Banke in plačila

Bančne integracije so v praksi običajno tok datotek: uvoz izpiskov in izvoz plačilnih nalogov. Zanimive so zaradi usklajevanja odprtih postavk, ki računovodji prihrani ročno vnašanje.

Preden se odločite, preverite pri svoji banki, v kakšni obliki sprejema naloge in izdaja izpiske, ter ali jih podpira vaša različica Pantheona. Na pogovoru z integratorjem naj padejo tri odločitve:

• Kdo potrjuje plačila? Priprava naloga in podpis sta različni vlogi; priporočamo ločitev.
• Kako se usklajujejo delna plačila in vnaprejšnja plačila? To so primeri, kjer avtomatsko usklajevanje najpogosteje odpove.
• Kaj se zgodi z izpiskom, ki ga ni mogoče razvrstiti? Naj ostane na seznamu za ročno obdelavo, ne v tihem zavrnjenem stanju.

Povezano področje je računovodstvo in finance v Pantheonu.

Poslovna analitika, pisarniška orodja in EDI

BI. Poročila nad podatki iz ERP-ja so lahko velik del vrednosti sistema. Pri izbiri načina dostopa pazite na dve stvari: obremenitev produkcijske baze v delovnem času in pravice dostopa. Analitik naj bere iz kontroliranega vira (API ali pripravljen pogled), ne s polnim dostopom do vseh tabel.

Pisarniška orodja. Izvoz v PDF in povezava z e-pošto sta po navedbah proizvajalca del izdaje Enterprise. Za mnoga podjetja je to dovolj za pošiljanje računov in ponudb; preglednice ostanejo orodje za posebne analize, ne pa vir resnice.

EDI. Če imate večje odjemalce, ki zahtevajo elektronsko izmenjavo naročil ali odpremnih obvestil, obliko sporočil predpiše kupec. Zato je prva naloga pridobiti njihovo specifikacijo in šele nato ocenjevati obseg.

Kako zastaviti tok integracije v petih korakih

Spodnji postopek velja ne glede na ERP, vendar je pri Pantheonu še posebej smiseln, ker se ponavadi povezuje več manjših sistemov.

1. Opis toka v poslovnem jeziku. Ena stran: kaj, od kod, kam, kdaj, kdo odgovarja.
2. Določitev vira resnice. Za vsak podatek eno mesto, kjer se ureja.
3. Preizkus s pravimi, a omejenimi podatki. Najprej en artikel, ena stranka, en račun.
4. Obravnava napak. Dnevnik, obvestilo odgovorni osebi, ponovni zagon brez podvajanja.
5. Prevzem in dokumentacija. Kdo spremlja tok, kdo ga popravi, kje je zapisano.

Ta zaporedja so podobna kot pri splošnem projektu uvedbe; širši okvir je opisan v vodniku uvedba ERP in na strani uvedba Pantheona.

Kdo vzdržuje integracijo po zagonu

To je vprašanje, ki ga podjetja najpogosteje pozabijo, in prav zato postane tok po letu dni »nikogaršnji«. Priporočamo naslednjo delitev:

Posodobitev različice Pantheona ali zunanjega sistema lahko spremeni obnašanje toka. Zato v pogodbi o podpori in vzdrževanju Pantheona navedite, ali so integracije vključene in kdo jih preizkusi po vsaki posodobitvi. Če ste na gostovanju, preverite še gostovanje in oblak, ker vpliva na to, kako zunanji sistemi dosežejo strežnik.

Kdaj je integracija prilagoditev in kdaj ne

Ni vsaka povezava razvoj po meri. Ločnica je preprosta: če uporabite dokumentirani vmesnik (API, spletna storitev, standardni uvoz), gre za konfiguracijo in vmesno programsko opremo. Če je treba spremeniti obnašanje jedra ali dodati nova polja in postopke, gre za prilagoditve Pantheona. Ločevanje je pomembno zaradi nadgradenj: prilagoditve jedra se pri novi različici težje prenesejo kot ločen vmesni sloj.

Za pregled, kateri moduli sodelujejo v kakšnem toku, si oglejte module Pantheon.

Kako ocenimo strošek brez izmišljenih številk

Fiksnega cenika za integracije ne objavljamo, ker bi bil zavajajoč. Na ceno vplivajo:

• število tokov in njihova smer,
• zahtevnost in kakovost vmesnika na drugi strani,
• stanje obstoječih podatkov (podvojeni kupci, neenotne šifre artiklov),
• zahteve glede preizkusov in dokumentacije,
• letno vzdrževanje in odzivnost.

Dober integrator vam bo ponudbo razdelil na analizo, izdelavo, preizkuse in vzdrževanje. Če dobite eno postavko brez razčlenitve, prosite za razdelitev. Splošni pogled na stroške najdete v vodniku cena ERP in na strani cenik Pantheon.

Kako do pravega integratorja

Integracij ne izbirate po ceni ure, temveč po tem, ali ima izvajalec izkušnje z istim tipom povezave in ali bo po zagonu še dosegljiv. Zahtevajte opis podobnega toka, ki ga je že izvedel, in preverite, kdo bo v ekipi, ki bo tok vzdrževala. Naš servis je brezplačen: povežemo vas z ustreznim integratorjem, projekt pa izvede on. Kako poteka poizvedba, je opisano na strani kako deluje posredovanje, merila izbire pa v vodniku izbira ERP integratorja in na strani izbira partnerja za Pantheon.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.