Podpora PANTHEON: kdo kaj vzdržuje po uvedbi

Ko je uvedba končana in se podjetje navadi na novi sistem, se začne obdobje, ki o uspehu odloča bolj kot sam zagon: vsakdanje delo, popravki, nove zahteve in spremembe zakonodaje. Podpora PANTHEON je zato bolj dogovor o odgovornostih kot ena sama storitev. Del podpore zagotavlja proizvajalec, del izvajalec, del pa mora poskrbeti podjetje samo. Če te meje niso zapisane, se ob prvi resni napaki izkaže, da noben ne čuti, da je odgovoren.

Spodaj je pregled, kako v Sloveniji običajno poteka vzdrževanje PANTHEON, kaj je smiselno zahtevati v pogodbi in kako ravnati, če s sedanjim ponudnikom niste zadovoljni. Stran je namenjena direktorjem, finančnim vodjem in vodjem informatike v malih in srednje velikih podjetjih.

Kdo pri PANTHEON zagotavlja kaj

Pri ERP rešitvah, ki se prodajajo prek mreže izvajalcev, so vloge razdeljene v tri plasti. Za PANTHEON velja enako.

Proizvajalec: Datalab

Program razvija in izdaja Datalab Tehnologije d.d. iz Ljubljane. Njegova naloga je razvoj produkta, objavljanje novih različic in popravkov ter opombe ob izdajah. Nova generacija PANTHEON X je bila po navedbah Datalaba predstavljena 24. decembra 2015, po petih letih razvoja in 8 951 izboljšavah. Prinesla je večjo hitrost, poenostavljen vmesnik, možnost shranjevanja podatkov v oblaku in boljšo ergonomijo.

Za vas je pomembno predvsem to, da proizvajalec izdaje objavlja redno in da so spremembe javno opisane. Opombe ob izdaji razčlenijo popravke po modulih, tako da lahko računovodja ali vodja skladišča hitro preveri, ali se ga posodobitev tiče. Primer: opombe za različico 10.0.26.30 z datumom 14. februarja 2022 popravljajo prikaz uporabniških sej, omogočajo njihovo zapiranje iz skrbniške plošče in prinašajo šest popravkov v modulu Pantheon VET.

Proizvajalec pa praviloma ne rešuje težav, ki so posledica vaših nastavitev, vaših prilagoditev ali načina dela. Za to potrebujete izvajalca.

Izvajalec: podpora aplikacije

Izvajalec pozna vašo konfiguracijo, vaše procese in vaše podatke. Njegove naloge so običajno:

• sprejem in obravnava prijav uporabnikov (težava pri knjiženju, napačen izpis, zaklenjen dokument);
• nastavitve, nove vloge, dovoljenja in šifranti;
• namestitev in preizkus novih različic;
• odpravljanje napak v prilagoditvah in vmesnikih;
• svetovanje pri spremembah procesov, na primer ko se spremeni način obračunavanja ali naročanja.

Več o tem, kako izbrati takega partnerja, je na strani izbira partnerja za PANTHEON.

Vaše podjetje: lastnik sistema

Tudi s sklenjeno pogodbo mora v podjetju obstajati ključni uporabnik, ki sistem pozna in je prva točka za sodelavce. Brez njega postane vsaka prijava dolga e-poštna izmenjava, izvajalec pa plačuje čas za vprašanja, na katera bi lahko odgovoril interni sodelavec.

Podpora, TMA in razvoj: kje so razlike

V pogovorih z izvajalci se pojmi pogosto mešajo. Pomaga preprosta razdelitev.

Najpogostejša napaka je, da podjetje v pogodbi o podpori pričakuje tudi razvoj. Ko potem prosi za novo poročilo ali nov izpis, izvajalec ponudi ločeno ceno in zamera je tu. Zato naj pogodba jasno loči popravek napake od želje po novi funkciji. Napaka v prilagoditvi, ki jo je izvajalec naredil, je običajno popravek. Nova zahteva je razvoj. Več o razvoju najdete na strani prilagoditve PANTHEON.

Kaj mora vsebovati dobra pogodba o podpori

Pogodba naj bo kratka, a natančna. Preverite predvsem naslednje točke.

1. Obseg: kateri moduli, katere lokacije, katera okolja (produkcijsko, testno).
2. Kanali prijave: telefon, e-pošta, prijavni sistem. Naj bo jasno, kje se prijava zabeleži, da jo lahko pozneje dokažete.
3. Odzivni in rešitveni časi: po stopnjah nujnosti. Ustavljeno knjiženje na koncu meseca ni isto kot kozmetična napaka na izpisu. Čas navedite v pogodbi, številke pa dogovorite z izvajalcem.
4. Delovni čas in nujni primeri: ali je podpora na voljo tudi ob koncu obračunskega obdobja, ob inventuri ali ob predaji obračuna DDV.
5. Oddaljen dostop: kdo ima dostop do podatkov, kako se beleži in kdo odgovarja za varnost.
6. Posodobitve: kdo jih namesti, kdaj, po kakšnem postopku in na kakšnem testnem okolju.
7. Varnostne kopije in obnovitev: kdo jih izvaja, kdo preverja obnovljivost in kako hitro bi sistem znova stal.
8. Izstop: odpovedni rok, predaja dokumentacije in dostopov.

Zahtevajte tudi kratko mesečno poročilo: koliko prijav, katere teme, koliko porabljenih ur. Po treh mesecih bo jasno, ali težave izvirajo iz šibkega usposabljanja, slabo nastavljenih procesov ali napak v prilagoditvah.

Posodobitve PANTHEON: kako jih voditi

Posodobitve so najbolj podcenjen del vzdrževanja. Program, ki ni posodobljen, sčasoma ne dohaja zakonskih sprememb, prinaša znane napake in otežuje prihodnjo selitev.

Pomembno je, da sprejmete vzdrževalni cikel, ne enkratnih akcij:

• Spremljanje opomb ob izdaji. Datalab za vsako različico objavi seznam sprememb po modulih. Izvajalec naj vam po vsaki izdaji pošlje kratko oceno: kaj se vas tiče, kaj ne.
• Preizkus na testnem okolju. Posodobitev nikoli ne gre naravnost v produkcijo, še posebej če imate prilagoditve ali vmesnike s spletno trgovino, banko ali kurirskimi službami.
• Termin izven konice. Ne posodabljajte na zadnji delovni dan v mesecu, ko računovodstvo zaključuje knjige.
• Postopek vrnitve. Pred posodobitvijo mora obstajati preverjena varnostna kopija in jasen načrt, kako se vrnete na prejšnje stanje.

Pri spremembah zakonodaje je tempo drugačen. Davčno potrjevanje računov (FURS), e-računi in obračun DDV prek eDavkov so področja, kjer program mora slediti pravilom. Pogodba naj določi, kdo in kdaj poskrbi, da je ustrezna različica nameščena pravočasno. Več o teh zahtevah je v vodičih zakonske zahteve za ERP in davčne blagajne in ERP.

Včasih se izdaje premaknejo. Datalab je 14. februarja 2022 objavil, da se izid generacije PANTHEON 11 in različice 27.00 prestavlja za največ šestdeset do devetdeset dni, med drugim zaradi srbske fiskalizacije, uvedbe evra na Hrvaškem in velike obremenitve razvojne ekipe. Obenem je sporočil, da bodo načrtovani popravki in izboljšave za različico 27.00 vseeno dostavljeni kot popravki. Za naročnika je iz tega primera uporaben nauk: načrt posodobitev mora imeti rezervo, izvajalec pa mora biti sposoben ponuditi vmesne rešitve.

Podpora v oblaku ali na lastnem strežniku

Način gostovanja bistveno vpliva na obseg podpore. Če program teče na vašem strežniku, so pogosto vaša skrb tudi strežnik, baza podatkov, varnostne kopije in omrežje. Pri gostovanju v oblaku to prevzame ponudnik, vi pa se osredotočite na aplikacijo. Pogodbo o podpori je treba uskladiti s tem: kdo odgovarja za razpoložljivost, kdo za obnovitev podatkov in kdo za varnost. Podrobnosti so na strani PANTHEON v oblaku in gostovanje. Splošen pregled izbire je v vodiču oblak ali lastni strežnik za ERP.

Kaj načrtovati v proračunu

Ker ne smemo navajati zneskov, ki jih ne moremo utemeljiti, je koristneje razumeti, iz česa je račun sestavljen. Letni strošek podpore tipično sestavljajo:

• licenčno vzdrževanje proizvajalca, vezano na module in uporabnike;
• redna podpora izvajalca (pavšal ali poraba ur);
• ure za posodobitve in preizkuse;
• razvoj novih zahtev, če jih imate;
• izobraževanje novih sodelavcev;
• gostovanje, če program teče v oblaku.

Osnovno pravilo: bolj kot je sistem prilagojen, več podpore bo potreboval. Standardna uvedba z malo posegov je ceneje vzdrževana kot sistem s številnimi vmesniki in posebnimi poročili. Zato že ob uvedbi premislite, ali je prilagoditev res potrebna ali jo lahko nadomesti nastavitev. Za širši pogled na stroške glejte cena PANTHEON in splošni vodič cena ERP.

Kdaj podpora ne deluje: znaki težav

Ne čakajte na večji zastoj. Opozorila so običajno vidna že prej:

• iste težave se ponavljajo, ker se ne poišče vzrok;
• odgovori na prijave so počasni ali nejasni;
• ključno znanje je pri eni osebi pri izvajalcu;
• posodobitve se odlagajo in program zaostaja za zakonodajo;
• ni dokumentacije o prilagoditvah in nastavitvah;
• računi za ure naraščajo brez pregleda, kaj je bilo narejeno.

Če prepoznate več takih znakov, je smiselen neodvisen pregled. Kako ga zasnovati, opisuje stran pregled in reševanje projekta PANTHEON. Pogosti vzroki težav so opisani tudi v vodiču napake pri ERP projektih.

Kako zamenjati ponudnika podpore

Menjava ni preprosta, a je povsem izvedljiva. Podatki in licence so vaši, zato izvajalec ne sme biti ovira. Priporočeno zaporedje:

1. Preglejte pogodbo. Odpovedni rok, minimalna doba, pravila o predaji dokumentacije.
2. Zberite dokumentacijo. Seznam modulov, nastavitev, prilagoditev, vmesnikov, uporabnikov in vlog. Če dokumentacije ni, jo naj sestavi izvajalec ali novi partner v prehodnem obdobju.
3. Zahtevajte izvorno kodo prilagoditev, če ste za razvoj plačali in pogodba tega ne izključuje.
4. Prenesite dostope (strežnik, baza, skrbniški računi) in zamenjajte gesla.
5. Izvedite zaključni pregled. Novi izvajalec naj pregleda različico, nastavitve, varnostne kopije in odprte prijave.
6. Uvedite prehodno obdobje, v katerem staro in novo podporo urejata primopredajo.

Pri izbiri novega izvajalca se vprašajte, kaj ste pogrešali pri starem: hitrost odziva, znanje za posamezen modul, razumevanje vaše panoge ali preglednost cen. Če iščete možnosti, so v vodiču za izbiro ERP integratorja opisana merila, naša stran kako deluje posredovanje pa razloži, kako vas brezplačno povežemo z izvajalcem, ki ustreza vašemu primeru. Mi izvajalcev ne nadomeščamo: povežemo vas z njimi, projekt in podporo izvedejo oni.

Kadar vprašanje zadeva tudi licenčna vprašanja ali razvojni načrt, se lahko obrnete neposredno na proizvajalca. Datalab Tehnologije d.d. na svojem spletnem mestu navaja telefonsko številko +386 1 252 89 00 in e-naslov info@datalab.si.

Kako podporo prilagoditi velikosti podjetja

Majhna trgovina z nekaj uporabniki in standardnimi moduli potrebuje drugačno podporo kot proizvodno podjetje z več lokacijami. Za prvo je dovolj paket oddaljene podpore z dogovorjenim odzivom in letno posodobitvijo. Za drugo se splača okvirna pogodba TMA z rednimi sestanki, načrtom posodobitev in rezervo ur za nujne primere.

Posebej pazite na področja, kjer se napake takoj poznajo v denarju ali v obveznostih do države:

• računovodstvo in obračun DDV: glejte računovodstvo in finance v PANTHEON;
• plače in kadri: glejte plače in kadri v PANTHEON;
• skladišče in nabava: glejte zaloge in nabava v PANTHEON;
• vmesniki z drugimi sistemi: glejte integracije PANTHEON.

Za vsako od njih določite, kdo je v podjetju odgovoren, kdo pri izvajalcu pozna modul in kako hitro mora biti napaka odpravljena. Na koncu mesecev in ob letnem zaključku naj bo podpora dosegljiva tudi z natančnejšim dogovorom o prednostih.

Povzetek

Dobra podpora PANTHEON stoji na treh stebrih: jasni delitvi vlog med Datalabom, izvajalcem in vami, pogodbi z natančnimi odzivnimi časi in obsegom ter urejenem ciklu posodobitev. Če ob izbiri izvajalca preverite, kako obravnava prijave, kako dokumentira prilagoditve in kako vodi posodobitve, boste imeli manj presenečenj. Če iščete izvajalca ali želite zamenjati sedanjega, nam opišite svoje okolje in vas brezplačno povežemo s ponudnikom, ki je primeren za vaš primer.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.