Plače in kadri v ERP-ju PANTHEON: kaj dejansko pokrije

Podjetje, ki izbira ERP, običajno najprej gleda finance, zaloge in prodajo. Plače in kadri pridejo na vrsto pozneje, a ravno tu se pogosto pokaže, ali sistem res zaokroža poslovanje. Ta stran pojasnjuje, kaj ponuja PANTHEON za plače in kadre, kako se obračun veže na računovodstvo in kaj morate preveriti, preden se odločite. Če poznate samo ime, je za splošen pregled boljši začetek pregled modulov PANTHEON.

Kaj pomeni »plače Pantheon« v praksi

PANTHEON razvija podjetje Datalab, njegova uporaba v Sloveniji pa je domača: gre za rešitev z dolgo zgodovino na slovenskem trgu. Plače niso ločen program, ki bi ga morali dokupiti iz tretjih rok, temveč del istega sistema kot računovodstvo, skladišče in prodaja. Proizvajalec jih opisuje v modulu Personnel.

Po javno dostopnem opisu modul Personnel združuje pet področij:

• podatke o zaposlenih,
• pripravo plač,
• evidenco delovnega časa,
• ocenjevanja,
• potne naloge.

Stran izdaje Enterprise dodaja še kadrovske mape z dopusti, odsotnostmi in usposabljanji, obračun plač s konfigurabilnimi vrstami prejemkov ter modul za zaposlovanje z odprtimi delovnimi mesti in kandidati.

Pomembno je, da besede ne preberete preširoko. Opis pove, kaj sistem pokriva po področjih, ne pove pa, kako globoko gre posamezna funkcija. Obračun za podjetje z več kolektivnimi pogodbami in veliko posebnimi dodatki je drugačna naloga kot obračun za podjetje z enotno strukturo prejemkov.

Kadrovska evidenca: od zaposlitve do ocenjevanja

Osnova vsega je kartoteka zaposlenega. V njej so osebni in pogodbeni podatki, ki jih nato uporabljajo obračun, delovni čas in potni nalogi. Ko je podatek vpisan na enem mestu, ga ne prepisujete v tabelo kadrovske službe in drugo v računovodstvu.

Kar proizvajalec navaja za kadrovski del:

• Dopusti in odsotnosti. Evidenca je del dosjeja zaposlenega, zato lahko kadrovska služba hitro vidi, kdo je kdaj odsoten.
• Usposabljanja. Zapisi o izobraževanjih so shranjeni skupaj s podatki o zaposlenem, kar pride prav pri notranjih pregledih in pri delodajalcih, ki morajo dokazovati usposobljenost.
• Zaposlovanje. Modul za zaposlovanje vodi prosta delovna mesta in kandidate.
• Ocenjevanje. Modul Personnel vsebuje tudi evidenco ocenjevanj zaposlenih.

Za manjše podjetje je to dovolj, da kadrovska služba (pogosto je to ena oseba) preneha voditi vzporedne preglednice. Za večjega delodajalca z več lokacijami je ključno vprašanje, kako se pravice do pregleda razdelijo med vodje oddelkov in kadrovsko službo. To je stvar nastavitve, ne samega paketa.

Obračun plač in povezava z glavno knjigo

Največja prednost integriranega sistema je, da obračun ni otok. Po opisu računovodskega dela PANTHEON samodejno knjiži fakturiranje, obračune DDV, plače, potne stroške in nadomestila zaposlenih ter porabo materiala v proizvodnji. Vse podknjige napajajo glavno knjigo brez dvojnega vnosa.

Za računovodjo to pomeni, da se po zaključku obračuna plač knjiženja ne vnašajo ročno, ampak nastanejo po predlogah knjiženja. Ročno knjiženje ostaja mogoče, kadar pride do izjeme. Računovodstvo hkrati podpira stroškovna mesta na vseh dokumentih, kar vam omogoča spremljati strošek dela po oddelkih in projektih. Več o knjigovodskem delu najdete na strani računovodstvo in finance v PANTHEON.

Praktični nasvet: ob uvedbi najprej določite, na katera stroškovna mesta in konte se razporedijo posamezne vrste prejemkov. Če to naredite površno, bo avtomatika res delovala, a knjižila bo na napačna mesta.

Potni nalogi in povračila stroškov

Potni nalogi (Travel Orders) so v Personnelu ter hkrati med izbirnimi moduli, ki jih Datalab imenuje granule. Poleg njih so med granulami navedeni še Field Service, Warehouse Inventory, B2B Orders, Fixed Assets Inventory ter Dashboards, Documents and Tasks. Za podjetja s terenskimi zaposlenimi je ta povezava zanimiva: potni nalog sproži strošek, ki se nato knjiži brez dodatnega prepisovanja.

Preden to štejete za rešeno, preverite tri stvari:

1. kako sistem obravnava različne vrste povračil, ki jih podjetje dejansko izplačuje,
2. ali potne naloge izpolnjujejo zaposleni sami ali jih vnaša administracija,
3. kdo potrjuje nalog, preden gre v obračun.

Pregled: kaj pokriva in kaj morate še potrditi

Slovenski kontekst: eDavki, FURS in poročanje

Obračun plač v Sloveniji ni le izračun neto zneska. Plača mora dobiti pravo mesto v poročilih, ki jih podjetje pošilja prek eDavkov upravi FURS, in mora skladno teči z računovodstvom ter obračuni davkov in prispevkov. Računovodja zato ne sprašuje le »ali ima program plače«, ampak »ali program pripravi izpisek, ki ga lahko brez popravkov oddam v eDavke«.

Iz javno dostopnih opisov proizvajalca ne moremo razbrati podrobnosti o posameznih obrazcih, zato jih tu ne trdimo. To je ravno točka, ki jo je treba postaviti v povpraševanje:

• ali standardni PANTHEON pripravi poročila, ki jih zahteva vaša panoga in vaš obseg zaposlenih,
• ali je potreben dodaten izvoz ali prilagoditev,
• kako se plače povežejo z računovodstvom, če to vodi zunanji računovodski servis.

Tretja točka je v Sloveniji pogosta. Mnogo MSP odda računovodstvo zunanjemu računovodji, ki dela v svojem programu. Takrat ni nujno, da plače obračunate v ERP-ju; lahko jih obračunava računovodja, v PANTHEON pa se uvozijo le knjiženja. Obe poti sta pošteni, odločitev pa je poslovna in ne tehnična. Za širši okvir si oglejte zakonske zahteve za ERP.

Kdaj je plače smiselno obračunavati v PANTHEON

• Imate lastno računovodstvo ali kadrovsko službo, ki že dela v ERP-ju.
• Želite stroške dela razporejati po stroškovnih mestih brez ročnega prenosa.
• Potni nalogi in drugi stroški zaposlenih nastajajo v podjetju in jih želite imeti na istem mestu kot plače.
• Podatki o zaposlenih se uporabljajo še drugje, na primer pri terenskem servisu ali projektih.

Kdaj ostati pri zunanjem računovodji

• Računovodski servis že dela z uhojenim procesom in je plače obračunaval doslej brez težav.
• Imate malo zaposlenih in enostavno strukturo prejemkov.
• Ne želite, da bi kadrovski podatki ležali v istem sistemu kot vsa prodaja in zaloge.

V tem drugem primeru PANTHEON ne izgubi pomena: računovodstvo, zaloge in prodaja delujejo naprej, plače pa se uvozijo kot knjiženja.

Varstvo osebnih podatkov

Plače in kadrovski podatki so med najobčutljivejšimi v podjetju. Stran izdaje Enterprise omenja kontrole dostopa skladne z GDPR. To je dobra osnova, a ne nadomešča notranjih pravil. Pred uvedbo odgovorite na naslednja vprašanja:

• Kdo sme videti plače posameznika in kdo samo skupne zneske po oddelku?
• Ali lahko vodje oddelkov odobravajo dopust, ne da bi videli ostale podatke?
• Kdo izvaja varnostne kopije in kje so shranjene, še posebej če izberete PANTHEON v oblaku?

Pogoste napake pri uvedbi kadrovskega dela

Plače in kadri so v projektih ERP pogosto zadnji korak in zato prvi, ki ga zmanjka časa. Posledice so znane:

1. Slab prenos podatkov. Zgodovina zaposlenih, dopustov in prejemkov se prenese napol. Pripravite ga z enako skrbnostjo kot prenos kontov in strank; podrobnosti so na strani migracija v PANTHEON.
2. Neusklajen kontni načrt. Samodejno knjiženje deluje, a na napačne konte, ker predloge niso bile pregledane.
3. Pozabljeni posebni primeri. Dodatki, nadomestila in izjeme, ki jih pozna le kadrovnica, se ne pojavijo v specifikaciji.
4. Premalo usposabljanja. Kadrovska služba dobi sistem, ne pa tudi rutine. Izvedba usposabljanja za PANTHEON pred zagonom prvega obračuna prihrani veliko težav.
5. Zanemarjena vzporedna uporaba. Prvi obračun je smiselno primerjati s prejšnjim načinom, preden se stari sistem opusti.

Več o vrstnem redu korakov in vlogah v projektu je v opisu uvedbe PANTHEON ter v splošnem vodniku o napakah pri projektih ERP.

Povezave z drugimi sistemi

Če plače obračunavate v ločenem programu ali pa uporabljate napravo za beleženje prihodov, se vprašanje premakne na povezavo. PANTHEON ima za tovrstne primere možnosti integracij, a vrsta in obseg povezave sta vedno predmet dogovora. Od izvajalca zahtevajte, da vam pokaže, kateri podatki gredo v katero smer, kako pogosto in kdo odgovarja za popravek ob napaki.

Za mala podjetja je smiselno tudi vprašanje cene. Kadrovski in plačni del sta lahko del osnovne izdaje ali dodatek, kar ugotovite pri ponudbi; okvir je opisan na strani o cenah PANTHEON, konkretna številka pa je vedno rezultat ponudbe za vaš obseg uporabnikov.

Kako se odločiti

Najbolj uporaben pristop je kratek seznam zahtev, ki ga pripravite pred prvim pogovorom z izvajalcem. Vanj zapišite:

• število vrst prejemkov in posebnosti, ki jih imate pri obračunu,
• kdo danes obračunava plače in v katerem programu,
• katera poročila morate oddajati in kako,
• ali potrebujete potne naloge, zaposlovanje in ocenjevanje ali samo osnovni obračun.

Če želite pomoč pri sestavi, vam bo koristil predlog zahtev za ERP. Naša storitev je brezplačna: opišete projekt, mi pa vas povežemo z izvajalcem, ki dela s tem sistemom; izvajalec pripravi ponudbo in izvede projekt. Kako to poteka, je opisano v razdelku kako deluje posredovanje.

Če PANTHEON ne bi ustrezal vašim kadrovskim zahtevam, preverite še alternative PANTHEON.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.