Prilagoditve in razvoj po meri za PANTHEON

Slovensko podjetje, ki uporablja PANTHEON, se prej ali slej vpraša, ali program lahko naredi tudi tisto, kar je specifično samo zanj: poseben izpis za revizorja, drugačen potek odobritve naročila, povezavo s spletno trgovino ali s strojem v proizvodnji. Razvoj PANTHEON je odgovor na to vprašanje, vendar je ravno tu največ možnosti za drago napako. Ta stran pojasnjuje, kje se prilagajanje začne, kje se konča in kako presodite, ali vam ga ponudnik res predlaga zaradi vaših potreb.

Tri ravni prilagajanja: od nastavitve do kode

Ko govorimo o personalizaciji PANTHEON, združujemo tri povsem različne stvari. Razlikujejo se po ceni, tveganju in vplivu na prihodnje različice.

Pravilo, ki ga poznajo izkušeni integratorji: vsaka potreba mora najprej »pasti« skozi vse tri ravni od zgoraj navzdol. Če jo reši že nastavitev, koda ni potrebna.

Nastavitve: večina potreb je tu

Pred vsakim razvojem preverite, kaj že omogoča osnovni program. Za večino podjetij je to dovolj, če nastavitev opravi nekdo, ki pozna module. Pregled področij najdete na strani moduli PANTHEON, podrobnosti pa v vodičih po področjih, na primer računovodstvo in finance ali zaloge in nabava.

Pogosti primeri, ki jih ni treba programirati:

• prilagojeni izpisi in vzorci dokumentov z logotipom in obveznimi podatki podjetja,
• pravila za pravice uporabnikov po oddelkih,
• vrste dokumentov in potek od ponudbe do računa,
• šifranti, analitike in stroškovna mesta po vaši organizaciji,
• opozorila in kontrole pri vnosu.

Podjetje, ki te možnosti preskoči in takoj naroči kodo, običajno plača za nekaj, kar bi bilo dosegljivo z nastavitvijo, hkrati pa si ustvari odvisnost, ki jo bo čutilo ob vsaki izdaji.

Obstoječe razširitve in povezovalni vmesniki

Druga raven so rešitve, ki jih ni treba pisati od začetka. Datalab v okviru eBusiness storitev omenja upravljanje dokumentov (DMS), elektronsko izdajanje računov, elektronsko vnašanje dokumentov (ePosting) in digitalni podpis. Za slovenskega izdajatelja in prejemnika računov je to pomembno, ker se vprašanje pošiljanja in prejemanja e-računov pogosto zamenja z vprašanjem razvoja. Več o tem preberite v vodiču o e-računih in obračunu DDV.

Za povezovanje z drugimi sistemi sta pomembna dva vira iz dokumentacije proizvajalca:

• stran Enterprise navaja podporo API za povezovanje sistemov tretjih oseb, izvoz v PDF, integracijo z e-pošto, večvalutnost in shranjevanje v oblaku v certificiranih podatkovnih centrih,
• spletna dokumentacija omenja PANTHEON Web Services (PAWS) in ATENO, prilagodljivo e-trgovinsko vmesno okolje z mapami naročil, računov in artiklov.

To pomeni, da veliko povezav z zunanjimi sistemi ni razvoj »v jedru« programa, temveč uporaba vmesnikov, ki jih proizvajalec predvideva. Takšen pristop je za prihodnje posodobitve bistveno varnejši. Podrobnosti o povezavah so na strani integracije PANTHEON. Za spletno prodajo si oglejte tudi razdelek ERP za spletno trgovino.

Razvoj po meri: kdaj je upravičen

Posebna koda ima smisel, kadar so izpolnjeni vsi trije pogoji:

1. potreba izhaja iz vašega poslovnega procesa ali predpisa, ne iz navade uporabnikov,
2. nastavitve in razširitve je ne pokrijejo, kar ste dokazali z delavnico, ne z domnevo,
3. vrednost rešitve (prihranjen čas, manj napak, izpolnjena obveznost) upravičuje vzdrževanje v prihodnjih letih.

Tipični primeri v slovenskih podjetjih: povezava s tehtnicami ali napravami v proizvodnji, poseben obračun za panogo, ki ga standardni modul ne pozna, izmenjava podatkov z veleprodajnim kupcem v njegovem obliki ali prilagoditev prodajne točke. Pri blagajnah pomislite na zahteve davčnega potrjevanja računov pri FURS, ki so razložene v vodiču o davčni blagajni in ERP; tu praviloma ne programirate sami, ampak preverite, kaj že podpira vaša različica.

Pri tem velja ločiti dva pojma, ki ju prodajalci radi mešajo. Poseben izpis ali obrazec je majhna prilagoditev z omejenim vplivom. Nov modul s svojo podatkovno logiko je projekt, ki potrebuje analizo, testiranje, dokumentacijo in vzdrževalca. Ceno in rok morata biti utemeljena posebej za vsakega od njiju.

Kaj prilagoditve pomenijo za posodobitve

To je najpomembnejše vprašanje v celotni temi. Program se spreminja: zakonodaja se spremeni, proizvajalec izda novo različico, vi pa želite popravke in nove funkcije. Vsaka prilagoditev je zaveza, da boste to početje ob vsaki izdaji znova preverili.

Praktična pravila:

• Prilagoditve ob strani, ne v jedru. Povezave prek vmesnikov in samostojne razširitve preživijo posodobitve lažje kot posegi v standardne postopke.
• Seznam vseh prilagoditev. Za vsako mora obstajati opis: kaj dela, zakaj obstaja, kdo jo je naredil in od katere različice je preverjena.
• Testno okolje pred vsako posodobitvijo. Nikoli ne posodabljajte neposredno na delovnem podjetju.
• Pregled po posodobitvi. Preverite predvsem prilagojene izpise, povezave in postopke, ki so vezani na zakonodajo.

Kako izbrati različico in kdaj preiti na novo, razlaga stran različice in izdaje PANTHEON. Dolgoročno vzdrževanje je opisano na strani podpora in vzdrževanje.

Dobre prakse: ostanite pri standardu

Najcenejša prilagoditev je tista, ki je ne naredite. Zato:

• Najprej spremenite proces, potem program. Če je razlog za prilagoditev »tako smo vedno delali«, preverite, ali standardni potek ni boljši.
• Dokumentirajte. Brez dokumentacije je razvijalec nenadomestljiv, vi pa zaprti v enega izvajalca.
• Preizkusite z resničnimi podatki. Testni primeri morajo vključevati tudi robne primere: storno, popust, tuja valuta, delni dobavi.
• Delite na majhne korake. Namesto enega velikega modula raje več majhnih, vsakega s svojim sprejemnim testom.
• Pogodbeno uredite lastništvo. Izvorna koda, dokumentacija in pravica do vzdrževanja pri drugem izvajalcu naj bodo zapisani že na začetku.
• Določite skrbnika na svoji strani. Nekdo v podjetju, običajno vodja financ ali informatike, odloča o vsaki novi prilagoditvi.

Zaradi pogostih težav pri projektih preberite tudi vodič o napakah pri ERP projektih.

Kako oceniti razvijalca ali integratorja PANTHEON

Razvoj po meri je tako dober, kot je dober izvajalec. Ker ne razkrivamo imen in ne priporočamo posameznikov, vam ponujamo merila, s katerimi presodite sami. Širši okvir izbire najdete v vodiču kako izbrati ERP integratorja in na strani izbira partnerja PANTHEON.

Vprašanja, ki ločijo zrelega izvajalca od prodajalca:

1. Ali najprej predlaga nastavitev? Izvajalec, ki takoj ponudi kodo, ima interes za več dela, ne nujno za vašo korist.
2. Kako ravna z novimi izdajami? Zahtevajte opis postopka: testno okolje, preverjanje, poročilo.
3. Kaj dobite na koncu? Dokumentacija, izvorna koda, navodila za uporabnike.
4. Ali zna razložiti, zakaj? Vsaka prilagoditev mora imeti poslovni razlog, ki ga razumete tudi vi.
5. Ali pozna slovenske predpise? E-računi, DDV, davčno potrjevanje in računovodske obveznosti niso izmišljotine; izvajalec jih mora poznati brez dodatnega pojasnjevanja.
6. Ali ima izkušnje v vaši panogi? Proizvodno podjetje potrebuje drugačen razvoj kot storitveno ali trgovsko; pri tem pomaga stran PANTHEON po panogah.
7. Kako dokazuje kakovost? Prosite za opis podobnega projekta in pogovor z uporabnikom, ki je prilagoditev uporabljal več let.

Opozorilni znaki: ponudba brez analize, nejasen obseg, odpor do dokumentiranja, zahteva po poseganju v standardne postopke »zaradi hitrosti« in pogodba, ki vas veže samo na enega izvajalca.

Kje se razvoj ujema z vašim projektom

Če ERP šele uvajate, načrtujte prilagoditve v fazi analize in ne šele po zagonu; več o tem na strani uvedba PANTHEON. Če program že uporabljate in niste zadovoljni, je pogosto pametneje najprej opraviti revizijo projekta, da se ugotovi, ali težava res zahteva razvoj ali samo boljše nastavitve in izobraževanje. Če v podjetju razmišljate o razvoju v okolju z zelo posebnimi potrebami, vas v pregled slovenskih okoliščin vodi stran PANTHEON v Sloveniji.

Naša vloga je povezati vas z integratorjem, ki ustreza vašemu projektu; sam razvoj izvaja izvajalec, ne mi. Kako poteka povezava, je razloženo na strani kako deluje.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.