Zaloge, nabava in skladišče v sistemu PANTHEON

Če iščete upravljanje zalog v sistemu PANTHEON, običajno ne iščete le seznama funkcij. Zanima vas, ali bo skladišče končno imelo en resničen podatek o stanju, ali bo nabava naročala pravočasno in ali bo računovodja ob koncu meseca dobil vrednost zalog, ki jo lahko zagovarja. Ta stran pojasnjuje, kaj PANTHEON na tem področju ponuja po javnih opisih proizvajalca Datalab in katera vprašanja morate rešiti z izvajalcem, preden se projekt začne.

Besedilo je namenjeno direktorjem, finančnim vodjem in vodjem logistike v slovenskih srednje velikih podjetjih. Za celoten pregled sistema začnite pri strani o sistemu PANTHEON, za razdelitev na module pa glejte module PANTHEON.

Kje v PANTHEON živijo zaloge in nabava

Proizvajalec sistem deli na module. Za zaloge in nabavo so najpomembnejši trije:

• Orders spremlja naročila kupcev, pripravlja predračune in ponudbe, spremlja naročila dobaviteljem ter pripravlja naročilnice, z možnostjo množičnega tiskanja.
• Goods vodi izdane in prejete račune, prenose med skladišči, operacije z materiali, inventure in podatke za DDV.
• Financials in glavna knjiga prejmejo knjiženja, ki iz teh dokumentov nastanejo.

Pomembna je razdelitev: nabavni in skladiščni dokument ni zgolj evidenca količin. Iz istega dokumenta izhaja tudi finančni učinek. Po opisu proizvajalca se večina knjiženj ustvari samodejno na podlagi vnaprej določenih predlog, ročni vnos pa ostaja mogoč. Kaj to pomeni za vaše računovodstvo, pojasnjuje stran o računovodstvu in financah v PANTHEON.

Artikli, variante in šifranti: temelj, ki se ga ne izplača preskočiti

Vsaka težava v skladišču se začne pri artiklu. Dva zapisa za isti izdelek, nedosledne merske enote ali artikel brez razvrstitve dajo napačna poročila, ne glede na to, kako dober je program. Pred uvedbo zato odgovorite na nekaj vprašanj:

1. Kako ločite artikle, ki so za vas isti izdelek v različnih izvedbah (velikost, barva, embalaža), od tistih, ki so dejansko različni artikli?
2. Katere merske enote uporabljate pri nabavi in katere pri prodaji, in kako se preračunavajo?
3. Kateri artikli zahtevajo sledljivost po šarži ali serijski številki, kateri ne?
4. Kdo sme ustvariti nov artikel in kdo ga odobri?

Javni viri proizvajalca ne opisujejo podrobno obravnave variant artiklov, zato to točko izrecno vključite v zahteve in jo na demonstraciji pokažite na svojih podatkih. Pomagajte si z vodnikom po zahtevah za ERP: artikli in šifranti so tisti del, ki ga podjetja najpogosteje podcenijo.

Skladišča, lokacije in prenosi

Stran PANTHEON Enterprise navaja večskladiščno poslovanje in samodejne prenose med skladišči. Modul Goods ima prenose med skladišči kot del svojih osnovnih nalog. Za podjetje z več lokacijami, na primer centralnim skladiščem in prodajnimi enotami v različnih regijah, to pomeni, da je stanje mogoče spremljati po skladiščih in prenose voditi kot dokumente, ne kot ročne popravke.

Na kaj je treba biti pozoren:

• Število in vloga skladišč. Ločeno skladišče za blago, material, reklamacije in konsignacijo daje jasnejšo sliko, a zahteva disciplino pri knjiženju.
• Podrobnejši nivo od skladišča. Če potrebujete lokacije ali police znotraj skladišča, to izrecno navedite. Javni opisi proizvajalca tega nivoja ne razčlenjujejo, zato odgovor dobite pri izvajalcu, in sicer na primeru svojega skladišča.
• Dodelitve zalog. Stran Enterprise omenja upravljanje dodelitev zalog, kar je koristno, kadar je blago že rezervirano za naročila kupcev in ga nabava ne sme šteti kot prosto.
• Carinska skladišča. Enterprise omenja podporo skladiščem pod carinskim nadzorom (operacije tipa D). Za uvoznike je to pomembno vprašanje, ki ga je treba preveriti na konkretnem postopku.

Serije, šarže in sledljivost

Sledenje po serijskih številkah in šaržah je med zmožnostmi, ki jih proizvajalec navaja pri nabavi in zalogah. V praksi sta pomembni dve vprašanji: kje se podatek vnese in kdo ga uporabi.

Ob prevzemu od dobavitelja skladiščnik vnese šaržo ali serijsko številko. Pri prodaji prodajalec ali odpravnik izbere, iz katere šarže gre blago. Če se to ne zgodi dosledno, sledljivost obstaja samo na papirju. Pri živilih in pijačah je to še posebej pomembno, zato glejte tudi ERP za živilstvo in pijače, pri proizvodnih podjetjih pa proizvodnjo v PANTHEON, kjer materiali iz skladišča vstopajo v delovne naloge.

Preglednica: kaj kam spada

Nabava in dobavitelji

Modul Orders spremlja naročila dobaviteljem in pripravlja naročilnice. Posebej zanimiva je zmožnost, ki jo navaja stran Enterprise: samodejno ustvarjanje naročil dobaviteljem na podlagi signalov o zalogi. To je uporabno za artikle z rednim odjemom, kjer se ponavlja isto naročilo. Za drage, redke ali sezonske artikle bo nabavnik še vedno odločal sam.

Preden avtomatiko vključite, opravite tri korake:

1. Uredite šifrant dobaviteljev in privzete dobavitelje po artiklih.
2. Določite, kdo potrdi predlog naročila, preden gre ven.
3. Preverite, ali so podatki o stanju zanesljivi. Če inventura kaže pogoste razlike, bo avtomatika naročala po napačnih številkah.

Nabava je povezana tudi s prodajo. Podatek o stanju in rezervacijah se pokaže ob vnosu naročila kupca, kar omogoča, da prodajalec ne obljubi blaga, ki ga ni. Več o tej strani najdete na prodaji in CRM v PANTHEON. Po opisu Enterprise sistem pri naročilih kupcev prikazuje tudi stanje zalog v realnem času.

Inventura in popis

Modul Goods vključuje inventure, med izbirnimi moduli (granulami) pa proizvajalec navaja tudi Warehouse Inventory. Ali ga potrebujete, je odvisno od dela v skladišču: če popis še vedno poteka s papirnatimi seznami in naknadnim vnosom, je to prva točka, ki jo je smiselno izboljšati.

Dober popis ni le program, temveč postopek:

• Priprava: zamrznitev ali natančna časovna opredelitev knjiženj, ki se zgodijo med štetjem.
• Štetje: kdo šteje, kdo preverja, kako se obravnavajo poškodovano in reklamirano blago.
• Primerjava: razlike med knjižnim in dejanskim stanjem pregleda oseba, ki ne dela v skladišču.
• Knjiženje razlik: presežki in primanjkljaji gredo v glavno knjigo, zato morajo biti konti in odobritve dogovorjeni vnaprej.

Za računovodjo je ključno vprašanje, kako se razlike pokažejo v poročilih ob koncu leta. Zato uvedbo skladiščnega dela načrtujte skupaj z računovodstvom, ne ločeno.

Valorizacija zalog in povezava z računovodstvom

Po opisu proizvajalca vsi podrejeni knjigovodski sistemi napajajo glavno knjigo brez dvojnega vnosa, med samodejno knjižene dogodke pa spadajo fakturiranje, obračuni DDV, plače in poraba materiala v proizvodnji. To je za zaloge pomembno: prevzem, izdaja in poraba materiala se odražajo v knjigovodstvu, ne da bi jih kdo prepisoval.

Katera metoda vrednotenja zalog in kako natančno se uporablja, sta vprašanji, ki ju v javnih virih ne najdemo razčlenjenih. Zato ju z izvajalcem in računovodjem uskladite pred zagonom. Stroškovna mesta so po opisu mogoča na vseh dokumentih, kar pomaga, če želite nabavo ali porabo spremljati po oddelkih.

Računi, DDV in slovenske zahteve

Skladišče in nabava sta v Sloveniji tesno povezana z davčnimi obveznostmi. Prejeti računi vstopajo v obračun DDV, izdani računi pa v e-izmenjavo. Modul Goods vodi podatke za DDV, stran Enterprise pa navaja samodejno ustvarjanje DDV kontov in zakonskih obrazcev. Kaj to konkretno pomeni za vaš obračun in oddajo prek eDavkov, preverite pri izvajalcu in računovodji.

Dodatne vsebine:

• E-računi in obračuni DDV v ERP pojasnjuje, kako se nabavni dokumenti vežejo na e-račune in obračun.
• Če imate maloprodajo in gotovinsko poslovanje, preberite tudi vodnik o davčnih blagajnah in ERP, saj se zaloga na prodajnem mestu in davčno potrjevanje računov pri FURS prepletata.

Črtna koda, mobilne naprave in prevozniki

Skladišče, ki dela z mobilnimi čitalci, se razlikuje od skladišča z računalnikom ob vratih. Proizvajalec med izbirnimi moduli navaja Warehouse Inventory, hkrati pa ima granula Dashboards pregled kazalnikov na pametnem telefonu in tablici. Podrobnosti o podpori črtnim kodam, naprav in oznak pa v javnih virih niso razčlenjene, zato jih potrdite pri izvajalcu na konkretnem scenariju: prevzem, odpremljanje, popis.

Podobno velja za prevoznike. Če želite iz sistema izpisovati nalepke ali pošiljati podatke kurirskim službam, to ni nekaj, kar se predpostavi. Gre za povezavo, ki jo je treba izvesti in preizkusiti. Več o tem najdete na strani o povezavah PANTHEON, kjer so opisani tipični primeri povezovanja s spletno trgovino, bankami in drugimi sistemi.

Za katera podjetja je to smiselno

• Trgovina na debelo in distribucija: večskladiščno poslovanje, avtomatsko naročanje, rezervacije. Podrobneje v ERP za veleprodajo in distribucijo.
• Proizvodnja: poraba materiala se veže na delovne naloge, zato zaloge in proizvodnja ne smeta biti ločena otoka.
• Storitvena podjetja z delom na terenu: modul Service sprejema artikle v popravilo na podlagi servisnih nalogov in vodi prevzem nadomestnih delov od dobaviteljev.
• Uvozniki: carinska skladišča in podatki za DDV.

Pet napak, ki jih vidimo pri zalogah

1. Slab začetni uvoz. Podvojeni artikli in napačne enote se prenesejo v nov sistem. Rešitev je čiščenje pred prenosom.
2. Knjiženje po nekaj dneh. Če se prevzem vnese teden dni po fizičnem prihodu, stanje ne drži.
3. Vsi smejo vse. Brez pooblastil za popravke zalog se razlike ne dajo razložiti.
4. Avtomatika brez zaupanja v podatke. Predlogi naročil so tako dobri kot stanje.
5. Skladišče kot ločen projekt. Brez računovodje in nabave se vrednost zalog ne ujema.

Širši seznam tveganj najdete v vodniku napake pri ERP projektih.

Kako se lotiti projekta

Pred izbiro izvajalca zapišite svoj dejanski potek: kako blago prispe, kdo ga prevzame, kje leži, kako gre ven. Nato ta potek pokažite izvajalcem in zahtevajte, da ga na demonstraciji ponovijo na vaših podatkih. Potek uvedbe je opisan v članku o uvedbi PANTHEON, izbiro pa olajša stran o izbiri partnerja za PANTHEON.

Naša storitev je brezplačna in vas poveže z izvajalcem, ki ima izkušnje s skladišči in nabavo v vaši panogi in regiji. Projekt izvede izvajalec, mi pa ne posredujemo licenc in nismo povezani z nobenim proizvajalcem.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.